Sistema de ponto em nuvem: Como funciona, segurança e principais benefícios

Imagem de uma pessoa sentada em uma mesa segurando um computador

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Antes dos sistemas em nuvem se tornarem populares, com certeza você já precisou instalar um programa em seu computador. Seja para baixar suas músicas favoritas, editar um texto, ou até mesmo um sistema para suas funções diárias no trabalho. 

Você lembra como era esse processo?  

Na maioria das vezes o programa vinha em um CD, que você colocava no computador e seguia o passo a passo da instalação. Após instalado, o programa e qualquer arquivo gerado a partir dele ficavam salvos direto na memória do seu computador. 

Falando assim, até chega nos dar uma certa nostalgia, mas a verdade é que todo esse processo não era nada fácil.

No ambiente empresarial então, nem se fala, ter que instalar um software, comprar licenças, aprender a mexer era algo bastante desgastante, que levava tempo, recursos e tornava a empresa refém de seus desktops locais. 

Não que essa ainda não seja a realidade de muitas organizações. Contudo, muitas delas já descobriram o poder dos softwares em nuvem, que não precisam de instalação, burocracias com licenças, planilhas ou qualquer outro empecilho que torne a rotina de trabalho mais lenta do que deveria ser. 

Os sistemas de ponto em nuvem, é um desses softwares, as novas tecnologias tornaram o controle de jornada móvel, inteligente e muito mais eficiente. Quer saber mais sobre como ele funciona? 

Você está no artigo certo, aqui vamos falar mais sobre essa tecnologia e o quanto ela vai otimizar a rotina da sua organização. Veja os principais assuntos:

Boa leitura!

banner pontotel acompanhamento em tempo real

O que é um sistema em nuvem?

Um sistema em nuvem funciona através da tecnologia de Cloud Computing, isso quer dizer que, ele fica hospedado em uma infraestrutura por meio da computação em nuvem. 

Para acessar esse sistema é necessário se conectar à internet, com isso, ele pode ser acessado de qualquer lugar, sem precisar de um meio físico específico. 

Isso só é possível, pois esses sistemas são multiplataformas, ou seja, podem ser acessados de um notebook, tablet, celular, desktop ou qualquer outro aparelho que tenha acesso à internet. 

Outro conceito importante para entendermos quando falamos sobre computação em nuvem é a modalidade do serviço. No caso dos sistemas de ponto em nuvem, por exemplo, podemos dizer que ele é um SaaS (Software as a Service) isso quer dizer, software como serviço. 

Em um Saas você contrata o serviço que o software proporciona, o que no caso do sistema de ponto, é toda a tecnologia para fazer o controle de jornada.  

A principal diferença desse tipo de software para os convencionais, é que naquele instalado no seu computador você precisa contratar uma licença para utilizá-lo em sua máquina, e no Saas, você faz a contratação do serviço e suas funcionalidades. 

Outro detalhe importante, é que no Saas, a responsabilidade por toda a infraestrutura é do fornecedor do sistema, ele que deve se preocupar com o armazenamento em nuvem, a programação e a estrutura completa do software. 

Para você entender melhor é só pensar o seguinte, quando você tem um programa instalado no seu computador, ele todo é gerenciado por você.

Então, você precisa ter uma máquina compatível com aquele software e o espaço de memória necessário. Além disso, você também precisa se preocupar com a instalação, segurança, manutenção e tudo mais. 

E o Saas, é ao contrário, o fornecedor cuida de tudo por você, então você só vai utilizar aquele serviço, acessando o sistema por meio da internet.

Vamos ver mais detalhes. 

Evolução dos sistemas – da instalação ao software em nuvem

Como falamos no início do texto, antigamente para ter um programa instalado em seu computador, você tinha que percorrer diversas etapas de instalação e configuração até começar a operar o sistema. 

No meio disso tudo, sua empresa ainda tinha que lidar com os custos das licenças, máquinas apropriadas para rodar o software, manutenção, segurança, entre outros problemas. 

Isso fazia com que a empresa ficasse dependente do setor de TI, de pessoas especializadas no software, da máquina aonde ele estava instalado e por aí vai. 

Hoje em dia, os sistemas em nuvem são grandes facilitadores, podemos dizer que eles trazem três benefícios principais: 

  • Redução de custos
  • Mobilidade 
  • Escalabilidade 

Redução de custos, pois a empresa não precisar mais lidar com licenças, ou infraestrutura necessária para rodar o software.

Mobilidade, porque o sistema pode ser acessado de qualquer lugar e qualquer máquina. 

E escalabilidade, pois, pode-se contratar funcionalidades de acordo com a necessidade da empresa. 

Em um cenário como o que vivemos em 2020, em que as empresas tiveram que se adaptar ao home office, aquelas que ainda utilizavam softwares convencionais, sofreram um grande baque. Tiveram que interromper seus processos e procurar soluções para manter tudo funcionando à distância. 

Já aquelas que apostaram antes em softwares de RH com funcionamento em nuvem, sofreram menos e apenas mudaram seu ambiente de trabalho, pois, toda sua operação já funcionava à distância. 

No caso do controle de ponto em nuvem, o software permitiu que as empresas continuassem acompanhando seus colaboradores à distância e fazendo o controle de jornada em home office.

controle jornada home office

 Mas essa é apenas uma das vantagens, vamos entender mais!

Controle de ponto em nuvem: Diferenças do sistema tradicional

Podemos notar muitas diferenças entre um sistema de ponto em nuvem e um sistema tradicional. A primeira que podemos destacar é que o sistema em nuvem possui todas as etapas do registro de ponto, sem necessitar de sistemas auxiliares. 

Diferente dos sistemas tradicionais, que precisam ter um meio físico para coletar os pontos, junto a um sistema para processar os dados marcados e realizar todo o tratamento, aumentando assim os custos e o tempo do para fazer a gestão de ponto completa. 

Outra informação importante é que na maioria dos sistemas tradicionais, os arquivos precisam ser exportados do relógio, ou serem colocados manualmente em no sistema de tratamento.

Aqui, podemos destacar duas características, a primeira é que ele não funciona de forma automática, precisando do comando e ação humana para que os dados cheguem ao sistema de tratamento, e segundo, com ele não é possível acessar os dados de qualquer lugar nem mesmo em tempo real, então necessariamente é preciso coletar os dados no relógio de ponto

O sistema em nuvem também precisa do comando humano para suas configurações, mas ele é capaz de processar os dados de acordo com a forma com que foi configurado. 

Para você entender melhor, veja o próximo tópico sobre como funciona esse tipo de software. 

Como funciona o sistema de ponto em nuvem?

Conforme comentamos anteriormente, o sistema de ponto em nuvem funciona de acordo com a estrutura criada pelo fornecedor do software. 

Na maioria das vezes, ele é projetado para fazer a gestão de ponto completa, incluindo a marcação dos horários, o tratamento do ponto e a gestão de jornada. 

Tudo que é registrado no sistema fica disponível em nuvem, e o fornecedor é responsável por cuidar dessa estrutura, garantir a segurança e cuidar para que o ambiente esteja sempre funcionando. 

Além disso, o sistema deve se adequar à diversas medidas de segurança, orientações da legislação trabalhista e a mais recente LGPD. Os fornecedores devem cuidar para que todos os dados estejam protegidos em nuvem, para que nenhuma informação se perca ou a sua empresa precise fazer backups periódicos. 

Funcionalidades do sistema de ponto em nuvem

Podemos dizer que um bom sistema de ponto em nuvem, possui três frentes: 

  • Registro 
  • Tratamento 
  • Gestão 

Cada uma delas representa uma etapa de todo o processo de controle de jornada. Vamos começar com o registro. 

Registro

No sistema de ponto em nuvem, o software já é desenvolvido para fazer a marcação de ponto de forma online, por meio de um aplicativo de ponto eletrônico ou acesso via web para marcação. 

Justamente por ele funcionar em nuvem, basta que o colaborador acesse o sistema através da internet e realize a marcação dos seus horários. Diferente do sistema tradicional em que ele precisa anotar em sua folha de ponto ou se dirigir até o REP para bater o ponto. 

No sistema em nuvem, o registro pode ser feito de qualquer lugar, bastando apenas o acesso ao sistema. 

A forma como ele funciona é semelhante a um sistema de streaming, você pode assistir em qualquer lugar não necessariamente apenas da sua casa. 

Tratamento

O tratamento de ponto também é feito por meio de uma plataforma via web, cada sistema funciona de uma forma, mas no geral, ao passo em que acontece o registro de ponto, os horários são enviados de forma automática para a folha de ponto online do colaborador, e o RH/DP pode acessar o sistema para fazer o tratamento dos pontos. 

Sem precisar exportar dados ou realizar algum tipo de comando, está tudo na nuvem. 

Gestão

A etapa de gestão de frequência é onde a empresa acompanha toda a jornada do funcionário através dos dados registrados. Na gestão em nuvem, é possível acompanhar em tempo real a jornada dos colaboradores, gerenciar horas extras, banco de horas, escalas de trabalho, acompanhar indicadores, entre outras coisas. 

Tudo isso é possível, pois se trata de um único sistema, e como falamos acima, os dados estão todos em nuvem, não precisa ser exportado de nenhum lugar. 

Você deve estar pensando, além de tudo que falamos acima, se existem mais benefícios nesse tipo de software, existem sim! Continue a leitura. 

Benefícios do sistema de ponto em nuvem para o RH

Abaixo você encontra alguns dos benefícios gerais de um sistema de ponto em nuvem, claro que cada software funciona de forma diferente, um pouco mais a frente você vai entender o porquê o PontoTel é considerado um dos melhores sistemas de ponto em nuvem do mercado. 

Redução de custos com licenças e infraestrutura 

Não podemos começar a falar dos benefícios desse tipo de sistema sem citar a redução de custos.

Esse é um dos maiores benefícios, pois além de reduzir custos com licenças de software, o sistema de ponto em nuvem ainda reduz os custos com a infraestrutura. 

A diferença é que um sistema de ponto instalado em uma máquina local é totalmente gerenciado pelo colaborador,  então ele fica a mercê de qualquer risco como falta de espaço, pane geral, roubo, queda de energia e por aí vai. 

Já no sistema em nuvem isso não acontece, justamente por estar hospedado na nuvem ele não precisa de instalação, manutenção ou compra de aparelhos específicos, e nem mesmo fica sujeito a perda de informações. 

Informação em tempo real

A informação em tempo real também é algo que conta muitos pontos a favor do sistema em nuvem e agiliza muito a rotina do RH/DP. Em um sistema tradicional, qualquer informação precisa ser extraída do relógio de ponto. 

Nesse caso não, basta que o colaborador bata o seu ponto conectado a internet e em questão de segundos o horário já aparece no sistema. 

Alguns sistemas mais avançados como o da PontoTel, permite que os gestores façam todo o acompanhamento por meio de um aplicativo de gestão, que mostra na tela inicial todos os dados das jornadas. Como funcionários que já estão trabalhando, vão iniciar o dia, estão ausentes, faltas, dispensas, férias e diversas outras informações. 

Tudo isso em um único aplicativo, podendo coletar informações de forma rápida sem precisar de um computador. 

Menos complexidade

Além de toda facilidade de poder fazer a gestão em tempo real, esses sistemas se mostram menos complexos do que os sistemas tradicionais, que geralmente precisam que o colaborador já tenha uma pré-vivencia para operá-lo. 

Já o sistema de ponto em nuvem é ao contrário, pois, é totalmente intuitivo não necessitando de longos períodos de treinamento. Isso facilita para que a informação não fique presa a um único colaborador, ou a empresa demore para encontrar um colaborador com uma habilidade específica. 

Outro ponto importante que demonstra o quanto esses sistemas são menos complexos, é que os próprios funcionários podem fazer a gestão de sua própria folha de ponto, a depender das permissões da empresa. 

Descentralização de processos

Reiterando o que dissemos acima, ao dar possibilidade dos colaboradores acessarem suas folhas, o sistema de ponto em nuvem promove uma maior descentralização de processos

Além disso, o setor de RH/DP deixa de depender totalmente de planilhas ou ajuda do setor de T.I com problemas no sistema, entre outras situações. 

E até mesmo o contrário, pode-se tirar um peso do setor de RH/DP, as jornadas podem ser gerenciadas pelos gestores de cada área sem precisar da intervenção do RH. 

A transmissão de informação também se torna muito mais rápida. Vamos imaginar uma situação em que o RH foi chamado para uma reunião com a diretoria da empresa, e foi solicitado um documento que está arquivado no computador do profissional. 

Nessa ocasião, a reunião precisaria ser interrompida para que a pessoa pudesse ter acesso ao documento, se fosse na mesma empresa isso já levaria um tempo, se a reunião acontecesse em outro lugar, iria demorar muito mais. 

No sistema de ponto em nuvem isso não aconteceria, ela poderia acessá-lo com o seu login pelo próprio celular ou por um computador disponível na reunião, tendo a informação em poucos segundos.

Outra situação que mostra o quanto é benéfica à descentralização de processos, é que mais um funcionário pode acessar ao mesmo tempo, o sistema e as informações são atualizadas em tempo real. 

Tecnologia avançada 

Por fim, para toda sua estrutura funcionar em nuvem, esses sistemas devem ter uma tecnologia avançada, para se manter funcionando sem interrupções. 

Além disso, por serem totalmente desenvolvidos, esses sistemas conseguem acompanhar as demandas da legislação e também as novas tendências do setor de recursos humanos.

Um rh estratégico, está muito mais conectado à relatórios com indicadores, e o sistema de ponto em nuvem pode proporcionar a coleta de dados de forma muito mais rápida e eficiente. 

Agora que falamos tudo sobre o sistema de ponto em nuvem, separamos algumas das principais dúvidas.

Sistema de ponto em nuvem – Principais dúvidas

Até aqui entendemos que o sistema de ponto em nuvem é móvel, possui tecnologia avançada, reduz custos e otimiza processos, agora veremos as principais dúvidas. 

É seguro?

Sim, por funcionar em nuvem esse sistema deve passar por uma série de testes de padrões de segurança criptografados, que o tornam totalmente seguro. 

Além disso, o sistema ainda possui diversas medidas de segurança que impedem fraudes na marcação de ponto

Nos registros a empresa pode contar com a tecnologia de geolocalização que mostra o local onde o ponto foi batido, e reconhecimento facial que mostra por quem o ponto foi batido, além de outras medidas. 

A lei permite o sistema de ponto em nuvem?

Sim, o sistema de ponto em nuvem se encaixa na categoria de controle de ponto alternativo que é permitido pela lei a partir da Portaria 373/11. 

De acordo com a portaria, para um sistema desses ser válido ele deve seguir alguns requisitos como ser autorizado previamente por convenção coletiva ou acordo coletivo, além de:

  • Estar disponível no local de trabalho;
  • Possuir identificação de empregador e funcionário;
  • Possibilitar, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo colaborador. 

É importante que o sistema escolhido pela sua empresa também seja auditado e siga todas as recomendações da portaria 373 para controle de ponto alternativo, e da 1510 para sistema de tratamento de ponto. 

É importante também se atentar para o que esse sistema não pode:

  • Impor restrições à marcação do ponto;
  • Fazer a marcação automática do ponto;
  • Exigir autorização para marcação de horas extras;
  • Possibilitar a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

É muito caro?

A primeira vista, um sistema de ponto em nuvem pode ser mais caro do que comprar um relógio de ponto, contudo, ao escolher a opção do sistema em nuvem, você vai contratar os serviços de acordo com as necessidades da sua empresa. 

Além de não precisar se preocupar com manutenções, configurações, podendo aumentar o seu plano ou diminuir com facilidade. E também, se trata de um único sistema que pode ser baixado em qualquer dispositivo móvel, ou acessado pelo computador. Nesse caso você já aproveita toda a infraestrutura da sua empresa para baixar a aplicação 

E se a sua empresa precisar registrar o ponto à distância, basta que o funcionário faça o download do aplicativo, entre com seu login e senha e faça a marcação. Não sendo necessário comprar diversos aparelhos para marcação. 

Por fim, podemos dizer que o custo-beneficio desse sistema é muito melhor do que um relógio de ponto. 

Conheça o PontoTel

O PontoTel é um software de controle de jornada em nuvem, que acompanha a sua empresa desde o registro de ponto até a gestão de jornada completa. 

Ele é um bom auxiliar na estratégia de gestão de pessoas, pois conta com funcionalidades pensadas em grandes corporações, como um banco de horas robusto com diversas regras de cálculos e possibilidades de personalização, uma boa gestão de escalas de trabalho com painéis inteligentes que permite acompanhar diversas escalas em uma única tela. 

Além disso, ele é um sistema pensado para a facilitação do dia a dia dos setores de recursos humanos e departamento pessoal, possui todas as funcionalidades necessárias para fazer o controle de jornada de forma eficiente e segura. 

Melhor do que falarmos sobre tudo que o PontoTel pode oferecer é você conferir uma demonstração do nosso sistema, agende agora um papo, é totalmente gratuito e exclusivo para sua empresa!

Conclusão 

Chegamos ao fim desse texto, e então, o que achou sobre os sistemas em nuvem? 

Com certeza, essa é a melhor aposta que a sua empresa pode fazer para estar a um passo do futuro. 

Ao longo deste conteúdo, entendemos quais as principais vantagens e diferenciais desse sistema para um tradicional. 

Enquanto o sistema tradicional fica muito limitado o outro pode se expandir totalmente. Reforçando o que falamos acima, de que um sistema em nuvem reduz custos, traz mobilidade e funciona sob demanda da empresa. 

Como vimos, existem diversas vantagens na utilização desse software, ainda mais no caso do controle de jornada.

Quer saber como ele funciona na prática? Não esqueça de fazer uma demonstração gratuita! 

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