Saiba como funciona a carteira de trabalho digital e como acessar a sua

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Uma das grandes mudanças que nossa legislação sofreu este ano e que impactou diretamente o mundo corporativo foi a MP da Liberdade Econômica, sancionada em setembro deste ano.

Ela foi criada com o objetivo de desburocratizar alguns processos e trazer maior liberdade nas atividades econômicas, e dentre suas propostas, uma das mais populares é a criação da carteira de trabalho digital.

Seu objetivo é ajudar não só os funcionários, que agora podem ter todas as suas experiências trabalhistas de forma muito mais organizada e prática, mas também as próprias organizações, que agora conseguem administrar esse documento de forma mais otimizada.

Apesar do aplicativo existir desde 2017, o fato dessa lei ter sido sancionada há pouco tempo ainda faz com que muitos não saibam como acessar a sua carteira digital, ou como ela funciona. 

Eu já ouvi diversas dúvidas como: o que eu faço com minha carteira de trabalho física? Ela deixará de existir? Como eu coloco as informações nesse aplicativo? Tenho que realizar um cadastro?

Eu sei que parece confuso, mas não se preocupe, pois ao final deste texto você saberá exatamente como funciona a carteira de trabalho digital e como acessar a sua. Mas antes de começarmos, confira os tópicos que irei abordar:

Vamos começar.

O que é a carteira de trabalho

A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) foi criada em 1932, e seu objetivo é documentar e comprovar o contrato de trabalho, assim como o tempo de serviço do trabalhador para fins trabalhistas e previdenciários, e garantir que o funcionário receba seus benefícios previstos pela CLT.

É um documento obrigatório de ser preenchido para qualquer emprego celetista, mesmo para serviços temporários ou terceirizados, e é nele que a contratante deve anotar informações como admissão; remuneração; a função que o colaborador irá exercer; férias; e a jornada de trabalho por exemplo.

Quando ela existia somente em papel, a empresa era obrigada a preencher todas essas informações e devolver o documento ao funcionário em até 48 horas. E vale ressaltar que todos esses dados devem ser preenchidos com o maior cuidado, pois qualquer erro pode trazer diversas consequências.

O que diz a legislação

As normas da carteira de trabalho estão previstas no art. 29 da CLT, e aqui já cito uma grande mudança que esse documento sofreu com a nova Lei da Liberdade Econômica: ela estabeleceu um novo prazo de cinco dias úteis para que a empresa preencha as informações necessárias. Confira o artigo na íntegra:

Art. 29 - O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

§ 2º - As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão feitas: 

a) na data-base; 

b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador; 

c) no caso de rescisão contratual; ou 

d) necessidade de comprovação perante a Previdência Social.

Além disso, o § 8 deste artigo ainda estabelece que, apesar do prazo de devolvimento de 5 dias, o trabalhador ainda deve ter acesso à todas as informações da sua CTPS no prazo de 48 horas a partir de sua anotação.

Mas antes de continuar explicando as diferenças que esse documento sofreu com sua digitalização, você sabe porque essa mudança aconteceu?

Porque a carteira de trabalho virou digital? Lei da Liberdade Econômica

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Como eu disse acima, a MP da Liberdade Econômica foi criada com o objetivo de desburocratizar alguns processos e trazer mais liberdade para empreender no país. Para isso, ela alterou alguns pontos muito importantes como horário de funcionamento das empresas; aprovação tácita; registro de ponto; eSocial e claro, a carteira de trabalho.

Alguns dos problemas mais comuns que as pessoas enfrentavam com a carteira de trabalho impressa era que, muitas vezes, elas tinham que solicitar uma segunda via do documento quando não havia mais espaço para registros, além de perderem o documento. E foi por isso que surgiu a proposta da carteira digital. 

Com ela, os funcionários poderão ter em mãos de forma muito mais rápida e organizada todas as informações de suas experiências profissionais, assim como também irá facilitar o trabalho das contratantes. Eu vou comentar melhor sobre os benefícios dessa mudança daqui a pouco.

Antes disso, preciso responder uma grande dúvida sobre esse assunto.

A carteira de papel deixa de valer?

A resposta é não! A carteira digital funciona como uma extensão da física.

Mas eu não poderei ver todo o meu histórico profissional no aplicativo?

Em teoria, sim. Mas o documento impresso ainda continua sendo extremamente importante como forma de comprovar suas experiências anteriores, já que o sistema pode apresentar falhas na coleta de dados. Por isso, o governo recomenda guardar sua carteira de trabalho impressa.

Além disso, se o funcionário for contratado por uma empresa que não usa o eSocial, ele ainda vai precisar da versão de papel da carteira. Vamos entender melhor sobre a relação do eSocial com a carteira de trabalho mais para frente. A seguir, quero falar as novas regras impostas por esse documento.

Quais são as novas regras?

Além das regras propostas pela MP, a carteira digital também é disciplinada pela Portaria nº 1.065 da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia. Ou seja, essa portaria também estabeleceu algumas normas para o funcionamento desse documento.

A primeira delas é que segundo a Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, toda pessoa que já tenha um CPF já possui uma Carteira de Trabalho Digital, e para acessá-la, é necessário habilitar o documento por meio de um passo a passo que eu explicar daqui a pouco.

Uma vez habilitada, todo colaborador pode acompanhar as informações contidas em sua carteira digital por meio deste site

Outra mudança significativa foi em relação ao CAGED. O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados reúne informações sobre todas as admissões e demissões feitas pelas empresas no regime da CLT, e é a partir dele que é possível saber a situação do mercado de trabalho de mão de obra formal no Brasil.

Toda vez que uma empresa admite ou demite um funcionário, dessa forma, ela deve enviar esses dados ao CAGED, e esse processo sofreu algumas modificações com a carteira digital.

Isso porque a carteira de trabalho impressa continha 8 números, enquanto que a CTPS digital é identificada pelo CPF do trabalhador, que contém 9 números. Por isso, em outubro deste ano, o portal do CAGED informou o passo a passo de como as empresas devem declarar essas informações. 

Com essa mudança, o número da CTPS deve ser informado da seguinte forma:

  • Número da carteira de trabalho: informar os 7 primeiros dígitos do CPF do funcionário;
  • Série da carteira de trabalho: informar os 4 últimos dígitos do CPF do colaborador;
  • UF da carteira de trabalho: informar a Unidade de Federação do trabalhador ou da empresa.

Por fim, a última regra está relacionada ao eSocial, que vou falar melhor a seguir.

O que muda para as empresas na hora da contratação?

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O eSocial é um projeto do Governo Federal que pretende simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em um único lugar. Ou seja, é uma plataforma que reúne todas as informações que são enviadas por meio do CAGED, RAIS, GFIP e DIRF. 

Ele foi criado em 2014, e apesar de ter sido de uso opcional no começo, com o passar dos anos ele foi se tornando gradativamente obrigatório. Mas qual a relação dele com a carteira de trabalho?

Simples: as empresas que já usam o eSocial não precisarão mais fazer anotações na carteira impressa nem mesmo preencher a carteira digital. Isso porque as informações lançadas no sistema do eSocial migrarão automaticamente para a carteira digital.

É um processo mais simples, mas ainda é importante se atentar à esse passo a passo:

Ao contratar um funcionário, a empresa deve lançar seus dados no evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador) do eSocial antes que ele comece a trabalhar.

Caso você ainda não tenha todas essas informações, outra opção é enviar o evento S-2190 (Admissão Preliminar), que possui informações simplificadas, para depois completar o cadastro no S-2200.

E se minha empresa ainda não aderiu ao eSocial?

Nesse caso, será necessário preencher a carteira de trabalho impressa, por isso eu mencionei acima que você deve guardar seu documento, pois ele pode ser necessário em situações como essa.

E para os colaboradores?

Como todas as informações serão inseridas automaticamente, ao ser contratado, o colaborador só deve informar o número de seu CPF para que a empresa consiga cadastrar seus dados no aplicativo.

Mas vale relembrar que é necessário habilitar seu cadastro na plataforma, que eu vou explicar o passo a passo a seguir.

Como acessar a carteira de trabalho digital

Para acessar a sua carteira digital, o primeiro passo é habilitá-la. Confira como fazer esse processo:

Primeiro, clique neste link e acesse o site do Ministério da Economia, para acessar a página de cadastramento, e clique no botão azul Quero me cadastrar. Em seguida, existem duas formas de continuar:

A primeira é que, caso você já tenha um cadastro no acesso.gov.br, Sine Fácil ou no Meu INSS, basta clicar em "Já tenho cadastro", informar o CPF, clicar em próxima, continuar e digitar sua senha.

Agora, caso não tenha esse cadastro, você será direcionado para um formulário para preencher com dados como seu CPF, nome completo, telefone e e-mail. Após preencher, clique em Não sou um robô, depois em Eu aceito os termos de uso, e por fim em Continuar.

E pronto! Ao finalizar, você já será direcionado à uma página que contém diversas abas como Informações Pessoais e Carteira de Trabalho Digital. Na primeira você encontrará todos os seus dados pessoais, e no segundo, as últimas anotações de seu emprego atual, como férias e alteração de salário, e todos os outros contratos de trabalho formais com as ocupações, salários e períodos de trabalho.

Por fim, para acessar a sua carteira digital, entre no site do acesso.gov.br e informe seus dados pessoais (CPF, nome, data de nascimento, nome da mãe, estado de nascimento).

Em seguida, você será direcionado para um questionário, e deverá responder algumas perguntas sobre sua trajetória profissional. Ao terminar, você receberá uma senha temporária que precisará ser trocada no primeiro acesso.

Esse processo também pode ser feito diretamente pelo aplicativo, que pode ser baixado por celulares com sistema operacional Android e iOS.

Quais os benefícios da carteira de trabalho digital?

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A carteira de trabalho é um documento extremamente importante para todo colaborador, pois comprova os vínculos empregatícios que teve, seu tempo de serviço e garante que o funcionário receba seus direitos trabalhistas estabelecidos pela CLT.

Sua digitalização foi proposta justamente para facilitar ainda mais a vida do colaborador e da própria empresa, e apesar de ter sido aprovada há pouco tempo, já é possível perceber os inúmeros benefícios que ela traz.

O primeiro deles é que ela possibilita que o trabalhador acesse as suas informações de maneira rápida e fácil sempre que for necessário. E essa praticidade também é vista para aqueles que irão solicitar o documento pela primeira vez. Em qualquer caso, esse documento é emitido muito mais rápido.

Esse processo pode ser feito diretamente pelo aplicativo, o que ajuda a diminuir o tempo gasto em agências de atendimento, e gera uma maior otimização.

Além disso, o fato do aplicativo ser integrado com diversos órgãos do Governo Federal (CAGED, Pis e eSocial) diminui o risco de fraudes devido a concessões irregulares de benefícios trabalhistas, e ajuda a identificar com maior facilidade inconsistências e informações falsas.

Por fim, a carteira de trabalho digital também traz mais segurança, já que suas informações trabalhistas serão atualizadas constantemente e de forma rápida, e por evitar que o colaborador corra o risco de perder o documento como acontecia quando ele era só impresso. Dessa forma, esse documento se torna mais acessível à população.

Conclusão

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Os avanços tecnológicos permitiram o surgimento de diversos sistemas e plataformas que otimizam a rotina das empresas e facilitam o desenvolvimento de diversas atividades, assim como aconteceu com o surgimento da carteira de trabalho digital.

Ela traz benefícios tanto para os colaboradores quanto para as empresas. Com ela, você terá mais economia, acessibilidade, sustentabilidade, desburocratização e praticidade.

Por isso, lembre-se do passo a passo que expliquei para acessar a sua! Se você gostou deste texto, compartilhe nas redes sociais, estamos sempre postando artigos completos sobre administração de empresas, legislação de RH!

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