O sucesso de uma empresa depende não só de um planejamento estratégico de ações, mas também de medidas que contribuam para que a organização evite os passivos trabalhistas, que afetam sua reputação e seu clima organizacional.
Os passivos trabalhistas são dívidas que a empresa assume com funcionários e ex-funcionários em função do descumprimento de alguma regra trabalhista, como o não pagamento de horas extras.
De acordo com o relatório geral da Justiça do Trabalho, até 2022, havia mais de 5 milhões processos trabalhistas a serem solucionados. Esses processos tornam-se passivos trabalhistas.
Além disso, em 2020, segundo a Justiça do Trabalho, nos primeiros meses da pandemia, o custo com os passivos trabalhistas no Brasil estava acima de R$ 600 milhões.
Sabendo dos prejuízos que os passivos trabalhistas podem trazer, que vão de uma imagem negativa da empresa no mercado a prejuízos financeiros, este artigo abordará o que é passivo trabalhista e dará dicas de como evitá-lo. O conteúdo está dividido nos seguintes tópicos:
- O que são passivos trabalhistas?
- Qual a importância dos passivos trabalhistas?
- O que diz a legislação sobre passivos trabalhistas depois da Reforma Trabalhista?
- Quais os tipos de passivos trabalhistas?
- Quais as principais causas de passivos trabalhistas?
- Quais os impactos dos passivos trabalhistas nas empresas?
- Como evitar passivos trabalhistas?
- Como calcular passivos trabalhistas?
- Qual a importância de um controle de ponto para evitar passivos trabalhistas?
- Qual a melhor plataforma de ponto para evitar passivos trabalhistas?
Tenha uma boa leitura!
O que são passivos trabalhistas?
Passivos trabalhistas são obrigações financeiras que se originam da soma de dívidas que a empresa tem com funcionários ou ex-funcionários a partir de processos trabalhistas.
Essas despesas provêm do não cumprimento da legislação trabalhista, que acarreta pagamentos retroativos de benefícios, salários e recolhimentos de encargos sociais, acrescidos de multas.
Qual a importância dos passivos trabalhistas?
Os passivos trabalhistas têm como principal função garantir que a empresa irá cumprir suas obrigações trabalhistas em algum momento, mesmo que para isso o colaborador precise acionar a Justiça do Trabalho.
Eles são uma garantia de que os direitos dos funcionários serão cumpridos, além de um sinal de alerta para a empresa identificar possíveis problemas relacionados ao cumprimento das leis do trabalho.
Afinal, quanto maior o número de passivos trabalhistas, mais chances de a empresa adquirir processos judiciais, multas e penalidades, que podem até mesmo acarretar sua falência.
Sendo assim, os passivos são importantes por servir de base para o cumprimento das leis trabalhistas e para minimizar as chances de riscos financeiros e legais para a empresa.
O que diz a legislação sobre passivos trabalhistas depois da Reforma Trabalhista?
A CLT não possui especificamente nenhum artigo que trate dos passivos trabalhistas.
Porém, como explicado, os passivos são consequência de um processo trabalhista, em função do descumprimento dos direitos dos colaboradores. É possível, assim, destacar algumas diretrizes previstas na legislação, como o art. 763 da CLT:
“Art. 763 – O processo da Justiça do Trabalho, no que concerne aos dissídios individuais e coletivos e à aplicação de penalidades, reger-se-á, em todo o território nacional, pelas normas estabelecidas neste Título.”
Ainda, nos arts. 831, 832, 836 e incisos, é dito que, se não houver conciliação na Justiça do Trabalho, a própria Justiça irá decretar os valores e prazos de pagamento dos passivos trabalhistas e a empresa precisará cumprir as condições estabelecidas:
“Art. 831 – A decisão será proferida depois de rejeitada pelas partes a proposta de conciliação.
[…]
Art. 832 – Da decisão deverão constar o nome das partes, o resumo do pedido e da defesa, a apreciação das provas, os fundamentos da decisão e a respectiva conclusão.
§ 1º – Quando a decisão concluir pela procedência do pedido, determinará o prazo e as condições para o seu cumprimento.
§ 2º – A decisão mencionará sempre as custas que devam ser pagas pela parte vencida.
[…]
Art. 835 – O cumprimento do acordo ou da decisão far-se-á no prazo e condições estabelecidas.”
A Reforma Trabalhista foi importante para flexibilizar as relações trabalhistas, evitando muitos passivos. Isso ocorreu principalmente porque, em função da Reforma, existe uma facilidade maior de negociar condições de trabalho diretamente com o colaborador.
Essas negociações atingiram os âmbitos de jornadas flexíveis e parciais, banco de horas por acordo individual, novas regras para modelos de teletrabalho, hora extra para intervalo intrajornada, entre outros.
Cada um desses temas foi essencial para que a empresa ganhasse maior autonomia nas negociações com os colaboradores, evitando, passivos trabalhistas em excesso.
Quais os tipos de passivos trabalhistas?
Os passivos trabalhistas podem se originar a partir de uma série de problemas relacionados ao não cumprimento da legislação trabalhista e ao pagamento de valores a que os colaboradores têm direito.
A seguir, conheça os principais problemas que acarretam passivos trabalhistas:
Verbas rescisórias
A saída do colaborador é um momento delicado para a empresa, principalmente em relação às suas obrigações de pagamento. Isso porque, independentemente do motivo da rescisão, nesse processo, a organização precisa arcar com as chamadas verbas rescisórias.
Trata-se do pagamento de verbas relacionadas a saldo de salário, décimo terceiro proporcional, aviso-prévio, entre outros.
A empresa tem 10 dias para efetuar o pagamento, e caso ela não o faça, é gerado um passivo trabalhista, e em algum momento ela terá que arcar com o pagamento dessa dívida.
Horas extras
As horas extras também são um dos grandes motivos de passivos trabalhistas na empresa. Nesse caso, trata-se de um adicional para colaboradores que excedem sua hora de trabalho.
Se a empresa não possui um controle eficaz das horas trabalhadas, as chances de não conseguir gerir corretamente as horas extras são grandes, acarretando problemas com a Justiça do Trabalho e gerando passivos trabalhistas.
FGTS
Mensalmente, empresas que possuem colaboradores no regime celetista precisam recolher o encargo social chamado FGTS, que corresponde a 8% do salário do colaborador e que será depositado em uma conta em nome do empregado na Caixa Econômica Federal.
Quando a empresa não realiza esse recolhimento, pode gerar um passivo trabalhista e ter que assumir até mesmo um processo trabalhista, uma vez que a legislação prevê que esse recolhimento é uma rotina obrigatória do departamento pessoal.
INSS
Outro encargo social importante de responsabilidade da empresa é o INSS. Todos os meses, uma parte do salário do colaborador é destinada ao governo para arcar com benefícios sociais como aposentadoria, auxílio-doença, auxílio-acidente, etc.
Quando a organização não faz esse recolhimento corretamente, sofre com passivos trabalhistas, que podem ser acrescidos de multas, penalidades e processos trabalhistas.
Quais as principais causas de passivos trabalhistas?
O passivo trabalhista pode ocorrer por uma série de motivos, que se originam principalmente da falta de organização e planejamento da empresa em relação às normas trabalhistas, da má confecção do contrato de trabalho e da má gestão da jornada.
A seguir, saiba o porquê dessas questões afetarem diretamente a rotina da empresa, causando os passivos trabalhistas.
Falta de registro adequado de ponto
A falta de registro de ponto adequado pode acarretar uma série de problemas trabalhistas, que como consequência dão origem aos passivos trabalhistas. Isso acontece, pois, com um controle de jornada incorreto, a empresa está exposta a fraudes.
Assim, ela não é capaz de provar os horários de trabalho que seus colaboradores realizaram, impossibilitando sua defesa em caso de auditorias ou processos trabalhistas. Isso aumenta as chances de passivos trabalhistas no seu dia a dia.
Descumprimento de normas trabalhistas
Toda empresa tem uma série de obrigações trabalhistas relacionadas a pagamentos, desde férias, horas extras e adicionais de insalubridade e periculosidade até o recolhimento de encargos com FGTS e INSS.
O descumprimento dessas normas e o não pagamento desses valores pode motivar passivos trabalhistas contra a empresa.
Ou seja, se ela não cumprir essas obrigações, terá que arcar posteriormente com esses pagamentos em ações trabalhistas movidas pelos trabalhadores que foram prejudicados.
Contratos de trabalho mal-elaborados
Contratos de trabalho mal-elaborados também podem causar passivos trabalhistas, caso a empresa não siga as normas da legislação trabalhista na confecção desse contrato.
Isso porque, se não houver transparência nas regras quanto ao pagamento de horas extras, por exemplo, isso pode acarretar erros nos cálculos da folha de pagamento, gerando processos e passivos trabalhistas.
Assédio e discriminação no ambiente de trabalho
Os passivos trabalhistas podem se originar também de casos de assédio e discriminação no ambiente de trabalho.
Quando isso ocorre, a empresa pode sofrer penalidades ou ter de pagar multas e indenizações por danos morais em função do descumprimento da legislação trabalhista.
A própria Constituição Federal prevê em seu art. 5 que todos devem ser tratados igualmente perante a lei, sem que tenham seus direitos violados:
“Art. 5º Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no País a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade
X – são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação;”.
Quais os impactos dos passivos trabalhistas nas empresas?
Os passivos trabalhistas podem ter um impacto extremamente negativo na empresa, causando-lhe graves prejuízos financeiros e reputacionais no mercado. Conheça três problemas que os passivos trabalhistas podem causar.
Prejuízos financeiros e reputacionais
Quando fogem do controle da empresa, os passivos trabalhistas podem causar desequilíbrios e prejuízos financeiros.
Afinal, pagamentos posteriores, oriundos de processos trabalhistas, podem ter o acréscimo de multas e penalidades que afetam gravemente o caixa da organização.
Os impactos podem ir além do financeiro, afetando também a reputação da empresa, que pode ser vista como uma organização que não cumpre a legislação trabalhista nem preza pela transparência com seus colaboradores.
Litígios trabalhistas e desgaste jurídico
Os passivos trabalhistas podem gerar litígios e desgastes jurídicos em função de processos que os colaboradores podem mover contra a empresa.
Essas disputas podem afetar inclusive o funcionamento operacional da organização, consumindo tempo e recursos do departamento pessoal e da área jurídica.
Além disso, processos podem ser muito custosos financeiramente e costumam levar tempo, podendo criar uma imagem negativa da organização no mercado.
Impacto na produtividade e no clima organizacional
Os passivos trabalhistas impactam também a produtividade e o clima organizacional da empresa, já que os colaboradores podem ser afetados ao perceber que a organização não cumpre a legislação trabalhista nem efetua os pagamentos obrigatórios.
Quando não há transparência na relação trabalhista e os passivos são recorrentes, os colaboradores podem ficar insatisfeitos e até mesmo perder o engajamento e o comprometimento com a organização.
Como evitar passivos trabalhistas?
A melhor forma de evitar passivos trabalhistas é ter um controle de jornada que permita à empresa uma visualização ampla dos dados de ponto dos colaboradores — entradas, saídas, intervalos e horas extras.
Além disso, um bom controle de ponto proporciona à empresa uma gestão de dados em tempo real, com acesso às informações de jornada em poucos cliques, via web ou aplicativo.
Essa visão ampla e em tempo real, por plataformas de controles de ponto automatizadas, permite tomar decisões rápidas e obter dados autênticos, e evita fraudes nos registros que acarretam passivos trabalhistas.
Outras recomendações para evitar os passivos trabalhistas são: conhecer as leis trabalhistas, montar contratos de trabalho detalhados, desenvolver políticas internas claras, criar um ambiente ético e seguro e contar com auditorias internas.
Como calcular passivos trabalhistas?
Como visto, os passivos trabalhistas são considerados uma dívida que a empresa tem com funcionários ou ex-funcionários.
O cálculo correto desses passivos deve considerar o tamanho da empresa e um conhecimento prévio de suas obrigações legais.
Se a organização for pequena, os valores podem ser controlados manualmente, já que, por ter poucos colaboradores no seu quadro de funcionários, facilmente ela conseguirá levantar o que deve para cada um.
Nesse caso, alguns programas e softwares podem ajudar nessa tarefa, realizando cálculos de forma automatizada e alinhada à folha de pagamento.
No caso de empresas de grande porte, o processo difere, e o recomendado é que a empresa possua um setor jurídico que trabalhe junto à área de contabilidade, seja esta interna ou terceirizada.
Esses setores em conjunto têm maior facilidade em relação ao entendimento da lei e podem fazer uma varredura dos passivos trabalhistas e processos que exigirão pagamentos posteriores da empresa.
A verdade é que não existe uma fórmula pronta de como calcular passivo trabalhista. A organização precisa fazer o cálculo baseado em processos trabalhistas, valores devidos, possibilidades de recursos, multas e demais aspectos que envolvem a ação. Assim, fica mais fácil prever os custos finais dos passivos.
Qual a importância de um controle de ponto para evitar passivos trabalhistas?
Um controle de ponto eficiente é uma medida preventiva para a empresa realizar a gestão de jornada corretamente e evitar passivos trabalhistas relacionados ao controle incorreto de horas trabalhadas ou ao pagamento indevido de horas extras.
Com um controle de ponto adequado, a empresa consegue se resguardar e ter maior precisão nos registros de ponto, com medidas de segurança oferecidas por esse sistema que garantem a autenticidade das marcações.
O controle de ponto também traz transparência às relações trabalhistas, já que tanto a empresa como os colaboradores terão acesso em tempo real aos seus dados de jornada, sem que haja margem para reivindicações infundadas e alegações de pagamentos incorretos.
Qual a melhor plataforma de ponto para evitar passivos trabalhistas?
A Pontotel tem a melhor plataforma de ponto para evitar passivos trabalhistas na sua empresa. Com um sistema que alia tecnologia a uma gestão humanizada, seu departamento pessoal poderá atuar de forma mais tranquila e transparente na relação trabalhista.
Além disso, nossa plataforma está 100% adequada às diretrizes da CLT, da LGPD e da Portaria 671, garantindo a autenticidade das marcações e a segurança jurídica que sua empresa necessita para evitar processos trabalhistas.
A Pontotel proporciona também controle de dados em tempo real e fechamento de folha automatizado, com correção de pontos e jornadas e lançamento de dispensas pelo sistema ou aplicativo, além de verificação e correção múltipla das folhas dos colaboradores.
Com todos esses recursos, a gestão de dados de jornada e as relações trabalhistas se tornam mais transparentes, organizadas e tranquilas, minimizando as chances de passivos trabalhistas.
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Conclusão
Os passivos trabalhistas podem ser o reflexo do não cumprimento da legislação trabalhista pela empresa e da sua falta de organização em relação ao seu controle de jornada. Afinal, muitos deles advêm de dívidas de pagamentos de horas extras não computadas.
Por isso, a empresa precisa ficar atenta em seus passivos trabalhistas, se houver, para que esse problema não manche sua reputação nem lhe traga danos financeiros irreversíveis.
Uma forma de se precaver dos passivos trabalhistas é implementando na rotina da empresa formas para deixar a relação trabalhista mais transparente. Neste quesito, o controle de ponto eletrônico é uma ferramenta de grande valia.
Ao fim do texto, foi visto que a Pontotel oferece a melhor plataforma de ponto para evitar passivos trabalhistas, aliando tecnologia à gestão de pessoas para que o departamento pessoal trabalhe com tranquilidade e seja mais produtivo.
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