Qual é a melhor forma de controlar a frequência dos colaboradores? Um relógio de ponto antigo ou um sistema de ponto moderno?

Essa dúvida voltou a pairar a cabeça de muitos empreendedores brasileiros, após o controle de ponto voltar a ter evidência nos noticiários após a Lei da Liberdade Econômica e a Portaria 671. 

As mudanças propostas pela medida provisória impactam diretamente no controle de jornada, o que faz as empresas se perguntarem: Afinal, ter ou não ter um sistema na empresa? 

É importante salientar que empresas que não gerenciam as jornadas de trabalho dos funcionários acabam se envolvendo em diversos problemas organizacionais, que vão desde problemas com absenteísmo até mesmo problemas trabalhistas.

Entretanto, um sistema de ponto não é apenas para evitar problemas, ele traz uma série de benefícios para aquelas que aprenderam que esse tipo de sistema é um grande aliado para uma gestão mais estratégica e uma relação mais transparente com os colaboradores. Isso sem falar na economia e redução nos processos de RH.    

Quer saber como essas empresas conseguem isso? Fique de olho nas próximas linhas, pois, neste texto, você vai conferir os tipos de controle de ponto e como escolher o melhor para sua empresa. 

Esses são os tópicos que abordados ao longo do texto: 

• O que é e para que serve a folha de ponto?
• Como funciona o sistema de ponto eletrônico?
• O que diz a legislação?
• O que é a Lei da Liberdade Econômica?
• Como escolher um Sistema de ponto?
• Histórico do registro de ponto com o passar dos anos;
• Diferença entre Sistema de Ponto Moderno x Tradicional;
• Qual sistema de ponto é ideal para a sua empresa?

O que é e para que serve a folha de ponto?

A folha de ponto é um documento em que os funcionários de uma empresa registram os seus horários de trabalho, ela serve para que a organização possa ter um controle da frequência de seus colaboradores. O horário que eles entraram, saíram ou se houveram horas extras, todas essas informações são fáceis de se encontrar quando se tem uma folha de ponto. 

É importante lembrar também que a folha de ponto interfere diretamente na folha de pagamento do colaborador. Dependendo da política da empresa, as horas excedentes podem ser convertidas ao pagamento de horas extras, ou os atrasos e faltas podem ser convertidos em descontos em folha. 

Agora, existem diversas formas de folha de ponto. Apesar do nome, essa folha não precisa ser necessariamente física, ela pode ser eletrônica, como é o caso de muitas empresas que possuem um relógio de ponto para captar os horários de seus colaboradores. 

Como funciona o sistema de ponto eletrônico?

O sistema de ponto eletrônico nada mais é do que um meio de captar as informações da jornada dos colaboradores. Os funcionários registram diariamente no aparelho seus horários de entrada, pausa de almoço e saída, sem a necessidade de anotar ou carimbar como é feito na folha de ponto manual ou folha de ponto mecânica. 

O sistema de ponto eletrônico surgiu pela necessidade de algo mais funcional para controle de jornada. 

Não são poucos os relatos de fraude e divergências de quem utiliza um controle manual, e o eletrônico diminui bastante a chance de erros, rasuras, fraudes e tudo fica mais seguro e bem organizado. 

Existem diversos tipos de sistema de ponto. Eles começaram a se modernizar a partir do relógio de ponto mecânico que substituiu a folha de ponto manual, mas mesmo assim ele não era totalmente seguro. 

Isso só foi mudar com o surgimento do relógio de ponto eletrônico, aquele aparelho que fica na parede das empresas e que os colaboradores registram sua jornada através de um cartão de ponto, impressão digital ou senha.  

Com o avanço do tempo e da tecnologia, surgiram então os sistemas de ponto eletrônicos alternativos, a versão mais fácil e mais atual do controle de jornada, que revolucionou o controle de ponto como conhecíamos. 

O modelo alternativo pode capturar as informações da jornada dos colaboradores através de um aplicativo, que pode ser instalado em celulares, tablets ou computadores. Ele extinguiu a necessidade física do relógio de ponto. 

Mas não poderia ser diferente, já que as empresas estão cada vez mais flexíveis e a prática de home office em alta. 

De modo geral, todas as versões de sistema de ponto possuem o mesmo intuito: captar os horários dos colaboradores para que o Recursos Humanos ou Departamento Pessoal contabilize e transforme as informações em remuneração para o colaborador. 

Toda empresa possui um contrato de trabalho em que o colaborador precisa dedicar certa parte de tempo ao seu emprego em troca de receber uma quantia mensal. 

É por isso que muitas empresas não abrem mão de controlar o ponto, sem isso elas não conseguem saber com precisão se o que é acordado na relação empregatícia está sendo cumprido. 

Além disso, a prática de controlar o ponto está prevista na legislação. Continue lendo para ver como.

O que diz a legislação

De acordo com o artigo 58 da CLT, colaboradores em regime celetista devem ter uma jornada de trabalho de 8 horas por dia. Já em seu artigo 59, a CLT estabelece que essa jornada de 8 horas diárias pode ter um acréscimo de até 2 horas extras, mediante acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. 

Essas horas extras devem ser pagas ao colaborador com as porcentagens combinadas em acordo ou através do modelo de compensação de jornada ou banco de horas. 

No artigo 71, a CLT também expressa que todos os colaboradores com jornada acima de 6 horas diárias devem tirar no máximo duas horas de pausa durante seu dia de trabalho. 

Até aqui, tudo certo, essa é a base da legislação para entendermos como funciona a jornada de um colaborador celetista. 

Agora, em relação à obrigatoriedade do controle de ponto, antes da MP 881, estabelecimentos com mais de 10 funcionários eram obrigados a anotar os horários de entrada e saída dos colaboradores em meio manual, mecânico ou eletrônico. 

Mas com a Lei da Liberdade Econômica, essa obrigatoriedade teve algumas mudanças. Confira a seguir!

O que é a Lei da Liberdade Econômica?

A Lei n° 13.874 foi aprovada em setembro de 2019 e alterou alguns pontos da legislação trabalhista se tornando as modificações mais recentes das regras trabalhistas. 

Suas principais mudanças em relação ao controle de ponto são a possibilidade do ponto por exceção e a mudança na obrigatoriedade da anotação, passando de 10 funcionários para 20. Leia na íntegra:

“Art. 74. § 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

Obrigatoriedade da anotação do ponto

Como falado acima, antes da nova lei, o controle de ponto era obrigatório apenas para empresas que possuíssem em seu estabelecimento mais de 10 colaboradores. Agora, a legislação permite que as empresas comecem a anotar o ponto apenas quando seu quadro de funcionários tiver acima de 20 funcionários. 

Ponto por exceção

Essa modalidade de controle de ponto é feita da seguinte forma: os colaboradores só devem efetuar a marcação de ponto em ocasiões excepcionais, aquelas em que exista alguma variação de jornada, como é o caso das horas extras, dos atrasos, dias de atestados e até mesmo faltas. 

A discussão sobre o ponto por exceção não é de agora, isso já está sendo discutido há muito tempo. 

Algumas empresas consideravam o ponto por exceção uma maneira mais fácil de realizar o controle de ponto, já que os horários de entrada e saída eram pré-estabelecidos, e somente deveriam ser anotadas as variações de horário. Por outro lado, vários colaboradores não se sentiam seguros nesse tipo de anotação. 

A questão é que os dois lados estão certos, a anotação por exceção é sempre mais fácil, porém o risco de fraudes tanto da parte do colaborador quanto da parte da empresa é grande. 

Em 2014 por exemplo, a 8° turma do Tribunal Superior do Trabalho (TST) julgou que era inválida a decisão do Tribunal Regional do Trabalho da 12ª Região (SC), que não reconhecia a irregularidade na adoção do ponto por exceção de uma empresa local. Com a decisão do TST, o processo então precisaria ser revisto e nem as horas extras examinadas novamente. 

E esse não é o único caso envolvendo o ponto por exceção. Por um lado, ele pode facilitar o controle de jornada, mas por outro pode prejudicar a empresa, por isso ao adotar esse tipo de controle é preciso analisar todos os prós e contras.

Agora que foi falado sobre as alterações da legislação em relação ao controle de ponto, eu acredito que tenha ficado na sua cabeça a dúvida sobre adotar ou não um controle de ponto. Mas calma, vamos discutir melhor isso. 

Adotar ou não um sistema de ponto?

A mudança na legislação flexibiliza a utilização de um sistema de ponto. Todavia, antes de abrir mão do seu controle, a empresa deve ter em mente as seguintes questões: sem um controle, eu estarei protegido juridicamente? Haverá alguma redução de custos para minha empresa? 

Não ter problemas com a relação trabalhista é apenas um dos fatores que fazem os nossos clientes adotarem o sistema de ponto. Quando uma empresa faz o controle da jornada ela torna a relação de trabalho mais transparente, reduz erros de cálculo na folha de pagamento, controla melhor horas extras, banco de horas, atrasos e faltas. 

Só com um sistema de ponto você consegue ter indicadores de absenteísmo e produtividade, que permitem a melhor tomada de decisões e estratégias para sua empresa, então é uma coisa a se pensar. 

Agora se você optar pela adoção de um controle de ponto, que talvez seja a melhor escolha, antes você precisa saber também o que diz a legislação sobre sistemas de ponto. 

Legislação sobre Sistemas de Ponto

Como visto mais acima, antes o controle de ponto era feito de forma manual ou mecânica, mas com o avanço da tecnologia os registradores eletrônicos de ponto, ou melhor REP, chegaram ao mercado. 

Com ele se tornando mais popular, surgiu a necessidade de inserir regras para esse tipo de sistema e unificar regras já existentes. Assim, surgiu a portaria 671.

Com o avanço da tecnologia e dos modelos de trabalho, a portaria 671 foi criada a fim de abranger de forma mais completa as relações do registro de ponto, extinguindo as antigas portarias 1510 e 373. 

A portaria 671 traz mais clareza a respeito de diversas questões, são inúmeras mudanças, mas podemos citar algumas importantes, como a oficialização de três tipos de REP, sendo eles:

• REP-C: Registro de ponto convencional;
• REP-A: Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho;
• REP-P: Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.

Além disso, a nova portaria também trouxe a exigência do comprovante de registro de ponto, a extinção de arquivos ADFT e ACJEF e criação de um novo padrão AFD. Também houve a eliminação da necessidade de acordos coletivos para o uso de sistemas alternativos.

Essa portaria regula o uso desses equipamentos pelas empresas. Dentre essas normas é exigido que além do equipamento REP, a empresa tenha um Sistema de Registro Eletrônico de Ponto, que fará toda a parte da coleta das informações registradas no relógio. 

Como escolher um sistema de ponto?

A primeira coisa que você deve analisar quando for escolher um sistema de ponto é a praticidade dele. O sistema precisa auxiliar você e até mesmo automatizar tarefas, e não dificultá-las ainda mais. Se o sistema que você tem em vista não faz coisas simples de forma autônoma, é bom já descartá-lo da sua lista. 

Para te ajudar a escolher vou abordar alguns tópicos que devem estar presentes na hora da sua escolha:

• Custo-benefício 
• Carteira de clientes e Depoimentos
• Funcionalidades e benefícios
• Implantação / Suporte 
• Opinião do RH
• Segurança jurídica 

Vou te explicar melhor o que esses tópicos representam. 

Custo-benefício 

Ao fazer uma pesquisa no mercado de ponto, o que você olha primeiro? Algumas empresas se preocupam bastante com o preço, isso é totalmente compreensível. Mas nem sempre o sistema mais barato te traz um bom custo-benefício. 

Pensar no custo benefício é muito mais estratégico do que analisar somente o valor final. 

Por exemplo, um sistema X pode ser mais barato, porém, ele pode dar bastante trabalho e não atender as demandas da sua empresa. 

Sem contar que ele pode ter variações de custo, ou seja, o valor inicial pode ser barato mas no final das contas você pode pagar ainda mais caro financeiramente e até mesmo em dores de cabeça. 

Enquanto isso, o sistema Y pode ter tudo que você precisa em um único valor e não fazer variações de preços, e o melhor de tudo, ajudar a sua empresa com boas funcionalidades e ferramentas que facilitam todo o trabalho ao invés de trazer mais trabalho e dor de cabeça.

Nessa comparação, mesmo que o sistema Y tenha um custo diferente do X, ele ganha em custo benefício. Já ouviu aquela expressão “o barato que sai caro”? Então, é melhor se prevenir. 

Essa é a primeira coisa que você deve analisar ao escolher um sistema. 

Carteira de clientes e depoimentos

Toda vez que efetuar uma compra, a primeira coisa que você deve fazer é pesquisar essa empresa. Então na hora de escolher seu novo sistema de ponto, uma das alternativas é avaliar os clientes que eles atendem. 

Se uma grande empresa utiliza esse sistema, dificilmente ele será ruim. Pesquisar também quais são os cases de sucesso é uma boa ideia, para que você veja os feitos desse sistema e possa comparar com suas necessidades.

Funcionalidades e benefícios

A pergunta desse tópico é: quais funções esse sistema tem que poderão ser úteis para mim? Ou melhor, qual é o problema que eu quero resolver contratando esse sistema?

Se o seu problema é com a administração de banco de horas, não adianta comprar um sistema que apenas realize a marcação de ponto, isso não te ajudará em nada. 

E quais benefícios você pode ter contratando esse sistema? Você terá alguma redução de custo ou diminuirá o tempo gasto com processos operacionais?

Se a resposta for sim, então ao contratar esse sistema você terá benefícios. 

Implantação/suporte

Você já passou pela situação de comprar um produto, ser super bem atendido pelo vendedor e depois de finalizar a compra não ter nenhum suporte na sua instalação? 

Infelizmente, essa situação é comum entre consumidores. Por isso, a implantação do sistema é algo que você deve se certificar que terá depois da compra, e caso eles não ofereçam esse serviço, não vale a pena contratá-lo. 

O suporte também é algo importantíssimo, afinal, quem nunca perdeu tempo ligando para a companhia telefônica? Pois é, com o avanço da tecnologia as ferramentas de suporte e SAC melhoraram muito. 

Então, se na sua busca você encontrar um sistema que já forneça suporte virtual que você não precise se dar ao trabalho de ligar para ele. 

Opinião do RH

No final, quem fará a utilização do sistema de ponto? Geralmente o setor de Recursos Humanos. Por isso, é importante que quem for utilizar todos os recursos desse sistema participe da compra, afinal, eles sabem quais são as necessidades que o sistema precisará suprir. 

Segurança jurídica

Mais acima, você viu todas as exigências da legislação para o controle de ponto, a portarias 671 e também as regras para jornada dos colaboradores. O sistema que você planeja contratar segue essas regras? 

É importante que o vendedor que te atender toque nesses pontos para que você analise se o sistema é confiável e não te trará nenhum problema judicial posteriormente. 

Claro que essas são apenas algumas das características do sistema que você deve observar, mas se você as seguir as chances de errar na escolha do seu novo sistema de ponto são quase nulas.

Histórico do Registro de ponto com o passar dos anos

O relógio de ponto surgiu há muito tempo, mais ou menos em 1888. Naquela época era muito comum o trabalho em fábricas, e o objetivo do relógio assim como hoje em dia, era controlar a jornada de trabalho dos funcionários. 

Mas no Brasil, o registro de ponto começou a ser mais popular após a criação da CLT em 1943. Isso porque a legislação determinava regras para a jornada dos colaboradores, e as empresas precisavam controlar os horários para que não cometessem fraudes na relação de trabalho com seus colaboradores. 

Na ocasião, o caderno de ponto ou folha manual eram os mais comuns, pois tinham um baixo custo e eram fáceis de se implantar. 

Depois, vieram os relógios de ponto mecânicos, aqueles em que o colaborador coloca o cartão de ponto e a máquina carimba o horário respectivo. 

Essas duas formas são as mais trabalhosas, pois depois exigem que a empresa recolha todas as folhas e os cartões, ou seja, não é nada prático. 

Com o passar do tempo, surgiram no mercado os primeiros REP, que inicialmente possuíam apenas uma senha de acesso, logo passando para o cartão de ponto e, por fim, a leitura da impressão digital para garantir total veracidade da marcação. 

Mas apesar de mais seguro, esse REP ainda possuía um problema: a necessidade de um outro sistema complementar e falta de flexibilidade do relógio. E com isso, os sistemas alternativos de ponto surgiram no mercado. 

Mas afinal, qual é a diferença do REP para o controle de ponto alternativo?

Se você não sabe a resposta, eu separei uma tabela bem legal para te mostrar algumas das diferenças mais básicas entre os dois sistemas de ponto, confira no próximo tópico.

Diferença entre Sistema de Ponto Moderno x Tradicional

	Celular	REP	Ponto Manual
Segurança
Baixo Custo
Facilidade de Uso
Mobilidade
Informações em tempo real
Relatórios
Tratamento dos pontos (sem utilização de outros softwares)

Nessa tabela você viu as principais diferenças de uma forma de controle de ponto para outra. São elas que devem pautar a sua escolha na hora de decidir entre um sistema alternativo ou tradicional. 

Vou te explicar melhor cada um deles.

Mobilidade

Vamos começar falando sobre a mobilidade. Em um sistema tradicional o relógio de ponto é sempre aquele fixo, pregado à parede. Já o sistema alternativo pode ser móvel, instalado em celulares, tablets e até mesmo computadores. 

Isso permite que seus colaboradores possam bater ponto em regime de home office, e até mesmo quando tiver algum trabalho na rua. Isso evita também aquela fila enorme na frente do relógio de ponto que sempre vemos quando os colaboradores terminam o seu expediente. 

Diversas medidas de segurança

A veracidade da marcação de ponto sempre é um problema para as empresas, por isso, muitas saíram da folha de ponto manual e foram para o relógio de ponto eletrônico. Claro, o relógio com leitor de impressão digital é realmente bastante seguro, mas o sistema alternativo conta com diversas medidas de segurança. 

A plataforma da Pontotel por exemplo, além da identificação por senha, ainda permite o reconhecimento facial e o reconhecimento de voz. Ele também possui geolocalização, o que permite que sua empresa saiba exatamente o local em que o ponto foi batido.

Baixo custo

Os sistemas alternativos funcionam através de aplicativos online, isso quer dizer que a sua empresa só precisa de um aparelho celular para começar a utilizar o ponto. 

E por ser totalmente virtual, esse tipo de sistema não quebra, o que evita que a sua empresa gaste recursos com manutenção de relógio, e perca dias de registro pela demora no conserto do aparelho. 

Mesmo que o aparelho que você usa para bater o ponto quebre, basta instalar o aplicativo em outro celular e bater ponto normalmente de forma rápida e fácil. 

Informações em tempo real

Como é a conferência de informações em um sistema tradicional? Complicada e envolve vários processos, como por exemplo a extração das informações e a passagem dos dados para outro sistema. 

Outro ponto que vale destacar, é que nesse sistema, você não consegue obter as informações em tempo real, e precisa sempre determinar um certo período para obter as informações. 

Já no sistema moderno, as informações podem ser consultadas a qualquer momento através de um portal. Como o ponto que os colaboradores registram ficam armazenados em nuvem, não existe a necessidade de extrair do equipamento as informações, elas já estão armazenadas no banco de dados pronto para conferência. 

Sistema único

Por último mas não menos importante, é bom ressaltar que o sistema de ponto moderno resolve todos os problemas da gestão de ponto em um único lugar. Diferente dos sistemas tradicionais, neste é possível realizar os apontamentos, o tratamento e até mesmo o cálculo de horas. Isso evita perda de tempo e erros de cálculos.

Além disso, outro ponto interessante deste sistema é que o banco de horas é calculado diariamente, ou seja, a qualquer momento você pode acessar o portal e conferir quantas horas determinado funcionário possui de banco de horas. 

Além disso, os sistemas modernos contam com mais versatilidade e até mesmo uma melhor experiência para o usuário nos portais de administração, as informações são fáceis de se obter e não há complicação.

Mas afinal, o que todas essas novidades do sistema de ponto moderno trazem de bom para o seu RH? Bom, eu vou citar duas coisas que com certeza você irá concordar comigo.  

Mais tempo para o RH

Só quem fecha a folha de ponto de uma empresa sabe o trabalho que é esse processo. Em média, o departamento pode levar até 2 semanas para terminar o fechamento de folha, com certeza esse é um tempo que poderia ser aplicado em outras coisas. 

Com um sistema moderno você consegue dar mais tempo para o seu RH, isso porque ele vai agilizar as tarefas relacionadas ao ponto,  fazer o cálculo de horas de forma automática, e sinalizar para você quando tiver alguma inconformidade no ponto dos colaboradores. 

Quer mais facilidade que isso? Bom ainda tem mais. 

Agilidade de conferência

Uma plataaforma moderna como o da Pontotel por exemplo, faz a busca automática de pontos irregulares e sinaliza quais pontos precisam de tratamento. Desta forma, sua empresa não precisa verificar ponto por ponto e consegue ir direto nos pontos que precisam de conferência. 

Sei que te falei muita coisa sobre as vantagens de um sistema moderno e citei a Pontotel várias vezes como um exemplo disso. Mas se você ainda está em dúvida eu vou te falar um pouco sobre os diferenciais do sistema, assim você pode tirar as suas próprias conclusões. 

Qual sistema de ponto é ideal para a sua empresa?

A Pontotel, é claro! De início, eu posso te dizer que o maior diferencial da Pontotel é o jeito em que atendemos os nossos clientes. Temos diversos depoimentos dos nossos clientes dizendo o quanto nós somos parceiros do crescimento deles. 

Um ponto positivo para nós é que temos as melhores empresas do mercado na nossa carteira de clientes e muitas vezes nos adequamos para oferecer soluções compatíveis com as quais eles necessitam. 

Nós vamos com o cliente desde a venda até a implantação e pós implantação. Aqui a nossa parceria não acaba depois de fechar uma venda, estamos sempre inovando e oferecendo soluções para os nossos clientes. 

Nossa implantação é completa e ela só acaba depois que a empresa aprende todas as funcionalidades do sistema e pode operá-lo completamente sozinho. 

E caso surja aquela dúvida depois da implantação, temos um suporte online inteligente com diversos tutoriais sobre o nosso sistema, isso faz com que você não precise perder tempo ligando para ter ajuda, basta acessar e digitar sua dúvida que você encontrará a resposta.

Agora em relação ao próprio sistema, posso dizer que o nosso é um dos mais completos do mercado. Temos mais de 20 tipos de relatórios, painéis customizados, regras de cálculo personalizadas, diversas funcionalidades, a melhor administração de horas extras e banco de horas, e melhor, diversas formas de registro de ponto totalmente seguras. 

Com tudo isso, se você ainda não utiliza o sistema mais completo do mercado, temos uma solução para você, marque agora mesmo uma conversa, através do formulário abaixo:

Conclusão

Após a leitura deste conteúdo, você ficou por dentro de todos os detalhes sobre o sistema de ponto. 

Aqui foi mostrado todas as novidades do ramo de controle de ponto e como a sua empresa pode se modernizar de forma rápida e simples. E, claro, como a Pontotel, melhor plataforma de ponto do mercado, pode te ajudar com essa tarefa. 

Além disso, foi visto como a legislação trabalhista se modificou ao longo do tempo em relação ao controle de ponto  e quais regras foram adotadas a partir da lei da liberdade econômica. 

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