Passivos Trabalhistas em 2019: Como evitar os erros mais comuns

passivos trabalhistas introducao

Se eu te pedisse para evitar um passivo trabalhista, qual seria a sua primeira atitude? 

Muitos colaboradores não fazem ideia do que significa um passivo trabalhista, e se eu puder te contar uma história triste, muitas empresas também não. 

Mas, eu acredito que se você chegou até esse texto, é porque o passivo trabalhista deve ser um verdadeiro pesadelo para sua empresa, e evitá-lo possui máxima importância para quem faz parte da gestão. 

E como eu sei disso? 

Bom, muitas empresas estão sempre em busca de  evitar ou diminuir o problema dos passivos trabalhistas.  E hoje o nosso tema é especialmente para essas empresas, tanto as que querem evitar, quanto para as que vez ou outra acabam caindo nas mais fáceis ciladas. 

Agora, se você não sabe o que é um passivo trabalhista e qual o risco que sua empresa corre, não se preocupe, pois antes de ensinar a evitá-lo eu vou te explicar o que é, e quais são os erros mais comuns. 

Continue comigo, esses são os principais tópicos que vamos abordar sobre o tema: 

Conceito de Passivos trabalhistas

Como prometido, eu já vou começar esse texto te explicando o conceito de um passivo trabalhista. 

Apesar da legislação trabalhista brasileira ser bastante ampla e garantir bons direitos para os dois lados de uma relação entre empregador e colaborador, algumas empresas ainda acabam passando por cima dessas leis, e é nesse momento que começa a ameaça de um passivo trabalhista.  

De forma geral, os Passivos Trabalhistas são as dívidas que uma empresa adquire quando não cumpre com suas obrigações para com o empregado. Isso inclui o não pagamento de verbas aos colaboradores, e até mesmo os encargos que devem ser recolhidos nos contratos de trabalho regidos pela Consolidação das Leis do Trabalho, como por exemplo INSS, FGTS entre outros. 

Mas para te explicar de forma mais simples ainda, eu vou dizer que um passivo trabalhista é composto pela soma das despesas que uma empresa tem em função de ações trabalhistas.  Isso porque cada ação trabalhista gera um custo para a empresa, seja ela com verbas rescisórias, indenizatórias, ou gastos com assessoria jurídica. 

Entendendo isso, você consegue saber de onde surgem os passivos trabalhistas, e pode também pensar em estratégias para resolver o problema. 

Aliás, essa é uma ótima pergunta: de onde surgem os passivos trabalhistas? Eu vou te mostrar alguns, e veja se você consegue identificar alguns desses casos na sua empresa.

O que gera Passivos trabalhistas?

passivos trabalhistas o que gera

Você acreditaria se eu te falasse que as causas mais comuns de um passivo trabalhista são coisas muito fáceis de serem evitadas? Pois é, se você acompanha este blog, sabe que sempre trazemos dicas de como gerenciar banco de horas, horas extras e até mesmo ajudamos no cálculo de adicionais. 

Mas é justamente esse o problema, a falta de organização de uma empresa faz com que ela seja negligente com o pagamento de horas extras, adicionais e até mesmo ineficaz no seu controle de jornada. 

E são justamente essas irregularidades que podem gerar um passivo trabalhista, já que todas estão relacionadas ao pagamento de algo devido pela empresa ao empregado.

E um erro bastante comum que as empresas cometem é nunca pensar no depois. O que eu quero dizer com isso? É bem simples. 

Imagine uma empresa sempre tem muito trabalho acumulado, e já virou rotina os colaboradores estenderem seu horário de expediente. O problema é que essa mesma empresa não realiza o pagamento dessas horas e nem mesmo faz a compensação em banco de horas.

Realmente, naquele momento ela pode estar economizando um bom dinheiro na remuneração dos colaboradores, mas depois de um tempo, ela resolve demitir um desses colaboradores que nunca recebiam suas horas extras. E ele resolve entrar com uma ação na justiça para fazer valer o direito ao recebimento.

Com certeza você já deve ter imaginado o final da história. É justamente nesses casos que o passivo trabalhista ocorre, a empresa evita um problema hoje e acaba caindo com tudo num problema bem maior amanhã. 

Mas não são só as horas extras que geram passivo trabalhista, então para você não cair em nenhum eu vou te dar alguns exemplos.

Exemplos de Casos

Como eu disse acima, muitas empresas acabam se descuidando de uma série de coisas, para no momento evitar trabalho ou evitar algum custo. Mas, é importante lembrar que um passivo trabalhista não é algo que acontece imediatamente. 

A empresa só vai se dar conta dele quando o funcionário entrar com uma reclamação na justiça. Confira abaixo alguns dos principais motivos:

Descuido com a CTPS

Você acredita que uma simples demora na devolução da carteira de trabalho de um colaborador pode gerar uma reclamação trabalhista?

Pois é, muitas empresas pedem a carteira para demissão, admissão ou anotações pertinentes, e demoram para retorná-la ao dono. 

O problema é que de acordo com o artigo 53 da CLT, a empresa possui o prazo de 48 horas para devolver a carteira de trabalho de um funcionário, caso contrário, ela estará sujeita à multa. O mesmo pode acontecer caso ela não realize anotações corretas. 

Todos esses pequenos descuidos podem acarretar em uma ação judicial e, consequentemente, um passivo trabalhista. 

Não registro na carteira 

É bastante comum na hora da contratação de um novo colaborador, ele solicitar que isso não seja anotado em sua carteira de trabalho. Isso pode ocorrer por diversos motivos, e o principal deles é que o funcionário pode ainda estar recebendo seguro desemprego de uma outra empresa. 

Mas não caia nessa armadilha! Não anotar a carteira de trabalho de um colaborador pode deixar você suscetível a reclamações trabalhistas, e quando ela acontece, você pode ser obrigado a realizar o pagamento de diversas verbas desde o  momento em que aquele colaborador foi contratado. 

Folha de ponto 

Muitas empresas não dão a devida importância a uma folha de ponto, mas é ela que guarda todas as informações sobre a jornada de trabalho de uma organização. 

É dela que se extrai a frequencia, horas extras, adicional noturno, e descontos por falta por exemplo. E também todas informações que um colaborador pode acusar uma empresa de não recebimento. 

E acredite, só até junho de 2019 já foram registrados  22.972 processos referente à horas extras, segundo dados do Tribunal Superior do Trabalho. Para você ver que não é exagero quando batemos na tecla de que toda empresa precisa possuir um controle de jornada dos colaboradores. 

Caso o colaborador faça uma alegação falsa, a empresa pode facilmente se defender das acusações se possuir um controle de ponto eficiente, e ter toda documentação provando o contrário do que está sendo acusada.   

Agora, quando a empresa não consegue comprovar o contrário do que é acusada, lá vai mais um valor a ser pago decorrente de ações e aumento do passivo trabalhista. 

Mas até agora eu só te falei o que é e o que gera um passivo trabalhista, mas não te falei exatamente qual é a importância dele para sua empresa.

Qual a importância do passivo trabalhista?

Infelizmente nem todas as empresas dão a devida importância para a sua relação com os empregados. Muitas não compreendem que a relação de trabalho é uma troca, em que os dois lados saem beneficiados. 

Por isso, acabam descuidando dos direitos dos colaboradores, ou até mesmo não ligam quando são acionadas judicialmente acreditando que podem ganhar a causa. 

Entretanto, passivos trabalhistas mal administrados podem levar uma empresa à falência. 

Parece um pouco alarmante demais, porém se uma empresa não se planeja e acaba se descuidando de coisas pequenas como as que citei nos exemplos acima, ela pode chegar a ter uma imensa dívida com a justiça trabalhista, o que com certeza a levará à falência. 

Além disso, um passivo trabalhista também atrapalha negociações, afinal, é bem comum empresários decidirem vender sua empresa caso ela não esteja dando certo ou não esteja trazendo resultados esperados. 

Mas uma empresa com um número alto de passivos trabalhistas pode deixar possíveis compradores com receio de investir naquele negócio, uma vez que ele acabará herdando todo esse problema da gestão anterior. 

Com isso, a organização pode ficar por muito tempo esperando um comprador ou acabar vendendo seu patrimônio por muito menos do que ele vale. 

E isso nos leva a um próximo tópico. Quando uma empresa possui um alto número de passivos trabalhistas, quem administra essa crise?

Quem responde por ele?

passivos trabalhistas quem responde por ele

A resposta para essa pergunta é simples, a empresa como um todo responde por um passivo trabalhista. 

Mas podemos dizer que duas áreas de uma empresa respondem diretamente pelo passivo trabalhista: a área de recursos humanos e a área jurídica. 

Com tantas mudanças no mercado brasileiro, as empresas estão começando a se dar conta de que a área de Recursos Humanos precisa ser mais do que apenas um setor burocrático, ela precisa estar com sua atenção totalmente focada no capital humano de uma empresa. 

Por isso, é também papel do RH prevenir possíveis ações trabalhistas para assim evitar um passivo trabalhista, e isso é possível através de estratégias e inovações da gestão de pessoas. 

Já o setor jurídico tem papel reativo, que é quando a ação já está feita e agora é preciso trabalhar para que a empresa tenha o menor prejuízo possível. 

Mas, infelizmente, o que vemos são empresas que se descuidam e passam por cima dos direitos dos trabalhadores, e depois não entendem o motivo pelo qual o seu número de passivos é alto. 

Vou te mostrar alguns exemplos!

Casos mais comuns de Passivos Trabalhistas

Você faz ideia de qual foi o valor pago aos reclamantes de ações judiciais na justiça do trabalho no ano passado? Prepare-se, pois o dado que eu vou te trazer agora com certeza é bastante chocante. 

Se você pensou que o valor pago aos reclamantes de ações trabalhistas gira em torno de 2 bilhões de reais, está completamente enganado. Somente no ano de 2018, a justiça trabalhista rendeu R$ 29.742.455.565,61 de reais pagos em ações trabalhistas, e durante todo o ano foram registrados 3.900.573 casos novos de acordo com relatório emitido pela justiça do trabalho. 

Os números são realmente assustadores, e entre as reclamações mais recorrentes estão casos como:

  • Horas extras;
  • adicional de insalubridade;
  • indenização por dano moral;
  • não recolhimento de encargos sociais.

Vamos ver como é que eles acontecem? 

Horas extras

De acordo com a CLT, a jornada de trabalho de um colaborador deve respeitar o limite de 8 horas diárias, podendo ocorrer acréscimo de até 2 horas a mais que devem ser pagas em adicional de horas extras ou diminuição da jornada em dia posterior, através da compensação ou do banco de horas

O problema é que muitos empregadores acabam desrespeitando essa regra e não fazem o pagamento correto nem diminuem a jornada de seus colaboradores. O resultado disso é o número preocupante que eu te mostrei um pouco mais acima neste texto. Além é claro do aumento do passivo trabalhista de uma empresa. 

Adicionais de insalubridade

Segundo o artigo 189 da CLT, todas as atividades de trabalho que expõem seus colaboradores a agentes nocivos à saúde acima dos limites de tolerância, devem ser compensadas por meio de um adicional no salário do colaborador. 

O adicional de insalubridade visa compensar o trabalhador que arrisca sua saúde para se dedicar à atividade da empresa. Esta exposição é dividida em três graus: mínimo, médio e máximo, que também definem o valor de adicional a ser pago ao colaborador. 

O problema é que, nesses casos, também acontece o negligenciamento do pagamento deste adicional, o que acaba levando o colaborador a procurar os seus direitos através da justiça. 

Indenização por dano moral

Quando um colaborador é exposto a situações humilhantes, ou agressões verbais durante o seu trabalho, ele está sofrendo assédio moral e pode com toda certeza abrir um processo contra a empresa. 

E você sabe quanto pode custar o valor de uma indenização por dano moral? Bom, ela pode ser de até 50 vezes o valor do salário da vítima do assédio. 

Nenhum trabalhador merece ser exposto a nenhum tipo de humilhação, e os números referentes a esses processos poderiam ser menores, caso a empresa possuísse mais treinamentos com seus líderes e fosse mais consciente em relação ao respeito que deve ter pelos seus colaboradores. 

Não recolhimento de encargos sociais

Os encargos sociais são todas aquelas obrigações que as empresas devem pagar mensalmente ou anualmente aos seus funcionários, como por exemplo o Fundo de Garantia. 

O FGTS é aquele fundo que garante ao colaborador certa estabilidade ao sair de uma empresa, e pode até mesmo ser utilizado em uma negociação para compra de casa própria daquele trabalhador. 

E de novo, seja por economia ou por pura negligência, muitas empresas deixam de realizar o pagamento das guias do FGTS, e além de estarem sujeitas a processos, ainda podem levar uma grande multa. 

Viu só, esses são os casos mais comuns do passivo trabalhista, e todos poderiam ser evitados. 

O que todas as empresas precisam se lembrar  é que a relação de emprego é uma troca mútua em que o trabalhador recebe um salário em troca de sua mão de obra para que uma empresa continue funcionando. 

E quando uma ação trabalhista é aberta, ocorre uma ruptura dessa relação. Por isso, é importante que todas as organizações conheçam bem a legislação e zelem pela manutenção da relação entre empregador e empregado. 

Agora que eu já te mostrei os casos mais comuns, vou te ensinar a como evitar um passivo trabalhista.

Como prevenir passivo trabalhista

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Muitas empresas possuem a ideia errada de que um passivo trabalhista é apenas um problema jurídico. Mas, na verdade, o passivo trabalhista nasce na gestão de uma empresa. 

Todos os casos que vimos ao longo deste texto dizem respeito a alguma falha na gestão de pessoas de uma empresa, ou até mesmo em sua cultura organizacional. Mas agora eu te pergunto, para sua empresa o que é mais fácil? 

Adotar um sistema de controle de ponto, ou arcar com todo o prejuízo que uma ação trabalhista pode trazer para sua empresa?

Se eu fosse uma empresa, com certeza investiria em um controle de ponto. É aí que entra a prevenção de um passivo trabalhista. 

É isso que as empresas precisam estar atentas, se assegurar para evitar chegar ao problema. Isso inclui: prevenir futuras ações e cuidar das ações que já tem para que elas causem o menor dano possível. 

É como possuir um extintor de incêndio, sua empresa não precisa pegar fogo para precisar de um, mas caso o pior venha a acontecer, ela estará preparada.

E por onde começar? 

Entenda a legislação

A legislação trabalhista brasileira é uma das mais amplas do mundo, e ela com certeza existe por uma razão: para prevenir que nenhum tipo de abuso ocorra durante uma relação de trabalho. Então, não é possível que uma empresa ignore a existência de regras e haja de forma própria. 

Por isso, estar sempre atualizado das regras e mudanças na legislação trabalhista é o primeiro passo para evitar que o passivo trabalhista ocorra. 

Mas nós sabemos que a legislação é bastante complicada e extensa, por isso, existem blogs como o da PontoTel. Nós traduzimos o juridiquês da legislação e adaptamos para o  dia a dia de uma empresa. 

Aliás, essa é uma boa dica, receber newsletter de sites como o nosso podem ajudar a manter a sua empresa sempre atualizada. 

Organização 

A sua empresa deve sempre ser muito organizada, não se pode cometer o erro de perder uma carteira de trabalho ou esquecer de devolvê-la ao colaborador como vimos acima. 

Comprovantes de pagamento, contas, contratos e arquivos importantes devem estar muito bem organizados. Uma boa dica para essa organização é utilizar pastas na nuvem, nelas você consegue ter acesso a alguma coisa importante sem precisar buscar em pilhas de papel.   

Capacite os seus líderes 

Para os colaboradores, chegar a um cargo de liderança é uma das maiores satisfações, mas uma liderança vem acompanhada de diversas responsabilidades. 

Liderar uma equipe ou um setor não é nada fácil, afinal, qualquer problema recai sobre essa pessoa. Por isso, os líderes devem sentir o clima da empresa e atuar sempre de forma assertiva na resolução de possíveis conflitos. 

Ele precisa estar atento, e sempre disposto a ouvir o colaborador, pois a primeira reclamação sempre chega para ele, e caso não possa resolvê-la, ele deve reportar o problema para quem poderá solucioná-lo. 

Segurança jurídica

Uma empresa não pode esperar o pior acontecer para regularizar uma situação pendente, ou para estar dentro da lei. É importante que a organização tenha segurança jurídica, no quesito de manter todas as demissões e contratações como manda a legislação, além de ter todos os acordos com os colaboradores devidamente assinados e manter o registro de tudo. 

Apostar em bons serviços de contabilidade e assessoria jurídica também pode dar mais segurança a sua empresa, já que eles saberão quais são as brechas e quais riscos a sua empresa pode estar correndo.

Organize os seus pagamentos 

A folha de pagamento de uma empresa não pode ser uma bagunça. Os seus colaboradores precisam saber qual dia eles recebem, e caso tenha algum imprevisto, isso deve ser comunicado à todos. 

É mais comum do que se imagina empregadores atrasarem o pagamento de seus colaboradores, além de benefícios como o vale transporte que, para muitos funcionários, é crucial para seu deslocamento até a empresa.

Esses atrasos acabam gerando mal estar entre a empresa e colaboradores, e podem até mesmo ser motivo para disputas judiciais posteriormente. 

Um outro ponto importante relativo aos pagamentos é que uma empresa nunca deve deixar atrasar ou não pagar os encargos sociais de seus funcionários, já que como eu expliquei mais acima, o não pagamento desses encargos pode gerar  multas e até mesmo diversas ações contra a empresa. 

Aposte na comunicação 

Com certeza é muito triste observar os números de processos por assédio moral no trabalho, afinal, o desrespeito é algo intolerável em qualquer âmbito de uma sociedade. 

Por isso, uma empresa deve sempre apostar em uma comunicação clara e assertiva, é bem comum grandes empresas apostarem em treinamento para seus líderes e na prevenção de assédio moral para que esse tipo de situação não ocorra. 

Existem também exercícios internos para integração de equipes como por exemplo o Team Building, que consiste em técnicas para melhorar o relacionamento entre os colaboradores, além de prepará-los emocionalmente. 

Tenha um bom controle de ponto 

Em agosto de 2019, foi aprovada pela câmara dos deputados a MP 881 intitulada “MP da Liberdade Econômica”, que animou alguns empresários por modificar a obrigação do controle de ponto para empresas com menos de 20 funcionários. 

Mas será que não realizar o controle de ponto é uma boa coisa?

Bom, os números dizem totalmente o contrário. Nos primeiros 6 meses de 2019, processos sobre horas extras, intervalo intrajornada e adicional noturno já figuram entre os assuntos mais recorrentes, e juntos somam cerca de 158.264 casos novos somente nos tribunais regionais do trabalho.
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Viu só, será que é mesmo uma boa ideia não ter controle das horas dos colaboradores? 

As empresas precisam sempre lembrar que um controle de ponto traz segurança jurídica para sua empresa e transparência na relação entre os colaboradores e a organização. 

Afinal, você já não ouviu falar que todo empregador desconfia do seu empregado, e que todo colaborador desconfia da sua empresa? 

Pois é, infelizmente essa é a realidade do mercado brasileiro. Por isso, apostar em um controle de ponto é a saída para que tudo esteja em pratos limpos, e permitirá que os colaboradores fiquem protegidos contra abusos, e que os empregadores tenham segurança para mostrar que seguem a legislação. 

O controle de ponto da PontoTel faz com que sua empresa tenha calculo de horas precisos, de forma que todas as horas trabalhadas dos colaboradores serão calculadas automaticamente e armazenadas em nuvem. Além disso, o sistema conta com um bom controle de banco de horas, relatórios de atrasos, faltas, horas extras e muito mais. 

Com um sistema desses na empresa, você estará seguro de qualquer ação trabalhista envolvendo o controle de jornada.

Mas claro, a sua empresa precisa estar de olho e respeitar os limites propostos pela legislação, afinal, de nada adianta um bom controle de ponto se a empresa infringir todas as regras na jornada de trabalho dos colaboradores, não é mesmo?

Aqui eu te dei diversas dicas de como evitar um passivo trabalhista, mas eu preciso te lembrar que um passivo trabalhista não é gerado apenas por uma ação trabalhista destinada a sua empresa. 

Vamos descobrir mais sobre isso.

Passivo oculto trabalhista

Você sabia que nesse momento sua empresa pode estar enredada em diversos passivos trabalhistas?

Pois é, o grande problema do passivo trabalhista é que ele não é imediato. Ele é oculto, então todo direito que sua empresa deixa de conceder ao colaborador vai entrando nesta conta. 

Basta apenas uma reclamação ao ministério do trabalho, e sua empresa pode passar por um grande processo de auditoria e fiscalização, isso inclui órgãos como INSS, Ministério do Trabalho e Justiça do Trabalho. 

E caso a sua empresa esteja negligenciando algo na relação de trabalho com os colaboradores, de uma hora para outra pode se ver enredada por um alto valor de passivos trabalhistas.

O passivo trabalhista permanece de forma invisível até que uma empresa sofra uma sentença por parte da justiça do trabalho, ou receba uma multa referente à fiscalizações. 

É importante lembrar que quando ele chega, geralmente é feita uma só cobrança que pode acabar com todo o capital da empresa. E como falamos acima, as vezes são falhas pequenas que a empresa tem a falsa sensação de estar economizando naquele momento. 

Depois desse tópico, você deve estar pensando se é possível prever o valor de um passivo trabalhista. Vamos ver.

Como calcular passivo trabalhista

Se a sua empresa já tem algum tipo de ação, ela deve estar focada não só em resolver esse problema, mas também em se planejar para não cair em futuras ações. 

Para chegar a um valor de passivo trabalhista, uma boa saída é a contratação de uma consultoria jurídica ou contábil que analise os processos que a empresa já possui e possa alertar riscos eminentes. 

A junção do seu departamento de RH com as duas consultorias podem resultar em grandes avanços para sua organização. Entretanto, é importante ressaltar que a empresa precisa estar disposta a mudar sua organização de acordo com os conselhos que a consultoria pode dar. 

Eu sei que até agora foram muitas informações, mas antes de terminar esse texto eu preciso ainda comentar um ponto muito importante.

O que diz a Legislação? E depois da Reforma Trabalhista?

Muitas pessoas confundem um passivo trabalhista com um processo trabalhista. 

Mas como vimos, um passivo trabalhista é tudo aquilo que uma empresa tem que pagar devido ao descumprimento da legislação trabalhista. 

Já um processo trabalhista é uma reclamação feita por uma das partes na justiça trabalhista. Dessa forma, podemos dizer de maneira simples que o passivo é uma consequência dos processos trabalhistas de uma empresa. 

Outra coisa importante de se ressaltar também é que na legislação não há nada que estipule alguma regra sobre passivos trabalhistas, enquanto os processos trabalhistas estão tratados entre os artigos 763 e 836 da CLT. 

E alguns pontos referente aos processos foram alterados pela Reforma Trabalhista, como por exemplo, o pagamento de honorários advocatícios para quem perde o processo. 

Caso você queira saber mais sobre como funciona um processo trabalhista, temos um artigo especial sobre isso, continue sua visita em nosso blog e leia: “Guia Processo Trabalhista: Como Funciona e o que muda em 2019!”.

Como modernizar sua Gestão de Pessoas evita passivos trabalhistas

Nós falamos bastante nesse texto sobre prevenção jurídica para não cair em passivo trabalhista, mas também não podemos deixar de falar sobre a importância da RH para evitar esse problema. 

Muitas empresas ainda não se deram conta de que a tecnologia pode ser uma grande aliada de sua gestão, e a automatização de processos evita muitos erros além de facilitar o trabalho dos departamentos de DP e RH. 

Mas afinal, como modernizar a gestão de pessoas? Mais acima eu te falei sobre como um bom controle de ponto ajuda na prevenção de passivos trabalhistas, mas saiba que além dele existem softwares de folha de pagamento que também podem auxiliar nessa função. 

Usar a tecnologia na sua empresa te proporciona melhorias em aspectos como:

  • Redução de erros de cálculo na folha de pagamento 
  • Proporciona relatórios com bons indicadores
  • Auxilia no gerenciamento de jornada
  • Ajuda no controle de pagamentos 

E além disso, sua empresa mantém tudo organizado de forma digital. 

Conclusão 

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Agora sim, eu te falei tudo sobre passivo trabalhista. Só para fazermos um check list, nesse texto você aprendeu: Conceito de passivo trabalhista, quais são os erros mais comuns de uma empresa, as causas de um passivo trabalhista e como evitá-lo. 

Eu fico feliz que você tenha lido até aqui, afinal este é um assunto muito sério e toda empresa precisa estar atenta. 

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