Como funciona o controle de ponto em nuvem e as vantagens em aderir a esse sistema!
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Time Pontotel 1 de fevereiro de 2024 Controle de ponto
Como funciona o controle de ponto em nuvem e as vantagens em aderir a esse sistema!
Controle de ponto em nuvem: entenda o que é, como funciona, quais as vantagens e como adotar na sua empresa para otimizar a rotina do RH/DP!
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O controle de ponto em nuvem é uma ferramenta avançada para gerenciar a jornada de trabalho dos funcionários. Mas isso não significa que ela seja difícil de usar. Na verdade, sua implantação e seu uso são considerados bem mais fáceis e intuitivos em comparação a outras ferramentas de controle de ponto. 

Afinal, todos os seus recursos podem ser acessados direto na tela do celular, no notebook, entre outros dispositivos com acesso à internet. Além dessas facilidades, o controle de ponto na nuvem oferece funcionalidades modernas capazes de otimizar a rotina dos setores de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP).

Por conta dessas e outras vantagens, essa solução tem sido adotada por empresas que desejam acompanhar a transformação digital do mercado e tornar suas rotinas mais eficientes.

Apesar desses benefícios, o controle de ponto em nuvem ainda gera muitas dúvidas sobre o seu funcionamento e segurança. Pensando nisso, este guia completo explicará todas as características dessa solução.

Para isso, serão respondidas as seguintes perguntas:

Boa leitura!

O que é um controle de ponto em nuvem?

O controle de ponto em nuvem é um tipo de sistema de gestão de frequência de funcionários de uma empresa. Ele funciona por meio da tecnologia de Cloud Computing, ou seja, de computação em nuvem. 

Isso significa que, em vez de depender de hardware físico local, como relógios de ponto tradicionais, esse sistema usa servidores remotos para armazenar dados e processar as informações de controle de ponto. 

Na prática, essa estrutura permite que o sistema seja acessado por meio de diferentes dispositivos com acesso à internet, como notebooks, smartphones e tablets.

Outra característica importante desse tipo de sistema de ponto é que ele pode ser classificado como um Software as a Service (SaaS), ou seja, um software como serviço. Isso quer dizer que não é necessário comprar equipamentos para utilizá-lo. 

Basta contratar o serviço de controle de ponto em nuvem, acessar esse sistema por meio de um dispositivo conectado à internet e começar a utilizar suas funcionalidades.

Essas características consolidam esse tipo de controle de ponto como um sistema mais flexível, avançado e moderno para acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários. 

Quais os tipos de controle de ponto?

A legislação trabalhista permite que as empresas utilizem diferentes tipos de controle de ponto para acompanhar a jornada dos seus funcionários. 

Conhecer essas variações é importante para entender como o sistema em nuvem é classificado e qual a sua diferença em relação aos demais tipos. 

Conheça os principais tipos desse controle a seguir:

Manual

O controle de ponto manual é o método mais tradicional disponível no momento. Ele consiste no uso de um livro de ponto ou cartão de ponto, nos quais os funcionários registram suas horas de chegada e saída manualmente. 

Por ser mais barato e simples de usar, ele é frequentemente utilizado por empresas de pequeno porte. Embora pareça ser mais vantajoso, esse tipo de controle está sujeito a problemas graves, fraudes e erros de anotação, tanto involuntários quanto intencionais. 

Além disso, o processamento dos dados da jornada é mais demorado, já que é preciso calcular as horas trabalhadas manualmente ou passar esses dados para uma planilha.

REP-A 

O Registrador de Ponto Eletrônico Alternativo, também conhecido pela sigla REP-A, é um tipo de controle de ponto que dispensa o uso dos recursos físicos tradicionais para registro de frequência. Em vez disso, ele funciona por meio de um software que pode ser acessado a partir de um dispositivo com acesso à internet. 

As informações registradas no REP-A são integradas a outros softwares de gestão e podem ser acompanhadas em tempo real pelo painel de controle do gestor. 

Por digitalizar o processo e ser acompanhado de dispositivos de segurança que garantem a autenticidade e proteção dos dados, o REP-A é considerado um método mais seguro e preciso de controle de ponto.

No entanto, esse sistema alternativo só pode ser utilizado nas empresas mediante aprovação via acordo ou convenção coletiva.

REP-P

O Registrador Eletrônico de Ponto via Programa, também conhecido como REP-P, é o sistema de controle de ponto mais moderno no mercado. Seu funcionamento é parecido com o REP-A, já que ambos utilizam softwares que funcionam online, via web ou aplicativo.

A diferença é que o REP-P é mais robusto e tem até registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI). Por isso, a empresa não precisa pedir autorização em acordo ou convenção coletiva para implementá-lo.

O que diz a lei sobre controle de ponto em nuvem?

Mulher utilizando o notebook

A legislação não trata especificamente do controle de ponto em nuvem, mas define condições que permitem a utilização desse sistema. O primeiro passo para confirmar isso é consultar a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)

Segundo o artigo 74 da CLT, as empresas com mais 20 funcionários são obrigadas a fazer o controle da jornada dos seus funcionários. Esse controle pode ser feito por meio de registro manual, mecânico ou eletrônico. 

O controle de ponto em nuvem se enquadra na categoria de registro eletrônico, que é regulamentado pela Portaria 671. Essa portaria consolidou e regulamentou o uso de três modalidades de registradores de ponto eletrônico, também conhecidos como REP. 

Entre essas modalidades, destacam-se o REP-A e o REP-P, apresentados anteriormente. O controle de ponto em nuvem se encaixa nessas duas modalidades, uma vez que ambas utilizam sistemas de controle de ponto que funcionam de forma online, remota e eficiente. 

Portanto, as empresas podem usar esse tipo de controle, desde que o fornecedor assegure que o sistema segue a regulamentação do REP-A ou  REP-P. Vale lembrar que a modalidade REP-P é considerada mais robusta e pode ser implementada sem a realização de acordo ou convenção trabalhista.

Como funciona um controle de ponto em nuvem?

Conforme explicado, o controle de ponto em nuvem funciona com a tecnologia de Cloud Computing. Essa tecnologia permite o acesso remoto às funcionalidades do sistema. Ou seja, ele pode ser acessado a partir de dispositivos conectados à internet. 

Ao entrar nesse sistema, o usuário tem acesso à estrutura criada pelo fornecedor do software. Geralmente, ele é desenvolvido para permitir a gestão completa do ponto. Nesse caso, seu funcionamento prático tem base em três pilares.

Conheça a seguir cada um deles:

Registro

Por utilizar a tecnologia de computação em nuvem, esse tipo de controle permite que os funcionários registrem seus horários de entrada e saída usando diversos dispositivos, como smartphones, tablets e computadores. 

Isso significa que a marcação do ponto pode ser feita de qualquer lugar, característica importante para empresas que adotam o regime de trabalho híbrido ou o home office.

Tratamento

Os dados registrados pelos funcionários são enviados automaticamente para servidores remotos, ou seja, na nuvem. Nesse local, eles são armazenados de forma segura e podem ser acessados com facilidade. 

Com base nesses dados armazenados, o sistema realiza o tratamento de ponto por meio de uma plataforma web. 

Isso significa que o próprio sistema calcula automaticamente as horas trabalhadas, as horas extras, os atrasos, as faltas e os demais apontamentos necessários para garantir a conformidade da empresa com as leis trabalhistas.

Os dados tratados são enviados de forma automática para a folha de ponto online de cada funcionário, dispensando a necessidade de exportar dados ou fornecer qualquer comando. 

Gestão e governança

O sistema de ponto em nuvem também facilita a governança e gestão da jornada de trabalho dos funcionários. Isso porque ele permite que os gestores tenham acesso a painéis de controle com informações tratadas e detalhadas sobre a frequência dos colaboradores. 

Esses dados podem ser acompanhados em tempo real, facilitando a gestão de horas extras, escalas de trabalho, monitoramento de indicadores, entre outros parâmetros. Além disso, essa característica auxilia no planejamento e na tomada de decisões relacionadas à gestão de pessoas na empresa. 

Vantagens do controle de ponto em nuvem

Por conta de sua estrutura e suas funcionalidades, o uso do controle de ponto em nuvem oferece diversas vantagens. Confira a seguir os principais benefícios de investir nessa ferramenta: 

Acesso remoto em tempo real

O acesso remoto em tempo real é uma das principais vantagens de usar esse sistema. Conforme explicado, os funcionários podem fazer a marcação de ponto a partir de dispositivos conectados à internet. 

O profissional de RH/DP, responsável por acessar o painel de controle e gerenciar os dados do sistema, também pode acessá-lo remotamente. 

Assim, ele consegue visualizar e gerenciar os registros de ponto de qualquer lugar e a qualquer momento. Essa funcionalidade permite uma resposta rápida a questões como ajuste de escalas, gestão de faltas, gerenciamento de banco de horas, entre outras atividades.

Segurança de dados

Fornecedores de serviços em nuvem geralmente implementam protocolos de segurança avançados, incluindo testes de padrão de segurança e criptografia de dados, para proteger informações contra acessos não autorizados.

Por isso, o controle de ponto que utiliza essa tecnologia conta com um sistema totalmente seguro. Afinal, ele tem uma proteção robusta contra roubo e perda de dados devido a falhas de hardware ou problemas locais.

Além disso, esse tipo de sistema também conta com diversos mecanismos antifraude que autenticam os dados registrados. Por exemplo, geolocalização, senha e reconhecimento facial. Em outras palavras, o controle de ponto em nuvem é um instrumento seguro e confiável para a empresa e seus funcionários. 

Fácil implantação

Como o sistema tem base na nuvem, não é necessário adquirir ou instalar qualquer equipamento para começar a fazer o registro, o tratamento e a gestão do ponto dos funcionários. 

Esse sistema pode ser acessado facilmente via plataforma web ou aplicativo de ponto, otimizando tanto sua implantação quanto seu uso. 

Relatórios personalizáveis

Dependendo do fornecedor, o sistema ainda pode gerar relatórios detalhados sobre a presença e a produtividade dos colaboradores.

Esses relatórios facilitam o acompanhamento da jornada dos funcionários, auxiliando na identificação de padrões e oportunidades de melhoria, informações que devem ser utilizadas para orientar as decisões do RH. 

Redução de custos

Por ser um sistema em nuvem, esse tipo de controle de ponto dispensa a necessidade de investir na compra e manutenção de equipamentos físicos. 

Assim, seu uso reduz os gastos com infraestrutura e suporte. Além disso, como o controle em nuvem normalmente fornece todos os recursos necessários para gestão do ponto, incluindo o seu tratamento, a empresa economiza e não precisa investir na licença de diversos softwares. 

Afinal, o controle em nuvem oferece todas as funcionalidades necessárias para o acompanhamento da jornada. Vale lembrar que a precisão e eficiência desse sistema também diminui as chances de erros de registro ou de cálculo que poderiam levar a empresa a enfrentar processos trabalhistas.

Todas essas condições permitem que o uso do controle de ponto na nuvem consiga auxiliar a empresa a economizar e se tornar mais eficiente.

Como adotar controle de ponto em nuvem?

Homem escrevendo enquanto segura um celular

Para adotar um bom controle de ponto em nuvem, a empresa precisa encontrar um fornecedor confiável que atenda às suas necessidades. 

Para facilitar essa escolha e a implantação dessa ferramenta, a organização precisa seguir algumas dicas estratégicas. 

Confira a seguir quais são essas dicas:

Defina necessidades da empresa

O primeiro passo para adotar esse tipo de controle é avaliar e definir as necessidades da empresa. Essa informação é essencial para a organização encontrar um sistema capaz de atender suas demandas.

Para isso, ela precisa analisar dados como número de funcionários, regime de trabalho adotado (presencial, híbrido ou remoto), tipos de escalas utilizadas, complexidade operacional, entre outras informações. 

A empresa também deve considerar a necessidade de funções específicas para facilitar a rotina do RH/DP. Por exemplo, capacidade de integração com outros sistemas, automatização de processos, geração de relatórios personalizados, entre outras funcionalidades.

Pesquise por empresas que atendam as necessidades

Após definir as necessidades da empresa, o próximo passo é encontrar fornecedores que atendam suas demandas. 

Para isso, é fundamental fazer uma pesquisa de mercado para identificar quais empresas fornecedoras oferecem as funcionalidades que a organização precisa. 

Além disso, é fundamental priorizar fornecedores conhecidos por sua boa reputação, que ofereçam um suporte de qualidade e mantenham seus sistemas atualizados. Analisar as avaliações e os feedbacks de outros clientes desse fornecedor facilita a comprovação dessas informações. 

Opte por implantação facilitada

A implantação de qualquer sistema na empresa é um processo que exige ajustes e adaptações. Se o sistema for difícil de implementar, esse processo será mais demorado e complexo. 

Por esse motivo, o ideal é priorizar sistemas de controle de ponto que ofereçam um processo de implantação fácil e simplificado. Esses sistemas ainda precisam oferecer suporte técnico contínuo antes, durante e após a implantação para atender a empresa sempre que ela precisar.

Funcionalidades personalizáveis 

Por fim, é importante destacar que um bom sistema de ponto em nuvem deve oferecer funções personalizáveis. Por exemplo, correção de ponto, regras flexíveis para cálculo, banco de horas customizável, entre outras funcionalidades. 

Assim, a empresa pode fazer os ajustes necessários para adaptar os sistemas às suas necessidades. Além disso, o sistema deve ser escalável, ou seja, ter a possibilidade de ser ajustado para crescer e se adaptar conforme a empresa se expande.

Seguindo essas dicas, fica mais fácil escolher um sistema de controle de ponto em nuvem que atenda às necessidades da empresa.

Qual o melhor controle de ponto em nuvem do mercado?

É a Pontotel! A Pontotel oferece uma solução avançada de controle de ponto em nuvem, que permite uma gestão completa da jornada de trabalho dos funcionários. 

Isso porque nossa plataforma foi pensada para facilitar a rotina do RH e do DP por meio de funcionalidades modernas, precisas e eficientes. 

Com a Pontotel, é possível personalizar regras de cálculo, banco de horas, correção de ponto e escalas de trabalho, por exemplo. Além disso, nosso sistema de registro de ponto simplificado conta com múltiplas formas de marcação de ponto e autenticação de registro. 

A ferramenta ainda faz cálculos, ajustes e fechamentos de folha de ponto de forma automática. E todos esses dados podem ser acompanhados em tempo real de painéis inteligentes.

A solução da Pontotel também pode ser integrada com vários sistemas de folha de pagamento, consegue gerar mais de 30 tipos de relatórios e muito mais!

Tudo isso é oferecido em uma plataforma do tipo REP-P, 100% adequada à portaria 671 e à LGPD. Por esse motivo, nossa solução já é utilizada por várias empresas importantes do mercado.

Quer saber se nossa plataforma também atende as necessidades do seu negócio? Agende um bate-papo com um dos nossos especialistas e solicite uma demonstração gratuita da Pontotel!

próximos passos para realizar o controle de ponto com a pontotel

Conclusão

O controle de ponto em nuvem é uma ferramenta avançada, segura e eficiente para monitorar a jornada dos colaboradores. Isso porque ela conta com a tecnologia de computação em nuvem, que garante a segurança de dados e a otimização de processos.

Além disso, essa ferramenta oferece funcionalidades que facilitam a gestão completa do ponto dos funcionários, bem como a redução de custos operacionais e a personalização de atividades. 

Dessa forma, empresas que utilizam esse sistema tornam a gestão de pessoas mais eficientes, otimizando a rotina do RH/DP. No entanto, para obter todas as vantagens proporcionadas por essa solução, é preciso saber como escolher um bom fornecedor, como a Pontotel.

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