Controlar a jornada de trabalho é uma exigência legal e, ao mesmo tempo, um desafio comum na rotina das empresas. Para garantir esse controle de forma eficaz, o uso de um sistema de ponto se tornou essencial, e atualmente há diferentes métodos disponíveis, desde os mais tradicionais, como o manual, até os mais modernos, como o ponto online.
Com o passar do tempo, esses sistemas evoluíram para acompanhar as transformações do mercado de trabalho. A legislação também foi atualizada, permitindo o uso de tecnologias mais flexíveis e eficientes para o controle de ponto.
A escolha do sistema de ponto impacta diretamente a operação do RH, a transparência nas relações de trabalho e a segurança das informações, visto que um controle inadequado pode gerar erros no fechamento da folha de ponto, atrasos nos processos internos e até complicações jurídicas.
Por isso, é fundamental entender sobre os sistemas de ponto e saber o que considerar na hora de escolher o mais adequado para cada tipo de negócio. Neste conteúdo, será possível aprender mais sobre essas ferramentas, a partir dos seguintes tópicos:
- O que é um sistema de ponto?
- Como funciona o sistema de ponto eletrônico?
- Quais são os tipos de controle de ponto?
- O que diz a legislação sobre controle de ponto?
- Como escolher o melhor sistema de ponto para sua empresa?
- Comparativo entre os principais sistemas de ponto
Quer entender de vez o sistema de ponto? Então aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura e aprendizado!
O que é um sistema de ponto?
Um sistema de ponto é uma ferramenta necessária para as empresas registrarem e controlarem a jornada de trabalho dos colaboradores. Ele pode ser encontrado em diferentes formatos, desde os mais simples até os mais avançados.
Os sistemas tradicionais, como o ponto manual e o relógio de ponto cartográfico, requerem a anotação ou o registro físico dos horários, o que pode gerar inconsistências e demandar mais tempo para a gestão.
Já os sistemas mais modernos, como o ponto digital, oferecem métodos automatizados para o registro de entrada e saída, pausas e horas extras.
A escolha do tipo de sistema depende das necessidades da empresa, mas a evolução tecnológica tem direcionado o mercado para soluções digitais, que oferecem agilidade, transparência e eficiência na gestão de pessoas e nos processos de departamento pessoal.
Além de suas funções primárias, muitos sistemas de ponto oferecem a possibilidade de integração com a folha de pagamento e outros módulos de RH, como gestão de férias e banco de horas.
Para que serve a folha de ponto?
A folha de ponto é um documento que serve para registrar e acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários, garantindo o cumprimento das obrigações legais e contratuais.
Ela formaliza os horários de entrada, saída, intervalos e horas extras, funcionando como base para o cálculo da folha de pagamento e o controle de frequência.
Entre suas principais funções, destacam-se:
- Garantir o pagamento correto de salários, horas extras e adicionais;
- Comprovar a assiduidade do funcionário;
- Prevenir erros e inconsistências no fechamento da folha;
- Fornecer respaldo em eventuais disputas trabalhistas.
Como funciona o sistema de ponto eletrônico?
O sistema de ponto eletrônico opera de forma automatizada para registrar a jornada dos funcionários com mais precisão e segurança do que modelos convencionais.
A lógica de funcionamento é simples: o funcionário realiza a marcação do ponto por meio de um recurso de identificação, que pode variar entre biometria, cartão magnético, senha, site ou aplicativo.
Em seguida, cada marcação é registrada com data e horário, e o sistema armazena essas informações em tempo real, seja localmente ou em nuvem. Os dados são organizados conforme as regras da empresa e ficam disponíveis para análise e exportação.
Esse processo reduz o risco de erros, garante a conformidade com a legislação e torna o acompanhamento da jornada mais ágil para o RH.
Etapas do registro até a exportação dos dados
Apesar de haver pequenas variações de acordo com o modelo utilizado, todos seguem uma estrutura básica de funcionamento.
Confira:
- Identificação do funcionário: o colaborador se identifica no sistema, geralmente por meio de cartão, senha, biometria ou aplicativo;
- Registro do ponto: o sistema grava o horário exato de entrada, saída e intervalos.
- Armazenamento das marcações: os dados são salvos em memória interna ou em nuvem, dependendo do modelo;
- Tratamento de dados: os registros são organizados e analisados, considerando regras da empresa e da legislação trabalhista brasileira;
- Geração de relatórios e exportação: os dados são compilados em relatórios para uso do RH, podendo ser integrados ao sistema de folha de pagamento.
Quais são os tipos de controle de ponto?
Existem diferentes tipos de controle de ponto permitidos por lei, como o manual, o mecânico e o eletrônico, cada um com características específicas para registrar a jornada de trabalho. Confira a seguir mais detalhes sobre como funciona cada modelo!
Ponto manual
O ponto manual é o modelo mais simples e antigo de controle de jornada.
Nesse modelo, os próprios funcionários anotam seus horários de entrada, saída, pausas e horas extras em uma folha de ponto ou livro de registros.
Esse tipo de controle não exige o uso de equipamentos ou sistemas. No entanto, ele também apresenta maiores riscos de erros, inconsistências e fraudes, já que os registros dependem exclusivamente do preenchimento humano.
O ponto manual também exige maior esforço do RH na conferência e no lançamento dos dados na folha de pagamento, o que torna o processo mais demorado e passível a retrabalho.
Ponto mecânico
O ponto mecânico utiliza equipamentos analógicos, como o relógio cartográfico, para registrar os horários dos colaboradores.
Funciona assim: o funcionário insere um cartão de papel na máquina, que, em seguida, imprime a data e o horário da marcação.
Embora seja mais preciso do que o ponto manual, o ponto mecânico ainda demanda coleta e conferência manual dos dados por parte do RH. Os cartões precisam ser arquivados, e os registros não podem ser facilmente integrados a sistemas digitais de folha de pagamento.
Outro ponto de atenção é a manutenção do equipamento e o desgaste dos cartões, o que pode gerar custos adicionais e dificultar a gestão no longo prazo.
Ponto eletrônico (REP)
O ponto eletrônico é um tipo de controle de jornada que utiliza equipamentos ou softwares para registrar os horários de entrada, saída e pausas dos funcionários.
As marcações podem ser feitas por meio de biometria, cartão magnético, senha ou aplicativos, dependendo do modelo adotado pela empresa.
Existem diferentes variações dentro dessa categoria, cada uma com regras específicas previstas pela Portaria 671 do MTE:
- REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional): equipamento tradicional que registra os dados localmente, em regra por meio de relógios de ponto fixos;
- REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo): permite que o funcionário registre o ponto de qualquer lugar, usando dispositivos móveis ou computadores;
- REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa): é o modelo mais moderno e completo, totalmente digital, com registro em nuvem e integração nativa com outros sistemas de RH.
Dentre eles, o REP-P é considerado o modelo mais atual e robusto, por ser, como mencionado, 100% digital, possibilitar a integração com outras ferramentas de RH e contar com registro em nuvem, além de conter diversos outros recursos.
Esse sistema permite o armazenamento automático dos dados, além da integração com processos como fechamento da folha de pagamento e controle de banco de horas.
O que diz a legislação sobre controle de ponto?
O controle de ponto é previsto na CLT (art. 74), que determina que empresas com mais de 20 funcionários registrem a jornada de trabalho.
Inicialmente, os registros eram feitos via manual ou por meio de relógios mecânicos; mas, com o tempo, surgiram normas para regulamentar o ponto eletrônico, como a Portaria 1.510/2009, que estabeleceu regras para o REP (Registrador Eletrônico de Ponto).
Depois, veio a Portaria 373/2011, permitindo sistemas alternativos autorizados por acordo coletivo.
Em 2021, essas normas foram extintas e substituídas pela Portaria 671, que modernizou e unificou as regras, regulamentando os modelos REP-C, REP-A e REP-P, com foco em flexibilidade e segurança jurídica.
Empresas obrigadas a registrar jornada
Empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas por lei a registrar o ponto dos colaboradores.
Um exemplo é uma rede de farmácias que possui filiais em diferentes bairros ou cidades. Mesmo que cada loja tenha poucos funcionários, o total de colaboradores da empresa conta para a obrigatoriedade.
Nesse caso, o controle de ponto garante conformidade legal e facilita a gestão centralizada da jornada de trabalho em todas as unidades.
Regras de marcação e armazenamento
Segundo a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), as principais exigências são:
- Marcação sem restrições: é proibido limitar a quantidade de marcações diárias, horários fixos ou impedir registros fora do expediente;
- Imutabilidade dos dados: nenhuma marcação pode ser alterada ou apagada. Qualquer correção deve ser feita por justificativa, registrada em sistema à parte;
- Armazenamento seguro: os registros devem ser armazenados de forma segura e acessível por pelo menos cinco anos, garantindo a preservação das informações para auditorias ou demandas trabalhistas;
- Exportação padronizada: os dados devem ser exportáveis no formato AFD (Arquivo Fonte de Dados), um padrão exigido pela fiscalização trabalhista para conferência das marcações;
- Acesso do colaborador: o sistema deve permitir que o trabalhador consulte suas marcações sempre que necessário.
O que mudou com a Portaria 671?
A Portaria 671, em vigor desde novembro de 2021, atualizou as regras sobre controle de ponto no Brasil, substituindo normas antigas e trazendo mais flexibilidade para as empresas.
Uma das principais mudanças foi a regulamentação oficial do REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa), o modelo mais moderno e completo da categoria. Totalmente digital, o REP-P permite registro em nuvem, integração com sistemas de RH, maior automação no tratamento de dados e acesso remoto às informações.
A nova portaria também ampliou a validade do REP-A e estabeleceu diretrizes claras para garantir segurança, transparência e padronização nos registros eletrônicos.
Como escolher o melhor sistema de ponto para sua empresa?
Escolher o sistema de ponto ideal envolve considerar diversos fatores, como o número de funcionários, a rotina da equipe, o modelo de trabalho (presencial, remoto ou híbrido) e o nível de automação desejado na gestão de jornada.
“Sugiro conversar com os colaboradores para entender mais a fundo quais são as dores que eles têm atualmente, o que estão passando e o que estão pedindo.”, indica Thiago Liguori, médico e diretor de saúde da Pipo Saúde.
Além disso, para tomar a melhor decisão, é preciso avaliar se o sistema oferece:
- Integração com a folha de pagamento e outros módulos de RH;
- Armazenamento seguro e em conformidade com a legislação;
- Relatórios gerenciais e indicadores de desempenho;
- Suporte técnico confiável e facilidade de uso;
- Escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa.
Soluções mais modernas, como o REP-P, tendem a oferecer mais eficiência e controle para o RH, especialmente em empresas com múltiplas filiais ou equipes descentralizadas.
Comparativo entre os principais sistemas de ponto
Confira as diferenças entre os principais sistemas de ponto e entenda qual o mais vantajoso:
| Característica | Ponto Manual | Ponto Mecânico | Ponto Eletrônico (REP-A – Alternativo) | Ponto Eletrônico (REP-P – Por Programa) |
| Conformidade legal | ✗ Questionável / Limitado | ✗ Limitado para auditoria | ✓ Regulamentado (exige acordo coletivo) | ✓ Regulamentado (Portaria 671/2021) e mais robusto |
| Segurança contra fraudes | ✗ Muito baixa | ✗ Baixa | ✓ Moderada a alta (depende do sistema) | ✓ Muito alta (biometria, certificação, etc.) |
| Precisão e automatização | ✗ Muito baixa (manual) | ✗ Baixa (manual nos cálculos) | ✓ Alta (registro digital, exige tratamento extra) | ✓ Muito alta (registro digital, tratamento integrado) |
| Flexibilidade | ✗ Baixa (local fixo) | ✗ Baixa (local do relógio) | ✓ Alta (home office, externo) | ✓ Muito alta (adaptável a qualquer jornada e local) |
| Tratamento de dados | ✗ Totalmente manual | ✗ Manual (transferência de dados) | ✗ Requer sistema extra (AEJ) | ✓ Integrado e automatizado |
| Geração de relatórios | ✗ Nenhuma | ✗ Nenhuma | ✗ Básica (AEJ) | ✓ Completa e automatizada (gestão de RH) |
| Comprovante | ✗ Papel (assinatura) | ✓ Impresso no cartão | ✓ Eletrônico (assinatura digital) | ✓ Eletrônico com segurança e validade jurídica |
Por que a Pontotel é o sistema de ponto mais completo?
Nossa plataforma é completa, pois reúne tecnologia de ponta para gestão de ponto, conformidade legal e praticidade em um único sistema.
Fundada em junho de 2014, a Pontotel surgiu para modernizar o controle de jornada, especialmente para profissionais em modelos flexíveis e remotos.
Com recursos avançados de registro, armazenamento e gestão, nossa plataforma atende desde pequenas empresas até grandes corporações, oferecendo soluções que otimizam o dia a dia do RH e garantem segurança jurídica.
100% digital, seguro e em nuvem
Com funcionamento totalmente online, a Pontotel acaba com a necessidade de servidores físicos e oferece alta disponibilidade, garantindo:
- Acesso em tempo real de qualquer lugar;
- Armazenamento em nuvem com backup automático;
- Redução de custos com infraestrutura;
- Interface intuitiva e acessível.
Adequada à Portaria 671, LGPD e ISO 27001
A Pontotel está adequada à Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego, que regulamenta os sistemas eletrônicos de controle de ponto.
Nossa plataforma também respeita integralmente a LGPD, garantindo a segurança das informações dos colaboradores.
Isso é fundamental, pois apenas 20% das empresas brasileiras cumprem corretamente a lei, segundo a consultoria Daryus, reforçando a importância de usar sistemas confiáveis para proteger dados sensíveis e evitar riscos legais.
Além disso, possuímos certificação ISO 27001, o que assegura a implementação das melhores práticas de segurança da informação, protegendo os dados contra acessos não autorizados, perdas ou vazamentos.
Registro por celular, tablet ou computador
Flexível, nosso sistema permite marcações de ponto em diferentes dispositivos, ideal para todos os tipos de empresas, em especial as com equipes externas ou híbridas. Contamos ainda com os seguintes recursos:
- Aplicativo próprio para Android e iOS;
- Reconhecimento facial e geolocalização;
- Marcação por QR Code ou senha;
- Funcionamento com ou sem conexão à internet.
Integração com sistemas e banco de horas inteligente
A Pontotel oferece integração com diversos sistemas de gestão, facilitando o fluxo de informações entre setores.
Nosso banco de horas inteligente calcula automaticamente horas extras, faltas e compensações, otimizando a gestão da jornada.
Gostou? Aproveite a oportunidade e saiba como nosso sistema de ponto digital pode transformar a gestão de jornada do seu negócio, trazendo tranquilidade e inteligência ao seu RH.
Preencha o formulário a seguir, sem compromisso, e aguarde o contato de um dos nossos especialistas!
Conclusão
Portanto, ficou evidente que um sistema de ponto é primordial para o controle da jornada de trabalho e o cumprimento das obrigações legais nas empresas.
Entre os modelos regulamentados pela Portaria 671, o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P) se destaca como a alternativa mais moderna e completa.
Na Pontotel, esse sistema é potencializado com tecnologia de ponta, recursos em nuvem, integração com sistemas de RH e funcionalidades que facilitam a rotina de gestores e colaboradores.
Seguindo as dicas apresentadas neste artigo, sua empresa estará mais bem preparada para escolher um sistema de ponto alinhado à legislação, às necessidades do negócio e à experiência dos colaboradores.
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