Setor de Pessoal: O que esse departamento deve fazer na empresa?

setor pessoal introducao

Se eu te perguntasse a diferença entre o setor pessoal e o RH, você saberia me dizer?

Se você não sabe a resposta, esse texto é extremamente importante! Isso porque o setor pessoal pode ser entendido como a base da estrutura de uma empresa, já que sua principal atribuição é lidar com questões mais burocráticas.

Muitas pessoas confundem as funções desses departamentos, afinal, em algumas empresas, especialmente de pequeno porte, existe um único setor responsável por desempenhar essas atividades.

Mas cuidado!  Não saber a diferença entre eles e o perfil do profissional responsável por esse setor pode fazer com que sua empresa corra o risco de sofrer prejuízos financeiros ou de ser alvo de processos trabalhistas.

Afinal, como o setor pessoal deve lidar com documentos importantes da empresa e de seus funcionários, não ter uma boa organização dessas informações pode dar uma grande dor de cabeça.

Mas não se preocupe. Neste texto, vou te explicar exatamente como funciona o setor pessoal para que sua empresa não corra esses riscos. Confira os tópicos que irei abordar:

Vamos começar.

O que faz o setor de pessoal?

O setor de pessoal, também conhecido como departamento pessoal, possui uma extrema importância, pois pode ser considerado como parte integrante da estrutura organizacional de todas as empresas.

De forma geral, podemos dizer que essa é uma área especializada na gestão dos funcionários. Isso porque, dentre suas funções, estão processos como: contratação; demissão; gestão da folha de pagamentos; férias; controle da jornada de trabalho; faltas; férias; lançamento de atestados e muito mais.

São funções mais burocráticas que envolvem os colaboradores e que devem ser feitas com cuidado para garantir o bom funcionamento da empresa e uma melhor organização interna.

Além disso, o departamento pessoal também é responsável por intermediar o contato da empresa com órgãos públicos, fazendo a emissão de guias e declarações importantes para garantir que a organização esteja funcionando dentro da lei. Isso é fundamental para evitar possíveis processos trabalhistas para a organização.

Agora, existem várias empresas que não possuem um setor pessoal, e todas essas funções são desempenhadas ou pelo departamento de recursos humanos ou por empresas de contabilidade terceirizadas.

Mas independente do caso, toda empresa sempre terá uma grande quantidade de documentos que precisam ser bem organizados, caso contrário, ela sofrerá sérios prejuízos.

E qual sua importância?

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Já pensou em ter que comandar uma empresa sem o mínimo de organização? É uma tarefa impossível, e é por isso que o setor pessoal é tão importante.

É a partir da organização de todos esses documentos que a empresa consegue otimizar seu dia a dia. Mas as vantagens que esse setor proporciona vão muito além disso, principalmente pelo fato de que ele afeta diretamente todos os outros setores da empresa.

A primeira vantagem do DP é garantir um processo de recrutamento e seleção mais assertivo. Eu já vi vários casos de empresas que contrataram um funcionário que não era qualificado para a vaga ou que não se adaptou ao novo local de trabalho.

Ao ter uma boa organização desse processo, o responsável por essa área conseguirá selecionar os candidatos mais preparados, o que pode contribuir para um menor índice de demissões.

Agora, como o setor pessoal afeta o funcionamento de toda a empresa, esse profissional precisa ter uma visão mais humanizada sobre esses processos. Manter uma boa comunicação e se aproximar dos colaboradores permite que eles se sintam mais motivados e sejam mais produtivos.

Quando tudo isso funciona bem, o clima organizacional também será afetado positivamente. Afinal, com funcionários motivados e felizes em seu ambiente de trabalho, com certeza a imagem da sua empresa será a melhor possível, o que também irá contribuir para a atração de novos e melhores talentos.

Lista das principais atribuições do Departamento de Pessoal

Como vimos, o setor pessoal é responsável por lidar com diversas questões burocráticas dos funcionários. E caso essas tarefas não sejam desempenhadas da forma correta, isso pode trazer prejuízos econômicos para a empresa.

A seguir, eu separei as principais atribuições do setor para que você entenda exatamente como elas funcionam. Confira:

Cumprimento de leis trabalhistas

A primeira atribuição é talvez a mais importante, isso porque nenhuma dessas tarefas que listei podem ser feitas da melhor forma sem um bom conhecimento da nossa legislação.

Por isso, é necessário sempre se manter atualizado sobre as mudanças em nossa lei, para que elas sejam devidamente implementadas nas organizações. Uma das últimas grandes mudanças vista e que ainda gera algumas dúvidas no mundo corporativo foi a Reforma Trabalhista, que entrou em vigor no final de 2017.

Seu objetivo foi regularizar e modernizar as leis trabalhistas, e alterou diversos pontos da CLT como banco de horas, horas extras e jornada de trabalho parcial. Você sabia que, segundo o Tribunal Regional do Trabalho (TRT), até maio de 2019, a principal causa de processos trabalhistas é a divergência em relação às horas extras?

Isso acontecia principalmente em empresas que não adotavam um bom sistema de controle de ponto. Você não quer correr esse risco, não é mesmo? É por isso que uma das principais atribuições do setor pessoal é estar sempre atualizado sobre a nossa lei, para evitar que sua empresa seja alvo de processos trabalhistas como esse.

Nós temos um texto especial sobre a Reforma Trabalhista em nosso site. Para saber mais sobre as mudanças estabelecidas pela nova lei, clique no link a seguir e acesse: Reforma trabalhista: veja 8 mudanças da nova lei.

Gestão de férias, licenças e atestados

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De acordo com o art. 129 da CLT, todo funcionário tem direito de tirar férias, sem prejuízo em sua remuneração, após um ano de serviço na empresa. Antes da Reforma, esse período de um mês era concedido de uma vez só, enquanto agora ele pode ser dividido em até três vezes, contanto que haja um acordo entre as partes.

Agora, se todos os colaboradores tirarem esse período de férias ao mesmo tempo, isso com certeza prejudicaria a empresa. Por isso, é função do setor pessoal organizar o período de férias dos funcionários, e garantir que eles estejam sendo cumpridos.

O mesmo vale para atestados ou licenças. O departamento deve ter uma boa organização desses documentos, integrando-os com a folha de pagamento e realizando o contato com os órgãos públicos necessários em cada caso.

Folha de pagamento

A folha de pagamento é um documento extremamente importante, e pode ser entendido como um espelho das informações das atividades trabalhistas de cada funcionário.

Isso porque ela deve conter itens como os salários bruto e líquido, e outras informações fiscais, contábeis e trabalhistas de cada funcionário, como INSS, FGTS, imposto de renda e outros benefícios.

Com tantos itens importantes, esse setor deve se preocupar não só em garantir que todos esses cálculos estejam corretos, para que não haja erros no holerite dos funcionários, mas também em assegurar que eles estejam recebendo todos os seus direitos previstos em lei.

Recrutamento e Seleção

Após o processo de recrutamento e seleção, e um novo funcionário ser admitido, sua admissão exige o preenchimento de uma série de documentos sobre esse colaborador, como RG, CPF, título de eleitor, comprovante de residência e certidão de nascimento.

Aqui, o setor pessoal deve recolher todos esses documentos necessários para realizar seu registro na empresa e para a assinatura de sua carteira de trabalho. Vale lembrar que, de acordo com a  Lei 5.553/68, todos os documentos do colaborador devem ser devolvidos dentro do prazo de cinco dias.

Além disso, vale ressaltar que, no contrato de trabalho, um dos itens que deve ser especificado é a jornada de trabalho do colaborador, que segundo a CLT, não pode ultrapassar 8 horas diárias ou 44 horas semanais. Essa jornada pode ser distribuída em diferentes escalas, dependendo da necessidade da sua empresa.

Demissão

Nenhuma empresa deseja passar por um processo de demissão. Afinal, quando um funcionário se demite ou é demitido, um novo processo seletivo deve começar, e esse colaborador deve assinar uma nova série de documentos da rescisão do contrato.

E aqui, assim como ocorre no processo de admissão, o setor pessoal deve garantir que as leis sejam cumpridas, e que o funcionário receba todos os seus direitos. Isso pode envolver o cálculo do décimo terceiro proporcional, férias, FGTS e outros acréscimos proporcionais ao tempo de trabalho.

Mas além disso, esse setor também pode, ao lado do RH, analisar os motivos que levaram à saída desse funcionário, para elaborar planos que visem melhorar os pontos que forem necessários.

Fornecimento de dados à órgãos públicos

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Toda empresa precisa enviar algumas informações de seus funcionários a determinados órgãos públicos, e essa é outra tarefa de responsabilidade do setor pessoal.

E essas informações são recolhidas por plataformas oficiais como a Guia da Previdência; o eSocial; o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED); e a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Todos esses dados devem ser preenchidos com cuidado e enviados dentro de seus prazos determinados, para garantir que a empresa funcione de forma regular. Isso pode ajudar a organização, por exemplo, em casos de passivos trabalhistas, que são dívidas que as empresas adquirem quando não cumprem com suas obrigações legais com seus colaboradores.

Administração do ponto

Você lembra que na folha de pagamentos, um dos itens que deve vir nesse documento é a jornada de trabalho do funcionário? É por isso que, a última função que vou citar desse setor, é administrar os horários dos colaboradores.

O responsável dessa área deve monitorar os horários de entrada, pausa para o almoço e saída dos funcionários, para garantir que eles estejam cumprindo com a jornada estabelecida.

Além disso, ele deve garantir que o sistema de controle de ponto usado pela empresa esteja funcionando normalmente, e que esteja atendendo às suas necessidades. Mas eu te pergunto: qual o melhor sistema?

Com o PontoTel, te garanto que você terá sucesso nessa tarefa! Nosso sistema possui reconhecimento facial e controle biométrico como forma de garantir a veracidade na marcação do ponto.

Além disso, o sistema possibilita mais de 6 tipos de registro de ponto, que pode ser feito de diversos aparelhos como celulares, computadores ou tablets. Com um sistema moderno como o da PontoTel, seu setor pessoal com certeza terá uma boa administração do ponto de seus colaboradores!

Quais as características do profissional do departamento pessoal?

Mas afinal, quem é o responsável por lidar com todas essas responsabilidades? Bom, dependendo do tamanho da organização, esse setor pode ser composto tanto de somente um funcionário, quanto por uma maior quantidade de colaboradores.

Normalmente, seus cargos são definidos com base nas funções que irão desempenhar, como por exemplo analista de recrutamento e seleção ou analista de administração de pessoal.

Esse profissional deve ser formado em administração com ênfase em departamento pessoal ou em recursos humanos, e para que realize todas essas tarefas burocráticas, ele deve ter um perfil bem específico para que garanta a organização da empresa.

A primeira característica do perfil desse profissional é que ele deve entender exatamente como a empresa funciona, e ajudar a construir um ambiente de trabalho no qual os colaboradores se sintam mais eficientes, eficazes, produtivos, e que se sintam felizes.

E isso exige que ele seja uma pessoa ágil, dinâmica, criativa e inovadora. Ou seja, ao mesmo tempo em que precisa ter um bom conhecimento técnico e boa organização para lidar com todos os documentos, ele também precisa ter uma visão mais humanizada sobre esse processo.

De forma resumida, esse profissional precisa ser comunicativo, ter um bom relacionamento com todos os colaboradores, estar constantemente informado, ser flexível nos processos, proativo, criativo, e principalmente, saber cumprir prazos.

Por isso, é extremamente importante realizar um processo seletivo assertivo, para garantir que o funcionário que será contratado irá desempenhar essas funções da melhor forma possível.

Qual a Diferença entre RH e Departamento Pessoal

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Você não pode confundir as funções do departamento de recursos humanos com o departamento pessoal! Em tese, esses setores possuem responsabilidades extremamente diferentes, apesar de, em algumas empresas, serem desempenhadas pelo mesmo profissional ou pela mesma equipe.

Mas é importante que você saiba exatamente ao que cada um deles é responsável, para garantir o bom funcionamento do seu negócio. O DP, como eu expliquei, é mais focado em questões burocráticas, e lida com todos os documentos dos colaboradores. Já o RH, além de também poder fazer isso, possui muitas outras atribuições.

O principal objetivo do RH é garantir um bom relacionamento entre a empresa e os funcionários para que todos atinjam seus objetivos. Eles são responsáveis por uma ampla gestão, e por isso devem desempenhar uma série de atividades.

Dentre elas, podemos citar: o processo de recrutamento e seleção; garantir a política de pessoal; elaborar programas de treinamento e desenvolvimento e gerenciar o clima organizacional. 

Mas, como eu disse, existem algumas funções que podem, e na verdade devem, ser feitas em conjunto entre esses setores. E aqui, estão tarefas como a folha de pagamento; banco de horas;  e controle de faltas, atestados e férias.

Para saber mais sobre o RH e como esse ter uma boa gestão desse departamento em sua empresa, confira nosso artigo completo sobre ele. Clique e acesse: Gestão de RH do Futuro – O Guia Completo Para Sua Empresa.

E agora eu te pergunto: como ter sucesso no desempenho do setor pessoal?

Como modernizar sua empresa e deixar o setor pessoal mais livre?

O setor pessoal é responsável por uma série de tarefas extremamente importante para a empresa. Por isso, é fundamental garantir que ele as esteja desempenhando da melhor forma possível.

Eu separei algumas dicas fundamentais de como modernizar sua empresa para alcançar esse objetivo, e preciso te dizer que todas elas envolvem o uso da tecnologia. Com os avanços tecnológicos, hoje em dia temos à disposição uma série de ferramentas e sistemas que facilitam o desempenho dessas atividades e otimizam a rotina do setor.

Além de ser necessário estabelecer um padrão para a organização desses documentos, existem diversos softwares que ajudam nessa gestão e automatizam diversas tarefas. Dentre eles, está o controle de ponto.

Modernizar o controle de ponto

Como o setor pessoal é responsável por lidar diretamente com as questões burocráticas envolvendo os funcionários, o controle de ponto não poderia ficar de fora dessa lista. Afinal, é a partir dele que sua empresa saberá se o colaborador está cumprindo com a jornada estabelecida.

E para que o responsável desse setor consiga acompanhar esse registro de horários, é importante adotar um sistema que atenda às suas necessidades e que garanta segurança na marcação, assim como o sistema da PontoTel.

Nosso sistema possui reconhecimento facial e biometria como forma de garantir a segurança e evitar fraudes na marcação do horário.  E todas as informações dos colaboradores podem ser encontradas em nossos relatórios gerenciais, que irão auxiliar sua empresa a ter uma gestão mais estratégica.

É só com um sistema de controle de ponto completo e moderno como o da PontoTel que sua empresa também terá à disposição uma ferramenta de varredura de folhas, que irá varrer as folhas de todos os funcionários e entregar um relatório em tempo real com todas as inconsistências que forem encontradas.

Viu só como a PontoTel pode otimizar muito a rotina do seu setor pessoal? Então não perca mais tempo, e clique neste link para agendar uma demonstração e conhecer mais sobre o nosso sistema!

Conclusão

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Ao longo deste texto, eu busquei deixar clara a importância do setor pessoal na sua empresa, e porque ele precisa ser bem gerido para garantir o bom funcionamento de seu negócio.

Por isso, é importante não só prestar atenção no perfil que esse profissional deve ter, mas também em sempre buscar modernizar sua empresa, para que o desempenho das atividades desse setor sejam facilitadas.

E não se esqueça, o responsável por esse setor deve sempre estar atualizado sobre as mudanças em nossa lei! Para te ajudar nisso, nós estamos sempre atualizando nosso blog com textos sobre RH e administração de empresas, então se você gostou deste texto, continue sua visita em nosso blog e confira nossos outros artigos!

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