Veja como funciona o software em nuvem e quais rotinas podem ser facilitadas com ele

imagem de uma mulher usando um computador

O uso do software em nuvem nas empresas teve um aumento de 20% no último ano, de acordo com um estudo da Gartner. Essa mesma pesquisa revelou que, até 2023, 40% das cargas de trabalho estarão alocadas em nuvem. 

O software em nuvem vem tendo um forte impacto dentro das empresas, principalmente porque consegue eliminar boa parte das burocracias e dá a empresa a possibilidade de focar em questões mais estratégicas. 

Além disso, empresas que automatizam os processos acabam elevando sua produtividade, a rapidez de acesso a dados e documentos, reduz as chances de erros na execução das tarefas e oferece maior transparência na relação trabalhista. 

Mas o que é software em nuvem na prática e em que rotinas ele pode contribuir para que a empresa consiga usufruir dos seus benefícios? Neste conteúdo você vai saber: 

Quer saber como automatizar os processos da sua empresa com um software em nuvem? Siga em frente neste artigo e saiba mais. 

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O que é um software em nuvem?

imagem de uma mulher sorrindo segurando  um celular

O software em nuvem é um um sistema de hospedagem que permite o armazenamento e compartilhamento de documentos e informações pela internet. Com nuvens em tempo real, tudo pode ser acessado a qualquer hora ou lugar. 

Com esse modelo de tecnologia os usuários têm acesso a dados por meio de qualquer dispositivo – tablet, PC, celular – e de onde estiver. Eliminando a necessidade de infraestrutura em servidor físico, de hospedagem, como os data centers. 

Premise vs Cloud: Principais diferenças do software dedicado e em nuvem

Apesar da transformação digital, onde 79% das empresas utilizam os serviços em nuvem na empresa, segundo a Gartner, muitos ainda sentem mais segurança no on-premise, serviço em que o servidor é alocado na própria empresa. 

Já o programa cloud é justamente o serviço em nuvem, online, que conta com um servidor descentralizado, retirando da empresa a necessidade de investimento em infraestrutura local. 

É importante neste sentido conhecer as diferenças entre esses modelos de gestão de dados e rotinas, para escolher o que mais se adequa a sua empresa. Abaixo você confere as principais diferenças entre o on-premise e as aplicações cloud.

  • On-premise: servidor implementado na própria empresa | Cloud: servidor descentralizado, em nuvem 
  • On-premise: todos os dados ficam hospedados dentro da companhia | Cloud: dados da empresa estão armazenados em nuvem  
  • On-premise: a empresa é responsável pela manutenção do servidor, em caso de problemas | Cloud: a organização que cede o serviço em nuvem é a responsável por manter o servidor funcionando 
  • On-premise: necessidade de investimento local, mais custoso | Cloud: solução em nuvem, com infraestrutura remota, e com valor flexível 
  • On-premise: segurança depende da atuação da equipe de TI da empresa | Cloud: segurança conta com times especializados e a responsabilidade da rotina é da empresa contratada, que fornece o serviço 
  • On-premise: suporte normalmente em horário comercial, com a equipe de TI da empresa | Cloud: suporte 24 horas por dia

Como funciona um software em nuvem?

O software em nuvem funciona por meio de servidores alocados na internet e que possuem uma infraestrutura e um sistema de segurança próprio, para oferecer ao usuário maior liberdade e praticidade de acesso a dados e informações.  

Ele se utiliza de um datacenter descentralizado, ou seja, a empresa não precisa alocar recursos para um equipamento local, já que tudo poderá ser acessado online. Evitando, por exemplo, que a empresa tenha custos com infraestrutura de hospedagem.

Quais rotinas do RH podem ser feitas em nuvem?

O software em nuvem pode ser um grande apoio para que a empresa possa realizar uma série de processos de forma mais segura e rápida. Isso porque com essa possibilidade de acesso dos documentos online, otimiza os processos internos. 

Entre as principais rotinas que o software em nuvem podem comportar estão:

Controle de ponto

Com um software em nuvem o controle de ponto é facilitado. Posto que com essa tecnologia a empresa tem acesso aos dados da jornada do colaborador em tempo real, podendo acessar essas informações a qualquer hora ou lugar. 

Fazendo com que essa rotina se torne mais rápida e eficiente, seja para consultar as informações da jornada, corrigir possíveis erros e até mesmo automatizar cálculos da folha de pagamento. 

Folha de pagamento

O fechamento da folha de pagamento também é uma rotina que se torna muito mais automatizada quando a empresa utiliza o serviço em nuvem.

Por meio dessa tecnologia, os dados de entrada, saída, faltas e atrasos são centralizados em um sistema online, trazendo maior segurança e facilidade de acesso por parte dos gestores de RH.

Além disso, os cálculos para quem se utiliza do software em nuvem são automatizados reduzindo boa parte do tempo dedicado a essa burocracia. 

Gestão de benefícios

A gestão de benefícios também se torna muito mais transparente quando apoiada em um software em nuvem. Isso porque tanto o processo de adesão, como de uso fica à disposição, em tempo real, para consulta do colaborador. 

Além disso, com um sistema online, a empresa inclusive automatiza o processo de gerenciamento de inscrições dos colaboradores e facilita o aceite por parte deles. Isso evita possíveis fraudes e violações em torno da gestão de benefícios. 

Avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho também é uma rotina que pode se encaixar perfeitamente em um software em nuvem. Atualmente o mercado oferece inúmeras opções de ferramentas online em que os gestores podem ter uma visão real do desempenho de seus funcionários. 

Bons exemplos que podem ajudar nessa avaliação são os softwares de gestão de projetos e equipes, como o Runrun.it. Nele, o gestor tem em tempo real e, em nuvem, os resultados da equipe, dados de produtividade, tempo para execução das tarefas e datas de entrega. 

Assim, fica mais fácil avaliar quem está sendo produtivo, o que está dando certo e se os prazos estão sendo cumpridos. 

Recrutamento e seleção

Apostar num software em nuvem também pode ser importante para que a empresa dê maior agilidade aos processos de recrutamento e seleção.

Com um sistema online em mãos, o RH pode criar um banco de dados ilimitado, com uma série de informações de possíveis candidatos, para áreas distintas, facilitando a busca pelo candidato ideal para determinada vaga.

Sem contar que com essa tecnologia o armazenamento é mais simples e econômico, evitando que a empresa precise reservar um espaço físico para guardar milhares de documentos e currículos.

Vantagens do software em nuvem

imagem de uma mulher sentada no chao olhando para um computador

Investir nessa tecnologia disruptiva pode não só deixar os processos da empresa mais rápidos e flexíveis, mas também proporcionar menos gastos com infraestrutura e suporte de TI e também oferece maior segurança no compartilhamento e armazenamento de dados. 

Conheça a seguir algumas das principais vantagens que o software em nuvem pode oferecer para sua empresa. 

Acesso direto pela internet

Com o software em nuvem, o acesso às tecnologias é feito diretamente pela internet, a qualquer hora, lugar e em diversos tipos de plataformas. Esse processo mais flexível agiliza os acessos e também o armazenamento de dados e a delegação de tarefas. 

Facilitando não só o trabalho de empresas que atuam no regime presencial, mas também para quem se utiliza do híbrido ou a distância, já que o acesso pode ser feito de qualquer local rapidamente.  

Dispensa a necessidade de instalar software em cada máquina da empresa

Os modelos tradicionais exigiam que cada computador tivesse um software instalado para que todos os colaboradores tivessem acesso a dados ou tarefas. Contudo, com o software em nuvem não existe essa necessidade. 

A tecnologia dispensa a necessidade de programas físicos, já que o acesso é pela internet, num servidor online. Facilitando inclusive os múltiplos acessos ao sistema, bastando apenas ter em mãos um login e uma senha para acessá-lo. 

Reduz gastos com infraestrutura e TI

A redução de gastos com infraestrutura e TI é uma das grandes vantagens do software em nuvem. Por ser uma tecnologia descentralizada, ele não exige que a empresa invista em um servidor local, já que tudo será realizado online. 

Diminuindo, assim, gastos com manutenção, já que a empresa que cede o serviço é a responsável por fazer o sistema funcionar. 

Além disso, a flexibilização de opções dentro da nuvem permite que a empresa invista o necessário, de maneira personalizada, conforme suas necessidades, seja para expandir o espaço de armazenamento, contratar um programa específico, etc. 

Permite a gestão móvel e online

Trabalhar em nuvem é flexibilizar o ambiente de gestão, organização, tratamento e acesso a dados, documentos e informações. Com o software em nuvem a gestão é completamente móvel e online. 

Essa é uma grande vantagem que facilita e muito a rotina das empresas, já que qualquer tipo de informação pode ser acessada de qualquer lugar, na nuvem, em poucos cliques, seja pelo computador, celular ou tablet. 

Automatiza processos

Os processos via software em nuvem são extremamente automatizados, o que quer dizer que retira parte das responsabilidades burocráticas de cima dos colaboradores, que podem focar em questões mais estratégicas. 

Automatizar os processos também reduz os números de erros, já que muitas das tarefas repetitivas são feitas pela máquina, diminuindo as chances de falhas que ocorrem principalmente quando o ser humano precisa assumir essa rotina repetitiva. 

Possibilita o acompanhamento em tempo real e acesso rápido a dados

Com a gestão móvel sendo uma das suas características principais, o acesso aos dados se torna mais rápido e o acompanhamento dos processos passa a ser em tempo real, já que qualquer membro da equipe acessa qualquer informação online. 

Essa agilidade, de ter tudo nas mãos em tempo real, facilita inclusive as tomadas de decisão, permitindo que a empresa faça correções em qualquer execução de forma mais ágil e eficiente, mesmo que de maneira remota. 

O que a empresa deve se atentar ao optar por um software em nuvem?

Apesar das vantagens e benefícios em utilizar o software em nuvem na rotina empresarial, é fundamental antes de escolher qualquer serviço, se atentar aos itens que a empresa que cede essa tecnologia oferece. 

Afinal, é essencial que esse sistema ofereça segurança e consiga otimizar os processos da companhia. Conheça três elementos a se avaliar antes de optar e investir no software em nuvem ideal. 

Adequação à LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige que a empresa tenha um cuidado extremo para armazenar e manusear dados pessoais. Até por isso é importante que o software em nuvem esteja adequado a LGPD para dar respaldo a empresa que o utiliza. 

Para avaliar se existe esse tipo de adequação à companhia que irá contratar a tecnologia precisa se atentar ao compliance da empresa, medidas de segurança, gerenciamento de crise, controles de acesso e outros. 

Segurança da informação

Antes de definir a melhor tecnologia para a empresa é importante saber se ela oferece um sistema seguro, com métodos de criptografia, backup de dados, auditoria, compliance jurídico e adequação à LGPD. 

Baseando-se nesses itens, o software em nuvem pode oferecer maior segurança na gestão das informações dos colaboradores, reduzindo os riscos de vazamento de dados, ataques hackers ou perda de documentos.

Lembrando que as regras da LGPD estão previstas na Lei nº 13.853

Art. 1º Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

Optar por bons softwares em nuvem

Outro ponto importante antes da escolha é a pesquisa de reputação do software. Para isso, consulte as avaliações da empresa na internet, quais os serviços oferecidos, preço, suporte, normas de segurança, proteção contra invasões, entre outros detalhes. 

Assim, você consegue avaliar se o software é reconhecido, bem avaliado e se oferece os serviços que se adequam a realidade e as necessidades da empresa. 

Conheça o PontoTel – Controle de ponto em nuvem e muito mais!

imagem de uma pessoa sentada na frente de um computador e usando o aplicativo de controle de ponto da pontotel

Optar pelo melhor serviço em nuvem faz toda a diferença para que a empresa usufrua de todas as vantagens dessa tecnologia e consiga automatizar tarefas complexas que fazem parte do dia a dia da empresa. 

Neste sentido, o PontoTel se destaca no mercado com um controle de ponto em nuvem e que traz maior segurança e agilidade na gestão desta rotina. Com a plataforma PontoTel sua empresa terá uma ferramenta completa para gestão e controle de ponto. 

Por meio do PontoTel toda gestão se torna mais prática e segura. Entre as principais vantagens da plataforma estão: 

  • Acompanhamento da jornada em tempo real; 
  • Gestão de dados em nuvem, com acesso por multiplataforma; 
  • Aprovação remota para registro dos pontos e dispositivos; 
  • Acesso a relatórios com indicadores de desempenho; 
  • Múltiplas formas de registro de ponto online;
  • Integração com diversos sistemas de folha de pagamento;
  • Registro de ponto offline;
  • Único sistema para administrar os registros e ponto;
  • Garantia de autenticidade das marcações com 8 medidas de segurança antifraude;
  • Adequação a legislação trabalhista e a LGPD;
  • Economia de até 80% no tempo para fechamento da folha de pagamento; 

Quer saber mais sobre a plataforma e conhecer outros benefícios de implementá-la na sua rotina? Agende um bate-papo com um especialista PontoTel e solicite uma demonstração gratuita do sistema

controle de ponto pontotel

Conclusão

Como citado neste artigo, o software em nuvem passou de uma opção para quase uma obrigação para empresas que buscam ser competitivas no mercado. Isso porque essa tecnologia dá um suporte importante em inúmeras rotinas empresariais. 

Apostando num bom software em nuvem, a empresa tem um grande apoio para automatizar seus processos e eliminar parte das suas burocracias, dando mais tempo para que os gestores foquem em tarefas estratégicas. 

Afinal de contas, ao adotar um software em nuvem, é possível ter maior rapidez no armazenamento e no acesso a dados e documentos, independentemente do local ou dispositivo. 

Com essa tecnologia todo o processo é online, trazendo maior agilidade na execução de tarefas do dia a dia da companhia. Inclusive, automatizando rotinas como folha de pagamento, gestão de benefícios, controle de pontos e outros, como citado anteriormente. 

Porém, apesar dessas vantagens de ter o computador na nuvem é importante estar atento aos recursos e serviços que essa tecnologia pode oferecer a sua empresa, para assim escolher a tecnologia ideal, aquela que mais se adequa a realidade da sua empresa.  

Gostou deste artigo e entendeu o real funcionamento do software em nuvem? Se quiser saber mais sobre a automatização do RH, gestão de pessoas e controle de ponto online, acesse o blog PontoTel.  

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