O registro da jornada de trabalho dos colaboradores é uma das tarefas que precisa ser desenvolvida estrategicamente dentro das organizações e, com o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, conhecido como REP-P, esse processo pode alcançar máxima eficiência.
Ao contar com a ferramenta correta de REP-P, problemas como o pagamento de horas extras em excesso, controle do banco de horas e processos trabalhistas envolvendo o período de trabalho dos funcionários são resolvidos com mais eficiência. E essas são apenas algumas das questões que esse tipo de ferramenta ajuda as empresas a resolver.
Por isso, para empresas que desejam melhorar o uso da tecnologia, otimizando o processo de controle de ponto e garantindo a segurança e escalabilidade em tarefas administrativas, reunimos neste conteúdo diversas informações sobre REP-P. Aqui você aprenderá:
- O que é um REP-P?
- Do que é composto o REP-P?
- O que diz a nova portaria de ponto sobre REP-P?
- Características do REP-P
- Principais diferenças entre REP-P e REP-C
- REP-P e REP-A são a mesma coisa?
- Por que escolher o REP-P?
- Qual o REP-P de ponto mais robusto do mercado?
Boa leitura.
O que é um REP-P?
O Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, também conhecido pela sigla REP-P, é uma das mais modernas tecnologias de acompanhamento de jornada de trabalho dos colaboradores em uma organização.
Essa inovação permite que, por meio de um dispositivo conectado à internet – seja ele um celular, tablet, computador, etc – você usufrua da praticidade de registrar o horário inicial e final de trabalho, em qualquer local que estiver.
Além disso, um sistema de REP beneficia não só os colaboradores, mas também os profissionais de Recursos Humanos, que tem sua rotina de trabalho facilitada, já que toda a jornada de trabalho dos funcionários passa a ser acompanhada por meio de uma ferramenta automatizada e eficiente.
Do que é composto o REP-P?
Coletores para marcação, armazenamento digital de registro de ponto e a plataforma de tratamento dos pontos são algumas das funcionalidades que compõem o REP-P. Essa solução é executada por:
Software em nuvem
Grande parte dos negócios atuais já descobriram as melhorias que um software em nuvem é capaz de dispor nas atividades empresariais.
O software em nuvem funciona através de uma tecnologia chamada Cloud Computing, ou seja, sua infraestrutura fica instalada em uma ambientação totalmente virtual.
Notebook, tablet, celular, desktop ou qualquer outro aparelho que tenha acesso à internet pode obter acesso ao sistema em nuvem, de maneira prática e rápida.
Softwares de Registrador Eletrônico de Ponto via Programa que funcionam em nuvem, auxiliam as empresas a desburocratizarem seus processos com licenças, planilhas com dados obsoletos, e outras adversidades de sistemas comuns.
Coletores de marcação
Sendo parte essencial para um bom funcionamento do sistema, os coletores de marcação são equipamentos que realizam os registros de ponto e transmitem as informações para a folha de ponto online do colaborador.
Tratam-se de dispositivos que têm como função principal fazer a coleta das marcações de horário, podendo ser um celular, computador, tablet, entre outras formas de coleta..
Armazenamento de Registro de Ponto
O sistema REP-P é capaz de gerar documentos e relatórios de registro. Isso permite que você acesse seus dados de qualquer local, sem a necessidade de acessar um disco rígido fixo com essas informações.
Ao invés de usar um espaço de armazenamento externo ou com infraestrutura limitada, as informações ficam hospedadas em servidores virtuais que se conectam a grandes data centers, que possuem infraestrutura para armazenar e proteger seus dados.
O que diz a nova portaria de ponto sobre REP-P?
Antes de falarmos sobre as mudanças da Portaria 671, que contém explicações dos requisitos legais para registro de ponto eletrônico, vamos relembrar um pouco da trajetória até chegar nessa maneira mais moderna e tecnológica de acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores.
De início, as marcações de ponto, tradicionalmente conhecidas e autorizadas, aconteciam de maneira manual ou mecânica.
Por meio da emissão da Portaria 1510, em agosto de 2009, o antigo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) regulamentou o uso de relógios eletrônicos no registro da jornada de trabalho.
Esse foi o marco inicial da modernização do registro de ponto, que potencializou a substituição dos tradicionais livros-ponto e cartões de carimbo para opções mais tecnológicas de acompanhamento de jornada. Essa modernização foi benéfica não só para os colaboradores, mas também para as empresas.
Os sistemas de ponto foram se aperfeiçoando e, em 2011, houve a publicação da Portaria 373, a fim de criar novas regras para a utilização de softwares de controle de jornada de trabalhadores cada vez mais inovadores e modernos, capazes de registrar ponto através de computadores e celulares.
Claro que essas duas portarias citadas não foram o suficiente para acompanhar a velocidade com que as inovações foram surgindo, por isso, recentemente uma nova portaria surgiu. Trata-se da Portaria 671, da qual falaremos no próximo tópico.
O que mudou? Entenda as novas normas
Antes da nova Portaria, a classificação das modalidades de registro de ponto eram estabelecidas pelas portarias 1510 e 373. Mas, com as transformações digitais, ficou evidente a necessidade de uma nova portaria, que trouxesse mais clareza quanto às normas para utilização de cada modelo de sistema de registro de ponto.
Em novembro de 2021, as antigas portarias de 1.510 e 373 foram revogadas, e, com base nelas, surgiu a nova Portaria 671, que atualiza as portarias antigas, criando normas mais atuais e cabíveis aos novos modelos de sistemas de acompanhamento de jornada.
A Portaria 671 define que o sistema de registro eletrônico de ponto é “o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico”.
Além disso, com a atualização das portarias, ficou definido que três tipos de registradores eletrônicos de ponto podem ser utilizados, sendo eles:
- REP-C: Registradores Eletrônicos de Ponto Convencional.
- REP-A: Registradores Eletrônicos de Ponto Alternativo.
- REP-P: Registradores Eletrônicos de Ponto por Programa.
A Portaria 671 criou regras ainda mais específicas sobre o uso de cada um dos modelos de sistema para registro de ponto, tornando muito mais fácil entender as regras por trás de cada tipo de sistema de acompanhamento de jornada de trabalho.
A legislação e o REP-P
Ganhando cada vez mais destaque no mercado, por ser um sistema fácil de usar, o REP-P pode ser bem definido pelo Art. 78 da Portaria N°671 como:
- Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
A Portaria 671 esclarece alguns requisitos para que o programa de registro de ponto funcione bem alinhado com a justiça nas organizações. Sendo assim, no Art. n.º 91 é exigido que o software tenha um certificado de registro do Instituto Nacional da Propriedade Industrial, e disponibilize acesso a um comprovante de registro de ponto ao colaborador.
O comprovante é muito importante para um desenvolvimento mais eficiente do REP-P, porque tem como finalidade comprovar o registro de marcação que foi realizado pelo trabalhador, seja de entrada ou saída. Algumas informações que devem constar nesse tipo de documento são exigidas pelo Art. nº. 79, dentre elas:
- I – cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
- II – Número Sequencial de Registro – NSR;
- III – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
- IV – local da prestação do serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o empregado esteja vinculado, quando exercer atividade externa ou em instalações de terceiros;
- V – identificação do trabalhador contendo nome e CPF;
- VI – data e horário do respectivo registro;
- VII – modelo e número de fabricação, no caso de REP-C, ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, no caso de REP-P;
- VIII – código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P; e
- IX – assinatura eletrônica contemplando todos os dados descritos nos incisos I a VIII, no caso de comprovante impresso.
Características do REP-P
Modernização, otimização nos processos do RH e praticidade são apenas algumas das principais características atribuídas ao REP-P. As possibilidades que uma plataforma de ponto digital oferecem, tanto para a empresa quanto para os colaboradores, proporcionam grandes impactos, dos quais podemos citar:
Funcionamento online
Com essa possibilidade, cada profissional pode bater ponto em seu próprio celular, após ter sido habilitado pela empresa. O processo que antes levava uma quantidade considerável de tempo, agora dura poucos segundos, sendo possível acompanhar os registros em tempo real por meio de um aplicativo ou computador, além disso, toda marcação de ponto é realizada de forma fácil e rápida.
Alta segurabilidade
Para garantir a segurança do trabalhador e do empregador, os registros armazenados pelo REP-P devem seguir todos os protocolos exigidos pela legislação, incluindo a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regulamenta a maneira como deve ocorrer a coleta, armazenamento, compartilhamento, entre outros processos, de dados pessoais.
Além disso, os dados guardados só podem ser alterados quando alguma informação é registrada de maneira incorreta. Quando isso ocorre é necessário acionar o departamento de Recursos Humanos, e ainda assim, um histórico de registro com o antes e o depois será disponibilizado.
Essas funcionalidades permitem que o sistema de ponto eletrônico proporcione máxima segurança aos registros realizados, diminuindo risco de qualquer tipo de extravio ou exclusão de informações.
Registro no INPI
O Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) é o principal responsável pelo aperfeiçoamento, disseminação e gestão do sistema brasileiro de concessão e garantia de direitos de propriedade intelectual para a indústria.
Antes de começar a usufruir das vantagens do software REP-P, é necessário verificar se o sistema possui registro no INPI. Esse protocolo permite que as organizações que desejam contratar o serviço estejam manipulando a tecnologia da maneira correta, e evitando processos trabalhistas futuros, caso surja alguma inconformidade nos registros.
Principais diferenças entre REP-P e REP-C
O Registrador de Ponto Convencional, conhecido pela sigla REP-C, é um aparelho de controle de ponto tradicionalmente utilizado nas organizações. Trata-se do aparelho instalado na sede da empresa ou em escritórios, onde o colaborador precisa se deslocar até o dispositivo para realizar o registro de entrada e saída do trabalho.
Apesar da segurança ser um fator semelhante entre os sistemas REP-C e REP-P, eles possuem propostas e funcionalidades totalmente diferentes. Confira a seguir:
Mobilidade
O REP-C possui localização fixa, obrigando o funcionário a se deslocar até o local onde o aparelho se encontra. Já o sistema de REP-P é totalmente flexível, considerando que o ponto pode ser registrado através de qualquer aparelho conectado à internet.
Essa característica serviu de grande auxílio para as novas rotinas de trabalho, principalmente considerando os modelos de trabalho híbrido e home office, afinal, controlar a jornada de trabalho de quem não trabalha em um local fixo, é tecnicamente muito mais difícil, mas, com o sistema REP-P isso ficou fácil.
Agilidade
Com o Registrador de Ponto via Programa, a agilidade no acesso às informações é totalmente diferente do modelo REP-C. Isso porque, os dados são armazenados em nuvem e a automatização do processo fornece todos os registros em tempo real para as empresas.
Essa rapidez permite que os negócios fiquem cientes de tudo o que acontece em seus departamentos, e até mesmo facilitam a identificação de problemas internos.
Diferentemente da categoria tradicional, que possui um processo mais lento de registro, com prazo um pouco maior para a obtenção das informações.
Funcionamento em nuvem
A onerosidade é um problema muito citado quando falamos do sistema REP-C. O custo na manutenção das máquinas, imprevistos com o equipamento e gastos com papel para a emissão do comprovante de entrada e saída são fatores que poderiam ser facilmente solucionados quando comparados a modalidade REP-P.
O funcionamento por meio da nuvem permite que a plataforma REP-P seja totalmente digital, sem a necessidade de um dispositivo fixo para o funcionamento do registrador, ampliando a capacidade e o controle dos dados dos colaboradores.
Além disso, os comprovantes gerados em papel podem ser facilmente perdidos, já com a funcionalidade digital, esse registro é gerado online e disponibilizado ao colaborador, para que ele tenha acesso no momento em que desejar.
REP-P e REP-A são a mesma coisa?
REP-A, ou Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, é um sistema composto pelo equipamento utilizado para registrar eletronicamente o ponto dos trabalhadores de uma empresa e também pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.
Apesar de os dois serem sistemas online o REP-P é mais robusto que o REP-A por isso ele dispensa autorização em convenção coletiva, além de que precisa de uma certificação para ser aceito, coisa que o REP-A não exige.
Por que escolher o REP-P?
Para selecionar um bom controle de ponto é necessário considerar todos os dilemas que o departamento de RH e a empresa em sua totalidade enfrentam. Sendo assim, considerando as necessidades do mercado atual, o REP-P é o sistema de ponto que mais dispõe de soluções para problemas cotidianos relacionados ao controle de jornada.
Com o REP-P as corporações conseguem contar com processos mais otimizados, dar maior autonomia e flexibilidade aos colaboradores e contar com atualizações de dados em tempo real, tornando processos e tarefas do RH muito mais dinâmicos e fáceis de serem realizados.
Além disso, ao contratar um REP- P, é possível garantir:
Segurança jurídica
A falta de preocupação com a segurança jurídica é um dos motivos pelo qual boa parte dos negócios mancham sua imagem, pagam indenizações altíssimas e até mesmo encerram suas atividades.
O controle de jornada mal feito é um dos grandes motivadores de processos trabalhistas, isso porque, algumas empresas não têm comprometimento ao gerar a folha de pagamento dos trabalhadores, ou não sabem controlar a quantidade de horas trabalhadas de seus profissionais.
O REP-P gera relatórios em tempo real, que possibilitam um maior acompanhamento dessas atividades, garantindo que as normas trabalhistas relacionadas com a jornada de trabalho sejam cumpridas, garantindo assim o bem-estar dos profissionais, e a saúde financeira dos negócios.
Inovação
As empresas que usam a tecnologia de REP-P, são consideradas mais eficientes, e geralmente mais bem-sucedidas do que as outras.
Isso porque, com todas as ferramentas e plataformas online disponíveis hoje, torna-se muito mais fácil administrar um negócio. Essas ferramentas proporcionam muitas melhorias para as organizações, garantindo mais eficiência em seus planejamentos e gestão de pessoas.
Sendo assim, empresas que observam as inovações e investem nelas, tornam-se mais capacitadas para o futuro.
Sistema completo
Diversos fatores tornam o sistema REP-P atrativo para as empresas, dentre eles, podemos citar principalmente:
- A facilidade em bater o ponto;
- Personalização de jornadas e escalas
- Automatização do processo de controle de jornada de trabalho;
- Segurança;
- Confiabilidade nas informações;
- Atualização de tempo em tempo real;
- E muitos outros.
Todas essas possibilidades criam nas empresas o desejo de utilizar essa ferramenta, e, com isso, suprir muitas de suas necessidades administrativas, ligadas diretamente ao gerenciamento de pessoas.
Dados e relatórios
O REP-P é um grande aliado do setor de Recursos Humanos, e também dos gestores e líderes de equipes. Isso porque, essa ferramenta disponibiliza diversos relatórios, que ampliam a visão dos gestores, e possibilitam mudanças estratégicas nos negócios.
Qual o REP-P de ponto mais robusto do mercado?
Se você está procurando gerenciar da melhor maneira a jornada de trabalho dos seus colaboradores, e contar com todas as vantagens citadas no decorrer dessa leitura, recomendamos que você conheça o software REP-P — Pontotel.
Trata-se de um sistema de registro de jornada, que apresenta soluções inovadoras, a fim de acompanhar as principais tendências de RH e garantir uma gestão de ponto organizada e eficiente.
A plataforma conta com inúmeras funcionalidades, dentre elas, você pode usufruir de:
- Registro de ponto: por aplicativo, computador ou tablet, ele pode ser instalado em sistemas operacionais Android ou IOS, e já na tela inicial o funcionário encontrará as opções para marcar o ponto, sincronizar e mostrar todos os pontos que já foram batidos.
- Acompanhamento de jornadas em tempo real: um dos maiores diferenciais dos sistemas de ponto por aplicativo em relação ao ponto tradicional é a sincronização de dados e o acompanhamento de jornadas em tempo real.
- Correção de pontos realizados incorretamente: o aplicativo oferece a possibilidade de corrigir inconsistências com apenas um clique.
- Acompanhamento de banco de horas: o gerenciamento do banco de horas também é realizado de maneira prática e inteligente. Na aba “Gestão” do aplicativo é possível verificar todos os saldos dos colaboradores da empresa.
- Visualização de pendências e jornadas incompletas: é possível visualizar pedidos de aprovação e a lista com as pendências, aprovadas, negadas e em espera de confirmação.
Essas são apenas algumas das funções que a ferramenta oferece. Além disso, com a Pontotel, você pode ter mais de 30 tipos de relatórios que ajudam no controle de frequência e no gerenciamento estratégico de funcionários.
Quer transformar a maneira como o RH da sua empresa administra a jornada dos seus trabalhadores? Conheça a Pontotel, agende agora mesmo uma conversa gratuita.
Conclusão
Neste conteúdo, aprendemos o que é o sistema REP-P e maneiras de como a plataforma oferece suporte para uma das atividades principais de qualquer organização: o controle de ponto.
Com a leitura, ficou evidente que o ponto eletrônico via programa é uma das soluções mais avançadas para o controle de jornada atualmente, e, ao aderir o uso de uma plataforma REP-P, além de potencializar os processos internos no departamento de RH, as empresas também alcançam outros benefícios.
Dentre os principais benefícios, podemos destacar que ao utilizar sistema REP-P é possível ter a redução de custos com folha de pagamento, gastos com papéis, e até redução de passivos trabalhistas, economias muito importantes para qualquer negócio.
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