Perder itens pessoais digitais, documentos importantes, fotos, vídeos ou áudios sempre é um acontecimento frustrante para qualquer pessoa ou empresa, podendo, inclusive, trazer prejuízos severos dependendo da situação.

Com certeza você já passou por isso ou conhece alguém que tenha enfrentado esse problema, seja por uma exclusão acidental, perda, roubo ou falhas em um sistema. 

Para isso, existe o backup, que é um método de garantia para que haja uma solução eficaz e rápida, para quando situações como essa acontecerem.

Se você se preocupa em como guardar os seus arquivos ou os da sua empresa de forma segura e que possam ser acessados em outros dispositivos, esse artigo é para você.

Neste conteúdo você vai entender como funciona a atividade que assegura a recuperação de dados perdidos ou fraudados. Veja os temas a serem abordados neste artigo:

• O que é backup?
• Como funciona um backup?
• O que é uma política de backup para empresas?
• Como criar uma política de backup corporativa?
• Como facilitar a rotina de backup nas empresas?

Aproveite a leitura!

O que é backup?

Backup é um termo utilizado para uma atividade que consiste em realizar cópias de segurança de dados digitais de um dispositivo, como fotos, documentos, softwares ou qualquer arquivo digital, com o intuito de recuperá-los em caso de perdas acidentais ou falhas no sistema em que os arquivos estão armazenados. 

Essas cópias, normalmente, são guardadas em um sistema de backup em nuvem – onde é mais seguro – ou em outro aparelho, como um HD externo, DVD ou pendrive.

Qual a sua importância?

O ditado popular “Prevenir é melhor que remediar.” se encaixa bem quando levantamos a importância de fazer backup. Isso porque o backup, ou cópia de segurança, nada mais é que uma prevenção em caso de perda de arquivos. 

Independente da eficiência de uma máquina, todas estão sujeitas a problemas técnicos, já que é da natureza de todo hardware o surgimento de defeitos com o passar do tempo.

Ainda existe, também, a possibilidade da máquina ser ameaçada por vírus ou, até mesmo, por ataques de hackers.

Essas situações põem em risco a integridade dos arquivos armazenados em um dispositivo, por esse motivo o backup se faz tão importante para assegurar que seus dados ou o da sua empresa não sejam perdidos. 

Como funciona um backup?

Um backup funciona a partir do armazenamento de cópias de arquivos de um dispositivo em outro destino e precisam, necessariamente, ser armazenados em local diferente ao de origem. 

Algumas das possibilidades para armazenamento são: serviços em nuvem ou dispositivos eletrônicos.

Nos serviços em nuvem, os dados são enviados virtualmente e ficam disponíveis para serem acessados em um dispositivo que possua acesso a Internet e ao aplicativo ou site do serviço de armazenamento online. 

Esses dados ficam disponíveis na web para qualquer pessoa que tenha acesso ao login e senha da plataforma.

Já os dispositivos de armazenamento de dados podem ser os seguintes:

• HD Externo;
• Cartão SD;
• Pen drives;
• CDs (Compact Discs);

Nesses dispositivos, as cópias ficam salvas em seu armazenamento interno, que possuem um espaço limitado e precisam ser conectadas a um outro dispositivo para que sejam acessadas. 

Qual a frequência ideal para fazer backup?

A frequência para a realização do backup depende da quantidade de criações e alterações de arquivos que você realiza em sua máquina. Contudo, recomendamos o backup diário, principalmente quando são arquivos relevantes.

Hoje, já é possível fazer backups diariamente e de forma automática através dos serviços de armazenamento em nuvem. Os próprios softwares ficam encarregados de realizar a atividade por você, poupando seu tempo e trabalho.

Dessa forma, os riscos de perda de arquivos que foram criados mais recentes diminuem e, consequentemente, aumenta a cibersegurança no processo de prevenção. 

Qual o melhor lugar para armazenamento de backup?

Existem diversas formas de fazer um backup, mas não há dúvidas de que o armazenamento em nuvem é o mais seguro para guardar as cópias dos seus documentos, por essa razão, ele é amplamente utilizado.

Diferente dos dispositivos eletrônicos de armazenamento, o salvamento de dados na nuvem não pode sofrer danos físicos ou furtos e ainda é capaz armazenar uma quantidade superior de arquivos.

Contudo, por ser uma mídia armazenada na web, fica sujeita a ataques, instabilidades ou falhas e pode necessitar de uma Internet de qualidade para que arquivos maiores sejam visualizados.

Por isso, é importante avaliar o histórico da empresa que será contratada para realizar o serviço, a fim de evitar esses problemas citados. 

Backup automático ou manual: qual o melhor?

Tanto o backup manual como o automático realizam a mesma atividade com o mesmo propósito: fazer as cópias de segurança dos seus arquivos.

Porém, o backup automático é feito sem a interferência de alguém, o próprio software fica encarregado de copiar os arquivos para a nuvem na frequência de tempo escolhida pelo usuário. 

Já o backup manual é quando a própria pessoa realiza a atividade do backup, copiando manualmente os arquivos de um lugar para outro, independente desse segundo espaço ser físico ou digital.  

O backup automático é considerado como a melhor opção, pois além de isentar os processos manuais, poupando tempo e força de trabalho, os arquivos ficam em um ambiente externo.

Além do mais, o backup automático evita falhas humanas que podem acontecer no processo de backup: como o esquecimento ou cópia incompleta de arquivos. 

O que é uma política de backup para empresas?

A política de backup empresarial é o guia que conduz todas as decisões relativas ao armazenamento de dados do negócio. Com ela, será possível ter uma maior segurança e assertividade no processo de realização de cópias de arquivos. 

Antes de criar o guia da empresa é necessário responder às seguintes questões:

• A frequência de realização dos backups;
• O tipo de backup;
• Quais dados precisam ser armazenados;
• Onde serão guardadas as cópias;
• Os funcionários responsáveis pela atividade.

Como criar uma política de backup corporativa?

Depois de respondidas as questões anteriores, é hora de reunir o time de gestores e de TI (Tecnologia da Informação) para criar a política de backup da empresa.

Para isso, é necessário seguir os itens elencados abaixo:

Defina o que será feito de backup

É importante se questionar sobre quais são os arquivos e informações que precisam ser copiadas, uma vez que nem todos os dados serão úteis no futuro. Por exemplo, não há necessidade em guardar aquele arquivo que foi baixado para ser utilizado uma única vez.

O primeiro passo é fazer um levantamento de quais dados são mais relevantes para o negócio e quais poderão ocasionar danos em caso de perda ou falha. 

Sabendo disso, você vai conseguir escolher o que deve ou não entrar na rotina de backup da corporação. Essa atividade evita que a empresa tenha seu espaço para armazenamento gasto com arquivos inúteis.

Tenha controle de cada versão

Imagine que você está produzindo um grande projeto com o seu time e já faz algumas semanas que vocês vêm trabalhando nesta tarefa. De repente, uma falha na máquina faz com que vocês percam tudo que foi produzido. Desastroso, não é mesmo?

Posto isso, controlar as versões do backup de um arquivo faz-se necessário atualmente para evitar que problemas como esse aconteçam. 

Os principais serviços de backup em nuvem, como Google Drive e OneDrive, já oferecem o controle de versão de forma automática. Inclusive já é possível salvar arquivos na nuvem automaticamente enquanto ele está sendo produzido. 

Se não for possível optar por um serviço de backup online, lembre-se de salvar as cópias dos arquivos que estão em produção todas as vezes que você concluir as alterações daquele dia. 

Defina uma frequência de backup

Outro ponto importante ao criar uma política de backup é escolher a frequência em que as cópias serão realizadas. Para fazer isso, deve-se avaliar a importância dos dados armazenados.

Suponha que sua empresa produza centenas de recibos diariamente, caso o backup não seja realizado na mesma frequência, um dia inteiro de trabalho pode ser perdido pela baixa periodicidade de backup.

Sendo assim, é recomendado que seja feito pelo menos um backup a cada 24 horas, podendo diminuir essa frequência para semanal, se os dados forem poucos e não tiverem alta importância. 

Determine um ciclo de vida do backup

O ciclo de vida do backup é o processo que determina o caminho dos dados dentro de uma organização, desde o momento em que ele é coletado até a sua remoção ou arquivamento.

Para exemplificar, com a chegada da LGPD alguns dados deixaram de poder ser armazenados por uma empresa depois de um certo tempo, o ciclo de vida serve para determinar quando esses arquivos deverão ser deletados.

Além disso, há arquivos que não precisam mais ser guardados depois de um certo tempo, como cópias da declaração anual do Imposto de Renda, que só necessitam ser guardadas por cinco anos.

Devido ao alto volume de dados que podem ser produzidos por uma empresa, é importante gerenciar o ciclo de vida desses arquivos que são copiados.

Como facilitar a rotina de backup nas empresas?

Para proteger os arquivos de uma empresa da melhor forma, é importante que a rotina de backup seja feita com atenção, organização e controle constante. Assim, a atividade será realizada com mais facilidade e tranquilidade.

Além disso, escolher softwares de backup empresarial em nuvem e treinar os colaboradores para fazer a atividade também facilitam o processo, veja como:

Opte por softwares em nuvem

Os softwares de armazenamento em nuvem são bem mais práticos porque ficam disponíveis online e podem ser acessados por diversas máquinas ao mesmo tempo, necessitando apenas de internet. 

Isso se torna uma grande vantagem se, por exemplo, diversos funcionários precisarem ter acesso aos arquivos ao mesmo tempo. O armazenamento em nuvem não limita o acesso e ainda permite que possa ser compartilhado com outras pessoas. 

Além disso, ele é isento de danos físicos, diferente de dispositivos externos que podem molhar, quebrar, serem perdidos e até furtados. Com isso, o software em nuvem proporciona uma segurança maior ao usuário.

No mercado existem diversas opções de serviços de backup em nuvem. O Google Drive, Dropbox, iCloud, OneDrive e Amazon Cloud Drive estão entre os serviços mais confiáveis e utilizados pelos usuários hoje. 

A maioria desses serviços oferecem um plano gratuito com armazenamento limitado e, se você precisar de mais espaço, é possível fazer a contratação online. O Google Drive, por exemplo, oferece planos que vão de 100 GB (Gigas) de armazenamento até 30 TB (Terabytes).

Realize treinamentos com os colaboradores

É essencial que os colaboradores da empresa estejam a par sobre o que é um backup e como ele funciona. Por isso, realizar treinamentos com o time inteiro é importante para que todos entendam a relevância da atividade e como ela é feita.

Um outro treinamento, mais detalhado, deve ser feito com o time de T.I encarregado por realizar os backups, nele deverá ser explicado como fazer, qual a frequência, quais dados serão copiados e onde serão armazenados. 

Uma equipe treinada possibilita que a cultura da realização de backup se faça presente na empresa e que todos compreendam a importância desse processo. 

Conclusão

Neste artigo, foi explicado como o backup é uma atividade essencial para qualquer pessoa ou negócio que precisa manter os seus arquivos seguros e guardados. A operação que consiste em fazer cópias de dados permite que eles possam ser recuperados em caso de perdas ou falhas. 

Para uma empresa, a adoção de uma política de backup faz-se essencial para prevenir danos relacionados à perda de arquivos. Implementar e treinar os colaboradores para vigorar uma cultura em que a realização de backups se faz presente é crucial para qualquer negócio.

Lembre-se de escolher o serviço e método de backup que mais se adeque a sua necessidade ou a da sua empresa. 

Com uma política de backup implementada, você poderá ficar mais tranquilo em caso de problemas ou falhas inesperadas. Quando o tema é proteção e preservação de dados, a prevenção nunca é demais.

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