REP-A: Entenda o que é, quais são as regras e o que mudou com a portaria 671!

imagem de um homem sorrindo sentado e segurando um celular

Muito provavelmente você já fez o registro das suas horas através de um REP-A (Registrador Eletrônico de ponto alternativo) alguma vez.

O REP-A traz mais segurança e controle para o registro de ponto, tornando o fechamento da folha mais simples e com menos erros.

O ponto on-line trouxe muitas mudanças na gestão do ponto, além de beneficiar também os colaboradores.

Se você ainda não sabe o que é REP e o que mudou com a aprovação da portaria 671, acompanhe o artigo abaixo para saber mais sobre o assunto.

Veja os assuntos que serão abordados neste artigo:

Boa leitura!

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O que é um REP?

O REP ou Registrador de Ponto Eletrônico é um equipamento utilizado pelas organizações para que os colaboradores marquem a hora de entrada, saída e volta do almoço e saída para casa.

Geralmente, o equipamento fica instalado na entrada da empresa, para que o registro seja feito assim que o colaborador chegar e logo quando ele sair.

Dessa forma, o gestor e o RH conseguirá acompanhar as informações relacionadas a jornada de trabalho de cada colaborador.

Além disso, as informações registradas no ponto eletrônico, ficam salvas, evitando fraudes ou erros.

Em 2009, com a Portaria 1510, o antigo Ministério do Trabalho e Emprego criou algumas diretrizes que as organizações deveriam seguir. Algumas delas são:

  • Imprimir comprovante do registro de horas;
  • Não restringir o período de marcação;
  • Inviolabilidade da memória.

A marcação de ponto pode ser feita de diversas formas:

  • Biometria;
  • Cartão magnético (crachá);
  • Senha.

Quais são as formas de marcação de ponto existentes?

Agora que você já entendeu o que é REP e qual a importância do registro correto para a gestão do ponto, vamos conhecer as formas que os colaboradores podem fazer a marcação de horas.

Segundo as normas trabalhistas, existem três formas legais que podem ser feitos os registros. Vamos conhecer cada uma delas.

Registro Manual

O registro manual é a forma mais antiga de fazer a marcação do ponto, também é a mais econômica e a que tem maiores chances de erros.

Ele é feito através do registro das horas no livro do ponto, onde o colaborador preenche as horas conforme a sua jornada de trabalho.

Todavia, ele pode preencher com as informações incorretas, esquecer de bater ponto, entre outras ocorrências.

A depender do tamanho da empresa, também é mais difícil fazer a gestão do ponto e o fechamento da folha.

Registro Mecânico

O registro mecânico é o famoso relógio de ponto, onde o empregador tinha que inserir o cartão e a máquina fazia o registro dos horários.

Esse modelo é um pouco mais simples, porém ainda muito burocrático e difícil de gerir as informações. Também dava muita margem para erros.

Registro eletrônico

Já o ponto eletrônico é a forma mais moderna, confiável e segura de fazer o registro das horas.

Os registros podem ser feitos em diferentes equipamentos e as informações são enviadas em tempo real para uma central de controle que armazena os dados.

Esse modelo também permite que os colaboradores tenham acesso a um comprovante de registro, sendo possível identificar algum erro imediatamente.

Além disso, como esse modelo, a organização terá as informações salvas por muitos anos e não arrisca perdê-las como nos modelos anteriores.

O que é REP-A?

imagem de uma mulher sentada na frente de um computador segurando uma folha

Antigamente, os trabalhadores CLT não tinham muitas alternativas para fazer a marcação do ponto. A forma mais comum, era pegar o cartão e registrá-lo na máquina.

Posteriormente, chegou ao mercado o relógio de ponto eletrônico, onde o trabalhador pode utilizar sua impressão digital ou senha para fazer o seu registro de ponto. 

Entretanto, com o passar dos anos foi preciso inovar esse processo.

Dessa forma, surgiu o REP-A (Registrador de Ponto Eletrônico Alternativo), que no começo era denominado por controle de ponto alternativo. Ou seja, uma alternativa para os colaboradores registrarem o horário de entrada e de saída, usando computadores, celulares ou tablets.

Portanto, o REP-A é um sistema que possui o software responsável por arquivar as informações relacionadas às horas trabalhadas dos colaboradores.

Além disso, essa ferramenta também auxilia os gestores no acompanhamento das horas extras, negativas, faltas ou atrasos dos profissionais.

Atualmente, esse modelo de ponto é consolidado pela Portaria 671, documento que substituiu a antiga portaria 373 que falava sobre o ponto alternativo. 

Como o REP-A funciona?

O REP-A é um sistema simples e mais completo de ser utilizado. Principalmente, por organizações com várias sedes, profissionais que se deslocam com frequência, trabalhadores em home office, entre outros casos.

As informações do sistema de ponto são integradas a outros softwares. Além disso, assim que o colaborador bate o ponto, os dados são enviados para um painel em tempo real para o gestor.

REP-A: O que diz a lei

Os pontos eletrônicos foram regulamentados pela portaria nº 671. Através dessa nova norma, ampliaram-se as regras de registro de ponto e as formas que os colaboradores estão autorizados a fazer as marcações.

Além disso, a lei determina que os equipamentos façam o registro fiel do horário de entrada e saída dos colaboradores.

O uso do REP-A nas organizações, deve ser autorizado mediante convenção ou acordo de trabalho da categoria. Para isso ele deve:

  • Permitir identificar o empregado e o empregador;
  • Possibilitar a extração eletrônica ou impressa dos registros do ponto.

A portaria ainda determina que:

§ 2º O REP-A somente poderá ser utilizado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador, sendo vedada a ultratividade conforme o § 3º do art. 614 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

Portanto, se o acordo ou a convenção determinar, a empresa não poderá mais seguir com o uso do REP-A.

Portaria 671: Quais são os modelos oficiais?

Segundo a portaria 671, existem três modelos de REP que podem ser adotados pelas organizações.

Antes dessa classificação, os modelos seguiam as diretrizes das portarias 373 e 1510, porém com o passar do tempo e o surgimento de tecnologias ainda mais aprimoradas, foi necessário fazer essa mudança.

Desse modo, a nova portaria unificou todas as normas, deixando-a mais simples de ser compreendida e colocada em prática.

Agora, vamos conhecer os modelos oficiais de REP a seguir.

REP-C

O REP-C ou Registrador Eletrônico de Ponto Convencional, é a forma padrão de fazer o registro do ponto.

Ou seja, o relógio fica localizado em alguma parte da empresa e o funcionário deve se dirigir até o local para bater o ponto (geralmente utilizando a biometria).

No final do mês, o RH deve fazer a extração dos dados, para auditoria e fechamento de folha.

REP-A

Segundo o artigo 77 da portaria 671, o REP-A significa:

Art. 77. O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

  • 1º Para fins de fiscalização, o sistema de registro eletrônico de ponto que utilize REP-A deverá:

I – permitir a identificação de empregador e empregado; e

II – disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Portanto, o Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A), surgiu da substituição da Portaria 373 para a 671.

A nova portaria determina que o sistema faça o registro fiel da marcação de horas dos colaboradores e não é permitido fazer ajustes nas marcações.

Além disso, a ferramenta não deve restringir o horário que o ponto será marcado, tornando as marcações mais transparentes e seguras.

REP-P

Já o REP-P representa o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, ou seja, o registro do ponto é feito através de um software que deve ser registrado no INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial).

O que mudou com a Portaria 671?

imagem de uma pessoa sentada segurando um celular e escrevendo em uma prancheta

A Portaria 671, publicada em novembro de 2021 pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), trouxe novas regras relacionadas ao sistema REP.

Além disso, ela unificou normas que eram previstas em portarias anteriores, tornando-as mais simples e mais claras.

Uma das principais mudanças que a nova portaria 671 trouxe, foi a união de todas as formas de registro de ponto que passaram a ser denominadas por REP. 

Essas maneiras são classificadas em três categorias distintas:

  • REP-C: Registrador Eletrônico de ponto convencional;
  • REP-A: Registrador Eletrônico de ponto alternativo – equipamentos e programas destinados ao registro do ponto;
  • REP-P: Registrador Eletrônico de ponto via programa – esse sistema inclui os coletores das marcações, o armazenamento das informações e o tratamento dos dados.

Ainda segundo a portaria, independente do modelo que a organização escolher para fazer o registro de ponto, todas devem emitir um comprovante mediante o registro.

Por último, outra mudança importante, é que o equipamento também deve ter o espelho do ponto, ou seja, um relatório que contém todos os registros feitos pelo colaborador ao longo do mês. 

Qual o prazo para a migração dos sistemas de ponto?

De acordo com a portaria, todos os coletores de ponto precisavam se adequar até o dia 10 de fevereiro de 2022.

Já para o Programa de Tratamento de Ponto, as empresas possuem o prazo de 1 ano para se adequarem às novas normas previstas na portaria 671.

Esse prazo está disposto no artigo 97 da Portaria 671, veja na íntegra:

Art. 97. Os desenvolvedores de programa de tratamento de registro de ponto e usuários terão o prazo de um ano, a partir da data de publicação desta Seção, para se adequarem às exigências do art. 83.

Portanto, é importante que as empresas se atentem ao prazo para estarem nos padrões previstos pela norma e não descumprir nenhuma determinação.

Principais vantagens do REP-A

É possível perceber que adotar o REP-A em uma organização pode trazer muitas vantagens, tanto para os colaboradores quanto para a empresa.

Vamos conhecer as principais vantagens de adotar o REP-A, confira!

Mobilidade

Uma das principais vantagens que o REP-A traz para as organizações é que, através dele, os colaboradores que trabalham remotamente ou estão viajando, por exemplo, conseguem fazer o registro do ponto, mesmo a distância.

Dessa forma, os colaboradores conseguem ter mais mobilidade de locomoção, visitar clientes, trabalhar em home-office, e ainda assim conseguirão registrar sua jornada fora das dependências da empresa. 

Assim, o gestor consegue acompanhar se a jornada de trabalho está sendo seguida e o colaborador não será prejudicado.

Redução de custos

O REP-A é um software, portanto, não exige que as organizações gastem com equipamentos e manutenções.

Dessa forma, o investimento financeiro é menor sendo feito uma única vez.

Vale ressaltar que esse sistema também minimiza os erros do RH, fazendo com que a organização tenha menos gastos.

Praticidade com o fechamento da folha de pagamento

Por último, uma ótima vantagem desses novos equipamentos é que torna o fechamento de folha mais simples.

Isso porque, o RH não precisa esperar chegar o fim do mês para ter acesso às informações dos colaboradores, elas podem ser acessadas a qualquer momento.

Além disso, a folha de ponto é preenchida de forma online a cada marcação de horário do colaborador, otimizando o trabalho dos profissionais do RH que não terão tanto trabalho no fechamento da folha.

Como escolher o melhor REP-A?

Existem diferentes softwares de REP-A no mercado, por isso, as organizações devem avaliar os sistemas e encontrar o que mais atende as necessidades do negócio.

É importante buscar por ferramentas que tornem a gestão de ponto mais simples e mais rápida de ser feita, dessa forma, é mais vantajoso investir em sistemas mais automatizados.

Para escolher o REP-A ideal a organização deve considerar os seguintes aspectos:

  • Facilidade no uso;
  • Atendimento;
  • Funcionalidades que o sistema oferece;
  • Cumprimento das normas previstas pela portaria 671.

No geral, caberá à empresa identificar qual o REP-A que mais se adequa às suas necessidades e a dos colaboradores.

Quais são as regras para o uso do REP-A?

A nova portaria trouxe novas regras referentes ao uso do REP-A nas organizações. Dessa forma fica proibida as seguintes situações:

  • Alterar ou eliminar dados que tenha sido registrado pelos colaboradores;
  • Restringir o horário de marcação do ponto;
  • Fazer marcação automática do ponto, salvo o horário de almoço;
  • Exigir autorização para marcação do ponto.

É importante que as organizações estejam atentas às mudanças na legislação sobre o ponto eletrônico, a fim de evitar ações trabalhistas.

Qualquer organização pode implementar o REP-A no seu dia a dia, pois ela traz mais segurança e facilidade no processo.

Qual a diferença entre REP e controle de ponto digital?

Antes da portaria 671, a sigla REP representava os relógios de ponto, agora com a mudança na legislação, REP pode ser tanto um relógio de ponto convencional quanto o ponto digital.  

Mas basicamente a diferença entre REP-C e os modelos REP-A e REP-P, são suas funcionalidades, formas de bater ponto e ferramentas. 

No REP-C é necessário um aparelho específico, que precisa ser instalado nas dependências da empresa. 

Já os REP-A e REP-P são considerados digitais pois se tratam de softwares que podem ser baixados em diversos dispositivos ou até mesmo serem acessados de forma online direto do navegador de internet.

Conclusão

imagem de uma mulher sentada na frente de um computador segurando um celular

Ao longo deste artigo foi possível perceber que o REP-A é uma nova forma de registro de ponto que veio para trazer melhorias e facilidades para as empresas e para os empregados.

Através dessa ferramenta, é nítido o impacto que a tecnologia vem tendo em todas as áreas, assim como nos processos de RH.

Principalmente hoje em dia, em que muitas empresas estão adotando o home-office, é necessário garantir que os colaboradores consigam fazer o registro das horas com mais segurança.

Dessa forma, os gestores também conseguem acompanhar em tempo real os dados e fazer ajustes na escala, se necessário.

As organizações que desejam ter um RH mais eficiente e autônomo, certamente devem automatizar o processo de registro de ponto.

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