Saiba como fazer uma boa gestão de benefícios na sua empresa!

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A gestão de benefícios é uma das rotinas mais importantes do setor de Recursos Humanos de uma empresa. Uma vez que os benefícios contribuem para a motivação dos funcionários, seu bem-estar e para a retenção de talentos.

Cuidar para que eles estejam sempre em ordem é uma das preocupações desse setor, já que a concessão dos benefícios também representa custos na folha de pagamento

Por isso, muitas companhias têm buscado alternativas e melhores práticas para essa gestão. 

Se você está buscando mais sobre esse assunto, está no lugar certo. Neste conteúdo falaremos com detalhes sobre a gestão de benefícios e ainda traremos uma planilha gratuita e exclusiva para auxiliar a sua empresa. 

Confira os principais assuntos deste post:

Vamos começar!

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O que é gestão de benefícios?

A gestão de benefícios consiste em organizar todos os benefícios oferecidos pela empresa aos funcionários. A fim de prever custos, evitar gastos desnecessários e organizar o calendário de pagamentos. 

Ela é de extrema importância pois, quando bem feita garante a satisfação dos funcionários e como dissemos acima, evita o desperdício de recursos da organização.

Como a gestão de benefícios impacta a cultura de uma empresa?

Sempre que falamos sobre gestão de benefícios e cultura organizacional, devemos entender que as duas estão relacionadas. E, quando a gestão é bem feita, ela só traz vantagens para a cultura daquela empresa. 

Quando uma empresa oferece benefícios aos funcionários, ela se torna bem vista por seus colaboradores, e até mesmo bastante atrativa para futuros talentos. Mostrando que possui uma cultura de valorização ao profissional e se importa em oferecer benefícios para além da remuneração mensal. 

Entretanto, é importante ressaltar que apenas ofertar benefícios não constrói uma boa cultura por si só. Também é preciso que eles sejam condizentes com o posicionamento da companhia, com as práticas do dia a dia e a forma com que a empresa trata os seus colaboradores.

Então, podemos dizer que na construção de uma boa cultura os benefícios são um importante aliado. Mas, além disso, precisam estar em conjunto com as práticas diárias.

Ao longo deste texto falamos sobre algumas das vantagens que a gestão de benefícios pode trazer para sua empresa e colaboradores. Agora separei mais 4 vantagens dessa gestão, duas do ponto de vista dos funcionários e duas do ponto de vista da empresa. 

Acompanhe!

Quais as vantagens da gestão de benefícios?

As maiores vantagens da gestão de benefícios são: 

  • Aumento da motivação e engajamento dos colaboradores;
  • Melhora na qualidade de vida;
  • Valorização da empresa;
  • Diminuição das taxas de absenteísmo e turnover.

Aumento da motivação e engajamento dos colaboradores

Um quadro de colaboradores produtivos é o sonho de toda empresa. Com o passar dos anos as companhias perceberam que apenas “ter um emprego” não é motivo o suficiente para a produtividade de um funcionário. 

Para isso, a empresa deve buscar a satisfação do colaborador e as vantagens oferecidas. Os benefícios são um dos fatores que trazem mais satisfação. 

Quando a empresa oferece algum benefício para o colaborador, eles se sentem mais motivados a desempenhar o seu papel dentro da organização, a fim de buscar essa recompensa. 

Logo, eles desenvolvem uma motivação a mais para manter o emprego e se engajam com a organização. 

Melhora na qualidade de vida

Diversos benefícios promovem uma melhora na qualidade de vida dos funcionários, e não estamos falando somente do plano de saúde. 

Um benefício de acesso a atividades físicas, por exemplo, pode motivar os colaboradores a cuidarem melhor de sua saúde e do seu corpo fazendo diversas atividades. Isso leva também a um aumento de sua qualidade de vida e prevenção de diversas doenças. 

Mas não somente isso, um vale alimentação faz com que o colaborador tenha um valor destinado a compra de alimentos para sua casa. Assim, ele consegue separar esse gasto do seu salário, o que acaba promovendo uma melhora na qualidade de vida. Já que, com esse custo separado, o funcionário pode investir o dinheiro em outras áreas da vida. 

O vale cultura é outro bom exemplo, com ele o funcionário pode ter acesso a entretenimento e cultura em suas horas vagas o que, de novo, acaba promovendo mais qualidade de vida, já que a cultura e o entretenimento fazem muito bem a saúde mental

Então, seja qual for o benefício ele sempre terá um retorno de melhora da qualidade de vida do funcionário. 

Valorização da empresa

Nos últimos anos muitas empresas têm buscado aperfeiçoar o seu valor para os funcionários, a fim de conquistar neles o sentimento de que estão em um bom lugar para se trabalhar. 

Os benefícios possuem um papel importante nessa missão de valorização da empresa. Quando os funcionários sentem que existe uma troca além da remuneração, eles valorizam muito mais o empregador. Em consequência avaliam essa empresa como um bom local. 

Diminuição das taxas de absenteísmo e turnover

Por fim, a valorização da empresa e o aumento da motivação, acaba fazendo com que os índices de absenteísmo e turnover diminuam. Isso porque uma boa gestão de benefícios é um grande fator de retenção de talentos, pois diminui a rotatividade de funcionários na empresa. 

Consequentemente, colaboradores mais felizes com seu emprego faltam menos, possuem menos atrasos e são mais produtivos. Dessa maneira, ajudam a diminuir os índices de absenteísmo.

Viu só, com uma boa gestão de benefícios tanto o colaborador quanto a empresa só tem a ganhar.  

Quais os principais benefícios oferecidos pelas empresas?

Os principais benefícios oferecidos hoje em dia variam entre os que são obrigatórios pela legislação e outros mais comuns. No campo dos benefícios obrigatórios podemos considerar: vale transporte, férias e até mesmo o décimo terceiro

Agora, os mais comuns e não obrigatórios são: vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde e plano odontológico. 

Existem benefícios sem custo?

Sim, muitas empresas deixam de oferecer até mesmo os benefícios mais comuns, por falta de orçamento. Entretanto, o que elas não sabem é que existem outros benefícios que podem ser oferecidos a todos os colaboradores sem comprometer o orçamento. 

Eles estão relacionados a flexibilidade no trabalho. Muitas pesquisas apontam que a possibilidade de ter um emprego flexível é um fator atrativo para muitos profissionais. Então é um caminho interessante para sua empresa apostar. 

Alguns deles são: 

  • Day-off 
  • Diminuição da jornada
  • Happy hour
  • Home office

Day-off 

O day-off nada mais é do que um dia de folga. Ele pode ser ofertado aos funcionários no dia de seu aniversário ou até mesmo uma vez por mês. Esse com certeza é um dos benefícios que os seus colaboradores vão adorar, imagina um dia de folga além do descanso semanal

Para isso, basta que sua empresa organize com antecedência as ausências para que a produção não seja afetada. 

Diminuição da jornada

A diminuição da jornada também é um benefício que a sua empresa pode oferecer aos funcionários em dias de baixa demanda. 

Um bom exemplo são as empresas que possuem operação de sábado. Geralmente esses dias  costumam ter um ritmo mais lento, por isso, pode ser um benefício sair uma hora mais cedo. Ou até mesmo na sexta-feira, ao invés de fazer o expediente até as 18h30 a sua empresa poderia encerrar às 18h.

Tudo irá depender da demanda da sua equipe, mas esse benefício com certeza poderia ser apreciado por todos. 

Happy Hour 

Toda sexta-feira diversos colaboradores possuem o hábito de sair do trabalho e ir para um happy hour. Esse é um momento de descontração e geralmente acontece próximo ao local de trabalho. 

E se a sua empresa oferecesse o próprio happy hour com buffet e bebida para os colaboradores?

Com certeza eles irão gostar de poder confraternizar com os colegas do trabalho, e a sua organização só irá se beneficiar. Isso pois, essa ação trará mais entrosamento entre as equipes e, consequentemente, melhora na relação dos colaboradores. 

Além disso, eles se sentirão importantes e orgulhosos de fazer parte de uma empresa que pensa até nos momentos de diversão. 

Home office

O home office ou teletrabalho foi uma das práticas que mais cresceram neste ano por conta da pandemia da covid-19. Mas, em um cenário sem a pandemia, ele pode ser um grande benefício para os seus colaboradores. 

A oferta de poder dividir o trabalho entre dias no escritório e dias em casa, com certeza será algo bastante animador para os seus funcionários e contará como um dos benefícios oferecidos pela sua empresa. 

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Como montar um plano de benefícios?

Podemos dividir um plano de benefícios em diversas etapas, que vão depender da sua empresa, questões como tamanho do quadro de funcionários, familiaridade com a gestão de benefícios e também quais serão oferecidos. 

Eu separei quatro etapas um pouco mais simples para te dar um exemplo. São elas: Definição de orçamento, pesquisa com funcionários, busca por empresas de benefícios e comunicação interna. 

Definição de orçamento

O primeiro passo para montar um plano de benefícios na sua empresa é fazer um provisionamento de gastos e definição de orçamento. Sabendo o quanto se pode investir em benefícios e quais serão os custos, fica mais fácil de escolher quais a sua empresa pode oferecer.

A definição de orçamento é bastante valiosa para que a sua empresa consiga sustentar o programa de benefícios. Uma vez ofertados os benefícios, eles não podem ser retirados posteriormente por falta de recursos. Se isso acontecer fará justamente o contrário da motivação e trará muita insatisfação 

Pesquisa com funcionários

O segundo passo é conhecer as necessidades dos seus funcionários e descobrir quais benefícios são mais atrativos para eles. Isso porque, fatores como idade e quantos dependentes o funcionário possui interferem na preferência do benefício.

Para um colaborador com filhos, uma assistência médica pode ser muito mais bem vista do que um vale-cultura e vice-versa. 

Para descobrir quais benefícios seriam mais atrativos, você pode realizar uma pesquisa interna. Mas lembre-se de colocar nessa pesquisa apenas aqueles benefícios que cabem no orçamento da sua empresa. 

 Busca por empresas de benefícios

Depois de definir um orçamento e quais benefícios sua empresa pode ofertar, você deve buscar por empresas de benefícios, avaliar quais possuem as melhores propostas e custos para sua empresa.

Comunicação interna

Ṕor fim, é só espalhar a novidade aos funcionários por meio da comunicação interna e criar documentos claros que mostram quando os benefícios serão disponibilizados, quais os procedimentos e que respondam qualquer dúvidas que os funcionários possam ter. 

Depois de criar o plano e colocá-lo em prática, chegou a hora da sua empresa fazer a gestão desses benefícios. 

Como fazer a gestão de benefícios corporativos?

Uma das coisas que a sua empresa não pode fazer é deixar os benefícios sem nenhum controle. A sua equipe de gestão de benefícios deve saber exatamente quais os dias de pagamento, e assim cuidar para que eles sejam sempre ofertados nos dias corretos sem atrasos. 

Atrasar o benefício dos funcionários é uma das piores dores de cabeça do RH, isso porque sempre gera muitas reclamações e perguntas. Além disso, benefícios como o vale transporte, por exemplo, possuem datas para serem ofertados. 

Outro ponto importante para se atentar é relativo a frequência dos funcionários, os benefícios de vale-refeição costumam ser pagos nos dias em que o colaborador efetivamente trabalhou. Ou seja, em férias, feriados e no caso de faltas injustificadas esses benefícios costumam ser cortados.

Para ter o controle dessas alterações, você pode contar com o sistema da PontoTel, ele controla a jornada dos funcionários e extrai um relatório onde são computados os dias que foram pagos os benefícios e os funcionários não utilizaram. Dessa forma, a empresa pode descontá-los no período seguinte. 

Além disso, o sistema de ponto pode fazer uma previsão dos dias trabalhados para contagem correta de VR e VT, já descontando os feriados, folgas e férias. Então, se na sua empresa o VR é pago por dia, os meses que terminam em 31 terão um valor a mais devendo ser pago aos funcionários. 

Se quiser saber com mais detalhes como funciona o sistema PontoTel e como ele otimiza a contagem de benefícios agende uma demonstração agora mesmo

Quais as melhores ferramentas para gestão de benefícios?

Agora além do PontoTel você deve contar com alguma ferramenta para gerenciar os benefícios. Ou seja, aquela que organizará os valores, os dias em que eles serão depositados e todos os dados dos colaboradores. 

Hoje em dia a sua empresa pode contar com duas ferramentas, os sistemas de gestão de benefícios e as planilhas. 

Sistemas

 A vantagem dos sistemas é que a sua gestão é mais fácil. Eles possuem um processo automatizado dos benefícios, provisionando os gastos, lembrando os dias de pagamento e até mesmo facilitando a baixa ou inserção de novos funcionários. 

Planilhas 

As planilhas também são ótimas aliadas da gestão de benefícios. A PontoTel criou uma planilha exclusiva para o seu time de RH. Ela pode ser usada no Excel ou no Google Planilhas e pode ser personalizada de acordo com a necessidade da sua empresa. 

Nessa planilha você encontrará uma provisão de custos da folha de pagamento de acordo com o colaborador, os benefícios ofertados e muito mais. 

Baixe agora mesmo!

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Conclusão 

Chegamos ao final desse texto, e aqui nós vimos tudo sobre a gestão de benefícios. 

Você aprendeu sobre as vantagens de uma boa gestão de benefícios, quais deles costumam ser ofertados pelas empresas e como montar um bom plano para deixar os colaboradores sempre motivados e satisfeitos.

Não se esqueça que ter controle da frequência é essencial para uma boa gestão de benefícios. Para isso, conte com o sistema PontoTel!

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