Software de ponto eletrônico: como funciona, vantagens e o que diz a lei

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Você sabia que muitas empresas ainda utilizam cartões de registro de ponto manual? E isso pode ser considerado um atraso para as empresas, quando se trata de competitividade empresarial, sabe por quê? 

A agilidade em finalizar tarefas pode garantir muitas vantagens no mercado, e o software de ponto eletrônico é uma das possibilidades de agilizar o dia a dia de uma empresa. 

Todos os processos administrativos e operacionais que geralmente precisam de algumas pessoas e uma quantidade considerável de tempo para serem executados, podem ser otimizados com a ajuda da tecnologia. 

Novos softwares, aplicativos, maneiras inteligentes e ultra eficazes de realizar das tarefas mais simples às mais complexas, como registrar o ponto, por exemplo, já são realidade.

A transformação que a tecnologia trouxe ao setor de RH tem sido extremamente significativa. Os profissionais poupam tempo nas tarefas burocráticas, e com isso, ganham mais tempo para focar em outros aspectos importantes como a gestão de pessoas

O uso da tecnologia no setor do RH não precisa ser um fardo para as empresas, muito pelo contrário, ela pode garantir maneiras práticas e simples de resolver tarefas complexas como a gestão de ponto.

Com um sistema inteligente, e integrado a outros programas,  o software de ponto eletrônico possibilita o compartilhamento de informações da jornada dos colaboradores de maneira simples. 

Dessa forma,  pode ser o aliado mais fiel dos profissionais do setor e, consequentemente, de toda a empresa. 

O registro de ponto deve proporcionar  agilidade  e praticidade, mas, acima de tudo, precisa ser confiável e cumprir os requisitos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Neste artigo você encontrará as principais dúvidas sobre  software de ponto eletrônico e ao final da leitura saberá como e porque escolher o melhor sistema para a sua empresa. Confira os principais assuntos:

Ah! Não deixe de compartilhar esse artigo com os demais responsáveis da sua empresa, para que vocês tomem a melhor decisão e possam contratar um sistema que solucione o seu maior problema.

Boa leitura!

O que é um software de ponto eletrônico?

O software de ponto eletrônico é um programa que tem como finalidade registrar a presença e permanência dos colaboradores no local de trabalho. 

Softwares são sistemas inteligentes desenvolvidos para suprir alguma demanda ou resolver algum problema. Basicamente, a partir de um conjunto de regras, o modo de usabilidade e o local de utilização, um novo programa ou aplicativo é criado e a sua utilização visa aumentar a praticidade para executar uma determinada tarefa.

Você sabia que  um dos primeiros softwares de ponto eletrônico a chegarem no mercado foram as máquinas que registram ponto via crachá? 

Ao longo dos anos, foram surgindo modelos mais modernos como o relógio de ponto biométrico e o cartão de ponto digital, contudo, atualmente já existem softwares de ponto com funcionalidade em nuvem e totalmente digitais para o controle de jornada.

Quais suas funcionalidades?

O principal objetivo do software de ponto eletrônico é captar o registro de ponto do  colaborador, e passar essa informação para o RH de maneira digitalizada, facilitando assim a gestão do ponto. 

Para o colaborador, somente o registro de ponto seria suficiente. No entanto, para o setor de pessoal, é necessário realizar as seguintes tarefas:

  • Transportar os  registros de marcação para o software e realizar o tratamento dos dados;
  • Checar todas as informações e fazer o tratamento do ponto;
  • Tirar os apontamentos e encaminhar as informações para a folha de pagamento. 

Todo software de ponto eletrônico deve executar o básico, que é: coletar informações confiáveis e permitir que esses dados sejam tratados de maneira transparente por parte da empresa, e garantir a não manipulação por parte dos colaboradores.

 Registro de ponto

gif aplicativo de ponto do sistema PontoTel

Para que as informações cheguem até o software de ponto, primeiro é necessário que o colaborador faça o registro. 

Todos os dias os colaboradores devem fazer seu registro de ponto para informar a presença e permanência na empresa, e o cumprimento da sua jornada de trabalho estabelecida. A marcação de ponto diária é o que garante o cumprimento da sua jornada, e em contrapartida oferece informações para a empresa efetuar a sua folha de pagamento.

Ele pode ser feito da forma mais tradicional através de um relógio de ponto ou de uma forma mais moderna como o aplicativo de ponto.

 Tratamento de ponto

Após o registro do funcionário, os dados precisam ser devidamente tratados. A etapa do tratamento do ponto eletrônico pode ser um desafio para muitas empresas, afinal, são inúmeras as situações para gerenciar, como faltas, atrasos, feriados, esquecimento do registro, e horas extras

Por isso, o software de  ponto eletrônico é um aliado para auxiliar no controle de jornada do seu colaborador.

Quando o sistema de ponto é integrado a um software  que faz o tratamento dessas informações, o tratamento acontece de forma facilitada pois, no momento em que o colaborador registra o seu horário, o sistema já consegue identificar horas extras, atrasos ou faltas dos colaboradores. 

Juridicamente, a gestão do ponto eletrônico requer muito cuidado e atenção. Além de garantir a segurança da empresa quanto às leis trabalhistas, ele também garante  ao colaborador o cumprimento das suas obrigações, direitos e até mesmo segurança pessoal.

Gestão de ponto

A gestão de ponto precisa ser excelente em qualquer empresa para garantir uma folha de pagamento correta.

Tanto para o setor de RH/DP, como para os gestores, o ideal é que o sistema possibilite um painel de controle com características de Business Intelligence. 

Ou seja, com inteligência de gestão de negócios para apontar dados como a produtividade dos colaboradores, a frequência, férias, identificação de problemas e soluções, intuitivamente.

Para o RH, verificar o cumprimento da jornada de trabalho, bem como seu contrato específico de cada colaborador e comparar as informações com o registro de pontos é um desafio que demanda bastante tempo. 

Por isso, é importante escolher  um sistema  que garanta o cumprimento das obrigações dos colaboradores e que possa gerenciar as escalas e as equipes.

Outro fator que facilita muito a vida dos gestores é a possibilidade de visualizar relatórios totalmente configuráveis. Afinal, existem relatórios com indicadores de desempenho, essenciais para as práticas da gestão de pessoas. 

Por fim, utilizar um software de ponto eletrônico que acompanha em tempo real o horário dos seus colaboradores pode antever problemas e gerar soluções.

Software ponto eletrônico: é permitido por lei?

Sim, o software de ponto eletrônico é  permitido por lei, todavia, possui regulamentações de sistemas, operação, armazenamento e tratamento dos dados.

Além do que está previsto na CLT sobre a obrigatoriedade do registro de ponto, duas portarias foram consolidadas para instruir a utilização desses sistemas e torná-los mais seguros tanto para as empresas quanto para os colaboradores.

Artigo 74 da CLT – § 2º

De acordo com o Artigo 74 da CLT, toda e qualquer empresa com mais de vinte colaboradores é obrigada a realizar o registro de ponto diário, por meio manual, mecânico ou eletrônico. 

A CLT, no entanto, não previa quais eram as regras que o registro de ponto eletrônico deveria seguir, por se tratar de um documento redigido em 1943 e de lá para cá bastante coisa mudou.

Por isso, a Portaria 1510 e 373 foram criadas para determinar o que é permitido e o que é proibido nos softwares de registro de ponto evitando assim manipulação indevida.

Portaria 1510

A Portaria 1510 foi publicada em agosto de 2009 e ficou conhecida como a lei do ponto eletrônico. O Ministério do Trabalho determinou que existem algumas regras a serem seguidas para a adesão de sistemas de registro de ponto.

A marcação de ponto deve ser feita através do Registrador de Ponto Eletrônico, o REP, ele possui a função de registrar a jornada de trabalho, emitir documentos fiscais comprobatórios para a empresa e para o colaborador, e por fim, realizar o controle de natureza fiscal em relação à jornada de trabalho.

Essa portaria visa garantir que a marcação de ponto não seja manipulada por quaisquer interessados, evitar fraudes, exclusão da marcação, incidentes que impeça o tratamento da informação, além de oferecer transparência para todos            .

Outra regra estabelecida por lei é que o software de ponto eletrônico deve ser registrado junto ao Ministério do Trabalho para garantir algumas das especificações a seguir:

  •    Deve apresentar visor que demonstra as horas e minutos;
  • Relógio com contagem em tempo real;
  • Oferecer Comprovante ao colaborador;
  • Apresentar a tecnologia de Memória de Registro de Ponto (MRP) e o armazenamento Memória de Trabalho (MT);
  •  Sistema de porta USB que permita que agentes fiscalizadores do MTE capturem dados de trabalho.

Portaria 373

Já a Portaria 373 foi sancionada para permitir a utilização de sistemas de controle de pontos alternativos, e inseriu o uso de novas tecnologias como no caso dos aplicativos.

Essa nova regulamentação não extingue a Portaria 1510, mas sim, serve para complementar com novas instruções e possibilidades tecnológicas. A partir disso, o armazenamento dos dados passou a ser permitido em nuvem.

As regras permanecem as mesmas para a marcação de ponto. Porém, o que mudou foi a adesão do registro do ponto eletrônico e à distância: um ganho para os trabalhadores home office.

As exigências continuam sendo as mesmas, como:

  • Ter identificação do colaborador
  • A proibição de restrições, impedimentos ou autorização à marcação do registro do ponto
  • Proibição da marcação de ponto automática
  • Proibição de exigir  autorização para marcação de hora extra

Qual o melhor software de ponto eletrônico?

O melhor sistema de ponto eletrônico é aquele que resolve o problema da sua empresa e segue as regras da CLT, oferece agilidade, segurança e gestão.

Para que você escolha o melhor software para a sua empresa, confira algumas funcionalidades essenciais de um controle de ponto:

  • Sistema  completo com sistema de registro de ponto e painel de controle intuitivo; 
  • Segurança tanto no registro como no manuseio e exportação desses dados;
  • Acompanhamento em tempo real e visualização por colaborador e equipe;
  • Gestão operacional que controla equipes;
  • Gestão de escalas.

Sobretudo, o software e a empresa contratada precisam oferecer treinamento e suporte, bem como acompanhamento da utilização da plataforma. 

Afinal, dúvidas sobre integrações e customizações podem surgir e a empresa precisa estar disposta a te ajudar, não é mesmo?

Como escolher um bom software de ponto eletrônico?

O ponto eletrônico feito através do relógio é conhecido por ter duas possibilidades: o controle de ponto biométrico e o controle de ponto com cartão.

O sistema biométrico permite segurança pois escaneia características únicas do colaborador sua impressão digital. 

O problema é que esse sistema requer um lugar adequado na empresa para a instalação do aparelho, bem como a manutenção constante: a verificação do relógio em tempo real, a troca das bobinas para comprovação, etc.

Já os sistemas que utilizam cartão para registro de ponto utilizam código ou chip para rastrear o registro do colaborador. 

Através da aproximação de um cartão ao aparelho leitor, o registro é realizado. Porém, esse sistema apresenta fragilidade, já que pode ser perdido ou esquecido pelo colaborador, além de ser facilmente forjado e utilizado por terceiros.

Todavia, a portaria 373 possibilitou que novos sistemas pudessem ser adotados pelas empresas. O sistema de ponto digital online é a melhor opção do mercado.

Facilidade de uso

Tudo o que o setor de RH não quer é chegar ao final do mês com uma lista enorme de inconsistências no ponto. Ou então, ter colaboradores reclamando de ausências de pontos porque o software não funcionou, não ofereceu um comprovante do registro de ponto, entre diversas reclamações comuns quando a empresa possui um sistema ultrapassado. 

Por isso, você deve optar por um software que garanta o registro do ponto eletrônico de maneira prática, com cores para identificar cada marcação, e disposição das informações em plataforma online de maneira intuitiva. 

Cálculos automáticos

O problema de muitos softwares é que eles não são integrados a um sistema que trate os pontos de maneira automática, o que dificulta o processo. Outros, porém, possuem integração com outro sistema, mas ainda sim necessitam de bastante intervenção no tratamento.

O sistema de ponto digital facilita todo esse processo, já que oferece cálculos automáticos e muitas vezes um sistema único que apresenta não somente o cálculo das horas extras e banco de horas, como também, apresenta parâmetros para tratar a folha de pagamento do colaborador.

Os cálculos automáticos facilitam o trabalho do setor de RH e reduzem significativamente o tempo para a gestão do ponto. Uma vez que os horários cumpridos, excedidos, ou faltantes aparecem automaticamente e o setor pode intervir de maneira assertiva e pontual para tratar diretamente com o colaborador.  

Múltiplas formas de registrar o ponto

imagem do aplicativo pontotel

Como abordamos anteriormente, as formas de registro de ponto mais comuns são as manuais, porém, com a chegada das empresas que trabalham com registro de ponto online as empresas ganharam diversas maneiras de registro de ponto, como:

  • Aplicativo;
  • Computador;
  • WhatsApp;
  • OCR;
  • Telefone;
  • Importação do REP;
  • Código de Barras;
  • Ponto por exceção.

O software  da PontoTel, por exemplo, oferece todas essas opções, além de oferecer segurança em todo o processo.

Tecnologia avançada

Por falar em segurança, a tecnologia é o ponto de atenção. Algumas empresas pensam que o relógio de ponto é a alternativa ideal, porém, além de ser uma tecnologia ultrapassada, geralmente o REP não oferece um serviço que otimize o processamento dos dados registrados no aparelho.

Por isso, a tecnologia avançada e o design intuitivo é um dos principais motivos para aderir a um sistema alternativo, mas isso requer atenção. Os profissionais precisam compreender a plataforma e não ter dúvidas na hora de utilizar. Tal ferramenta garantirá ao colaborador a segurança de que os seus gestores têm ciência do seu comparecimento ao trabalho. 

A autenticação é de extrema importância legal. Empresas sérias oferecem várias maneiras de autenticar o registro do ponto e a usabilidade por parte dos colaboradores, a começar pelo cadastro. 

Medidas de segurança como bina, senhas, reconhecimento facial ou por voz e geolocalização são garantias da efetividade do produto e da empresa que oferece esse serviço.

Outras empresas vendem sistemas alternativos, porém, com foco em pequenas equipes com centralização em um local físico. O problema dessas empresas é que não há possibilidade de aderir a uma implementação remota, por exemplo, e inviabiliza o gerenciamento inteligente.

Já as empresas que são focadas em processamento em nuvem compreendem que tempo é dinheiro e que os dashboards inteligentes e informações em tempo real oferece aos gestores uma visão completa sobre os resultados de colaboradores e das equipes, bem como sua produtividade e comprometimento.

Na hora de escolher, pergunte sobre a segurança, usabilidade, e especialmente, quais são os serviços de gestão que é disponibilizado.

Integração com folha de pagamento

Esse seria o melhor dos mundos, não é mesmo? A boa notícia é que não só é possível como real. O PontoTel, por exemplo, tem integração com as principais empresas e produtos para o setor de RH e tratamento da folha de pagamento, como a Totvs Protheus, Senior, ADP, Gosoft, Contmatic Phoenix.

O nosso sistema foi pensado para permitir integrações simples, práticas e rápidas para exportação e leitura de arquivos por outros programas.

Lembre-se de sempre prestar atenção na possibilidade de integrações que o software de ponto que você pretende contratar pode fazer, isso faz diferença e pode impactar o seu setor de RH. 

Além do mais, muitas das empresas que não vendem sistemas completos ou com possibilidade de integração, acabam por perder tempo e ter que executar uma parte do trabalho manualmente.

O interessante do sistema de ponto eletrônico alternativo é que ele permite que o sistema atue constantemente e que quase não precise de intervenção humana.

O tratamento deve ser digital, por nuvem, com garantia de segurança e alta acessibilidade, e claro, ser prático, ágil e oferecer redução de custos e tempo dos seus profissionais de RH.

Conheça o PontoTel

O PontoTel é um software de registro, gestão e tratamento de ponto inteligente, seguro e completo. Possui banco de horas com regras de cálculo personalizáveis, cálculo de horas automático, diversas medidas de segurança e integração com os principais sistemas de folha de pagamento.

É a solução de controle de jornada completa que a sua empresa precisava. 

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GIF sistema pontotel

Conclusão

O sistema de ponto eletrônico alternativo foi uma solução que possibilitou formas melhores de lidar com um dos principais assuntos quanto se fala em preservação e cumprimento da CLT: o registro de ponto.

Através de sistemas inteligentes, a empresa e os colaboradores podem ter acesso a uma plataforma prática e transparente, e lidar com esses dados com segurança e de maneira estratégica.

É importante que as empresas possam aderir à novas tecnologias para otimizar recursos financeiros e tempo para aplicá-los de maneira estratégica e competitiva.

Os gestores, por sua vez, precisam cada vez mais de maneiras eficientes de ter acesso a dados em tempo real sobre o que está acontecendo em sua empresa. A informação interna clara e precisa pode ser a chave para resolver muitos problemas corporativos.

A PontoTel foi desenvolvida para atender essa necessidade de toda a cadeia produtiva que lida com os assuntos pertinentes ao setor de Recursos Humanos. 

Somos especialistas em soluções para gestão de pessoas e a melhor e mais completa plataforma de registro e tratamento de ponto eletrônico e cumprimos todos os requisitos legais da FDTE e das regulamentações da CLT, MT e MTE.

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