O registro de jornada de trabalho é uma atividade rotineira e obrigatória para empresas a partir de 20 colaboradores. Por isso, é importante se atentar para que ela aconteça diariamente sem que gere problemas ao empregador e aos empregados.

Uma das maneiras mais usuais de realizar esses registros é através do relógio de ponto, uma máquina que exige alta demanda de manutenções por parte da empresa para a garantia do seu bom funcionamento. 

Neste artigo, você vai entender como funciona esse modelo e mais detalhes sobre como é realizada a manutenção do relógio de ponto, além de conhecer uma melhor opção para registro de ponto. Confira os tópicos que serão abordados: 

• Como funciona um relógio de ponto?
• Manutenção relógio de ponto: quando é necessário? 
• O que acontece se a empresa não realiza manutenção no relógio de ponto? 
• Principais impactos e desvantagens da manutenção no relógio de ponto para as empresas 
• Como se livrar da manutenção no relógio de ponto? 

Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!

Como funciona um relógio de ponto?

O relógio de ponto tem como principal função realizar o controle de horas trabalhadas dos colaboradores. Atualmente, existem pelo menos três tipos de relógio de ponto no Brasil: o relógio de ponto cartográfico, o relógio de ponto eletrônico de cartão e o relógio de ponto eletrônico biométrico. 

Esses três modelos exigem que o funcionário faça seu registro de entrada e saída em uma máquina, que pode ser por meio de papel, cartão, senha ou leitura biométrica, dependendo do modelo do relógio.

Após a emissão, para manter-se no padrão estabelecido pelas leis trabalhistas, o modelo eletrônico de relógio de ponto deve emitir um comprovante aos colaboradores, para garantir a ambas as partes que o ponto foi registrado.

Ao final de cada mês, essas informações que foram registradas precisam ser coletadas e enviadas ao setor de Recursos Humanos para a contabilização das horas trabalhadas de cada colaborador. Ao receber os dados, o RH deve importá-los para o programa de tratamento de ponto, e por esse processo não ser automático, acaba exigindo bastante trabalho do time de RH nessa etapa.

O que diz a lei? 

Para evitar problemas, é importante entender e estar ciente sobre as leis que regem o assunto do registro de ponto. Fazer isso traz mais respaldo para o seu negócio e demonstra aos seus colaboradores uma maior transparência.

O artigo 74 da CLT traz as principais regras sobre o registro de ponto, ele informa que os registros precisam ser anotados, explica a obrigatoriedade em empresas com mais de vinte funcionários e os tipos de registro permitidos:

• § 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

Além disso, para atender o surgimento das novas tecnologias de registro de ponto, foi criada a portaria 671, a qual traz os detalhes e atualizações sobre como deve ser a operação dos sistemas de registro de ponto. 

Dentre algumas das novidades, a portaria possibilitou o registro de ponto com a utilização de novos recursos, como a marcação de ponto mobile.

Manutenção relógio de ponto: quando é necessário?

A falta de manutenção do relógio de ponto pode resultar em um mau funcionamento ou interrupção total da máquina, trazendo grandes prejuízos a empresa. Por isso, se atentar ao momento correto da manutenção é necessário. 

Existem dois tipos de manutenção para o aparelho: a preventiva, que é feita a fim de evitar o surgimento de problemas, e a corretiva, quando já há algum defeito ou falha no aparelho.   

Os principais problemas que podem aparecer no relógio ponto e exigirão a realização de manutenção corretiva são:

• Falhas de comunicação entre o software e o aparelho;
• Lentidão e demora a emitir comprovantes;
• Danos físicos;
• Mau funcionamento do leitor biométrico;
• Problemas na impressão do comprovante, entre outros.

Já a manutenção preventiva ocorre por meio de visitas periódicas agendadas entre a empresa e o prestador do serviço, nesse tipo de visita são realizadas lubrificações, higienização, possíveis ajustes e trocas de peças.

Se sua empresa optou por este tipo de relógio, é importante saber que é necessário destinar verbas para a realização da manutenção preventiva para, assim, evitar prejuízos maiores. 

Vale lembrar, também, que a realização da manutenção preventiva não isenta o surgimento de falhas e danos físicos no aparelho, os quais podem prejudicar o registro diário de ponto. Por isso, é importante que o time de Recursos Humanos esteja atento diariamente e com o contato de um profissional especializado para uma rápida solução.

Por que o relógio de ponto demanda tanta manutenção? 

Por se tratar de uma tecnologia mais antiga, o relógio de ponto está sujeito a muitos problemas, tanto internos como externos. 

Como vimos, aparelhos deste tipo podem quebrar, sofrer com desgaste, ter peças danificadas, falhar pela falta de energia e diversos outros problemas.

Então, para evitar maiores dores de cabeça, a manutenção constante se faz necessária, exigindo, também, mais gastos por parte da empresa que adota esse tipo de tecnologia. 

O que acontece se a empresa não realiza manutenção no relógio de ponto?

A falta de manutenção no relógio de ponto certamente fará com que ele pare de funcionar ou apresente falhas, com isso, o registro de ponto ficará impossibilitado e a empresa estará desrespeitando a legislação, a qual exige o registro de ponto diário. 

Alguns dos prejuízos que a falha nos registros de entrada e saída pelo relógio de ponto podem trazer aos negócios, são: 

• Surgimento de processos trabalhistas;
• Pagamentos de horas extras não registradas;
• Falta de controle sobre atrasos e ausências;
• Registro de informações incorretas (horário desregulado, por exemplo).

Portanto, para evitar todos esses problemas que trazem ainda mais gastos ao negócio, é essencial a realização de manutenção frequentemente com um profissional especializado.  

Principais impactos e desvantagens da manutenção no relógio de ponto para as empresas

Apesar de já haver tecnologias de ponto em software que não exigem manutenção, como o da Pontotel, as empresas que decidem continuar utilizando o relógio de ponto precisam lidar com os pontos negativos da realização da manutenção. Confira a seguir quais são: 

Ineficiência do sistema

O relógio de ponto possui um sistema mais arcaico quando comparado ao sistema de ponto virtual, pois ele está constantemente suscetível a problemas técnicos. As adversidades que surgem vão desde falta de energia até erros na configuração.

Dados perdidos da jornada do colaborador 

Boa parte das empresas utilizam programas ou softwares, conhecidos como on-premise, que precisam ser instalados no computador utilizado pelo time do RH. Sendo assim, a empresa está suscetível a defeitos ou a alguma formatação no computador que pode ocasionar a perda dos dados.

Se isso acontece, todo o processo de fechamento de folha dos colaboradores fica comprometido.

Custo elevado de manutenções

Como já mencionado, o relógio de ponto necessita tanto de manutenções preventivas como corretivas, portanto, exige um alto custo com manutenções. 

Por necessitarem de uma mão de obra especializada, o valor dessas manutenções acabam sendo bem elevados, pois não incluem somente o reparo, a visita, troca de peças, entre outros itens entram para a conta e vão exigir da empresa uma verba considerável. 

Necessidade de reparos contínuos

Se você não quer enfrentar o problema de passar um dia ou mais sem registrar as horas de trabalho dos funcionários da sua empresa, é necessário fazer reparos continuamente. Os aparelhos de relógio de ponto apresentam problemas com frequência, que necessitarão de reparo especializado.

Manutenção demorada

Quando surge um problema no relógio de ponto, tudo que você precisa é que ele seja ajustado o mais rápido possível para evitar problemas maiores. Contudo, o processo não é tão rápido, além de exigir o deslocamento do profissional especializado, pode levar algumas horas até que a manutenção seja concluída, isso se for concluído na mesma visita. 

Como se livrar da manutenção no relógio de ponto?

Atualmente, já existem sistemas de ponto mais modernos que acabam de vez com a necessidade da realização de manutenções, como o nosso sistema de ponto digital.

Esse modelo também serve para realizar o controle de jornada e é uma alternativa aos sistemas de ponto tradicionais. Sua composição é marcada pela automatização e a digitalização da marcação de ponto.

Qual a melhor plataforma de ponto digital do mercado?

É a Pontotel. Desde 2014, o modelo de ponto digital e online vem revolucionando como as empresas realizam o registro de ponto.

A plataforma da Pontotel funciona através de nuvem, ou seja, não necessita de fios e conexões a cabo para ser usado. Assim, o seu funcionário dispõe de várias opções para fazer o registro do ponto, incluindo celular, tablet, computador e QR code.

Registro de ponto seguro 

O formato de registro de ponto digital proporciona mais segurança, já que possui uma série de recursos que garantem a segurança e autenticidade do ponto.

Alguns dos serviços que oferecemos para reforçar a segurança são:

• Reconhecimento facial e por voz;
• Geolocalização;
• Senha ou QR code;
• Constantes testes de segurança da informação.

Todas essas medidas de segurança são implementadas para garantir que nosso modelo seja ainda mais seguro que os convencionais. 

Dados armazenados em nuvem

Todos os dados referentes aos registros de ponto ficam disponíveis online e são atualizados em tempo real. Esse formato possibilita que os dados sejam acessados por diversos dispositivos, necessitando apenas da autorização para o acesso e de conexão à internet.

Além disso, o armazenamento em nuvem é isento de danos físicos e poupa gastos desnecessários com papel, por exemplo.

Sem necessidade de manutenção

Diferente do relógio de ponto, nosso sistema não precisa de nenhum tipo de manutenção. Todos os ajustes e atualizações necessárias são feitas de forma automática pelo sistema.

Redução de custos 

Ao adotar a realização do ponto através da Internet, não será mais necessário gastos com implementação e manutenções constantes, o que já diminui uma parte dos custos.

Além disso, também se reduz os gastos com energia, já que o ponto passa a ser registrado pelo próprio aparelho que o funcionário já usa para trabalhar e não mais em uma máquina específica.

Agilidade nos processos 

Nosso sistema traz mais agilidade por ser unificado, com ele é possível que o time de RH tenha acesso e insira todas as informações que precisa em um lugar só. Além disso, o cálculo das horas é realizado de forma automática.

O Pontotel fica encarregada por realizar boa parte dos processos que antes os profissionais de Recursos Humanos realizavam, como cálculos, ajustes e contagens de horas extras, dessa forma sobra tempo para focar em análise de dados e indicadores, entre outras tarefas importantes do RH.

Eficiência para o RH 

O sistema ajuda a otimizar os processos, com apenas alguns cliques o time de Recursos Humanos tem acesso a todas as informações e relatórios necessários para fazer o fechamento e travamento da folha de ponto. 

Além disso, ainda fornecemos mais de 30 relatórios com indicadores de gestão de pessoas, tornando muito mais fácil monitorar e analisar dados com precisão.

Saiba mais como funciona a plataforma Pontotel. Converse com um especialista, basta preencher o formulário a seguir:

Conclusão

Fazer o controle da jornada de trabalho dos colaboradores é uma atividade exigida por lei no Brasil. Se a sua empresa ainda insiste em utilizar o relógio de ponto é importante se atentar a alta quantidade de manutenções que precisam ser realizadas para evitar problemas.

Hoje já existem plataformas como a Pontotel, que são mais modernas, práticas e econômicas e ajudam na rotina de trabalho, reduzindo custos e otimizando processos. O sistema de ponto digital vem continuamente sendo adotado por mais empresas e chegou para ser um aliado do setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.