Sistema para Tratamento de Ponto: Entenda e Saiba como Escolher

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Como você faz o tratamento de ponto da sua empresa? 

Muitos profissionais de RH não gostam nem de pensar nessa etapa do processo de controle de ponto. São tantas coisas para analisar e corrigir dentro da folha de ponto do colaborador que se a empresa não utiliza um sistema de tratamento de ponto eficiente, esse processo pode levar dias. 

Mas, o que muitas empresas não sabem é que o controle de jornada não precisa ser algo difícil e trabalhoso, ainda mais que hoje em dia existem sistemas que facilitam tanto o registro quanto o tratamento de ponto. 

É isso que vamos abordar neste texto, quais são as características de um bom sistema de tratamento de ponto, como a tecnologia pode te ajudar com isso e como escolher o melhor para sua empresa. 

Vamos começar.

Índice de conteúdo:

Para que serve o Registro e Tratamento de Ponto?

O registro de ponto sempre foi algo que diverge opiniões dentro de uma organização, a verdade é que muitas pessoas não gostam de bater ponto, mas para os profissionais de RH essa é uma coisa inevitável e que precisa ser feita. 

Entretanto, o controle de jornada vai muito além do simples monitoramento de horários, como muitos colaboradores podem pensar. A realidade é que esse é um grande benefício que pode trazer transparência para a relação entre empregador e empregado. 

Mas para compreender do que se trata o registro e tratamento de ponto, precisamos abordá-los separadamente, até porque registro é uma coisa e tratamento é outra.

Agora deixa eu te explicar como funciona cada um deles.

Registro de Ponto

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Que o  registro de ponto é uma forma de acompanhar os horários dos colaboradores, quase todo mundo sabe. Mas, você sabe para que mais ele serve?

Bom, para entender vamos voltar um pouco no tempo. Antigamente, quando não se existia o registro de ponto era comum que funcionários trabalhassem muito mais do que o permitido, sem nenhum acréscimo no salário e nenhuma forma de recorrer. 

Mas, com o decreto da Consolidação das Leis do Trabalho veio a regulamentação do tempo da jornada de trabalho. Em que ficou estipulado que um funcionário em regime de CLT deve ter uma jornada de até 8 horas diárias, com direito a pausa para almoço e com acréscimo de no máximo duas horas extras.

Agora, como as empresas teriam o controle desse tempo se o funcionário não registrasse os seus horários? Ou melhor, como os funcionários podem ter seus direitos garantidos se não houver nenhum meio de prova de que ele está cumprindo sua jornada como acordado em contrato de trabalho?

Por isso, o registro de ponto vai muito além do que a simples anotação, essa prática garante que a empresa tenha controle das horas de trabalho do colaborador para que ele possa receber o seu pagamento de forma correta e não trabalhe mais do que o permitido por lei. 

É uma forma de tornar transparente a relação entre a empresa e o colaborador, e também um meio de proteção para que não haja abuso de nenhuma parte. 

O próprio colaborador faz a marcação de todos os seus horários durante a jornada de trabalho, e com isso a empresa tem controle das faltas, banco de horas e horas extras, para que no final do mês todas essas informações sejam contabilizadas no salário do colaborador.

Tratamento de Ponto

Depois de fazer o registro de ponto, a empresa tem uma folha de ponto cheia de horários dos funcionários. Nessa folha estão todos os tipos de informações e é nesse momento que o tratamento de ponto entra. 

Para chegar até essas informações é necessário que a empresa faça o tratamento de ponto, nessa etapa acontece o cálculos das horas dos colaboradores, assim pode-se extrair informações como horas extras, atrasos e faltas. 

Por exemplo, se a jornada prevista para o colaborador é das 8h às 17h, e por algum motivo ele se atrasou por 30 minutos. Nesse caso, o ponto deste dia estará inconsistente.

Então antes do fechamento, o setor responsável pelo pagamento dos colaboradores deve realizar o tratamento desse ponto, para que seja descontado esses minutos, ou seja, desconsiderado o atraso

É para isso que serve o tratamento de ponto, para que a empresa esteja sempre com as informações da jornada do trabalhador corretas. 

E agora você deve estar pensando, como fazer esse tratamento de ponto.

Bom, esse é o assunto do próximo tópico.

Como fazer o tratamento de ponto dos funcionários?

Bem, até aqui entendemos que o tratamento de ponto é algo inevitável e deve ser feito, mas como fazer isso da melhor forma é o que vamos descobrir agora. 

Como vimos, todo mês o setor de RH e DP tem uma folha cheia de informações para explorar. A verdade é que cada empresa tem a sua forma de tratar o ponto dos colaboradores. 

Algumas fazem esse tratamento de forma manual para depois importar para folha de pagamento, outras utilizam sistemas que  já fazem os cálculos de atrasos ou horas extras de forma automática e o setor só fica responsável por inserir justificativas e atestados

Mas, mesmo utilizando um sistema, existem os que são mais fáceis e outros mais complicados. Isso é algo que a empresa deve observar na hora de fazer o tratamento, se o método atual dá muito problema e faz com que sua empresa perca muito tempo nesse tratamento talvez seja a hora de investir em um sistema de tratamento mais eficiente. 

Mas, se você não sabe por onde começar a pesquisa pelo software ideal, pode deixar que eu vou te explicar quais são os aspectos que você deve observar na hora de escolher um sistema de tratamento de ponto.

Quais as características de um bom Software de Tratamento de Ponto?

A primeira coisa que você deve ter em mente para escolher um bom sistema é que ele deve te ajudar, e não te trazer mais trabalho. 

Um sistema que é complicado de manusear, que você precisa perder muito tempo baixando extensões de programa, ou que trava a todo momento e apresenta erros constantes, já pode riscar da lista. 

Entretanto, na maioria das vezes, esses sistemas são atrasados, e requerem conhecimentos específicos, ou pior ainda, não tem um suporte eficiente caso você precise. 

Então, essas são só as coisas iniciais que você deve se atentar. Além delas, existem outras mais específicas que eu vou te mostrar agora. 

Integração com o relógio de ponto

Um bom software de tratamento de ponto deve oferecer praticidade e integração com o seu relógio de ponto. 

Muitas empresas possuem um relógio de ponto sem comunicação nenhuma com o sistema de tratamento, e isso atrasa bastante o trabalho do RH ou DP que sempre tem que fazer malabarismos para exportar as informações do relógio e importar para o sistema de tratamento. 

Então, um sistema que você ter qualquer informação de forma rápida com certeza é a melhor escolha. 

Além disso, alguns sistemas já possuem as duas funções de coleta de ponto e tratamento de ponto, e esse é o caso do sistema PontoTel, um dos melhores sistema controle de ponto do mercado. 

Se você quiser saber mais sobre ele, continue neste texto, pois mais abaixo eu te explico porque ele é um dos melhores do mercado. 

Correção de Pontos no Dia

Eu não sei como é o processo de correção de pontos na sua empresa, mas eu já ouvi relatos de empresas que demoravam muito para fazer uma simples correção. Muitas delas precisavam esperar fechar o mês para corrigir todos os pontos. 

Eu posso imaginar o quanto de trabalho o setor de RH e DP dessas empresas deve ter. Por isso, uma ótima característica de um bom sistema de tratamento de ponto é a possibilidade de realizar essas correções de forma rápida e no mesmo dia, sem ter que esperar o fechamento de todo o ciclo. 

Como por exemplo quando o colaborador esquece de bater o ponto, isso é bem comum acontecer. Mas, se você utiliza um bom sistema, o próprio funcionário pode ir até o painel dele e inserir o ponto que falta adicionando uma justificativa, ou o gestor pode fazer isso, sem precisar se deslocar até o setor responsável.

Atestados

sistema de tratamento de ponto atestado

Toda empresa com certeza já precisou lançar um atestado ou uma declaração de horas para abonar uma falta de um colaborador. 

Alguns sistemas fazem esse abono de forma totalmente complicada, mas um bom sistema permite que você lance o atestado direto na folha do colaborador e faça uma alteração rápida daquele dia. Assim, quando você for realizar o fechamento, não vai precisar ficar quebrando a cabeça para saber o motivo daquela falta.

Alteração da Jornada de Trabalho

Como eu te disse no começo do texto, todo colaborador tem um horário previsto de jornada de trabalho. Mas, às vezes, a jornada dele precisa passar por alguma alteração. 

O sistema de tratamento de ponto precisa permitir que você faça essa alteração de forma rápida, e que a  folha do colaborador já seja corrigida instantaneamente, sem que você precise ficar inserindo a nova jornada um dia de cada vez.

Relatórios 

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Uma das melhores funcionalidades de um sistema de tratamento de ponto é a emissão de relatórios. Um sistema inteligente te ajuda a colher informações preciosas que diagnosticam problemas na sua empresa. 

Com por exemplo, uma relação de quantos colaboradores faltaram ou se atrasaram no mês. Uma informação como essa faz com que a empresa tome decisões assertivas de como melhorar a motivação dos funcionários e o absenteísmo

Cálculo automático

Chegamos a última característica, e talvez a mais importante de um sistema para tratamento de ponto. 

Tudo o que um profissional que lida com as folhas de ponto de um colaborador quer, é que os cálculos mais complexos sejam facilitados, e um sistema de tratamento de ponto permite isso. 

Vou te dar um exemplo clássico e que toda empresa tem que lidar: horas extras. Em um bom sistema, as horas extras do colaborador são somadas dia a dia e calculadas automaticamente, para que na hora de fazer os apontamentos e o tratamento, a sua empresa já tenha a informação de quantas horas extras aquele colaborador fez. 

Além disso, você pode contar com esse sistema caso sua empresa trabalhe com banco de horas também, uma vez que você não precisa ficar se matando para calculá-lo. O próprio sistema já calcula o banco de horas de cada colaborador e separa as horas positivas e negativas. 

Agora que eu já te falei quais são as características de um bom sistema de tratamento de ponto, quero te falar sobre as características que a lei exige que esse sistema deve ter.

Sistema de Tratamento de Ponto e o que a Lei espera

sistema de tratamento de ponto o que a lei espera

Como falamos mais acima, o tratamento de ponto é algo que já faz parte da rotina do RH, mas além disso, essa prática está prevista na Lei do Ponto Eletrônico. 

A portaria 1510 sancionada em 2009 pelo Ministério do Trabalho, estabelece uma série de regras para o controle de ponto dos funcionários. Essa lei é também a que regulamenta o uso de equipamentos e sistemas de ponto  eletrônico nas empresas. 

Em seu artigo 12° a portaria diz que, o tratamento de ponto tem como função o acréscimo de informações para complementar os eventos inconsistentes no controle de ponto. Além disso, a portaria insere regras para os sistemas de tratamento.

Dentre as regras destacadas, o sistema precisa gerar um relatório de Espelho de Ponto Eletrônico, um Arquivo Fonte de Dados Tratados e um Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais. 

Vou te explicar para que cada um deles servem. 

Espelho de Ponto

O espelho de ponto é um relatório com todos os os dados da marcação de ponto dos funcionários. Ele precisa seguir um layout específico, conforme determina a portaria no ANEXO II. 

Relatório AFDT

O AFDT ou arquivo de fonte de dados tratados, é um relatório emitido após o tratamento de ponto. Nesse relatório deve constar todas as alterações que foram feitas no ponto do colaborador, além de mostrar a justificativa da alteração. 

Arquivo ACJEF

O Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF) é um relatório emitido pelo sistema que deve conter todas as jornadas feita pelos funcionários da empresa. 

É importante lembrar que esse arquivo deve estar sempre disponível caso exista uma fiscalização do ministério do trabalho.

Bom, agora que eu já te expliquei o que diz a legislação sobre o sistema de tratamento de ponto, quero falar sobre uma dúvida bem comum, vamos ver.

Controle, Tratamento, Sistema, Software para Ponto. É tudo a mesma coisa?

Você sabe a resposta para essa pergunta? Bom, todas essas coisas são opostas, mas se convergem. Isso porque podem estar todas dentro do mesmo sistema, mas cada uma tem a sua funcionalidade. 

Controle

O controle de ponto é a ferramenta que faz todo o controle da jornada dos colaboradores. Como falei mais acima, é através do registro de ponto que a empresa consegue obter todas as informações do ponto dos funcionários para realizar o controle. 

Tratamento 

O tratamento também é uma coisa que faz parte do controle de ponto, é a etapa em que todos os pontos registrados são tratados para que se obtenha todos os detalhes da jornada do colaborador. 

Software para ponto

E por fim o software para ponto, que é um programa que reúne todas essas etapas que mencionamos acima em um único lugar. Por exemplo, o sistema PontoTel é um software de controle de ponto, nele as empresas podem fazer todas as etapas do controle de jornada sem precisar de outra ferramenta. 

E sabe como isso é possível? Através do uso da tecnologia, o que já nos leva para o próximo tópico.

Tecnologias para Tratamento de Ponto

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Todas as funcionalidades que eu citei quando falei sobre as características de um bom sistema de tratamento de ponto, é tudo o que um sistema moderno e inovador pode proporcionar. 

A tecnologia tem facilitado muitas coisas para as empresas, e diferente de um sistema que você precisa baixar, um sistema de ponto eletrônico alternativo pode ser acessado diretamente do seu navegador de internet. 

Isso facilita bastante que a empresa acompanhe as informações do ponto diariamente, e até mesmo crie uma tática de tratar os pontos semanalmente. 

E sabe o que é melhor? As novas tecnologias no controle de ponto são tão necessárias que fizeram a legislação se adequar, e em 2011 foi instaurada a portaria 373 pelo Ministério do Trabalho e Emprego

Essa portaria visa regulamentar os softwares de controle de ponto online, de forma que eles também se adequem e estejam dentro da legislação. Mas, vale ressaltar que essa portaria não extingue a 1510, mas apenas complementa para atender as novas tecnologias.

Unindo a tecnologia ao seu departamento de RH, os processos podem ser muito mais rápidos e eficientes. 

Sistema de Tratamento de Ponto Grátis Vale a Pena?

Eu sei que toda empresa já pensou em utilizar um sistema gratuito de tratamento de ponto, ou por não dar a devida importância ao controle de jornada ou até mesmo por falta de verba para investimentos.

Mas, neste momento, o que a empresa deve pensar é a longo prazo. Pode ser que ela esteja economizando agora, mas depois de um tempo será que o sistema de tratamento de ponto grátis vai continuar funcionando bem?

Como falei acima, pode ser que você precise de um suporte e esse sistema não forneça um. Sem contar o risco que você corre de não estar de acordo com a legislação ou de negligenciar a marcação de ponto dos seus colaboradores

Isso pode trazer sérios problemas trabalhistas e muitas dores de cabeça, por isso, escolher um sistema homologado pelas portarias 373 e 1510 é o melhor caminho. 

Além disso, eles podem te trazer inúmeros benefícios, que como prometi mais acima, vou comentar sobre isso agora.

Porque a PontoTel tem a solução ideal para o seu tratamento de ponto?

Como eu te expliquei, a PontoTel é um sistema de controle de ponto eletrônico online, que atende grandes empresas do mercado e traz inúmeros benefícios para quem adquire. 

A facilidade no tratamento de ponto é um desses benefícios. O sistema da PontoTel permite que os próprios colaboradores façam o tratamento de seu ponto no fechamento da sua empresa, além de também poderem corrigir os pontos inconsistentes, inserir motivos para alteração e inserir pendências.

Isso é bom, pois facilita o trabalho do gestor de RH e traz mais transparência para empresa. Além disso, o próprio gestor também pode fazer o tratamento de ponto de forma fácil e rápida através de sua tela de acompanhamento, na qual ele pode ver com facilidade os pontos que precisam de tratamento. 

Facilite o seu controle de jornada, agende uma demonstração gratuita do sistema PontoTel.

Conclusão

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E então, você acredita que o seu sistema de tratamento de ponto atual é o melhor que sua empresa pode ter? Conseguiu identificar alguma das boas características que citei mais acima? 

Se vocẽ não conseguiu, talvez seja a hora de alterar e automatizar mais os processos na sua empresa.

Neste texto nós vimos o que um bom sistema de tratamento de ponto precisa ter para facilitar as coisas na sua empresa, para que serve o tratamento de ponto e o que diz a legislação sobre esse assunto. 

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