[GUIA] Portaria 373: Entenda como eram as regras do ponto alternativo

imagem de equipamentos eletrônicos na mesa com o sistema pontotel na tela

Você já ouviu falar sobre a portaria 373 do MTE?

Toda empresa sabe que controlar a jornada dos colaboradores é uma tarefa que precisa de muita atenção. Afinal, a frequência dos trabalhadores interfere diretamente na folha de pagamento e na produtividade da empresa. 

Pensando nisso, controlar essa jornada precisa ser fácil e eficiente. Foi então que surgiu a portaria 373, a medida que possibilitou a entrada de sistemas de controle de ponto alternativo no mercado de trabalho. 

Se você é um dos nossos leitores, com certeza já nos viu citar essa portaria em alguns dos nossos artigos, e hoje vamos falar especificamente dela.

Vamos nos aprofundar nesse assunto e explicar com mais detalhes como era a portaria 373 do antigo Ministério do Trabalho e Emprego, o que é o controle de ponto online e como ele pode facilitar o controle de jornada dos colaboradores. 

Aqui estão as coisas que vamos abordar ao longo deste artigo. 

Boa leitura!

controle jornada e gestao de pessoas
O que era a portaria 373 do MTE?
imagem dos prédios de Brasilia

A portaria 373, instaurada em 2011 pelo antigo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), foi criada para inserir novas tecnologias na prática de controle de jornada dos colaboradores dentro das empresas.

Ela surgiu como uma alternativa para regulamentar os modelos de sistema de controle de ponto que existiam no mercado. Os quais, em sua grande maioria, demandavam um esforço do RH e DP por serem ainda pouco inteligentes e funcionais.

Na época, essa portaria surgiu como um complemento à portaria 1510, dando instruções de como o controle de jornada deveria ser feito em sistemas de ponto online.

E a portaria 1510?

Já a portaria 1510, por sua vez, era responsável por regulamentar o uso dos SREP (Sistema de Registro Eletrônico de Ponto) e REP (Registro Eletrônico de Ponto) para o controle de jornada, colocando algumas exigências importantes sobre esses aparelhos.

A principal delas era que o SREP não funcionava sem o REP. Ou seja, toda empresa que adotasse esse meio, deveria ter os dois funcionando em conjunto. 

As regras para o SREP, em geral, eram as mesmas para os pontos alternativos. Nesse caso, tanto os SREP quanto os modelos de pontos online não poderiam: 

  • Impedir o funcionário de bater o ponto, 
  • Cadastrar os pontos automaticamente;
  • Exigir autorização para marcação de horas extras;
  • Ter um aparelho que alterasse o ponto que o funcionário já bateu 

Já para o REP, que na portaria 1510 dizia respeito ao aparelho de relógio de ponto, as exigências eram ainda maiores. Veja os principais requisitos que este aparelho precisava ter:

  • I – relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano, com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;
  • II – mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;
  • III – dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;
  • IV – meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto – MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente; 
  • V – meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho – MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;
  • VI – porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor- Fiscal do Trabalho;
  • VII – para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo; 
  • VIII – a marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.  

Quanta coisa não é? Isso era só um artigo da portaria. Na prática, esses sistemas funcionavam o tempo todo integrados.

Ao bater o ponto no REP, o registro ficava gravado na memória do aparelho, e depois, as informações deveriam ser coletadas e passadas para o SREP.

Agora, imagine a maratona do RH para coletar todos esses dados em uma empresa com 1.000 funcionários. Por isso, a portaria 373 veio com uma boa alternativa, e as empresas que queriam modernizar puderam apostar nesse outro modelo de ponto.

Quais foram as principais mudanças após a portaria 373?

imagem de um martelo de juiz

Com a vigência da portaria 373, o controle da jornada dos colaboradores ficou mais fácil e mais tecnológico. Antes dela, as empresas utilizavam meios manuais, mecânicos como o relógio de ponto cartográfico, ou relógios de ponto.

A sua proposta com o controle de ponto alternativo era modernizar e complementar o que já era feito antes, trazendo mais tecnologia e mobilidade ao processo. 

Com o uso dessa tecnologia, as empresas teriam mais facilidade de fazer todo o processo em um único sistema. O que antes não era possível, pois, o relógio de ponto eletrônico (REP) precisava ser integrado com um sistema (SREP). 

Resumo antes e depois da portaria 373

Antes da portaria 373 do MTE, as empresas possuíam apenas três formas de registrar o ponto, e o grande problema desses meios era que eles não ofereciam praticidade e simplicidade. 

Mas com essa nova tecnologia, as empresas passaram a fazer todo o processo em um único sistema, o que antes não era possível nas três formas de bater o ponto que existiam. 

O relógio de ponto eletrônico (REP) precisava ser integrado com um sistema (SREP), e os manuais ou cartográficos precisavam ser conferidos e contados um a um por algum funcionário, o que levava tempo e abria espaço para erros operacionais. 

O ponto eletrônico alternativo e o relógio de ponto podem até possuir algumas semelhanças. Mas, nenhuma das outras formas de bater o ponto é tão eficiente quanto uma que te ofereça agilidade e facilidade.

Veja o exemplo do PontoTel, que é um sistema de controle de ponto online, em comparação com as outras formas:

Celular REP Ponto Manual
Segurança
Baixo Custo
Facilidade de Uso
Mobilidade
Informações em tempo real
Relatórios
Tratamento dos pontos (sem utilização de outros softwares)

Bastante vantagem em relação aos outros, não é?

As duas portarias, 1510 e 373, vigoraram ao mesmo tempo, sendo uma o complemento da outra.  Contudo, no final de 2021, ambas foram extintas e substituídas pela portaria 671, expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP). 

A nova portaria manteve algumas das regras das antigas portarias e trouxe novas instruções, com o intuito de esclarecer o procedimento a ser seguido pelas empresas nos registros eletrônicos, manuais e mecânicos.

Entenda melhor. 

E agora, o que muda com a portaria 671?

A portaria 671 veio, justamente, para unir as principais regras estabelecidas pelas portarias 373 e 1510, tornando o registro de ponto online ainda mais seguro.

Para facilitar o entendimento dessas normas, a portaria unificou todas as formas de registro eletrônico de ponto em três categorias: 

  • REP-C (registro de ponto convencional); 
  • REP-A (conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho) ;
  • REP-P (Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto)

Para trazer essa maior segurança no registro, ela determinou como obrigatória a emissão de um comprovante de ponto em cada marcação, podendo ser em formato impresso ou digital.

Ainda, a extinção e mudança de padrão de alguns arquivos fiscais também foi uma das maiores novidades com a portaria 671.

Os arquivos AFDT e ACJEF foram extintos, e agora um novo modelo de AFD foi criado, juntamente com um novo relatório chamado AEJ, que é bem mais completo e claro do que os outros. 

O novo AFD  deve conter os seguintes itens:

  • Apresentar-se no formato texto, codificado no padrão ASCII da norma ISO 8859-1.
  • Ter com cada linha correspondente a um registro, terminando com os caracteres 13 e 10, respectivamente, da tabela ASCII da norma ISO 8859-1.
  • Ordenar os registros pelo Número Sequencial de Registro – NSR.
  • Não conter linhas em branco.
  • O preenchimento dos campos deve se iniciar pela esquerda e as posições não utilizadas devem ser preenchidas com espaço.
  • Para os registros dos tipos “1” a “5” deve ser gravado o Código de Verificação de Redundância, utilizando o CRC-16 (Cyclic Redundancy Check) do registro.
  • O registro do tipo “7” deve utilizar o padrão SHA-256 (Secure Hash Algorithm – 256 bits) na geração do campo nº 8 (código hash).
  •  Ser nomeado pela junção da palavra “AFD” com:
  • Para o REP-C: número de fabricação do REP, CNPJ/CPF do empregador e “REP-C”;
  • Para o REP-A: CNPJ/CPF do empregador e “REP-A”; e
  • Para o REP-P: número de registro no INPI, CNPJ/CPF do empregador e “REP_P”.

Como as novas regras podem ajudar o controle de jornada na sua empresa?

A entrada da tecnologia facilitou muito o processo de fechamento de folha de ponto. E não somente isso, ela também facilitou o controle de jornada. 

Os sistemas de ponto online permitem visualizar as jornadas em tempo real. 

Ou seja, caso você precise saber se em um determinado setor todos os funcionários já bateram o ponto, basta acessar o sistema e conferir quais colaboradores já registraram seus horários.

Ainda, com a entrada da portaria 671, ficou muito mais claro se adequar frente a todas as normas de controle de ponto. Afinal, é muito mais fácil ter todas as normas reunidas em um único lugar, do que dispersas em portarias distintas como ocorria anteriormente.

Com ela, todos os modelos de controle de ponto foram consolidados no chamado REP, com três tipos diferentes que abrangem os relógios de ponto e os dois modelos de controle de ponto online.

Assim, as empresas podem se sentir muito mais seguras em adotar qualquer um dos modelos de controle de jornada, tendo certeza das regras necessárias a serem seguidas e como se adequar a elas.

E será que a forma de bater o ponto muda? 

Como deve ser feita a marcação de ponto?

A marcação de ponto é obrigatória para todas as empresas que tenham, pelo menos, 20 funcionários. A regra está prevista no art. 74 da CLT, que diz o seguinte:

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”

Mas agora, com a vigência da portaria 671, as empresas podem escolher dentre três tipos distintos de marcação de ponto, REP-C, REP-A e REP-P. 

Quais são as restrições?

As regras gerais que já eram expressas nas portarias 1510 e 373 permanecem. Dentre elas, a regra de que nenhum sistema de controle de ponto pode restringir os horários de marcação de ponto. Muito menos marcar os horários automaticamente, salvo os pontos para repouso ou alimentação que podem ser pré-assinalados. 

Além disso, todas as marcações devem ser feitas diretamente pelo colaborador, de forma fiel.

Quais são as exigências?

Os novos sistemas de controle de ponto que entraram com a nova portaria devem:

  • Ter  identificação de empregador e empregado
  • Estar disponível no local de trabalho 
  • Possibilitar, que o registro das marcações de ponto estejam, disponíveis através da central de dados, para conferência

O que é o REP-A e o REP-P?

O REP-A e o REP-P foram dois dos três tipos de controle de ponto criados pela portaria 671.

O REP-A diz respeito ao registro de ponto alternativo, que é um conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho. 

Podemos dizer que esse tipo de ponto é uma extensão do ponto alternativo instaurado pela portaria 373. Que foi uma das maiores novidades do mercado, trazendo modernidade ao controle de ponto e permitindo o registro dos horários por meio de um aplicativo de ponto, de forma simples e rápida. 

Mas, seu uso deve ser autorizado por acordo ou convenção coletiva, permitindo o armazenamento dos dados em nuvem e impedindo alterações no registro.

Já o REP-P tem uma definição um pouco maior, de acordo com a portaria esse tipo de REP diz respeito ao: programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Na prática os dois sistemas se parecem, pois ambos permitem o registro de ponto de forma online. Porém o REP-P é mais completo e mais robusto, para ele é exigido uma série de certificações, que possibilitam sua adoção pelas empresas sem necessidade de acordo ou previsão em convenção coletiva. 

Quais são as vantagens?

Tanto o REP-P quanto o REP-A trazem inúmeras vantagens para o controle de ponto. De forma geral, eles permitem que o gerenciamento de jornada de trabalho dos colaboradores seja muito mais fácil e ágil via software, por meio de aplicativos ou computadores.

Mas, também oferecem muitos outros benefícios. Veja quais: 

Facilidade

imagem de uma mulher perto de uma janela mexendo no celular

A facilidade no manuseio é uma das principais vantagens dos sistemas de ponto online. Nesses tipos de software não há a necessidade de importar os dados de uma outra central.

Eles fazem um trabalho completo de coleta de ponto até os apontamentos, trazendo facilidade e economia de tempo na gestão de controle de ponto.

Custo benefício

Para ter um controle de ponto online na sua empresa, você não precisa se preocupar com compra de material, aparelhos específicos ou técnico de instalação. 

O sistema é totalmente online, a sua implantação é rápida e fácil, o que quer dizer que você não vai precisar contratar o serviço de um técnico para instalar um relógio na sua empresa, nem comprar um sistema para funcionar nesse relógio. 

Pouca manutenção 

Sabe quando o relógio de ponto da sua empresa quebra e você precisa contratar alguém para consertar? 

No ponto online isso não acontece. Mesmo que ocorra alguma falha no sistema, o suporte é feito totalmente online sem custo de visita de técnico e sem dores de cabeça com gastos inesperados de peças para manutenção. 

Por que um sistema de ponto online pode ser a melhor opção para sua empresa?

imagem de um notebok em cima da mesa com o sistema pontotel na tela

Você ainda deve estar se perguntando se um sistema de ponto eletrônico online é realmente uma boa escolha.

Sabemos que as novidades assustam, e às vezes, pode estar bem fora do que o seu setor de RH já vem operando há um bom tempo. 

Então, para exemplificar o porquê sua empresa irá se beneficiar com um sistema de controle de ponto online, vamos usar o exemplo da Pontotel.

Conheça o sistema Pontotel e seus benefícios

O sistema da PontoTel, faz toda a gestão de ponto, desde a coleta do ponto do funcionário até o fechamento da folha. 

Nesse processo, passamos pelos apontamentos e a realização do tratamento de ponto. O melhor é que tudo isso é feito em um único sistema. 

O PontoTel não é apenas um sistema para bater ponto, mas sim um software que oferece a gestão de ponto completa, com transparência e governança. 

O que significa essa gestão?

Um dos maiores benefícios do sistema da PontoTel, é a gestão de ponto com  acompanhamento em tempo real e a possibilidade de diversos relatórios.

Você sabe dizer qual setor da sua empresa realiza mais horas extras? E quais os funcionários que mais faltam? Ou qual o número de licenças e atestados que sua empresa teve em um semestre?

No sistema da PontoTel, você tem todas essas informações de forma rápida e fácil, o que te ajuda na tomada das decisões.

Quer ver como esse sistema funciona? Agende uma demonstração gratuita e exclusiva, preencha seu cadastro e em breve ligaremos para você!

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Conclusão  

imagem de um tablet com o app da pontotel na tela

A portaria 373 foi um importante marco para o controle de ponto, responsável por trazer novas tecnologias que otimizassem e facilitassem esse registro e acompanhamento.

Mesmo tendo sido extinta pela portaria 671, diversas de suas regras permaneceram, ressaltando sua importância para o uso de sistemas de controle de ponto modernos e completos para as empresas.

Ela trouxe inúmeras facilidades para o controle de jornada dos colaboradores, abrindo espaço para o surgimento de sistemas alternativos que facilitassem ainda mais esse registro.

Agora, você já consegue tomar a decisão de qual é o melhor sistema de controle de ponto para sua empresa?

Conheça mais sobre o PontoTel e marque um bate papo com nosso time comercial, eles conseguirão te indicar a melhor solução para suas necessidades!

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