A carteira de trabalho é o documento mais importante na vida do trabalhador, reunindo todo seu histórico profissional. Buscando facilitar o acesso a este documento, em 2019 foi criada a carteira de trabalho digital, beneficiando empresas e trabalhadores.
A carteira de trabalho digital foi lançada para otimizar a gestão de informações e atualização de dados por parte da empresa e facilitar o acesso por parte do trabalhador. Ela substituiu o modelo físico e tradicional, que era passível de erros humanos ou extravio.
Segundo dados do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), a carteira de trabalho digital já ultrapassou 2 bilhões de acessos desde sua criação. Além disso, nos três primeiros meses de 2024 foram mais de 185 milhões de acessos, sendo serviço do governo federal mais utilizado.
Conhecendo a importância da carteira de trabalho, é fundamental entender quais impactos na rotina empresarial o modelo digital trouxe para a empresa e para os trabalhadores. Por isso, este artigo tratará dos seguintes tópicos em torno do assunto:
- Histórico e evolução da carteira de trabalho
- O que mudou com a versão digital?
- Como funciona a carteira de trabalho digital?
- Quais são as vantagens da carteira de trabalho digital?
- Como acessar a CTPS digital?
- Dúvidas frequentes sobre a carteira de trabalho digital
Quer saber mais sobre o tema e conhecer as facilidades da CTPS digital? É só seguir acompanhando este conteúdo. Boa leitura!
Histórico e evolução da carteira de trabalho
Apesar de muitos acreditarem que a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) surgiu a partir da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em 1932, esse nome foi dado apenas em 1969, com o Decreto-Lei n.º 926.
Em 1932, ela se chamava carteira profissional. A mudança de nome teve como finalidade a modernização do documento, que passou a reunir todos os registros de trabalho do empregado, tornando-se o documento oficial da vida do trabalhador.
Em 2017, houve o lançamento da carteira de trabalho digital, mas que ainda não valia como alternativa ao documento físico, que era obrigatório na rotina do trabalhador.
A possibilidade de utilizar a carteira de trabalho digital de forma oficial, em substituição à carteira de trabalho física, passou a valer em 2019, a partir da Lei da Liberdade Econômica. Diz o art. 14 desta lei:
“Art. 14. A CTPS será emitida pelo Ministério da Economia preferencialmente em meio eletrônico.
Parágrafo único. Excepcionalmente, a CTPS poderá ser emitida em meio físico, desde que:
I – nas unidades descentralizadas do Ministério da Economia que forem habilitadas para a emissão;
II – mediante convênio, por órgãos federais, estaduais e municipais da administração direta ou indireta;
III – mediante convênio com serviços notariais e de registro, sem custos para a administração, garantidas as condições de segurança das informações.”
O que mudou com a versão digital?
A principal mudança com o surgimento da carteira digital de trabalho é que todo o armazenamento de dados e acesso às informações é realizado eletronicamente.
Ou seja, não é mais necessário que a empresa ou o empregador possuam o modelo físico da carteira assinada para registros ou consultas. O meio físico só poderá ser utilizado se o empregador não for obrigado a usar o eSocial.
Além disso, as anotações, antes manuais, agora são realizadas pela empresa diretamente no portal do governo, com dados integrados ao documento de forma rápida e eficaz, sem erros e automaticamente.
Entre as principais mudanças que a versão da carteira de trabalho digital trouxe, estão:
- Atualização de dados em tempo real: todas as informações inseridas pela empresa no eSocial são automaticamente integradas à carteira de trabalho digital;
- Acesso ao documento online, via portal ou aplicativo: o acesso ao histórico profissional é feito de forma virtual, pelo site gov.br ou aplicativo do documento;
- Registros trabalhistas ágeis, por meio do eSocial: toda atualização no eSocial se integra à carteira de trabalho digital, agilizando o processo de inserção de dados em admissões, rescisões e atualizações contratuais;
- Redução das burocracias, com a gestão de dados online: por meio de um documento online, as burocracias com atualizações manuais são eliminadas e a gestão de documentos físicos é agilizada;
- Maior segurança de armazenamento, com proteção antifraude: o documento digital elimina as chances de extravio e até de fraudes na inserção de dados.
A analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora Lara Avelino destaca a importância da evolução e automatização dos processos de RH, como a implementação de facilidades como a carteira de trabalho digital:
“Eu acho que já passou da época em que falávamos sobre a tecnologia como uma ameaça, não é mesmo? Infelizmente, ainda vejo muitos amigos do RH receosos em relação à tecnologia tirar nossas oportunidades. Na verdade, eu vejo a tecnologia como uma grande aliada, pois ela me ajuda muito a otimizar meus processos, seja através de testes de recrutamento, seleção e outros.”
Como funciona a carteira de trabalho digital?
A carteira de trabalho digital se baseia nas regras da Portaria n.º 1.065 e funciona como uma substituta da versão tradicional e física da CTPS. Seu acesso é realizado pelo site do governo ou por meio de aplicativo.
O funcionamento digital facilita a gestão de dados, uma vez que garante o acesso seguro e rápido às informações, seja por parte do empregado ou empregador.
Com essa modernização, a empresa precisa apenas inserir os dados dos seus funcionários no sistema eSocial, e automaticamente eles são compartilhados com a carteira de trabalho digital.
É importante ressaltar que os dados da carteira de trabalho servem de prova no caso de processos trabalhistas ou até cálculos para indenizações do trabalho, conforme previsto no art. 40 da CLT:
“Art. 40. A CTPS regularmente emitida e anotada servirá de prova:
I – Nos casos de dissídio na Justiça do Trabalho entre a empresa e o empregado por motivo de salário, férias ou tempo de serviço;
III – Para cálculo de indenização por acidente do trabalho ou moléstia profissional.”
Passo a passo para criar a carteira de trabalho digital
A carteira de trabalho digital surgiu justamente para facilitar o acesso às informações do histórico do trabalhador e os registros e atualizações por parte da empresa.
Com isso, a criação deste documento, em relação ao modelo tradicional, ficou mais simples, podendo ser feita de forma online. Existem duas formas para criar a carteira de trabalho digital: por meio do site do governo ou via aplicativo.
Via aplicativo
- Instale o app “Carteira de Trabalho Digital”, disponível para Android ou iOS;
- Abra o aplicativo no seu dispositivo móvel;
- Clique em entrar com o gov.br, caso já tenha o cadastro no sistema do governo;
- Digite o seu CPF e senha;
- Pronto! O acesso à carteira de trabalho digital será liberado automaticamente.
Caso não tenha cadastro no gov.br, basta criar um perfil com o CPF em mãos.
Via site do governo
- Acesse o site gov.br;
- Entre em “Obter a Carteira de Trabalho”;
- Clique no botão “Continuar” no canto direito da página para ser direcionado ao Portal Emprega Brasil;
- Clique em entrar com o gov.br;
- Digite seu CPF e senha do sistema do governo;
- Após o acesso, clique em “Carteira de Trabalho Digital”;
- Pronto! Seu acesso ao documento será liberado em seguida.
Quais são as vantagens da carteira de trabalho digital?
A carteira de trabalho digital conta com uma série de vantagens tanto para a empresa como para o trabalhador, eliminado burocracias que estavam relacionadas ao modelo físico e tradicional do documento.
Conheça, a seguir, algumas das principais vantagens para empresas e trabalhadores.
Para as empresas
Com a carteira de trabalho digital, a empresa reduz boa parte das burocracias relacionadas à contratação, às alterações contratuais e à demissão de funcionários, já que toda gestão é realizada de forma automatizada.
É possível destacar como principais vantagens da carteira de trabalho digital na rotina empresarial:
- Eliminação de documentos físicos: não é necessário arquivar documentos ou registros que comprovem a relação trabalhista vigente, pois tudo é guardado no ambiente online;
- Automatização de processos: com a integração de dados da carteira com sistemas como o eSocial em ambiente online, os processos são automatizados;
- Redução de custos: ao eliminar a necessidade de armazenamento de documentos físicos, a empresa, utilizando o ambiente online, economiza recursos e mantém uma logística mais simples;
- Menor chance de erros: muitas atividades em torno das atualizações da carteira de trabalho digital são automatizadas, reduzindo as chances de erros humanos nos processos;
- Gestão de dados e atualizações em tempo real: toda atualização feita no eSocial é repassada automaticamente para a carteira de trabalho digital, ou seja, as atualizações acontecem em tempo real, com uma gestão das informações mais transparente e organizada;
- Garante a adequação às leis trabalhistas: toda a gestão de dados da carteira de trabalho digital segue as regras trabalhistas, do armazenamento à atualização de dados do empregado, garantindo que a empresa siga as normas previstas na CLT.
Para os trabalhadores
A carteira de trabalho digital oferece também vantagens para os trabalhadores, que têm todo o seu histórico de trabalho em mãos de forma rápida e simples. Confira as principais vantagens para os profissionais:
- Consulta rápida das informações trabalhistas: o trabalhador pode acessar seu histórico trabalhista completo a qualquer momento, via web ou aplicativo;
- Informações protegidas: devido a uma série de medidas de proteção aos dados, o trabalhador, com a carteira de trabalho digital, está resguardado contra roubo, extravio ou perda do documento, situações que podem ocorrer com a versão física;
- Relação de trabalho segura: com a necessidade de integração com o eSocial, todos os dados inseridos neste sistema do governo, referentes ao histórico do trabalhador na empresa, são atualizados automaticamente na carteira de trabalho digital, garantindo segurança e transparência na relação trabalhista;
- Economia de tempo para atualizar os dados da carteira: com a versão digital, o colaborador não precisa ficar se deslocando para comparecer a empresa ou órgãos do governo para atualizar sua carteira de trabalho. Tudo é feito online;
- Sem risco de danos à carteira: o armazenamento digital evita os riscos de danos à carteira, como perda, rasuras ou erros de inserção de dados.
Como acessar a CTPS digital?
A CTPS digital deve ser acessada pelo site do governo ou pelo aplicativo voltado às informações do documento. O primeiro passo para acessá-la é habilitando-a. Confira o passo a passo:
- Baixe o app da carteira digital do trabalho ou acesse o serviço pelo gov.br;
- Utilize o CPF e a senha de acesso do portal gov.br.
- Agora é só conferir as informações a respeito dos seus contratos de trabalho e todo seu histórico profissional.
Como visualizar informações e atualizações
Tanto o portal como o aplicativo da carteira de trabalho digital reúnem todas as informações e atualizações relacionadas ao histórico profissional do trabalhador. A visualização destas informações se dá pela área de interesse, ou seja, o que o colaborador busca.
Na carteira de trabalho digital, é possível encontrar informações completas sobre admissão, rescisão, férias, benefícios, atualizações de cargos, consulta ao saldo do FGTS, entre outros.
Dúvidas frequentes sobre a carteira de trabalho digital
O funcionamento da carteira de trabalho digital ainda traz uma série de dúvidas para os trabalhadores, como quais as informações contidas nela ou se ela substitui a versão física. Confira respostas para as principais questões a seguir.
A CTPS digital substitui a física?
Sim! A carteira de trabalho digital é uma versão atualizada da antiga carteira de trabalho tradicional e física. Ou seja, ela moderniza o antigo modelo e o substitui.
Como consultar o saldo do FGTS pela CTPS digital?
Para consultar o saldo do FGTS na carteira de trabalho digital, o trabalhador deve seguir alguns passos:
- Acessar o site da carteira de trabalho digital ou o aplicativo;
- Fazer o login;
- Ir até o menu e procurar por FGTS;
- Encontrar a opção consulta;
- Pronto! O portal redirecionará para a página com as informações e o saldo do FGTS.
É possível tirar a segunda via da CTPS digital?
Todo cidadão com CPF tem direito a acessar a carteira de trabalho digital por meio do aplicativo do documento ou site do governo. Dessa forma, quem perdeu a carteira de trabalho física pode acessar a segunda via do documento em formato digital.
A quais informações eu tenho acesso através da CTPS digital?
A carteira de trabalho digital reúne todo o histórico do trabalhador. Estão contidas no documento informações como: registros de férias, alterações de cargo e salário, datas de admissão, informações de rescisão, se houver, períodos de trabalho, entre outras.
Como assinar a CTPS digital?
A carteira de trabalho tradicional exigia que o empregador levasse o documento físico à empresa para que ela fizesse todas as anotações necessárias para sua admissão, demissão ou qualquer tipo de alteração de salário ou cargo.
Entretanto, com o surgimento da carteira de trabalho digital, esse processo, antes considerado burocrático, foi totalmente atualizado e modernizado. A partir deste documento, o trabalhador não precisa mais se preocupar em levá-lo à empresa.
Afinal, agora, todos os dados a serem inseridos no histórico profissional do trabalhador são realizados pela empresa de forma online, assim como a assinatura da carteira. Para isso, basta apenas que o colaborador informe seu CPF à empresa, que fará as atualizações pelo eSocial.
Em relação às anotações na carteira, diz o art. 29 da CLT que:
“Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.
§ 6º A comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo.
§ 7º Os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da CTPS em meio digital equivalem às anotações a que se refere esta Lei.
§ 8º O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação.”
Como corrigir informações incorretas da minha carteira digital?
O trabalhador pode corrigir dados básicos do seu perfil na carteira de trabalho digital, como nome, e-mail, telefone e foto.
Porém, informações incorretas a respeito do histórico do trabalhador, como dados de admissão, demissão, atualizações de cargos e outros, precisam ser realizadas pela empresa que efetuou o registro incorreto, direto no eSocial.
Conclusão
A carteira de trabalho digital é considerada um avanço na desburocratização de processos em torno das relações trabalhistas, oferecendo maior transparência e agilidade às rotinas do departamento pessoal.
Com esse documento em modelo digital, tanto a empresa como o trabalhador saíram ganhando, podendo usufruir muitos benefícios.
Enquanto a empresa eliminou processos físicos relacionados à atualização da carteira, o trabalhador agora pode acessar os seus dados a qualquer momento, tendo informações seguras e precisas do seu histórico profissional.
Dessa forma, é possível dizer que a carteira de trabalho digital agilizou a rotina de inserção e atualização de dados trabalhistas dentro do RH, podendo este setor abrir mão de uma burocracia passível de erros para se dedicar a atividades mais estratégicas.
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