Veja como funciona o controle de ponto pelo celular, suas vantagens e principais dúvidas!

imagem do aplicativo pontotel

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Você já imaginou como seria realizar o controle de ponto pelo celular?

Sem uma fila de funcionários esperando para bater ponto em frente ao relógio reclamando que o leitor de biometria não está funcionando, ou sem as manutenções ou necessidade de retirar o papel atolado do aparelho.

Tudo isso parece distante para uma empresa que hoje tem um processo muito operacional de controle de jornada, mas saiba que essa já é a realidade de muitas organizações. 

O Século 21 é marcado por tecnologias inovadoras, então por quê não incluir o controle de frequência nesse cenário? 

Em um mundo corporativo ideal, fazer o controle da jornada de trabalho dos funcionários deveria ser uma tarefa fácil. Afinal, basta que cada colaborador anote os seus horários de entrada, almoço e saída, para que ao final do mês, o RH só precise tirar todos os apontamentos. 

Parece fácil, não é? Entretanto, a realidade está longe disso, e para algumas empresas fazer esse controle se torna uma tarefa quase impossível. 

Além dos problemas citados acima, ainda temos que lembrar que em algumas empresas os funcionários trabalham externamente, e controlar a jornada por meios convencionais fica inviável nesses casos. 

É então que as empresas se deparam com diversos problemas, como fraudes na anotação de horários, passivos trabalhistas e uma grande falta de controle. 

A boa notícia é que, como falado acima, estamos na era da tecnologia, e a soma da inovação com a gestão de pessoas promete otimizar processos e levar as empresas muito além. 

Nesse texto vamos falar sobre o controle de ponto pelo celular, também conhecido como ponto eletrônico online. Você descobrirá porque sua empresa precisa de um desses e quais são as vantagens que ele trará para sua gestão. 

Antes de nos aprofundarmos neste tema, confira alguns tópicos que serão abordados ao longo do texto:

Boa leitura!

Como funciona o Controle de Ponto pelo Celular?

Não é nenhuma novidade que o avanço das tecnologias modificou a forma de nos relacionarmos. 

E isso não apenas nas nossas relações interpessoais, mas também nas relações profissionais. Hoje, é possível fazer diversas atividades utilizando um aparelho de celular, inclusive as marcações de ponto ao longo da jornada de trabalho.

O controle de ponto por celular tem a mesma função de um sistema de controle de ponto tradicional, registrar os horários dos colaboradores, porém ele tem algumas diferenças que o tornam muito mais prático e seguro. 

Para começar, ele é um sistema de ponto em nuvem, desenvolvido para funcionar de forma online, o que elimina a necessidade de um aparelho fixo. 

Ele pode funcionar por meio de um celular, tablet ou computador, de forma 100% segura, uma vez que ele possui os mecanismos de segurança mais modernos do mercado, como o reconhecimento facial, reconhecimento de voz e senha.  

Além disso, por ser um sistema inovador e tecnológico ele traz mais funcionalidades, e o seu funcionamento em nuvem permite que além de realizar o registro de ponto, a empresa possa usar o mesmo sistema para fazer a gestão e o tratamento de ponto.

Para você ver como ele funciona realmente, vamos explicar como é a marcação de ponto pelo celular utilizando o aplicativo de ponto líder do mercado. 

Bata o ponto no celular Aplicativo Pontotel (Android e iOS)

Para realizar a marcação, os colaboradores precisam abrir o aplicativo do PontoTel, na tela inicial ele encontrará as opções para marcar o ponto, sincronizar e mostrar pontos batidos.

Para registrar o horário de entrada, pausa para almoço ou saída, o colaborador terá que clicar na opção de bater ponto, e logo ele será direcionado para a tela onde deverá digitar sua senha pessoal e intransferível.

Como medida de segurança, o sistema pedirá para ele confirmar sua identidade. Após essa confirmação, ele poderá escolher qual tipo de marcação está realizando: entrada, saída ou pausa para almoço.

Após escolher o tipo de marcação, ele será redirecionado a uma tela para confirmar sua identidade por meio do registro de foto ou voz, e pronto. O ponto será registrado com sucesso!

A sincronização entre o registro de ponto e o sistema de tratamento de ponto ocorre de forma simultânea, basta que o aparelho esteja conectado à alguma rede de internet. Com isso, poucos segundos após finalizar a marcação, a informação poderá ser consultada pelos gestores ou equipe de recursos humanos por meio do aplicativo de gestão ou plataforma de gestão web. 

A sincronização em tempo real é um dos maiores diferenciais dos sistemas de ponto pelo celular em relação ao ponto tradicional. Nos modelos tradicionais, a equipe de RH precisa esperar até o fim do período para coletar as informações do ponto no relógio, utilizando um pen drive. 

Com o registro de ponto por celular, a informação fica armazenada em nuvem e pode ser acessada de qualquer lugar a qualquer hora. 

Outra vantagem do controle de ponto pelo celular é que eles registram o ponto online e offline. Sendo assim, a sua empresa não precisará se preocupar caso haja algum problema com a internet nos locais de trabalho. 

Antes de mostrar mais funcionalidades desse modelo de sistema, vamos entender o que diz a legislação sobre esse tipo de controle de ponto. 

Veja como funciona o aplicativo na prática:

Antes de mostrar mais funcionalidades desse modelo de sistema, vamos entender o que a  diz a legislação sobre esse tipo de controle de ponto. 

Controle de ponto pelo celular é legal?

Uma das perguntas mais comuns que recebemos quando falamos sobre controle de ponto no celular é se as leis trabalhistas permitem sua utilização. A resposta é sim!

Esse modelo de sistema é reconhecido pela legislação, por meio da portaria 373/2011, do antigo Ministério do Trabalho e Emprego. 

Para abordarmos o que determina essa portaria, precisamos antes entender o que diz a legislação em relação ao controle de jornada. Vamos começar com uma rápida linha do tempo.

Em 1943 foi sancionada a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT). Esse conjunto de leis trabalhistas determina todas as regras de uma relação de trabalho até hoje. 

Entre as regras da CLT estão as especificações sobre a jornada de trabalho. O artigo 74 determinava que o controle de jornada de trabalho era obrigatório para estabelecimentos com mais de 10 funcionários, e poderia ser feito por meio de controle de ponto manual, mecânico ou eletrônico.

Entretanto, a Medida Provisória 801, agora Lei da Liberdade Econômica, aprovada em setembro de 2019, alterou alguns pontos da legislação trabalhista. Agora, a obrigatoriedade do ponto passa a ser válida apenas para empresas com mais de 20 funcionários. 

Se a sua empresa se enquadra nesse perfil, o controle das horas trabalhadas passa a ser obrigatório, e é preciso escolher entre controle de ponto manual, mecânico ou eletrônico para realizar o controle. 

Caso você opte pelo modelo eletrônico, podemos dizer que existem duas formas de ponto eletrônico: o da portaria 373 e o da portaria 1510.  Vale ressaltar que uma portaria não substitui a outra, a verdade é que a portaria 373  é um complemento da 1510. 

E qual a diferença entre as duas portarias? 

Confira a seguir.

  • Portaria 1510 do MTE: Foi criada em 2009 para instituir regras e obrigações para a adoção do relógio de ponto, também conhecido como REP. E regras para os sistemas de tratamento. 

O intuito dessa nova portaria é inserir novas tecnologias na prática de controle e gestão de ponto. Dessa forma, ela instaura regras para a adoção do controle de ponto alternativo

Veja algumas das especificações da portaria:

  • Os sistemas alternativos de ponto eletrônico não podem restringir a marcação de ponto de forma alguma;
  • É vedado aos sistemas alternativos a marcação automática de horários;
  • É proibido também exigir autorização antecipada para a marcação de ponto em casos de sobrejornada (horas extras);
  • A empresa não pode, em hipótese alguma, alterar ou eliminar o registro feito pelos colaboradores;

O sistema alternativo de controle de jornada deve:

  • Estar disponível no local de trabalho;
  • Trazer a identificação do empregador e do empregado, para fins legais;
  • Permitir a extração das informações do registro de ponto e a impressão das marcações realizadas pelos trabalhadores de maneira fiel e inalterável.

Agora você sabe que o controle de ponto por celular está totalmente de acordo com a lei. Mas, será que qualquer celular pode ser utilizado para bater ponto? Vamos descobrir!

Qualquer celular pode fazer controle de Ponto?

Uma das principais vantagens do controle de ponto pelo celular é que ele pode ser instalado em modelos de smartphones Android e iOS, tablets ou pode ser acessado por computador via plataforma web. 

Entretanto, caso a empresa opte pela utilização do aplicativo de ponto para o registro das marcações, é essencial seguir as regras da portaria 373 que falamos acima. 

Além disso, é primordial certificar-se de que o controle de ponto alternativo esteja previsto em convenção ou acordo coletivo de trabalho.

Após isso, é necessário verificar se o sistema escolhido está de acordo com as regras da portaria e segue todas as exigências das leis trabalhistas. 

O PontoTel, por exemplo, é um sistema de registro, tratamento e gestão de ponto que atende a todas as regras das portarias 373 e as regras da portaria 1510 para o tratamento de ponto.

Outra vantagem é que o sistema é auditado por fundações de grande renome, ou seja, com ele, a sua empresa pode ficar segura de que está seguindo o que manda a lei. 

Quer conhecer mais sobre isso? Agende agora mesmo um papo com nossos consultores e conheça o PontoTel. 

O controle de horas extras também é feito?

Sim, o PontoTel é um sistema robusto que uniu todas as etapas da gestão de ponto em um só lugar. Com essa ferramenta, você pode fazer a gestão das horas extras, banco de horas, faltas, atrasos e muito mais diretamente pelo celular ou utilizando a plataforma online.

Mais acima, falamos sobre a sincronização automática do registro de ponto para o sistema de tratamento, lembra? 

Com essa funcionalidade fica mais fácil gerenciar e calcular as horas extras dos funcionários, uma vez que o gestor tem todas as informações em tempo real. E o melhor é que o sistema reconhece os tipos de horas extras realizadas e as separa por dias úteis, sábados, domingos e feriados. 

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Afinal, qual a diferença entre o ponto por celular e o ponto tradicional?

Saber a diferença entre esses dois tipos de controle de ponto é essencial para entender todas as facilidades que o ponto online pode trazer para sua empresa.

A principal diferença entre os dois modelos, é que o ponto por celular traz mais possibilidades de marcação do que o relógio de ponto que precisa estar fixo em um lugar. 

Fazendo o registro por um celular a empresa consegue adotar jornadas mais flexíveis que não envolvam estar apenas no escritório, além disso, torna o registro mais moderno e mais atrativo para os funcionários.

O acompanhamento em tempo real também é uma das diferenças entre os dois modelos, no ponto por celular, a marcação é feita de forma online o que possibilita visualizar todos os registros em tempo real, sendo de grande ajuda principalmente para empresas com diversas filiais ou empresas de terceirização de serviços.

Quais os principais problemas do REP em relação ao ponto por celular?

Separamos a seguir, os principais problemas de mau funcionamento do REP, e com certeza você já deve ter se deparado com algum deles. 

Como vimos acima, a lei é bem rigorosa em relação ao funcionamento do controle de ponto, e é justamente por isso que as empresas precisam ficar atentas ao tipo de sistema que irão adotar.

Por muitos anos as empresas tiveram apenas uma solução tecnológica em relação ao controle de jornada: os relógios de ponto. 

O problema é que apesar de tornarem a marcação de ponto mais segura, esses sistemas apresentam diversos problemas operacionais, como:

  • Ajuste de horários;
  • Falta de energia;
  • Leitura da impressão digital;
  • Falta ou emperramento de papel. 

Veja com mais detalhes a seguir. 

Ajuste de horários

controle de ponto pelo celular ajuste de horario

Apesar do REP ser um sistema de ponto eletrônico, vale ressaltar que ele não configura os horários de forma automática. Ou seja, fica como responsabilidade do departamento de RH assegurar que os relógios de ponto estejam todos configurados com a mesma data e hora. 

Pode até parecer uma tarefa simples, mas ela pode trazer alguns problemas. 

Vamos dar um exemplo, até 2018 tínhamos anualmente o horário de verão, ou seja, todos os anos a equipe de RH precisava trocar os horários dos relógios de ponto adiantando ou atrasando o horário conforme o início e término do horário de verão. 

Agora imagine uma empresa que possui diversas filiais, no qual cada uma possui mais de um relógio alocado. No fim das contas, esse processo que antes parecia simples, pode acabar levando mais tempo do que o esperado. 

Falta de energia

A falta de energia também é outro problema que pode ser enfrentado pelas empresas. 

Diante dessa situação, alguns tipos de REP podem apresentar instabilidade e a marcação de ponto ficar temporariamente interrompida, obrigando as empresas a adotarem medidas alternativas para que ninguém deixe de marcar o ponto.

Uma saída muito comum nesses casos é realizar o registro de forma manual, por meio de livro de ponto ou  folha de ponto. E, depois do registro, ainda é preciso passar todas essas informações para o software de tratamento de ponto com a justificativa e o motivo pelo qual a anotação foi feita de forma manual. 

Agora, imagine o quanto de transtorno uma simples falta de energia pode causar para uma empresa. 

Leitura de Digital

Nos tópicos anteriores citamos dois problemas mais pontuais. Contudo, problemas com a leitura da impressão digital é algo que pode acontecer diariamente. 

Os relógios de ponto biométrico são bastante comuns nas empresas, todavia, o problema de falha no reconhecimento de impressão digital do funcionário também. 

Aliás, é bastante comum empresas com muitos funcionários formarem filas para registrar o ponto quando o equipamento não reconhece a digital de algum colaborador. 

Essa falha pode acontecer por diversos motivos, como por exemplo, por características físicas, como pessoas com pele seca, úmida ou oleosa, ou até mesmo uma digital desgastada. 

Além disso, essas falhas podem acontecer por problemas no próprio equipamento, como sujeira, ou  dificuldade de reconhecimento da digital. 

Nessas ocasiões, a marcação que geralmente acontece de forma muito rápida se torna um problema. 

Falta ou emperramento de papel

A legislação exige que todo relógio de ponto emita o comprovante da marcação do ponto, toda vez que o colaborador for registrar seus horários. 

Esse papel oferece para o funcionário uma garantia das horas laboradas, caso seja questionado ou perceba que a contagem do ponto foi feita de forma incorreta.

O processo seria muito simples e eficiente se os equipamentos não apresentassem emperramento do papel. Sim, isso mesmo, esses equipamentos apresentam sensibilidade na impressão do ticket, o que pode ocasionar travamento na impressora do relógio. 

Isso sem falar de quando a bobina acaba, e é preciso avisar o RH para ir até o relógio e trocar a bobina para que os funcionários possam registrar o ponto normalmente. 

Até o processo ser solucionado, com certeza já se passaram mais de 10 minutos com o relógio ocioso. 

Como solucionar os principais problemas do relógio de ponto?

controle de ponto pelo celular como solucionar

Essa é uma boa pergunta, e a dúvida de muitas pessoas responsáveis pelo controle de ponto dos colaboradores. Afinal, como solucionar todos esses problemas apresentados pelo relógio de ponto eletrônico?

Para que você não tenha problemas com o sistema de controle de ponto é preciso entender todas as necessidades da sua empresa. 

Por exemplo, se a sua empresa está em um local em que é comum quedas de energia, você precisa encontrar um sistema que esteja preparado para esse tipo de problema. 

O mesmo deve acontecer com empresas que possuem atividades que podem complicar a leitura da impressão digital do colaborador, como o ramo de construção ou indústrias.  Nesses casos, o registro de ponto por biometria não será uma boa opção para a organização. 

Por este motivo, é importante ter um conhecimento claro das necessidades da sua empresa. E já podemos adiantar que os sistemas de controle de ponto alternativo são as melhores soluções do mercado e atendem a todos os tipos de necessidades. 

Qual o melhor tipo de controle de Ponto?

Qual será a melhor forma de controlar a frequência dos colaboradores, um relógio de ponto antigo ou um sistema de ponto moderno

A resposta é fácil, quase todos os empreendedores escolheriam um sistema moderno, e sem dúvidas essa é a melhor escolha. 

Apesar de hoje em dia existirem diversas modalidades de controle de ponto, a que mais tem chamado atenção das organizações é o ponto eletrônico digital, conhecido também como controle de ponto online

Isso ocorre, pois esse tipo de sistema permite uma gestão mais estratégica e eficiente sobre as horas trabalhadas. 

Para a especialista em direito trabalhistas, Cecília Carvalho, do escritório Bobrow Teixeira de Carvalho Advogados, as empresas têm mudado a forma de gerenciar seus colaboradores. Logo, surge a necessidade de investimento em tecnologias que permitam  uma gestão estratégica voltada ao bem estar das equipes. 

“As empresas hoje estão preocupadas em criar relações de confiança com seus funcionários. A forma encontrada para estreitar os laços é adotar um sistema moderno que garanta a informação. Além de facilitar que o próprio funcionário possa consultar suas marcações”, relata.

Agora que você viu as principais diferenças entre o controle de ponto por celular e o ponto tradicional, já sabe como escolher o melhor sistema para sua empresa?

Caso você ainda esteja em dúvida, separamos algumas das principais vantagens do modelo de ponto alternativo. 

Vantagens do controle de ponto pelo celular

imagem do sistema pontotel no celular notebook e tablet

Escolhemos 4 principais vantagens para você entender o porquê é um bom negócio o controle de ponto pelo celular, são elas:

  • Mobilidade 
  • Centralização do processo
  • Cálculos automáticos 
  • Banco de horas + Gestão estratégica 

Mobilidade 

A principal vantagem do controle de ponto pelo celular é a sua mobilidade e compatibilidade. 

A funcionalidade de ponto móvel faz com que seus colaboradores possam realizar a marcação de ponto em home office ou fora da empresa. Isso além de ajudar na gestão de funcionários externos, pode ajudar a empresa a adotar modelos flexíveis de trabalho, uma tendência cada vez mais presente nas empresas brasileiras. 

Centralização do processo

Algumas vezes a centralização de um processo pode ser positiva, e essa é a segunda vantagem é ter todo o processo de ponto centralizado em um mesmo sistema. Em um modelo tradicional, a empresa precisa de mais de um sistema para fazer a gestão de ponto. No ponto online não, o sistema é um só, então ele faz o registro, tratamento e gestão pela mesma plataforma. 

Além de economizar tempo com transmissão de dados, isso permite a gestão em tempo real, e economia de custo, já que você só precisa de um sistema para fazer todo o processo. 

Cálculos automáticos 

A jornada de trabalho de um colaborador dificilmente irá começar e terminar nos mesmos horários todos os dias, e ter um sistema que calcula automaticamente essa variação de horário traz uma vantagem para o RH e DP de uma empresa.

No sistema online a empresa pode programar uma jornada para os colaboradores e conforme os registros vão acontecendo o sistema já entende se a jornada ocorreu de forma correta ou se houveram variações, mostrando diariamente os apontamentos na folha de ponto do funcionário. 

Banco de horas + Gestão estratégica 

A gestão de banco de horas também é algo que é feito a parte do sistema de tratamento em muitas empresas. Mas no controle de ponto pelo celular isso muda, pois, o sistema possui um módulo de banco de horas que torna possível fazer essa gestão de forma online e o melhor, sem precisar inserir os dados, pois os dados da folha de ponto já são transmitidos pro banco de horas. 

A gestão estratégica também faz parte da rotina de uma empresa com o controle de ponto pelo celular. Com ele é possível gerar relatórios com indicadores de jornada, verificar dados sobre absenteísmo, horas extras, faltas e muitos outros dados. 

E então, com certeza essas são boas vantagens que podem fazer a diferença no fechamento de mês de uma empresa. 

Principais dúvidas sobre o controle de ponto pelo celular

Mesmo depois de todas essas informações, é normal que você ainda tenha algumas dúvidas, por isso, separamos algumas das principais para responder. Confira!

E se o funcionário usar o celular para bater ponto em outro local?

Uma das grandes preocupações das empresas com o controle de ponto pelo celular, é a possibilidade do colaborador bater o ponto antes de chegar ao local de trabalho, fazendo isso no meio do caminho para evitar que seu ponto seja batido com atraso, ou até mesmo forçar uma entrada antecipada. 

Sobre isso, precisamos esclarecer que, de acordo com a portaria 373, o controle de ponto alternativo não pode colocar restrições para a marcação de ponto. 

Isso quer dizer que, se o seu funcionário decidir bater ponto em outro lugar que não o autorizado pela empresa, o aplicativo não pode impedir a marcação, pois isso iria contra as regras da portaria. 

Mas, o sistema conta com uma barreira de segurança chamada geolocalização, que identifica o local onde o colaborador bateu o ponto. E com isso, o sistema reconhece quando o ponto é batido fora da empresa, e emite um aviso ao RH para que ele confira aquele registro de ponto. 

Dessa forma, além de proteger a empresa contra fraudes, ainda é possível identificar o colaborador que quebrou a relação de confiança que a empresa depositou nele, e assim o RH pode chamá-lo para conversar e entender melhor o que aconteceu. 

E se a internet parar de funcionar como o ponto é marcado?

O aplicativo da PontoTel para dispositivos Androids, possui a capacidade de registrar o ponto de forma offline, então, mesmo que não tenha internet o colaborador vai conseguir fazer o registro normalmente, e assim que o aparelho estiver conectado à internet os pontos marcados aparecerão em sua folha de ponto online

A empresa precisa instalar o aplicativo no celular do colaborador?

Não necessariamente. A instalação do app de ponto no celular do colaborador acaba facilitando a rotina da empresa e faz com que ele mesmo faça a sua gestão de ponto e possa marcar o ponto estando em home office ou trabalhando externamente. 

Mas, muitas empresas preferem fixar um tablet ou celular em um local de comum acesso na empresa, para que todos os funcionários marquem o ponto no mesmo local. 

As duas formas funcionam e são válidas, podendo a empresa decidir qual maneira quer utilizar. 

Mas, é preciso ressaltar que, caso a empresa queira que os colaboradores possam marcar pelo seu celular pessoal, é necessário habilitar o aplicativo pela plataforma de gestão, assim o RH garante um maior controle e faz com que só dispositivos autorizados possam realizar a marcação de ponto. 

O controle de ponto por celular é seguro?

Sim, o aplicativo de ponto da PontoTel, conta com diversas medidas de segurança, que torna possível a identificação do colaborador.  Atualmente o app de ponto conta com duas formas de identificação: a senha e o QR Code

As duas formas servem para que o app reconheça o colaborador e inicie a sua marcação de ponto. Mas claro, logo depois dele se identificar, é feito o seu reconhecimento facial para garantir que é ele mesmo quem está batendo o ponto.

Viu só, o sistema PontoTel é preparado para qualquer situação. Só um sistema inteligente e focado em soluções para controle de jornada é capaz de atender a sua empresa da melhor forma. 

Por isso, temos um convite para te fazer, preencha um cadastro abaixo e agende uma demonstração gratuita com nossos consultores, eles irão te mostrar na prática como você pode transformar a rotina da sua empresa com o controle de ponto por celular. 

Conclusão 

O controle de ponto pelo celular pode ser uma ferramenta aliada da sua empresa na gestão de ponto e também na gestão de pessoas

Nesse texto vimos todos os detalhes sobre esse modelo de ponto, quais suas principais diferenças para o ponto tradicional e o que prevê a legislação sobre ele. 

Se você se convenceu de que esse é um bom aliado para sua empresa, confira o próximo tópico!

Temos uma solução para você!

O PontoTel é um sistema de registro, gestão e tratamento de ponto completo. Com múltiplas formas de marcação de ponto, um banco de horas robusto, cálculo de horas automático, e acompanhamento em tempo real. 

A sua empresa pode ter acesso a jornada dos colaboradores através de um computador ou dispositivo móvel, a hora que precisar. Nosso aplicativo de ponto é compatível com os sistemas operacionais iOS e Android, além de funcionar de forma offline e possuir diversas medidas de segurança!

Conheça mais sobre o PontoTel e nossas soluções, preencha seu cadastro e agende uma conversa gratuita com um de nossos especialistas em ponto!

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