Diariamente toda empresa lida com diversos documentos em seu setor de Departamento Pessoal e Recursos Humanos.
Somente da parte de admissão de funcionários, são mais de dez documentos solicitados ao colaborador ingressante.
Isso, sem contar os documentos do dia a dia, como: documentos previdenciários, folha de pagamento, folha de ponto, atestados e muito outros que fazem parte da rotina de qualquer setor de DP e RH.
Com tantos documentos para lidar, a empresa ainda precisa se atentar a forma de armazenamento. Afinal, todos os documentos dos colaboradores possuem um prazo de guarda, que deve ser respeitado.
Se você chegou a esse texto procurando saber mais informações sobre isso, está no lugar certo. Garanto que, ao final dele, você terá uma boa noção dos motivos pelos quais sua empresa deve prestar bastante atenção em seus documentos do dia a dia.
Dica: Preparamos um e-book gratuito para falar mais sobre esse assunto , além de apresentar qual a melhor forma de armazenar documentos durante a pandemia do coronavírus, e quais cuidados a sua empresa deve ter ao armazená-los virtualmente.
Nele, também entrevistamos uma especialista em Direito do Trabalho, que falou tudo sobre as leis trabalhistas que envolvem esse tema. Você pode baixá-lo de forma gratuita e compartilhar com a sua equipe de RH/DP. Afinal, é fundamental que todos estejam atentos as regras sobre a guarda de documentos da empresa, não é mesmo?
Neste texto falaremos sobre:
- O que são os documentos trabalhistas e previdenciários?
- Por que guardar os documentos de RH?
- Qual a melhor forma de arquivar documentos de funcionários?
Vamos começar?
O que são os documentos trabalhistas e previdenciários?
Pode parecer que todos os documentos relacionados aos funcionários de uma empresa sejam a mesma coisa. Entretanto, existe uma grande diferença entre documentos trabalhistas e previdenciários.
Os documentos trabalhistas são aqueles que regem a relação de trabalho entre empregador e empregado. Neles constam todos os detalhes do que se passou durante a relação empregatícia.
Então, podemos considerar como documentos trabalhistas:
- Acordos de compensação de horas;
- Cartas de demissão;
- Exames médicos;
- Contratos de rescisão e admissão
E muitos outros documentos que regem a relação de trabalho.
Já no campo de documentos previdenciários, esses são os documentos e informações dos colaboradores e da empresa que são passados para a previdência.
Nesse caso podemos listar alguns como:
- Comunicação de Acidente de Trabalho;
- Comprovante de entrega do Guia da Previdência Social (GPS);
- Comprovante de pagamento de benefícios restituídos pelo INSS;
- Documentos referentes ao benefício salário maternidade;
Até aqui, você já conseguiu ter uma ideia do que são os documentos trabalhistas e previdenciários. Agora, entenderemos o porquê a sua empresa deve guardá-los.
Por que guardar os documentos de RH?
Na sua vida pessoal você com certeza já se perguntou por quanto tempo deveria guardar algum documento, afinal, vai que em algum momento você precise comprovar alguma coisa. Não é mesmo?
Então, em uma empresa funciona de forma semelhante, a diferença é que esses documentos podem impactar a vida de todos os colaboradores que já passaram pela organização.
Por isso, agora separamos três motivos pelos quais você deve se atentar ao arquivamento correto dos documentos.
Evita problemas trabalhistas
De acordo com o artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), todos os funcionários possuem o direito de entrar com uma ação trabalhista ao sair de uma relação de trabalho e, podem requerer até os seus últimos 5 anos na empresa.
Acontece que, ao ser acusada em um processo trabalhista, a sua empresa precisa ter as comprovações de tudo que se passou durante esse tempo. Pois, a falta dessas comprovações pode levar a uma derrota em uma eventual disputa judicial.
Esta é uma das grandes importâncias de se manter esses documentos bem arquivados, poder se defender no caso de uma ação trabalhista.
Evita problemas fiscais
Assim como no caso de um antigo colaborador entrar com uma ação trabalhista, a sua empresa pode ser alvo de uma fiscalização.
E, novamente, se o fiscal do trabalho solicitar um determinado documento e a sua companhia não tiver ele em mãos, poderá enfrentar um problema fiscal e, até mesmo, o pagamento de multas pelo não armazenamento ou pela perda desses documentos.
Garante segurança
Podemos resumir todos esses itens em garantia de segurança para sua organização. Com o arquivamento correto, a sua empresa ganha segurança trabalhista, fiscal e financeira, uma vez que não terá prejuízos relacionados a má gestão de documentos.
Além disso, também podemos citar que os documentos bem arquivados otimizam o tempo do seu RH/DP, que não precisará ficar procurando determinados documentos em um mundo de arquivos.
E, essa garantia não é somente da empresa, mas dos colaboradores também. Isso pois, no momento em que eles precisarem de qualquer informação relativa ao seu vínculo na empresa, pode facilmente solicitar e ter acesso a esse documento.
Qual a melhor forma de arquivar documentos de funcionários?
Para evitar todos os problemas que citamos acima, a sua empresa não precisa somente arquivar os documentos, mas sim, arquivá-los da forma correta.
Afinal, você sabia que um livro de registros de funcionários possui prazo indeterminado de guarda? Agora, imagine se a sua empresa o armazena de forma incorreta, e ele acaba se deteriorando?
Por isso, você deve armazenar esses documentos muito bem.Para isso, a seguir trouxemos algumas dicas para ajudá-lo nesta tarefa.
Identificar prazos de guarda
A primeira coisa é saber quais os prazos de guarda de cada documento, por dois motivos:
- A sua empresa não irá arquivar documentos irrelevantes;
- Consequentemente, não deixará de arquivar documentos que precisam de arquivamento.
Saber os prazos corretos faz com que a sua empresa guarde os documentos pelo tempo necessário, então, ao fazer esse trabalho, considere sempre as datas dos documentos.
Mantê-los em local seguro
Documentos em papel são facilmente deteriorados com o tempo.Por isso, seu local de armazenamento deve ser propício para a guarda desse documento. Então busque pastas e arquivos feitos especialmente para guardar documentos.
Além disso, mantenha-os em um local longe de umidade ou outras questões relativas ao ambiente. Assim, sua empresa não sofrerá com a perda dele caso o local sofra algum dano.
Fazer uma boa gestão dos documentos
Uma boa gestão dos documentos é cuidar deles ao longo do tempo, criar regras, políticas de uso e armazenamento, permitir que somente pessoas autorizadas tenham acesso aos arquivos e checá-los de período em período para se certificar que eles estão armazenados de forma segura.
Além disso, a sua empresa também pode fazer a digitalização desses arquivos, alguns podem até mesmo ser digitalizados hoje em dia o que facilita bastante a guarda.
Sistemas onlines
Você também pode contar com sistemas online, assim evita ter que lidar com uma alta demanda de papel. O PontoTel é um desses sistemas que podem substituir a folha de ponto física.
Com ele, você terá o controle de ponto da sua empresa tudo por meio de uma plataforma online. Outra vantagem, é que as informações podem até mesmo ser acessadas pelo celular.
Conheça o sistema PontoTel, ele com certeza irá otimizar ainda mais o tempo do RH da sua empresa. Agende um contato comercial, nós ligaremos para você e marcaremos uma demonstração totalmente gratuita do sistema!
Conclusão
Viu só, o arquivamento de documentos de RH é um assunto muito importante que pode livrar as empresas de diversos problemas, garantindo que ela tenha uma saúde financeira e também fiscal.
Lembre-se, preparamos um ebook gratuito com dicas de uma especialista em Direito do Trabalho para ajudar a sua empresa na guarda de documentos, vale a pena conferir!
