Todos os dias surgem novos sistemas de controle de ponto eletrônico no mercado. E cada um deles se apresenta como “a melhor escolha para sua empresa”.
Entretanto, a maioria se mostra um pouco vago sobre qual o real benefício que ele irá agregar para a sua rotina. Nesse momento surge a dúvida mais comum, como escolher o sistema ideal?
A resposta para essa pergunta é bem simples, para escolher o sistema de ponto ideal você precisa entender primeiro como funciona a sua gestão de ponto atualmente.
O segundo passo é entender como esse novo sistema poderia te ajudar a otimizar a rotina, o que ele pode trazer de novidade para sua empresa e principalmente como ele vai te ajudar a resolver o problema que te levou a procurar essa solução.
A resposta é simples, porém a escolha não é fácil, com as várias opções que temos atualmente, você precisa entender algumas coisas sobre controle de frequência para escolher o controle de ponto eletrônico ideal.
Por isso, nesse texto vamos abordar tudo sobre controle de ponto eletrônico, e te dar algumas dicas extras para te ajudar no seu processo de escolha:
- Por que sua empresa precisa de um controle de ponto eletrônico?
- Como funciona o sistema de ponto eletrônico para funcionários
- Registro de Ponto CLT – O que determina a lei
- O que diz a portaria 671 – Nova lei de ponto?
- Dúvidas comuns sobre controle de ponto
- Por que o controle de ponto eletrônico é ideal para todos os tipos de empresas?
- O que o sistema de ponto online faz que os outros tipos não fazem?
Vamos começar com a pergunta principal.
Você sabia que o número de processos trabalhistas relacionados ao controle de frequência disparou durante a pandemia?
Entre janeiro e junho de 2021, dados da Justiça do Trabalho registraram um aumento de 30% nos processos em relação ao ano anterior.
Dentre as principais queixas, problemas relacionados a horas extras foram campeãs. No total, foram cerca de 2 milhões de processos em andamento, totalizando o equivalente a R$ 225 bilhões.
Um número muito grande, não é mesmo? Mas talvez eles poderiam ter sido evitados se as empresas tivessem um sistema de ponto eletrônico.
Isso porque grande parte dos processos estão relacionados à falta ou ao mau gerenciamento do controle de ponto.
E já parou para pensar por que tantas empresas ainda encontram dificuldades para gerenciar o controle de ponto?
A verdade é que o controle de ponto pode ser uma tarefa bem complicada, principalmente quando não se tem o meio correto para esse processo.
Seria ótimo se todos os colaboradores registrassem os horários da sua jornada de trabalho sem inconsistências. Entretanto, a realidade é outra. Todos os dias as equipes de RH/DP lidam com: afastamentos, atrasos, faltas, horas extras e muito mais.
Agora, imagine administrar todos esses dados em uma empresa de 300 colaboradores. Como a equipe de RH conseguiria administrar todas as rotinas sem um sistema moderno para otimizar essa tarefa?
Fugir dessa modernização é como recusar estar antenado às transformações que diversas empresas vivem diariamente, além de andar de mãos dadas com a perda de tempo e dinheiro.
Como funciona o sistema de ponto eletrônico para funcionários?
Um controle de ponto eletrônico funciona de forma muito simples. Ele registra todos os horários da jornada de trabalho dos colaboradores por meio de relógios de ponto ou equipamentos para marcações de ponto.
No caso da Pontotel, as marcações dos horários de entrada, saída e pausa para almoço podem ser feitas por meio de um celular, tablet, computador, entre outras formas.
Na prática, isso é bem simples. Assim que o colaborador chega na empresa, ele registra o horário de entrada por meio do celular, por exemplo. No horário de almoço, ele registra o início e fim da pausa, e o mesmo deve ocorrer assim que ele terminar sua jornada.
Feito isso, todas as informações são enviadas para folha de ponto, que pode ser acompanhada diariamente pelo próprio aplicativo ou via sistema web.
Registro de Ponto CLT – O que determina a lei
Você sabia que o Brasil é um dos países que possui a legislação trabalhista mais completa do mundo?
Aliás, somos um dos poucos países com uma lei específica para regulamentar a adoção de sistemas de controle de ponto: a portaria 671, que reuniu as regras previstas nas antigas portarias 1510/2009 e 373/2011.
Mais para frente vamos entender melhor como elas funcionam. Mas antes, vejamos o que a CLT diz sobre a obrigatoriedade do controle de ponto.
A lei determinava que estabelecimentos com mais de 10 colaboradores eram obrigados a adotar um sistema de ponto eletrônico (SREP).
Sendo eles: registro de ponto manual, mecânico ou eletrônico. O objetivo era modernizar os instrumentos de registro de ponto. Mas, com o passar do tempo e a intensa transformação digital no mercado de trabalho, ela se mostrou insuficiente.
Criada em 2009, a portaria 1510, também conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico”, revolucionou a forma com que as empresas controlavam as jornadas de trabalho dos colaboradores.
Todas as mudanças do mercado de trabalho exigiram novas leis para regulamentar o controle de jornada e criar padrões que beneficiassem empresas e trabalhadores. Por isso, foi criada a portaria 373/2011 do Ministério do Trabalho e Emprego.
Ela permitiu que empresas adotassem sistemas mais robustos de controle de ponto eletrônico, desde que fossem previstos em convenção ou acordo coletivo de trabalho. Suas normas serviram como um complemento em relação à portaria 1510, para que atendessem às necessidades das empresas.
Mas, o tempo continuou passando, e novas exigências tomaram conta do mercado.
Em 2019, uma alteração de lei, impôs a obrigatoriedade do controle de ponto para estabelecimentos com mais de 20 colaboradores, e em novembro de 2021, foi expedida a portaria 671 pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), com novas regras sobre o controle de jornada.
O que diz a portaria 671 – Nova lei de ponto?
A portaria 671 unificou as normas previstas nas outras duas portarias, trazendo maior clareza e objetividade para a adoção dos sistemas de controle de ponto pelas empresas.
Uma de suas principais mudanças foi unificar todos os modelos de registro de ponto eletrônico no chamado REP (Registrador Eletrônico de Ponto). Nele, existem três categorias de classificações de sistemas:
- REP- C – Registro de ponto convencional;
- REP-A – Registro de ponto alternativo composto pelo conjunto de equipamentos e softwares destinado ao registro da jornada de trabalho;
- REP-P – Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, incluindo os coletores de marcações, armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.
Em todos eles, a portaria é clara sobre a proibição de qualquer restrição sobre a marcação do ponto. Ainda, nos casos do REP-C e REP-P, os sistemas devem emitir um comprovante de ponto para cada horário registrado, sendo em formato impresso ou digital.
A presença do espelho de ponto também é uma das regras mais importantes da portaria 671. Ela define a obrigatoriedade deste relatório com todos os dados dos funcionários, sendo gerados pelo programa de tratamento de registro de ponto.
Este documento deve conter algumas especificações para trazer a maior segurança possível à empresa e aos colaboradores. São elas:
- Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
- Identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
- Data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
- Horário e jornada contratual do empregado;
- Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
- Duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).
Dúvidas comuns sobre controle de ponto eletrônico
O funcionário precisa mesmo bater ponto?
Lembra da enorme quantidade de processos trabalhistas relacionados às horas extras que mencionamos acima?
Pode ter certeza de que a grande maioria deles ocorreu devido à falta de comprovação de que os colaboradores não haviam feito horas extras. Ou ainda, da falta de controle de horas, que faz com que a remuneração dos colaboradores seja paga de forma incorreta.
Por isso o controle de ponto é tão importante. Com um sistema moderno, a empresa consegue realizar uma boa gestão de frequência, podendo acompanhar a jornada de seus funcionários em tempo real e administrar a quantidade de horas extras de cada um, além de estar em conformidade com a lei e com as determinações da portaria 671.
Como convencer os colaboradores a bater ponto?
Os sistemas de controle de ponto oferecem inúmeros benefícios para as empresas e para os colaboradores. Contudo, muitos funcionários ainda possuem resistência em relação à prática de bater ponto.
Isso acontece, principalmente, pela falta de conhecimento sobre o funcionamento dos sistemas de ponto, e de como eles podem ajudar no controle da jornada, horas extras, banco de horas e muito mais.
Nesses casos, é papel do gestor conscientizá-los e mostrar as vantagens que as marcações de ponto eletrônico podem trazer para a rotina dos trabalhadores.
E por onde os gestores devem começar?
Uma das primeiras etapas após adotar um sistema de ponto é apostar em uma boa comunicação interna.
Quanto tempo devo guardar os espelhos assinados pelos colaboradores?
Segundo a portaria 671, todo REP-C e REP-P devem emitir um comprovante de ponto que tenha validade de, no mínimo, cinco anos. Então, é recomendado que o colaborador também guarde os espelhos assinados durante esse período.
Caso o espelho seja emitido em formato impresso, alguns cuidados essenciais devem ser tomados. Evite deixá-lo em locais úmidos ou expostos à luz, uma vez que podem danificar o documento.
Vale ressaltar que a portaria permite que o comprovante de ponto também possa ser emitido digitalmente. Sendo uma opção mais segura, evitando perdas ou que o comprovante seja danificado.
Ainda, todas as informações serão gravadas no próprio sistema, podendo ser armazenadas em nuvem. O que permite a consulta a qualquer momento, e principalmente, caso seja necessário comprovar as horas trabalhadas.
Você deve estar se perguntando, como uma empresa com muitos funcionários faria para armazenar essas informações. A pergunta é válida, afinal, se fosse antigamente com certeza precisaria de um espaço enorme.
Mas não se preocupe! Existe um jeito fácil de guardar todas essas informações, até por mais tempo do que 5 anos.
Segundo pesquisa da Deloitte, 56% das empresas já reformularam seus processos de gestão de pessoas para aproveitar ferramentas digitais. Isso inclui investimentos em ferramentas de armazenamento de informações em nuvem.
Mas o que isso quer dizer?
A grosso modo, significa que as informações estão sendo armazenadas em um servidor externo, podendo ser acessadas por meio de dispositivos em qualquer lugar e horário.
Ou seja, o “arquivo morto” deixou de ser um espaço físico e passou para a internet, não sendo diferente com o controle de ponto que agora pode funcionar online em nuvem.
Como escolher o sistema de controle de ponto eletrônico ideal para sua empresa?
Se você buscar no Google “Sistemas de Controle de Ponto” você vai encontrar, no mínimo, 50 sistemas de ponto diferentes.
Mas antes de qualquer coisa, você precisa entender qual a necessidade da sua empresa utilizar estes sistemas. Será que você precisa de um sistema de ponto manual, mecânico ou eletrônico?
Para descobrir a resposta, precisamos mostrar a diferença entre eles.
Como funciona o sistema de registro de ponto manual?
Se analisarmos todos os meios de controle de jornada, o registro de ponto manual é o mais antigo e barato.
Ele se tornou muito comum de ser adotado por meio do livro de ponto ou das planilhas, nos quais os colaboradores precisam anotar manualmente todos os seus horários de entrada, pausa e saída.
Além de ser completamente ultrapassado, o registro de ponto manual é o mais complicado e suscetível a erros. Os funcionários podem cometer rasuras nas anotações ou por algum motivo esquecer de registrar seus horários.
Agora pense em uma situação em que o funcionário esqueceu de marcar seu ponto na entrada. Nesse caso, se ele quiser anotar a informação na hora do almoço, ele consegue?
Sim. Mas como ele irá lembrar exatamente a hora que chegou no trabalho?
Além da insegurança, esse método exige que as equipes de RH percam muito tempo transcrevendo as informações para serem enviadas para a folha de pagamento.
Para você ter uma ideia, em uma empresa com até 50 funcionários o RH levaria aproximadamente 1 semana para computar todas as marcações do mês.
Agora, imagina em uma empresa com 300 colaboradores ou mais. Seria quase impossível, né?
É exatamente por este motivo que o livro de ponto não é um dos melhores métodos para se fazer o controle de horas dos colaboradores.
Ponto Cartográfico – Como funciona?
O sistema de ponto cartográfico, muito conhecido como relógio de ponto mecânico, é outro método que surgiu no mercado para auxiliar empresas no controle das horas trabalhadas.
Nesse sistema, o empregador disponibiliza mensalmente um cartão de ponto para os colaboradores registrarem os horários de trabalho.
Mas diferente do livro de ponto, o colaborador registra as informações por meio de um relógio que fica instalado na entrada das empresas. Dessa forma, ele insere o cartão e o relógio marca o horário.
Apesar de solucionar o problema com rasuras, esse método é tão ultrapassado e inseguro quanto o anterior.
Isso porque as equipes de Recursos Humanos precisam transcrever todas as informações dos cartões de ponto para o seu sistema de folha.
Ou seja, além de precisar de muito tempo para transcrever, esse processo é passível de erros operacionais que podem passar despercebidos no momento da conferência.
Então, depois de todas essas informações, só nos resta um modelo de ponto, veja a seguir.
Por que o controle de ponto eletrônico é ideal para todos os tipos de empresas?
Você deve estar se perguntando se o controle de ponto eletrônico é realmente o mais eficiente.
Pense da seguinte forma: se sua empresa precisasse das informações sobre o horário de entrada de um colaborador, seria mais fácil consultar por meio de um sistema, ou esperar até o fim do dia para ter acesso a folha ou ao cartão de ponto do colaborador?
Com certeza, seria mais fácil consultar por meio de um sistema. É por isso que o ponto eletrônico é a ferramenta ideal quando falamos de controle de frequência.
O controle de ponto eletrônico é uma opção que traz mais segurança e agilidade para as empresas. E aqui temos dois tipos, o relógio de ponto e o ponto online.
Relógio de ponto
Essa ferramenta permite que os colaboradores registrem a jornada de trabalho em um relógio de ponto eletrônico, onde as informações ficam armazenadas na memória do aparelho.
A desvantagem desse método é que justamente pelas informações ficarem armazenadas no aparelho, elas precisam ser coletadas por um pen drive ou HD.
Além disso, ao extrair os dados, é necessário importá-los para sistemas complementares para fazer os ajustes de jornadas e cálculos para folha de pagamento.
É justamente por conta disso que a cada dia mais empresas migram sua gestão de ponto para os sistemas de controle de ponto online.
O que o sistema de ponto online faz que os outros tipos não fazem?
Existem diversas diferenças entre um relógio de ponto tradicional e um sistema de ponto online, mas podemos resumir tudo em 4 palavras: controle em tempo real.
Pode parecer irrelevante em um primeiro momento, mas ter as informações de quem está atrasado, faltou ou está realizando hora extra, é completamente estratégico para as empresas.
Embora existam diversos motivos para as empresas adotarem relógios de ponto, hoje os sistemas de controle de ponto online são mais seguros, eficazes e modernos.
As funcionalidades vão além do simples registro do ponto. Essas ferramentas são essenciais para tomada de decisões e gerenciamento de equipes.
E ao contrário do que muitos pensam, tudo isso não está voltado apenas para as grandes organizações. O controle de ponto online também é uma ótima ferramenta para pequenos e microempreendedores.
Além de serem sistemas completos, eles também são acessíveis e possibilitam o gerenciamento do ponto em tempo real e à distância.
Conclusão
Toda empresa deveria pensar em migrar seus sistemas antigos e burocráticos para novas ferramentas que possam agilizar sua gestão.
O controle de ponto eletrônico online é uma das melhores maneiras de otimizar os processos da equipe de RH e acabar com as dores de cabeça no final do mês.
Esse tipo de ponto traz autonomia para o RH, gestores e colaboradores, sendo uma ferramenta com boa usabilidade e totalmente intuitiva.
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