As anotações na carteira de trabalho são essenciais para garantir a legalidade na relação de trabalho estabelecida entre as empresas e os empregados. Por isso, saber exatamente quais informações devem ser registradas no documento é parte fundamental do trabalho do Departamento Pessoal (DP) e da equipe de Recursos Humanos (RH).

Essas anotações detalham o que está sendo acordado entre as partes e quais são os direitos e deveres do trabalhador a cada nova contratação. Porém, é importante atentar-se às informações que não podem constar na carteira de trabalho.

Para esclarecer todos os detalhes sobre o tema, este artigo irá explicar o que são as anotações na carteira de trabalho, para que elas servem e quais são as principais dúvidas sobre o assunto. Os tópicos discutidos serão:

• O que são as anotações na carteira de trabalho?
• Anotações na carteira de trabalho: quais são as principais?
• O que não precisa ser anotado na carteira de trabalho?
• Outras dúvidas sobre anotações na carteira de trabalho

Quer saber mais? Então, continue a leitura!

O que são as anotações na carteira de trabalho?

As anotações na carteira de trabalho, que também podem ser chamadas de registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), têm o objetivo de documentar o histórico laboral de cada trabalhador e comprovar o vínculo empregatício com as empresas. 

A carteira de trabalho é um documento que contém todas as informações sobre a trajetória de um profissional que atua no regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Desde 2019, por meio da Portaria n.º 1.065, a carteira passou a ser emitida de forma digital. Porém, a versão física ainda existe e pode ser utilizada pelos empregadores.

As informações devem ser registradas pelo empregador tanto na versão física da carteira quanto na digital. Esses dados servem, principalmente, para auxiliar no cálculo de direitos dos trabalhadores, como a contribuição previdenciária, o seguro-desemprego e outros benefícios. 

As anotações ainda são uma forma de assegurar a segurança jurídica das relações de trabalho, evitando possíveis problemas com a justiça trabalhista. 

O registro protege não apenas os profissionais, mas também os empregadores que conseguem comprovar que sempre cumpriram com suas obrigações durante o contrato de trabalho. 

Fazer anotações na carteira de trabalho é obrigatório?

Sim. Fazer anotações gerais na carteira de trabalho é obrigação de todos os empregadores, de instituições públicas e privadas. Essas informações na CTPS, assim como o contrato de trabalho, são uma prova de relação estabelecida entre trabalhador e empregador. 

Sendo assim, seja qual for o formato da carteira do profissional — física ou digital — os contratantes precisam ficar atentos a quais informações devem ser registradas, a fim de evitar eventuais problemas com a justiça trabalhista. 

Essas anotações, além de garantirem uma relação de trabalho transparente, também são um histórico da carreira profissional de cada trabalhador para comprovação de experiências anteriores. 

Anotações na carteira de trabalho: quais são as principais?

Como visto até aqui, a anotação na carteira de trabalho é obrigatória, mas quais são os dados que devem ser registrados pelos empregadores? De maneira geral, as informações são relacionadas ao acordo firmado entre o trabalhador e a empresa contratante. As principais são: 

Cargo ou função

É obrigatório que na carteira de trabalho profissional esteja anotado qual será o cargo ou a função exercida por determinado trabalhador. Essa informação assegura que tanto a empresa quanto o empregado entendam seus direitos e deveres, ou seja, qual será o serviço prestado por aquele profissional.

Além disso, algumas categorias possuem piso salarial predefinido em leis ou convenções coletivas. Sendo assim, ao ser registrado com cargo ou função específicos, alguns trabalhadores não podem ter salário inferior ao estabelecido por essas determinações. 

Tipo de contrato de trabalho

Além do cargo do colaborador, é importante que o responsável pelas anotações na carteira de trabalho também inclua qual é o tipo de contrato assinado entre as partes, a fim de garantir transparência sobre a natureza da relação empregatícia. 

Portanto, deve ser registrado no documento qual foi o tipo escolhido em cada nova contratação, pois essa informação também exerce impacto nos cálculos de benefícios, assim como também determina alguns deveres do trabalhador. 

Os principais tipos de contrato de trabalho são:

• Por tempo determinado, ou seja, quando tem dia para começar e terminar determinados antecipadamente;
• Por tempo indeterminado, quando não há uma data fixa para terminar;
• Contrato temporário, que tem duração máxima de 180 dias, renovável por mais 90 dias;
• Contrato eventual, quando o profissional autônomo presta serviços específicos e pontuais, sem carteira assinada;
• Contrato de estágio, quando um profissional em processo de formação é contratado por uma empresa com fins de aprendizado.

Em alguns casos, não é obrigatório o registro em carteira assinada, como os contratos eventuais e de estágio, ficando a critério da empresa anotar ou não a relação de trabalho na carteira profissional do trabalhador. 

Data de admissão

Outra informação importante e mandatória é a data de admissão daquele trabalhador, ou seja, o dia que se inicia a relação de trabalho entre as partes. Esse registro é importante, especialmente, para a realização dos cálculos dos benefícios e direitos relacionados ao tempo de trabalho, por exemplo, as férias. 

Antigamente, essas anotações deveriam ser realizadas até 48 horas após a contratação de um novo funcionário. Agora, de acordo com a Lei n.º 13.874, de 20 de setembro de 2019, os empregadores têm até 5 dias úteis após o início da relação de trabalho para realizar as anotações na CTPS. 

Porém, é importante destacar que, mesmo se o registro for realizado depois que o trabalhador já estiver atuando, a data na carteira assinada deve ser a do primeiro dia de trabalho. 

O empregador deve se certificar de que a informação está correta e, se for a carteira física, escrita de maneira legível, pois qualquer dado que apresente inconsistência pode gerar futuros problemas com a justiça trabalhista. 

Remuneração

Nas anotações na carteira de trabalho, também deve constar qual é a remuneração do trabalhador. Em alguns casos, o novo colaborador pode receber por hora ou ter uma remuneração fixa por mês. 

Seja qual for o caso, a informação deve ser registrada na carteira de trabalho também no início da relação entre empregado e empregador. A remuneração anotada na CTPS é a garantia do trabalhador de qual será sua recompensa financeira pelo tempo despendido para o empregador. 

Além disso, sempre que houver uma alteração neste valor, seja por promoção ou reajustes como o dissídio salarial, o registro na CTPS deve ser atualizado, assim como anotações de ganhos extras como horas extras, comissões e bônus. 

É essencial que além da mudança no valor da remuneração também sejam registrados quais foram a data e o motivo dessa alteração.

Junto da data de início de trabalho, a remuneração é uma das mais importantes anotações, pois também impacta diretamente os cálculos de direitos e benefícios do trabalhador. 

Horário de trabalho

Outra informação obrigatória nas anotações da carteira profissional de trabalho é o horário de trabalho do colaborador. Existem alguns formatos de escala de trabalho, e o tipo escolhido para cada profissional deve ser registrado na CTPS.

Sendo assim, o departamento pessoal deve anotar qual será o horário e a jornada de trabalho, por exemplo, 8 horas por dia, escala 12×36, entre outras. 

Esses dados são essenciais para entender os cálculos de remuneração do colaborador, especialmente quando o trabalhador recebe por hora de trabalho. 

Data de saída (em caso de demissão)

Sempre que houver o rompimento de um contrato de trabalho, seja por parte do colaborador ou do empregador, a anotação na carteira de trabalho deve ser atualizada. A informação é importante para registrar o momento em que a relação de trabalho chega ao fim, protegendo a empresa e o trabalhador. 

Também é essencial para garantir que os cálculos dos direitos do trabalhador sejam realizados corretamente, por exemplo, em uma demissão sem justa causa, quando o profissional pode receber multa e sacar o seu Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). 

Férias

Todo profissional com carteira assinada tem direito a férias remuneradas proporcionais ao seu tempo de trabalho. Logo, sempre que o colaborador for gozar das férias, o período deve ser registrado como uma anotação na carteira de trabalho. 

Incluir essas informações no documento assegura que o colaborador receba corretamente seu período de descanso e protege as empresas de processos trabalhistas e eventuais penalizações por descumprimento da legislação. 

Além dessas informações, outros dados também devem ser anotados na carteira de trabalho, como o número de identificação no PIS — Programa de Integração Social — ou PASEP — Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público. 

Outras ocorrências que precisam ser registradas pelo empregador são eventuais acidentes de trabalho ou desenvolvimento de doenças laborais. 

O que não precisa ser anotado na carteira de trabalho?

Existem muitos questionamentos sobre quais informações não devem ou não precisam ser anotadas na carteira de trabalho profissional, pois podem prejudicar a imagem do profissional e até ser configuradas como um ato ilícito por parte da empresa. 

Algumas informações sobre a conduta do colaborador, apesar de serem importantes para a análise do desempenho do profissional, não são passíveis de anotação na carteira de trabalho. Entre elas, estão os dados sobre:

• Atestados médicos;
• Demandas ou processos trabalhistas;
• Advertências;
• Motivo da demissão, mesmo se por justa causa. 

Algumas decisões do Tribunal Superior de Trabalho entendem que esses dados podem impactar negativamente a imagem do colaborador e dificultar o sucesso em contratações futuras.  

Outras dúvidas sobre anotações na carteira de trabalho

Como abordado anteriormente, é primordial que os profissionais do Departamento Pessoal e do Recursos Humanos responsáveis pelas anotações na carteira de trabalho não tenham dúvidas sobre quais informações devem estar registradas no documento.

Entretanto, mesmo sendo uma obrigação das empresas, ainda há muitas dúvidas sobre como fazer o preenchimento da CTPS corretamente. A seguir, alguns dos principais questionamentos sobre o tema serão elucidados:

Como anotar férias na carteira de trabalho?

Para anotar as férias dos colaboradores, é necessário registrar no campo “Anotações de Férias” pelo menos duas informações importantes, além da assinatura do responsável pelo registro:

• Período aquisitivo: refere-se ao período em que a pessoa trabalhou para ter direito às férias remuneradas. Segundo a CLT, o profissional precisa trabalhar um período de 12 meses para ter direito a 30 dias de férias remuneradas. Na anotação, portanto, estará anotado da seguinte forma: “Gozou férias relativas ao período de…”, que deve constar as datas de início e final do período trabalhado;
• Período de férias: deve ser anotado também o período de descanso, ou seja, quando o colaborador irá efetivamente gozar das férias. 

É importante lembrar que a legislação brasileira permite que os 30 dias de descanso remunerado sejam divididos em até três períodos e, caso o colaborador opte por esse formato, cada um dos momentos de férias devem ser anotados na carteira.

Como anotar o abono pecuniário na carteira de trabalho?

A legislação trabalhista brasileira também permite que os colaboradores vendam para o empregador 10 dias de férias, chamado de abono pecuniário. Desta forma, quando essa for a opção do profissional, essa informação também deve constar na carteira de trabalho.

No mesmo campo de “Anotações de Férias”, o responsável deve escrever as datas em que o colaborador descansou os 20 dias e acrescentar a informação de que 10 dias foram referentes ao abono pecuniário. 

Conclusão

As anotações na carteira de trabalho, portanto, são essenciais para a manutenção de uma relação de trabalho justa e transparente. Além disso, elas também são uma determinação da justiça trabalhista brasileira e um direito do trabalhador. 

A carteira de trabalho profissional é um documento que todos os trabalhadores brasileiros com contrato no regime CLT devem possuir, e é obrigação dos empregadores fazerem o preenchimento e a atualização das informações a cada nova contratação. 

A anotação na CTPS tem o objetivo de fazer o registro dos dados referentes ao contrato de trabalho firmado, a fim de facilitar e garantir que os cálculos dos direitos trabalhistas sejam realizados corretamente. 

Por fim, as anotações na carteira de trabalho também oferecem um histórico da carreira profissional de cada trabalhador, servindo como comprovante das suas experiências de trabalho.

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