As tarefas manuais de cada setor de uma empresa demandam tempo e precisam da atenção dos funcionários para serem realizadas.
No entanto, os avanços tecnológicos surgiram como uma solução para acelerar esses processos, com a criação dos sistemas ou ferramentas digitais.
Diversos setores foram privilegiados com esses avanços, e a área de Recursos Humanos não ficou de fora. Durante a sua leitura, vamos falar sobre os sistemas de RH e como esses recursos ajudaram na eficiência dos processos para os profissionais dessa área.
Aqui, você vai entender qual é a importância e benefícios dessas ferramentas para uma empresa.
Além disso, explicaremos quais são os requisitos que um sistema de RH eficiente deve apresentar, para que você escolha a melhor opção para a sua empresa!
Veja os tópicos que iremos abordar:
- O que são sistemas de RH?
- Qual a importância dos sistemas de RH para as empresas?
- Benefícios dos sistemas de RH
- Como escolher o melhor sistema de RH?
- Conheça a Pontotel
Boa leitura!
O que são sistemas de RH?
Os sistemas de RH funcionam como um adendo as operações deste setor. A partir das ferramentas voltadas para essa área, processos que antes eram feitos manualmente, passaram a ser automatizados. Com os avanços, os sistemas de RH deram ao gestor dessa área a possibilidade de acompanhar em tempo real as atividades de sua equipe, tudo em uma só plataforma.
Para que você entenda como isso funcionaria na prática, vamos te mostrar um exemplo. Confira a seguir!
Imagine que a equipe de RH da sua empresa decide executar um projeto.
As etapas para iniciar um projeto são: definir o time e o gerente que irá liderar a equipe, realizar todo o estudo de viabilidade do projeto e, finalmente, executá-lo.
Assim que o gerente responsável definir quais são as metas e o que cada colaborador precisa fazer, ele terá a função de monitorar todas as atividades do time. Fazer isso de forma manual pode ser um pesadelo, e quem já precisou monitorar um projeto assim, sabe do que estamos falando.
Se a empresa dispor de uma ferramenta de RH, o líder poderá, por exemplo, monitorar todas as tarefas do time, incluindo o que ainda precisa ser concluído ou o que já foi concluído.
Alguns sistemas de RH que monitoram tarefas e projetos apresentam uma opção em que o colaborador pode registrar quais são as dificuldades e empecilhos que está enfrentando em relação às suas atividades. Essas informações são fundamentais, pois se forem analisadas pelo gestor, podem ajudar a evitar que o projeto não obtenha êxito e não seja concluído.
Viu só como os sistemas de RH podem funcionar na prática?
Aqui, vale ressaltar que existem diversos sistemas no mercado, como sistema de controle de ponto online que funcionam em nuvem ou, até mesmo, sistemas que melhoram o processo de recrutamento de novos talentos.
Qual a importância dos sistemas de RH para as empresas?
Se você preza pela produtividade e alto desempenho de seus colaboradores para atingir as metas da empresa, os sistemas de RH só têm a agregar para o seu negócio.
Esses sistemas otimizam os processos de setor. Dessa forma, os funcionários desta equipe poderão se dedicar a outras tarefas que também são importantes, mas eram deixadas de lado, como a manutenção da cultura organizacional ou o gerenciamento de mudanças na empresa.
Como os sistemas de RH ajudam na gestão de pessoas?
A gestão de pessoas envolve uma série de práticas que visam garantir a motivação e qualidade de vida dos colaboradores. Por consequência dessas ações, a empresa alcançará os seus objetos e metas estratégicas.
Trabalhar com processos manuais atrasa os serviços da empresa e pode causar estresse aos colaboradores. Se o objetivo da gestão de pessoas é garantir a qualidade de vida e motivação dos funcionários, os sistemas de RH só trazem vantagens para a empresa, já que isso não será mais um problema.
Funciona como uma fórmula, veja:
Como os sistemas de RH ajudam na produtividade do departamento?
Os sistemas de RH realizam tarefas automaticamente, por esse motivo, os funcionários que eram responsáveis por essas atividades, não precisarão mais realizá-las, apenas garantir a manutenção do software.
Qualquer empresa apresenta projetos que não tiveram sequência por falta de tempo dos funcionários. E, quando falamos que os sistemas de RH otimizam o tempo dessa área, é justamente destes projetos e tarefas deixadas de lado que estamos falando.
Se a equipe de RH dispõe de plataformas que fazem automaticamente algumas tarefas, os seus colaboradores terão tempo hábil para assumir e trabalhar em novas funções. Um exemplo disso é o controle de ponto. Por mais que a tecnologia tenha permitido avanços nessa área, muitas empresas ainda utilizam formas arcaicas de controle de ponto, como os sistemas manuais ou mecânicos.
O medo de aderir a mudanças nos processos tradicionais da empresa estão ligados a essa decisão. No entanto, você sabia que existem sistemas que fazem automaticamente o controle e registro de ponto dos funcionários? Pois é! Basta aderir a ferramenta, cadastrar os colaboradores, suas jornadas, e pronto! Todas as marcações de entrada e saída ficarão armazenadas na plataforma. Além disso, se o sistema for inteligente e completo, também é possível cadastrar regras de cálculo específicas, e contabilizar as faltas, férias, atrasos e muito mais!
Benefícios dos sistemas de RH
Os sistemas de RH podem trazer inovação para a sua organização, a partir de seus benefícios, os seus funcionários terão um desempenho acima da média. Tudo isso garante alta competitividade em relação a sua empresa e as demais do mercado.
Para que você fique a par dos benefícios atrelados a esses sistema, veja quais são os principais:
- Redução de custos;
- Maior agilidade e eficiência;
- Informações centralizadas;
- Controle de frequência dos colaboradores;
- Controle de dados e indicadores de RH.
A seguir, confira a explicação detalhada de cada um desses benefícios.
Redução de custos
Nenhuma empresa quer lidar com gastos indevidos. Por isso, é de suma importância ter um bom planejamento financeiro, para utilizar somente os recursos necessários para o crescimento da organização.
Os sistemas de RH são ótimos aliados quando o assunto é a redução de custos. Atrelados a estratégias inteligentes, é possível reduzir os gastos excessivos de pessoal com horas extras e demissão. Ficou confuso? Vamos explicar com um exemplo. Quando os funcionários do RH realizam determinada atividade, como fechamento de folha de ponto manual todo final de mês, muitas vezes precisam fazer hora extra para finalizar esse trabalho, que demanda bastante tempo.
As horas extras registradas precisam ser pagas para esse colaborador, que se dedicou muito para concluir o fechamento da folha dos funcionários da empresa. Atualmente, esse árduo trabalho não é mais necessário e esse profissional pode aproveitar as horas que dedicava a essa tarefa para ter um tempo a mais com a família ou realizar uma atividade física.
Com um controle de ponto online, o sistema faz todo o fechamento da folha automaticamente, basta que o funcionário solicite essa função no aplicativo. Portanto, a sua empresa não precisará gastar com as horas extras.
Agora, quando o assunto é demissão, aposto que você ficou curioso. Acompanhe a explicação!
O recrutamento e seleção de novos talentos é uma atividade efetuada pelo RH e busca encontrar candidatos que estejam de acordo com os requisitos da vaga e que se encaixem nas políticas e cultura organizacional. Esse processo demanda muito tempo dessa área se feito de forma mecânica.
Por isso, o que serve de grande auxílio nesse processo são as plataformas que otimizam as atividades para garantir que o candidato da vaga possui todos os requisitos em relação a cultura da empresa.
Atualmente, existem sistemas que realizam a triagem dos currículos, selecionando apenas os talentos que apresentam as mesmas especificações da vaga.
Outra vantagem são as plataformas que realizam um teste de perfil comportamental do candidato. Em vista disso, a ferramenta mapeia as características do candidato e informa se ele apresenta ou não o perfil da oportunidade, a partir de um fit cultural.
Todas essas informações e dados ajudam o RH a escolher o candidato correto para a posição, pois, nem sempre é possível entender tudo sobre o talento somente com algumas entrevistas.
Por fim, esses sistemas ajuda a diminuir o números de demissões recorrentes do profissional não estar alinhado com a cultura da empresa ou atividades desenvolvidas, o que diminui os gastos da organização.
Informações centralizadas
Lembra do exemplo sobre a gestão de projetos logo no começo do texto? Só para recapitular… Falamos sobre como um projeto fica mais fácil de ser monitorado caso o gestor tenha acesso a todas as informações em um único sistema.
Com todas os dados do projeto reunidos, a chance de garantir o sucesso dessa meta fica muito mais próximo e evita que tudo saia do controle. Mas, as informações centralizadas não são vantajosas apenas para plataformas que fazem esse monitoramento. Para o controle de ponto online, isso não é diferente.
Com um sistema de marcação de jornada automatizada, o gestor de RH pode verificar em tempo real o registro de ponto de todos os funcionários com um clique.
Controle de frequência dos colaboradores
Como vimos no exemplo que demos sobre os profissionais de RH que fazem o fechamento da folha de ponto manualmente, essa tarefa pode ser bem exaustiva.
No entanto, como falamos, já existem sistemas que fazem esse fechamento de forma automática e ainda realizam o controle de frequência dos colaboradores, otimizando ainda mais os processos. Esse sistema faz a marcação da jornada de trabalho do colaborador, como horário de entrada, pausas para almoço e saída.
Se o seu RH está cansado de trabalhar excessivamente com várias planilhas distintas, sem saber ao certo onde está registrada aquela falta justificada do colaborador, essa ferramenta é uma excelente solução para o time.
Com os registros, faltas e atrasos centralizados, fazer o fechamento de folha se torna uma tarefa intuitiva e sem estresse.
Controle de dados e indicadores de RH
Você sabia que a gestão de pessoas funciona em conjunto com o RH e isso proporciona benefícios para a sua empresa?
Para que você entenda melhor, vamos explicar isso na prática. Controlar os dados e indicadores dos colaboradores da empresa é uma função do RH e pode ser feito com o apoio de sistemas que geram esses relatórios.
Esses dados apresentam uma visão geral da empresa e, ao avaliá-los, é possível encontrar falhas nos processos atuais e pensar em melhorias para a empresa.
No entanto, quem aplica essas melhorias é o gestor de pessoas, que deve verificar esses dados e pensar em estratégias eficazes para melhorar os números.
Esse tipo de relatório é essencial para ver o progresso da empresa em relação a diversos procedimentos aplicados, analisando a melhor forma de efetuá-los ou de dispensá-los.
Portanto, é bem fácil de entender a relação entre a gestão de pessoas e RH. A equipe de gestão de pessoas é responsável por processos humanizados com o objetivo de motivar e garantir a qualidade de vida dos funcionários para que a empresa obtenha melhores resultados.
O setor de RH fica mais com os processos burocráticos que visam garantir o pleno funcionamento das técnicas da empresa, como o recrutamento e seleção, fechamento de folha de ponto, armazenamento de documentos confidenciais da empresa, entre outros.
Saiba como armazenar os documentos do RH corretamente. Leia também: “Como arquivar documentos de RH corretamente, prazos e dicas de armazenamento!”.
Maior agilidade e eficiência
Com todos esses benefícios, você já deve ter percebido que os sistemas de RH chegaram para ajudar a sua empresa. Se tivéssemos que escolher uma característica sobre esses sistemas para evidenciar, certamente falaríamos sobre o aumento da agilidade e eficiência da equipe.
Em praticamente todos os tópicos deste texto, citamos a otimização dos processos e a sua importância para atingir o alto desempenho dos colaboradores.
Com a otimização devido a esses sistemas de RH, todos os processos acabam se tornando mais ágeis e eficientes, e o colaborador terá a chance de se dedicar a novos projetos nesse setor.
Assim, a empresa irá atingir os seus objetivos e os colaboradores estarão satisfeitos com suas funções, sentindo-se uma peça fundamental para o funcionamento da organização.
Como escolher o melhor sistema de RH?
Escolher o melhor sistema de RH pode variar de acordo com as necessidades da sua empresa, por isso, é fundamental estar sempre atento.
Para que você decida a opção mais adequada, é importante seguir algumas recomendações. Veja:
- Entenda o que a sua empresa precisa;
- Busque por sistemas recomendados no mercado;
- Leia feedbacks de clientes que já utilizam àquelas plataformas;
- Escolha um sistema com um bom custo-benefício;
- Agende um contato e solicite uma demonstração.
Além disso, sempre pergunte aos seus colegas de profissão quais são as opções que eles utilizam, e como esses sistemas melhoraram os seus processos.
Qual o melhor sistema de RH?
Dentre tantos sistemas disponíveis, encontrar o melhor para a sua empresa é uma tarefa importante. Todavia, devemos lembrar que toda empresa possui as suas próprias necessidades, por isso, você deve buscar pelo melhor dentro do que a sua empresa necessita.
Facilitar o fechamento da folha de ponto é uma solução ideal para não sobrecarregar o seu RH. Se você dispõe de um sistema inteligente e completo, todos os seus problemas relacionados à gestão de ponto serão resolvidos, poupando tempo, reduzindo custos e ainda prevenindo processos trabalhistas!
Se você deseja todos os benefícios que citamos e muito mais, o sistema Pontotel é ideal para o seu negócio. Esse sistema de controle de ponto online armazena e calcula automaticamente todos os registros dos funcionários, e ainda gera mais de 30 relatórios diferentes para que o gestor possa acompanhar o desempenho dos colaboradores.
Conheça a Pontotel
Além de permitir a marcação de ponto sem depender de um aparelho ou livro de ponto, a Pontotel permite que os colaboradores façam o registro de seus pontos de forma autônoma.
Com a Pontotel, os seus colaboradores podem bater o ponto pelo celular, tablet, computador, notebook ou QR Code.
Dessa forma, se você possui funcionários externos, como vendedores, motoristas ou engenheiros, eles podem registrar suas jornadas de trabalho de onde estiverem.
Outra vantagem é que a Pontotel apresenta seis medidas de segurança para garantir que não ocorra fraude na hora do registro, algo muito comum em empresas que armazenam essas informações em planilhas ou papéis.
Viu só como a Pontotel só tem a agregar e otimiza os processos de RH e gestão de pessoas da sua empresa?
Agende uma demonstração com um de nossos consultores para conhecer mais sobre a nossa ferramenta! Eles entrarão em contato com você para sanar todas as suas dúvidas, apresentando passo a passo o sistema.
Conclusão
Os sistemas de RH chegaram para melhorar os processos realizados por esse setor, garantindo uma vantagem competitiva para a organização no mercado e ainda oferecendo benefícios a longo prazo, como a redução de custos.
Neste texto, você aprendeu sobre os sistemas de RH e como eles podem ser de grande ajuda na sua empresa.
Aqui, também vimos a importância dessas ferramentas, além de falarmos sobre os benefícios e oferecermos dicas para que você esteja apto para escolher a melhor opção para a sua empresa.
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