Departamento Pessoal: Sua Importância, Funções, Rotinas

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Recursos humanos e departamento pessoal não são a mesma coisa?

Eu já vi muita gente fazer essa afirmação por achar que os dois setores administrativos são a mesma coisa.

Tudo bem, é até fácil de se confundir pois as duas áreas trabalham em contato direto com o colaborador e geralmente atuam juntas.

Mas nesse artigo vou te mostrar o que é o departamento pessoal e qual a sua importância dentro de uma empresa, além de te dar algumas dicas de como deixar esse setor mais produtivo.

Irei começar te dando uma explicação simples:  o DP cuida da parte mais burocrática de uma empresa, por exemplo a admissão e demissão de funcionários, já o RH trata da parte mais humana da empresa, como análise do comportamento do colaborador.

Certo? Agora que você já sabe a diferença básica, vamos explorar mais a fundo o que é o departamento pessoal.

Para começar, vou listar para você os principais assuntos desse texto.

Índice de conteúdo:

  • Quais as rotinas do departamento pessoal nas empresas?
  • Mudanças na rotina do departamento pessoal
  • Gestão de pessoal descentralizada
  • E-social facilita departamento pessoal a declarar as obrigações
  • Tecnologia facilita a rotina do departamento pessoal
  • Principais ferramentas online deixam DP mais produtivo
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O que é departamento pessoal? Quais suas funções?

O departamento pessoal ou DP é o setor da empresa que cuida de assuntos relacionados aos colaboradores.

É considerado uma área crucial na administração de uma empresa, pois lida com toda a parte burocrática de se ter um funcionário. Os profissionais desse setor gerenciam processos como  folha de pagamento, férias, benefícios, atestados e até mesmo o controle de ponto.

Uma das partes mais importantes de uma empresa são os seus colaboradores, que devem ser contratados e tratados conforme manda a legislação trabalhista. E é essa a importância do departamento pessoal, pois ele cuida da boa relação entre a empresa e seus funcionários.

Mas e suas funções? Quais são? Vamos ver em detalhes.

Quais as rotinas do departamento pessoal nas empresas?

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Fazer controle da jornada dos colaboradores

Todo o processo de remuneração de um colaborador começa na marcação de ponto. É registrando sua jornada que a empresa pode controlar a frequência dos funcionários e remunerá-los por cumprir o seu dia de trabalho.

A frequência é uma das formas que a empresa tem de garantir que tudo está saindo conforme acordado no contrato de trabalho.

Depois que o funcionário bate o ponto, alguém precisa coletar essas informações e transformá-las em dados para depois realizar o pagamento do funcionário. Essa é a função do DP que administra as folhas de ponto e gerencia o pagamento.

Fazer o cálculo da folha de pagamento

Depois de colher todas as informações do ponto, é hora de remunerar os funcionários e essa também é uma função do departamento pessoal: fazer o cálculo e emitir a folha de pagamento.

Esse processo envolve todos os dados extraídos da folha de ponto, como a quantidade de horas extras, pagamento do DSR, desconto por faltas e adicional noturno. Em algumas ocasiões também entra o cálculo de adicionais como  insalubridade e periculosidade, quando houver.
Além das informações do ponto, na hora de calcular a folha de pagamento o DP é responsável pela remuneração dos benefícios e guias trabalhistas, como o depósito do FGTS, INSS, contribuições sindicais, tudo conforme orienta a legislação trabalhista.

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Admissão e Demissão de funcionários

Muita gente acha que essa é a função do RH, mas na verdade aqui existe uma confusão em relação às tarefas.

Recursos Humanos é o setor que faz a seleção de um funcionário, realiza testes e até mesmo análises comportamentais. Eles são responsáveis por garantir que a pessoa contratada é a certa para a empresa.

Depois de escolhido o funcionário, as pessoas responsáveis pelo DP cuidam de toda a parte burocrática como cadastro do funcionário, exames médicos, assinatura de carteira e recolhimento dos dados para disponibilizar os benefícios.

A parte de demissão também é com eles. Demitir um funcionário é um processo grande assim como admitir um.
Nessa ocasião deve ser feito todo o procedimento de rescisão: o pagamento de todas as verbas trabalhistas referente ao desligamento daquele funcionário, como aviso prévio, homologação, guia de recolhimento do FGTS, seguro-desemprego entre outras coisas que envolvem o processo demissional.

Gestão de férias e licenças (médica e maternidade)

Todo trabalhador tem direito a tirar férias pelo menos uma vez no ano e cabe também ao departamento pessoal organizar o recesso deste colaborador, organizar a data das férias e realizar o pagamento correspondente.

Também deve cuidar para que as férias de nenhum funcionário ultrapasse o tempo legal para ser tirada.

Nessas ocasiões o DP atua junto com o responsável de cada área para que as férias do colaborador não atrapalhe o rendimento da empresa e ao mesmo tempo atenda às necessidades também do funcionário.

As licenças também fazem parte da alçada do departamento pessoal, pois o afastamento de um funcionário exige um planejamento de ações. Em algumas ocasiões pode ocorrer até mesmo a contratação de um funcionário temporário para substituir uma colaboradora em licença maternidade.

Tanto a licença maternidade quanto a licença médica, quem realiza a remuneração é o INSS e  a empresa fica responsável por repassar todas as informações e fiscalizar para que  o funcionário não deixe de receber mesmo estando afastado.

Quanta coisa, não é?  Como você viu, o departamento pessoal cuida mesmo de toda a parte burocrática da empresa, por isso mencionei no começo do texto que é uma das áreas mais cruciais de uma empresa.

Assim como em outras áreas, tudo evoluiu e surgiram novas soluções. O DP passou por mudanças importantes.

Vamos ver quais são?

Mudanças na rotina do departamento pessoal

Antigamente as empresas tinham um modo tradicional de atuar, mas assim como o cotidiano foi alterado com as novas tecnologias, a rotina do departamento pessoal também mudou.

Lidar com pessoas exige desenvoltura, novas técnicas e ferramentas. Uma empresa preparada para essas mudanças se torna mais estratégica em relação às demais e quem acompanha as mudanças não corre o risco de ficar parado no tempo utilizando métodos ineficientes que demandam muito tempo.

As mudanças na rotina de departamento pessoal também abriram espaço para muita coisa acontecer e é esse assunto que vamos abordar agora. Chegou a hora de saber as mudanças que melhoraram a vida dos profissionais de DP.

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Gestão de pessoal descentralizada

Quem mantém as coisas concentradas em um lugar só, corre sérios riscos de perder tudo ou algo não sair como esperado. A frustração era algo comum e fazia parte da rotina do departamento pessoal, era um setor super carregado que vivia em constante pressão.

Mas, como eu disse mais acima, novas técnicas e estratégias surgiram e uma delas foi a descentralização da gestão de pessoas.

Esse método consiste em transferir funções do departamento que podem ser executadas pelos próprios funcionários. Fazendo com que eles tomem o controle de suas ações, e ajuda na tomada de decisões, é uma forma de melhorar a comunicação também entre empresa e colaboradores derrubando aquela muralha e aproximando mais.

Outro resultado importante é a descentralização das informações é que uma aliada do departamento pessoal. Afinal esse setor perde a cabeça todo fechamento do mês.

Se solicitações pequenas saem da alçada deles, sobra tempo para se dedicar as coisas mais importantes e assim a empresa anda de forma mais eficiente.

Um bom exemplo, é o do fechamento de folha de ponto, algumas empresas permitem que os próprios funcionários façam a conferência da sua própria folha e envie já com respectivas considerações para o responsável.

Esocial facilita departamento pessoal a declarar as obrigações

O e-social é algo contrário da descentralização, aqui tudo é centralizado, mas de uma forma positiva. A plataforma criada pelo governo trouxe modernização e promoveu a diminuição de papéis que eram enviados a diversos órgãos do governo.

Concentrando todos os documentos em um único local, as informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas de uma empresa são declaradas de forma mais fácil. Ou seja, por meio dessa ferramenta o setor transmitirá CAGEG, DIRF, RAIS, bem como os dados cadastrais dos empregados, todos para um único lugar.

Você está com dificuldade no Esocial? Então continue com a visita em nosso blog, leia agora mesmo o nosso manual “Manual eSocial: Consulta, como usar, processos, multas” e se torne um especialista no assunto!

E essa não é a única tecnologia que pode ajudar o departamento pessoal, existem outras ferramentas úteis que agilizam processos, ajudam na organização da empresa. Então se quiser saber mais, continue lendo este artigo que vamos entrar nesse assunto agora.

Tecnologia facilita a rotina do departamento pessoal

Eu quero te fazer uma pergunta, não aquelas clichês como: “você lembra como era sua vida antes da internet”, pois eu sei que você se lembra.

Mas você lembra como era a sua rotina de trabalho antes dos avanços da tecnologia? Preencher fichas a mão, passar fax, carregar disquetes, até mesmo ir até o banco enfrentar filas para realizar depósitos.

Se a tecnologia facilitou a nossa vida pessoal, com certeza ela melhorou a vida profissional também, estamos tão inseridos dentro da tecnologia que não conseguimos pensar em como ela melhorou, pois, parece que sempre existiu.

Mas nem sempre tivemos e-mails tão rápidos ou até mesmo aplicativos de vídeo-conferências para reuniões.

Especificamente no departamento pessoal, podemos dizer que a tecnologia trouxe aproximação do colaborador com a empresa através das novas ferramentas. Vou explicar melhor.

Principais ferramentas online deixam DP mais produtivo

Eu sei que toda empresa ama planilhas, mas nem tudo pode ser resolvido com elas não é mesmo?

Por isso, muitas ferramentas surgiram no mercado e fazem o trabalho de uma planilha, podendo até substituí-las e melhorar muito alguns processos.

Agora eu vou citar para você as ferramentas principais e se você ainda não utiliza alguma delas pode adotar.

Google Drive

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Nós conhecemos muito bem o google, mas você conhece o Google Drive?

Sabe aquele arquivo que você precisou e estava no computador de um amigo, naquele dia que justamente ele precisou faltar no trabalho? Ou aquela vez em que você precisou comprar um pendrive para fazer a cópia de um arquivo, pois não confiava em apenas salvar na sua máquina?

É justamente para isso que o Drive serve, ele funciona como uma nuvem onde você pode armazenar diversos arquivos.

A nuvem é como se fosse aquela gaveta de pastas cheias de fichas que temos dos colaboradores e que um dia deixará de existir. Você pode estar pensando que é impossível isso acontecer, mas, é só pensar que as coisas evoluem com uma rapidez e dois anos atrás não existia uma série de aplicativos.

Além do mais, armazenar tudo na nuvem permite que você compartilhe pastas e arquivos e tudo fica mais organizado e centralizado não perdido no computador de uma única pessoa.

Sem contar que isso também poupa uma grande memória dos nossos computadores.

Slack

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Se você nunca ouviu falar do slack, saiba que é uma ferramenta bastante utilizada por diversas empresas, principalmente as mais modernas.

O  Slack  é um canal de comunicação, que possibilita a criação de canais internos para divulgação de mensagens e até mesmo transferência de arquivos. É como se fosse um chat empresarial.

O bom de utilizar esse software é que poupa a equipe de trocar e-mails de assunto mais simples, ou até mesmo ficar enviando o mesmo e-mail para diversos colaboradores.  

Trello

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Se o que você quer é organização na sua equipe, pode contar com a ajuda do Trello.

Com ele é mais fácil organizar as tarefas e saber quem está responsável por ela e como anda a produção, isso evita que o mesmo trabalho seja executado por mais de um funcionário.

ContaAzul

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O ContaAzul é um software que agiliza processos financeiros. A ferramenta ajuda a  controlar o fluxo de caixa, as contas a pagar e a receber, além de ter integração com contas bancárias e emitir relatórios.

Ele também faz com que você não precise mais escanear documentos fiscais para enviar ao seu contador. Tornando a vida do DP com certeza mais fácil.

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PontoTel

De todos os sistemas que eu citei, esse é o que com certeza ajuda o departamento pessoal.

O PontoTel é um sistema de ponto eletrônico online, que permite o acompanhamento da jornada dos trabalhadores em tempo real. Ele oferece registro, tratamento e gestão de ponto da forma mais simplificada, sem precisar exportar arquivos.

Além de estar de acordo com a legislação e seguir todas as normas da Portaria 373.

E como isso pode facilitar a rotina do seu DP?

O que eu quero dizer, é que utilizando esse sistema, todo o ciclo de controle de jornada é feito em um único lugar. O seu funcionário bate o ponto, e o registro já é inserido instantaneamente na folha de ponto dele.

E ainda tem mais. Você vai ver como esse sistema pode ajudar na rotina do seu departamento pessoal.

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Conclusão

Se você não era um adepto da tecnologia nos processos empresariais, eu espero que tenha conseguido te convencer que modernizando sua empresa você só tem a ganhar.

Nesse texto vimos como  a tecnologia pode facilitar a rotina do departamento pessoal, quais são as principais ferramentas e quais são as funções do DP.

Um funcionário do DP deve estar sempre atento as novidades do mercado, e uma das coisas mais importante é acompanhar mudanças na legislação, e as melhorias dos processos.

Então se você quer estar por dentro da reforma trabalhista e outras novidades fique de olho no nosso blog.

PS: Se alguma das coisas que eu disse sobre o sistema da PontoTel te interessou, marque já uma demonstração!

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