Por muito tempo as empresas sofreram com burocracias, precisando se dirigir até órgãos públicos para resolver as questões trabalhistas dos seus colaboradores. Hoje, graças ao eSocial, muitos processos foram desburocratizados, e, utilizando esse sistema, os negócios se tornaram muito mais transparentes e organizados.

A plataforma online do eSocial já funciona há alguns anos, e graças a ela, cerca de 15 obrigações de área trabalhista para empresas, além de outras questões relacionadas a pessoas jurídicas e físicas foram unificadas, facilitando a entrega de documentações ao Governo Federal.

O que algumas pessoas não sabem é que o uso do eSocial não é opcional para muitos segmentos, e é fundamental estar por dentro de todo o cronograma de exigências da plataforma.

Por esse motivo, neste conteúdo, foram reunidas as principais informações sobre o eSocial, aqui você aprenderá: 

• O que é eSocial?
• Quais obrigações legais foram substituídas pelo eSocial?
• Quem deve aderir ao eSocial?
• O que são os eventos do eSocial?
• Como foram divididos os grupos do eSocial?
• O cronograma do eSocial já terminou?
• Como funcionam as multas do eSocial?
• Quais foram as vantagens do eSocial?
• Como está o eSocial atualmente?
• eSocial na prática: como aderir

Aproveite o aprendizado e boa leitura!

O que é eSocial?

O eSocial é definido como um Sistema de Escrituração Digital. Esse software foi criado pelo Governo Federal no ano de 2014, visando reunir em uma única plataforma todas as informações dos colaboradores, desde as previdenciárias até as tributárias, fiscais e trabalhistas. 

Antes do eSocial existir, todas as informações eram enviadas ao governo por meio de diferentes formulários ou sistemas específicos, fornecidos pelas entidades responsáveis, como a Secretaria da Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Por que esse programa surgiu?

A criação do eSocial teve como principal objetivo desburocratizar e unificar o envio de informações por parte de empresas, a respeito de seus colaboradores, facilitando assim o recolhimento de impostos e contribuições referentes a previdência, folha de pagamento, comunicações de acidentes de trabalho, aviso prévio, FGTS, dentre outras.

Além disso, esse sistema modernizou e agilizou diversos processos burocráticos, dando mais agilidade ao sistema público, que passou a solucionar muitas questões trabalhistas de maneira totalmente digital.

Quando o eSocial entrou em vigor?

O eSocial foi criado a partir do Decreto nº 8.373/2014, mas só vigorou oficialmente no ano de 2015.

Segundo o artigo 2º do decreto em questão, definiu-se que:

“O eSocial é o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo ambiente nacional composto por:

I – escrituração digital, contendo informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;

II – aplicação para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e

III – repositório nacional, contendo o armazenamento da escrituração.”

Ainda sobre a implementação, a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial, publicada em agosto de 2016, explicou que a implantação da plataforma que se realizou em duas etapas:

• A primeira englobou a obrigatoriedade da utilização do eSocial para os empregadores e contribuintes com faturamento superior a R$78 milhões;

• Na segunda etapa, desde julho de 2018, o uso da plataforma eSocial se tornou obrigatório para todos os empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual do negócio.

Quais obrigações legais foram substituídas pelo eSocial?

Na prática, boa parte das documentações que antes eram registradas em papel, ou em outras plataformas do governo e de outras instituições federais, passaram a ser enviadas exclusivamente pelo eSocial.

Gradativamente, 15 obrigações acessórias legais foram, ou estão sendo substituídas pelo eSocial, sendo elas:

• GFIP: o Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• CAGED: o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados que controla as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
• RAIS: a Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE: Entendido por Livro de Registro de Empregados;
• CAT: a Comunicação de Acidente de Trabalho mudará a sua forma de entrega, que acontecerá exclusivamente pelo eSocial;
• CD: a Comunicação de Dispensa — que será substituída pelo evento S-2299 do eSocial.
• CTPS: as informações encontradas na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão substituídas pelos eventos S-2200, S-2205, S-2206 e S-2299 do eSocial; 
• PPP: o Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF: a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte. 
• DCTF: as informações na Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, referentes à área trabalhista, serão substituídas pelas informações contidas no evento S-1299 do eSocial; 
• Quadro Horário de Trabalho: as informações que hoje compõem o quadro com as descritas jornadas de trabalho também serão registradas no eSocial;  
• MANAD: o Manual Normativo de Arquivos Digitais, que, ao invés de solicitar, a fiscalização só precisará acessar o novo software; 
• Folha de pagamento: a substituição da folha de pagamento — isso não significa que o empregador está dispensado da elaboração do holerite, mas sim que a forma de envio ao Ministério do Trabalho e Emprego será alterada; 
• GRF e GRRF: a Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) fazem parte do processo de substituição; 
• GPS: A Guia da Previdência Social será substituída por uma DARF gerada pela DCTF Web, a partir do momento da substituição da SEFIP, ou seja, seguindo o cronograma da substituição da GFIP.

Vale ressaltar que a alteração de cada obrigação possui uma dinâmica diferente, ou seja, algumas já estão sendo alteradas e outras ainda não possuem data prevista para a substituição total. Existem alguns casos que exigem a divulgação de uma instrução normativa para a modificação ser oficializada.

Quem deve aderir ao eSocial?

Como já citamos anteriormente, a utilização do eSocial é obrigatória para todas as empresas que faturam mais de R$ 78 milhões, e, gradualmente, esse sistema também está se tornando obrigatório para outros tamanhos de negócios.

Espera-se que em breve todas as empresas, desde as que seguem o modelo Simples Nacional, até os MEIs, também utilizem o eSocial para realizar suas ações e registros junto ao governo.

O que são os eventos do eSocial?

Os eventos do eSocial se referem a uma programação estabelecida pela Receita Federal,  que deve ser acompanhada e realizada por todas as empresas.

Existem três tipos de eventos do eSocial, e cada um deles conta com a sua especificidade, por isso, é muito importante estar atento à sequência correta da programação, para que as entregas de informações ocorram da melhor maneira possível.

Conheça a seguir cada um dos eventos do eSocial. 

Evento de tabelas

O primeiro evento do eSocial que as empresas devem considerar, é o evento de tabela. Nesse evento os empregadores precisam encaminhar informações básicas iniciais, requisitadas pelos órgãos públicos.

Os dados enviados no evento de tabela servem para identificar empregadores e contribuintes, e, a partir dessas informações, são otimizados cadastros futuros das empresas.

Os eventos de tabelas são:

• Informações do empregador, contribuinte e órgão público;
• Tabela de estabelecimentos, obras ou unidades de órgão público;
• Tabela de rubricas;
• Tabela de lotações tributárias;
• Tabela de processos administrativos e judiciais.

Segundo o manual do projeto, esses e outros itens são necessários para verificação da veracidade dos eventos que virão a seguir.

Eventos periódicos

Os eventos periódicos são previamente definidos. Eles servem para apurar as informações geradas para a previdência. 

Essa etapa auxilia a Receita Federal a analisar a integridade das contribuições relacionadas à Previdência Social, e tornam os cálculos mais precisos e com menor propensão a erros. 

Os eventos periódicos são:

• Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
• Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social;
• Benefícios previdenciários — entre públicos;
• Pagamento de rendimentos do trabalho;
• Comercialização da produção rural pessoa física;
• Contratação de trabalhadores avulsos não portuários;
• Informações complementares aos eventos periódicos;
• Reabertura e fechamento dos eventos periódicos.

Eventos não periódicos

Como o próprio nome já sinaliza, os eventos não periódicos não possuem datas exatas para ocorrer, isso porque, esse tipo de evento costuma se relacionar com ocorrências de relacionamento entre um negócio, órgãos públicos e colaboradores de empresas.

Os eventos não periódicos são imprevisíveis, e podem ter ligação com o reconhecimento de direitos trabalhistas, o cumprimento de deveres entre empresas e empregados, e outras questões que podem variar entre assuntos previdenciários, trabalhistas ou fiscais.

Os eventos não periódicos são:

• Registro preliminar de trabalhador;
• Cadastramento inicial do vínculo e admissão de trabalhador;
• Alteração de dados cadastrais do trabalhador;
• Alteração do contrato de trabalho e relação estatutária;
• Comunicação de acidente de trabalho;
• Monitoramento da saúde do trabalhador;
• Afastamento temporário;
• Cessão e exercício em outro órgão;
• Condições ambientais do trabalho; 
• Reintegração;
• Desligamento;

• Início de trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário;
• Alteração contratual de trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário;
• Término sem vínculo de emprego/estatutário;
• Cadastro de beneficiário — entre públicos — início, alteração e término;
• Reativação de benefícios — entre públicos;
• Exclusão de eventos.

Como esses eventos foram divididos?

Cada evento é dividido em quatro fases, sendo elas: 

• 1ª Fase: eventos de tabelas; 
• 2ª Fase: voltada para os Eventos não periódicos;
• 3ª Fase: eventos periódicos;
• 4ª Fase: eventos SST.

Como foram divididos os grupos do eSocial?

O cronograma para a implementação do eSocial é separado por grupos, que possuem características específicas para adentrar ao tipo selecionado, seja para diferenciar o segmento ou a entidade empresarial. 

Estar a par dessa classificação é um passo muito importante para que a sua organização saiba como usar a plataforma. Confira a seguir cada um desses grupos.

Grupo 1

As empresas pertencentes ao grupo 1 são todas aquelas que geraram um faturamento acima de R$78 milhões, no ano de 2016 (fase inicial da implementação do eSocial). Estas entidades são aquelas integrantes do grupo dois do Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.863/2018.

Grupo 2

O grupo 2 possui a semelhança do faturamento como referência, mas nesse caso serão considerados as empresas que tiveram valores igualmente ou inferiores a R$78 milhões, também no ano de 2016.

Além disso, a Portaria Conjunta SEPRT / RFB Nº 71 descreve que também fazem parte desse grupo as empresas que não são optantes pelo regime do Simples Nacional:

“a) as optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional) de que trata o art. 12 da Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, que constem nessa situação no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) em 1º de julho de 2018; e

b) as que fizeram opção pelo Simples Nacional no momento de sua constituição, se posterior à data mencionada na alínea “a”;”

Grupo 3

O critério para o grupo 3 engloba grande parte das empresas. Aqui estão classificadas todas as entidades empresariais e pessoas jurídicas que eram optantes do regime tributário do Simples Nacional, em julho de 2018.

Além disso, também fazem parte desse grupo todos os empregadores de pessoa física (exceto doméstico), e o produtor rural. 

Grupo 4

Fazem parte do grupo 4 todos os órgãos de administração pública e as organizações internacionais que atuam como entes públicos em esfera federal. 

O cronograma do eSocial já terminou?

Não. Atualmente, o cronograma do eSocial já contempla os grupos 1, 2 e 3, que estão na fase final da inclusão de suas informações na plataforma. 

Já o grupo número 4 iniciará a 3ª fase do processo de inclusão de informações a partir do dia 22/08/2022. Após essa data, torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento também do grupo 4 pelo eSocial.

Como funcionam as multas do eSocial?

O eSocial é uma plataforma que possibilita maior efetividade da fiscalização de questões burocráticas que as empresas devem seguir. O sistema por si só não gera multas, mas auxilia que os órgãos fiscalizadores identifiquem erros ou atrasos nas documentações dos negócios.

Empresas que não estão atentas ao calendário do eSocial, e não seguem seus principais deveres como empregadores, acabam sofrendo penalidades, tendo de arcar com infrações previstas nas Normas Regulamentadoras. Dentre penalidades mais graves e recorrentes, podemos citar:

1. Falta de informações ao admitir um trabalhador: toda empresa ao admitir um novo colaborador deve comunicar essa contratação no prazo de até 1 dia antes do início da prestação do serviço, através do eSocial. Caso esse prazo não seja cumprido, a multa pode variar de R$402,53 a até R$805,06 por trabalhador não notificado.
2. Omissão do Atestado de Saúde Ocupacional: as empresas possuem a obrigação de enviar periodicamente ao eSocial, um Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) dos colaboradores, visando o bem-estar de cada um dos profissionais. Quando isso não acontece, penalidades de R$ 402,53 e R$ 4.025,33 podem ser geradas. 
3. Não relatar acidentes de trabalho: quando ocorre um acidente no ambiente de trabalho, é necessário transmitir uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT). O prazo para envio é até o primeiro dia útil após a ocorrência e as multas do eSocial pela falta desse documento variam entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição. 

Esses são apenas alguns dos motivos que podem gerar punições quando as empresas não respeitam o calendário do eSocial, e deixam de cumprir com prazos de entregas de documentações obrigatórias. 

Quais foram as vantagens do eSocial?

Funcionando de maneira simplificada, o eSocial surgiu visando otimizar o tempo e os custos de setores que antes precisavam lidar com 15 diferentes obrigações exigidas pelo governo. 

Ao invés de se perder em formulários e diversas guias de documentação, os empreendedores brasileiros contam com a facilidade de uma plataforma unificada que permite maior organização dos processos diários.

E as desvantagens?

Toda mudança exige um processo de adaptação por parte dos envolvidos, e quando isso não acontece, o negócio pode sofrer impactos.

O eSocial é uma plataforma que facilita a entrega de documentações, mas, que também pode gerar dúvidas sobre prazos, ou a forma correta de realizar ações obrigatórias, afinal, trata-se de uma ferramenta que agrupa várias obrigações.

É essencial que as empresas tenham a noção exata de todos os pormenores, necessidades e prazos, a fim de evitar punições para seus negócios.

Como está o eSocial atualmente?

No ano de 2021, surgiram muitas dúvidas a respeito da continuidade do uso do eSocial, isso porque, alguns rumores davam a entender que a plataforma deixaria de ser utilizada. 

No entanto, ao invés de deixar de existir, o eSocial ganhou uma nova versão, ainda mais simplificada, no intuito de ampliar o uso da ferramenta e facilitar o processo de preenchimento de dados das empresas no sistema unificado.

Confira mais detalhes de como funciona a nova versão do eSocial a seguir.

eSocial simplificado

O eSocial simplificado é a versão mais moderna dessa plataforma, desenvolvida para tornar o uso da ferramenta ainda mais fácil do que a versão anterior.

Essa nova versão é focada em desburocratizar os processos cadastrais do sistema, proporcionando mais agilidade e transparência ao fornecimento de informações trabalhistas e empresariais, e proporcionando inúmeras mudanças, como:

• Redução do número de eventos;
• Diminuição do número de campos do layout, inclusive pela exclusão de informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados (ex: FAP);
• Ampla flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações (ex.: alteração das regras de fechamento da folha de pagamento — pendências geram alertas e não erros);
• Facilitação da prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de FGTS;
• Utilização de CPF como identificação única do trabalhador, excluindo assim o campo onde era exigido o NIS;
• Simplificação da forma de declaração de remunerações e pagamentos.

O modo simplificado do eSocial auxilia, principalmente, os grupos 1, 2 e 3, isso porque, a nova ferramenta diminuiu o volume de informações exigidas, e integrou bancos de dados que agilizam no preenchimento de informações padrões de pessoas, como o CPF.

eSocial na prática: como aderir

Se você faz parte do grupo que deve aderir ao eSocial, e possui dúvidas sobre como funciona o acesso ou envio de informações nessa plataforma, saiba que utilizar o eSocial é bem fácil. Confira algumas orientações que podem te auxiliar nesse processo. 

Acesso

As empresas e o empregador Pessoa Física podem acessar o eSocial por meio do login do Gov.br, um serviço online de identificação e autenticação digital do cidadão, que permite acesso a diversos serviços públicos e documentações digitais.

Outra forma de usar a plataforma do eSocial é por meio do código de acesso, CPF e senha, que devem ser cadastrados previamente para acessos posteriores ao sistema.

Cadastro

Para obter um primeiro acesso ao sistema, é necessário realizar um cadastro. 

Ao acessar a plataforma do eSocial, você será direcionado para a aba que solicita algumas informações do empregador, onde é preciso informar o seu CPF, data de nascimento e caracteres de verificação.

Após isso, basta dar continuidade no processo e preencher todas as etapas necessárias até o login oficial ser concretizado. Além disso, você pode incluir informações complementares, selecionando a opção no lado superior direito da tela. 

Envio de arquivos

XML é o nome do formato do documento que as empresas devem enviar a cada evento do eSocial. Isso ocorre porque o sistema possui uma padronização a ser seguida e descarta os documentos que não seguem essas especificações.

Existem programas no qual você preenche as informações e, ao fim do desenvolvimento, ele converte o arquivo para a forma exigida, o XML, pronto para ser entregue ao eSocial.

Conclusão

Ao longo desse conteúdo foi possível entender que o eSocial é uma plataforma que surgiu no intuito de beneficiar os empreendedores e empresas na gestão de documentações exigidas por órgãos públicos e fiscalizadores.

Aqui, explicamos um pouco sobre as 15 obrigações que o eSocial substituiu, e também demonstramos a importância das empresas acompanharem de perto todas as mudanças nas regras de entrega de documentações ao Governo Federal, a fim de evitar multas e punições ao descumprir normas importantes. 

O eSocial é uma ferramenta de fácil acesso e entendimento, que qualquer empreendedor pode usar para manter seu negócio sempre dentro das regras, mas, o ideal é contar com um profissional que tenha conhecimento aprofundado sobre o uso dessa plataforma, a fim de evitar problemas para a empresa.

Deu para entender um pouco sobre como o eSocial funciona? Caso queira se manter sempre atualizado sobre os principais assuntos do ramo empresarial, assine a newsletter do blog da Pontotel.