Departamento Pessoal: Sua Importância, Funções, Rotinas

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Recursos humanos e departamento pessoal não são a mesma coisa?

Eu já vi muita gente fazer essa afirmação por achar que os dois setores administrativos são a mesma coisa.

Tudo bem, é até fácil de se confundir pois as duas áreas trabalham em contato direto com o colaborador e geralmente atuam juntas.

Mas nesse artigo vou te mostrar o que é o departamento pessoal e qual a sua importância dentro de uma empresa, além de te dar algumas dicas de como deixar esse setor mais produtivo.

Irei começar te dando uma explicação simples: o DP cuida da parte mais burocrática de uma empresa, por exemplo a admissão e demissão de funcionários, já o RH trata da parte mais humana da empresa, como a qualidade de vida e o relacionamento entre empresa e funcionários.  

Certo? Agora que você já sabe a diferença básica, vamos explorar mais a fundo o que é o departamento pessoal.

Para começar, vou listar para você os principais assuntos desse texto.

Índice de conteúdo:

  • Quais as rotinas do departamento pessoal nas empresas?
  • Mudanças na rotina do departamento pessoal
  • Gestão de pessoal descentralizada
  • E-social facilita departamento pessoal a declarar as obrigações
  • Tecnologia facilita a rotina do departamento pessoal
  • Principais ferramentas online deixam DP mais produtivo
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O que é departamento pessoal? Quais suas funções?

O departamento pessoal ou DP é o setor da empresa que cuida de assuntos relacionados aos colaboradores.

É considerado uma área crucial na administração de uma empresa, pois lida com toda a parte burocrática de se ter um funcionário. Os profissionais desse setor gerenciam processos como  folha de pagamento, férias, benefícios, atestados e até mesmo o controle de ponto.

Uma das partes mais importantes de uma empresa são os seus colaboradores, que devem ser contratados e tratados conforme manda a legislação trabalhista. E é essa a importância do departamento pessoal, pois ele cuida da boa relação entre a empresa e seus funcionários.

Mas e suas funções? Quais são? Vamos ver em detalhes.

Quais as rotinas do departamento pessoal nas empresas?

departamento pessoal fazer controle da jornada dos colaboradores

Fazer controle da jornada dos colaboradores

Todo o processo de remuneração de um colaborador começa na marcação de ponto. É registrando sua jornada que a empresa pode controlar a frequência dos funcionários e remunerá-los por cumprir o seu dia de trabalho.

A frequência é uma das formas que a empresa tem de garantir que tudo está saindo conforme acordado no contrato de trabalho.

Depois que o funcionário bate o ponto, alguém precisa coletar essas informações e transformá-las em dados para depois realizar o pagamento do funcionário. Essa é a função do DP que administra as folhas de ponto e gerencia o pagamento.

Fazer o cálculo da folha de pagamento

Depois de colher todas as informações do ponto, é hora de remunerar os funcionários e essa também é uma função do departamento pessoal: fazer o cálculo e emitir a folha de pagamento.

Esse processo envolve todos os dados extraídos da folha de ponto, como a quantidade de horas extras, pagamento do DSR, desconto por faltas e adicional noturno. Em algumas ocasiões também entra o cálculo de adicionais como  insalubridade e periculosidade, quando houver.
Além das informações do ponto, na hora de calcular a folha de pagamento o DP é responsável pela remuneração dos benefícios e guias trabalhistas, como o depósito do FGTS, INSS, contribuições sindicais, tudo conforme orienta a legislação trabalhista.

departamento pessoal admissao e demissao de funcionarios

Admissão e Demissão de funcionários

Muita gente acha que essa é a função do RH, mas na verdade aqui existe uma confusão em relação às tarefas.

Recursos Humanos é o setor que faz a seleção de um funcionário, realiza testes e até mesmo análises comportamentais. Eles são responsáveis por garantir que a pessoa contratada é a certa para a empresa.

Depois de escolhido o funcionário, as pessoas responsáveis pelo DP cuidam de toda a parte burocrática como cadastro do funcionário, exames médicos, assinatura de carteira e recolhimento dos dados para disponibilizar os benefícios.

A parte de demissão também é com eles. Demitir um funcionário é um processo grande assim como admitir um.
Nessa ocasião deve ser feito todo o procedimento de rescisão: o pagamento de todas as verbas trabalhistas referente ao desligamento daquele funcionário, como aviso prévio, homologação, guia de recolhimento do FGTS, seguro-desemprego entre outras coisas que envolvem o processo demissional.

Gestão de férias e licenças (médica e maternidade)

departamento pessoal gestao de ferias e licencas

Todo trabalhador tem direito a tirar férias pelo menos uma vez no ano e cabe também ao departamento pessoal organizar o recesso deste colaborador, organizar a data das férias e realizar o pagamento correspondente.

Também deve cuidar para que as férias de nenhum funcionário ultrapasse o tempo legal para ser tirada.

Nessas ocasiões o Departamento Pessoal atua junto com o responsável de cada área para que as férias do colaborador não atrapalhe o rendimento da empresa e ao mesmo tempo atenda às necessidades também do funcionário.

As licenças também fazem parte da alçada do DP, pois o afastamento de um funcionário exige um planejamento de ações. Em algumas ocasiões pode ocorrer até mesmo a contratação de um funcionário temporário para substituir uma colaboradora em licença maternidade.

Tanto a licença maternidade quanto a licença médica, quem realiza a remuneração é o INSS e  a empresa fica responsável por repassar todas as informações e fiscalizar para que  o funcionário não deixe de receber mesmo estando afastado.

Quanta coisa, não é?  Como você viu, o departamento pessoal cuida mesmo de toda a parte burocrática da empresa, por isso mencionei no começo do texto que é uma das áreas mais cruciais de uma empresa.

Assim como em outras áreas, tudo evoluiu e surgiram novas soluções. O DP passou por mudanças importantes.

Vamos ver quais são?

Mudanças na rotina do departamento pessoal

Antigamente as empresas tinham um modo tradicional de atuar, mas assim como o cotidiano foi alterado com as novas tecnologias, a rotina do departamento pessoal também mudou.

Lidar com pessoas exige desenvoltura, novas técnicas e ferramentas. Uma empresa preparada para essas mudanças se torna mais estratégica em relação às demais e quem acompanha as mudanças não corre o risco de ficar parado no tempo utilizando métodos ineficientes que demandam muito tempo.

As mudanças na rotina de departamento pessoal também abriram espaço para muita coisa acontecer e é esse assunto que vamos abordar agora. Chegou a hora de saber as mudanças que melhoraram a vida dos profissionais de DP.

departamento pessoal gestao de pessoal descentralizada

Gestão de pessoal descentralizada

Quem mantém as coisas concentradas em um lugar só corre sérios riscos de perder tudo ou algo não sair como esperado. A frustração era algo comum e fazia parte da rotina do departamento pessoal, visto que era um setor super carregado que vivia em constante pressão.

Mas como eu disse mais acima, novas técnicas e estratégias surgiram e uma delas foi a descentralização da gestão de pessoas.

Esse método consiste em transferir funções do departamento que podem ser executadas pelos próprios funcionários fazendo com que eles tomem o controle de suas ações e tenham ajuda na tomada de decisões. É uma forma de melhorar a comunicação também entre empresa e colaboradores derrubando aquela muralha e os aproximando ainda mais.

Se solicitações pequenas saem da alçada do DP, sobra tempo para se dedicar às coisas mais importantes e assim a empresa anda de forma mais eficiente.

Um bom exemplo é o do fechamento de folha de ponto, onde algumas empresas permitem que os próprios funcionários façam a conferência da própria folha e enviem já com as respectivas considerações para o responsável.

E-social facilita departamento pessoal a declarar as obrigações

O e-social é algo contrário da descentralização, pois nele tudo é centralizado, mas de uma forma positiva. A plataforma criada pelo governo trouxe modernização e promoveu a diminuição de papéis que eram enviados a diversos órgãos governamentais.

Concentrando todos os documentos em um único local, as informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas de uma empresa são declaradas de forma mais fácil. Ou seja, por meio dessa ferramenta o setor transmitirá CAGEG, DIRF, RAIS, bem como os dados cadastrais dos empregados, todos para um único lugar.

Você está com dificuldade no E-social? Então continue com a visita em nosso blog, leia agora mesmo o nosso manual “Manual eSocial: Consulta, como usar, processos, multas” e se torne um especialista no assunto!

E essa não é a única tecnologia que pode ajudar o departamento pessoal, existem outras ferramentas úteis que agilizam processos e ajudam na organização da empresa. Então se quiser saber mais, continue lendo este artigo que vamos entrar nesse assunto agora.

Tecnologia facilita a rotina do departamento pessoal

Eu quero te fazer uma pergunta, não aquelas clichês como: “você lembra como era sua vida antes da internet?”, pois eu sei que você se lembra.

Mas você lembra como era a sua rotina de trabalho antes dos avanços da tecnologia? Preencher fichas à mão, passar fax, carregar disquetes ou até mesmo ir até o banco e enfrentar filas para realizar depósitos.

Se a tecnologia facilitou a nossa vida pessoal, com certeza ela melhorou a vida profissional também. Estamos tão inseridos dentro da tecnologia que não conseguimos pensar em como ela melhorou, pois parece que sempre existiu.

Mas nem sempre tivemos e-mails tão rápidos ou até mesmo aplicativos de vídeo-conferências para reuniões.

Especificamente no departamento pessoal, podemos dizer que a tecnologia trouxe aproximação do colaborador com a empresa através das novas ferramentas. Vou explicar melhor.

Principais ferramentas online deixam DP mais produtivo

Eu sei que toda empresa ama planilhas, mas nem tudo pode ser resolvido com elas, não é mesmo?

Por isso novas ferramentas surgiram no mercado para fazer o trabalho de uma planilha, podendo até substituí-las e melhorar muito alguns processos.

Agora eu vou citar para você as ferramentas principais e se você ainda não utiliza alguma delas, pode adotar.

Google Drive

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Nós conhecemos muito bem o Google, mas você conhece o Google Drive?

Sabe aquele arquivo que você precisou e estava no computador de um amigo num dia em que ele precisou faltar no trabalho? Ou aquela vez em que você precisou comprar um pendrive para fazer a cópia de um arquivo, pois não confiava em salvar apenas na sua máquina?

É justamente para isso que o Drive serve, ele funciona como uma nuvem onde você pode armazenar diversos arquivos e organizá-los da forma que faz mais sentido.

A nuvem é como se fosse aquela gaveta de pastas cheias de fichas que temos dos colaboradores e que um dia deixará de existir. Você pode estar achando que é impossível isso acontecer, mas lembre-se que as coisas evoluem com muita rapidez e que há dois anos atrás não existia uma série de aplicativos que são de uso cotidiano atualmente.

Além do mais, armazenar tudo na nuvem permite que você compartilhe pastas e arquivos com outras pessoas e tudo fica mais organizado e centralizado, evitando que os arquivos fiquem perdidos no computador de uma única pessoa.

Sem contar que isso também poupa uma grande memória dos nossos computadores.

Slack

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Se você nunca ouviu falar do Slack, saiba que é uma ferramenta bastante utilizada por diversas empresas, principalmente as mais modernas.

O  Slack  é um canal de comunicação que possibilita a criação de canais internos para divulgação de mensagens e até mesmo transferência de arquivos. É como se fosse um chat empresarial.

O bom de utilizar esse software é que poupa a equipe de trocar e-mails de assuntos mais simples ou até mesmo ficar enviando o mesmo e-mail para diversos colaboradores. Além disso, conta com uma dinâmica mais rápida e descontraída para comunicação interna.

Trello

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Se o que você quer é organização na sua equipe, pode contar com a ajuda do Trello.

Com ele é mais fácil organizar as tarefas, saber quem está responsável por elas e como anda a produção, isso evita que o mesmo trabalho seja executado por mais de um funcionário. Você também consegue compartilhar essa ferramenta com mais de uma pessoa e organizar projetos por etapas e com prioridades.

ContaAzul

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O ContaAzul é um software que agiliza processos financeiros. A ferramenta ajuda a  controlar o fluxo de caixa, as contas a pagar e a receber, além de ter integração com contas bancárias e emitir relatórios.

Ele também faz com que você não precise mais escanear documentos fiscais para enviar ao seu contador, tornando a vida do DP com certeza mais fácil.

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PontoTel

De todos os sistemas que eu citei, esse é o que com certeza pode ajudar bastante o departamento pessoal.

O PontoTel é um sistema de ponto eletrônico online que permite o acompanhamento da jornada dos trabalhadores em tempo real. Ele oferece registro, tratamento e gestão de ponto da forma mais simplificada e eficiente para seu negócio.

Esse sistema está de acordo com a legislação e seguir todas as normas da Portaria 373, portanto você pode utilizar sem preocupação.

E como isso pode facilitar a rotina do seu DP?

O que eu quero dizer é que utilizando esse sistema, todo o ciclo de controle de jornada é feito em um único lugar. O seu funcionário bate o ponto e o registro já é inserido instantaneamente na folha de ponto dele.

E ainda tem mais: você vai ver como esse sistema pode ajudar na rotina do seu departamento pessoal.

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Como o controle de ponto facilita a rotina do departamento pessoal

Como eu disse no começo desse texto, os dias de fechamento geralmente deixam o setor de DP mais atarefado, pois conferir todas as folhas de ponto, exportar arquivos, ver o saldo de horas extras, conferir as faltas e os atestados gera um grande fluxo de tarefas que devem ser concluídas em pouco tempo.

Mas se a sua empresa tiver um controle de ponto inteligente, todas essas informações estarão na mão com agilidade e rapidez.

O sistema da PontoTel acaba com as barreiras da gestão de ponto, uma vez que você pode acompanhar a jornada dos colaboradores através de um painel de acompanhamento em tempo real.

Todas as informações são organizadas e apresentam dados e gráficos com todas as informações que você precisa para seguir com o fechamento. E tem mais: dentro do próprio sistema você consegue fazer os apontamentos e as correções de ponto quando necessário e ainda pode exportar essas informações com os relatórios disponíveis.

Ter tudo isso em poucos cliques torna a vida do seu DP muito melhor, além de reduzir bastante o estresse da equipe.

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Conclusão

Se você não era um adepto da tecnologia nos processos empresariais, espero que tenha conseguido te convencer que modernizando sua empresa você só tem a ganhar.

Nesse texto vimos como  a tecnologia pode facilitar a rotina do departamento pessoal, quais são as principais ferramentas e quais são as funções do DP.

Um funcionário do DP deve estar sempre atento às novidades do mercado e uma das tarefas mais importantes é acompanhar as mudanças na legislação e as melhorias dos processos.

Então se você quer estar por dentro da reforma trabalhista e outras novidades, fique de olho no nosso blog. PS.: Se alguma das informações dadas sobre o sistema da PontoTel te interessou, marque já uma demonstração!

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