Os empregadores precisam cumprir uma série de deveres fiscais para manter suas atividades econômicas em conformidade com a legislação. O cadastro no sistema CAEPF é um desses deveres que, por ainda ser recente, gera algumas dúvidas. Apesar de entrar em vigor em 2018, o cadastro no CAEPF passou a ser obrigatório apenas em janeiro de 2019.

A Receita Federal estabelece alguns critérios que determinam quais contribuintes estão obrigados a realizar o cadastro. Se você tem uma atividade econômica que se enquadra nos requisitos do órgão, é preciso seguir as etapas para fazer o cadastro no CAEPF e manter sua atividade em conformidade com a lei.

Neste artigo, você encontrará as principais informações sobre o CAEPF. Aqui está um breve resumo do que você verá adiante:

• O que é CAEPF?
• Para que serve o CAEPF?
• Quem está obrigado a se cadastrar no CAEPF?
• Como funciona o CAEPF?
• Como fazer o cadastro CAEPF?
• Etapas para realizar o CAEPF
• Dúvidas sobre o CAEPF

Continue a leitura e tire suas dúvidas sobre o assunto!

O que é CAEPF?

O CAEPF é um dispositivo da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil usado para colher informações relacionadas às atividades econômicas de Pessoas Físicas (PF) que atuam como empregadoras, ou seja, que possuem um ou mais empregados prestando-lhes serviços. A sigla CAEPF significa Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física.

Os contribuintes que são obrigados a fazer o cadastro no CAEPF podem atualizar, inserir e excluir informações sempre que for necessário — mais à frente, você verá quem está obrigado a se cadastrar no CAEPF.

Os dados colhidos pelo dispositivo da Receita Federal ficam integrados ao eSocial, um portal que é voltado para a administração de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas relativas aos empregadores.

Para que serve o CAEPF?

O CAEPF representa um esforço da Receita Federal para modernizar os processos fiscais e contábeis do país. Por estar vinculado ao eSocial, o dispositivo permite que a Pessoa Física empregadora tenha facilidade para enviar ao poder público as informações sobre seus empregados e, assim, não tenha dificuldades para se manter em dia com a legislação atual.

Antes do CAEPF, a Receita Federal usava o Cadastro Específico do INSS, o CEI, para identificar as Pessoas Físicas que atuavam como empregadoras e realizar o recolhimento de informações relacionadas às atividades econômicas dos contribuintes. Portanto, o CAEPF passou a ser um dispositivo que substitui o CEI para essa função específica.

No setor rural, em particular, o CAEPF representou um avanço no que se refere à garantia de direitos trabalhistas e previdenciários para trabalhadores que ainda enfrentavam dificuldades de ter seu trabalho reconhecido por lei.

Quem está obrigado a se cadastrar no CAEPF?

De acordo com o Art. 4º da Instrução Normativa RFB n.º 1.828/2018, que autoriza o funcionamento do CAEPF, são contribuintes obrigados à inscrição no sistema:

• Contribuinte individual que tenha empregados que lhe prestam serviço;
• Titular de cartório, ainda que a serventia tenha registro no CNPJ;
• Produtor rural Pessoa Física;
• Pessoa Física que tenha produção rural para venda, no varejo, a consumidor Pessoa Física e que não se enquadre como produtor rural;
• Segurado especial;
• Perito aduaneiro;
• Contribuinte Pessoa Física equiparado à empresa desobrigado da inscrição no CNPJ que não se enquadre nas situações citadas anteriormente.

Em linhas gerais, toda Pessoa Física que tiver pelo menos um funcionário empregado deve obrigatoriamente criar um cadastro no CAEPF. Podem se enquadrar nesses requisitos médicos, dentistas, engenheiros, comerciantes ou qualquer outro profissional que atue de alguma forma como empregador.

É importante ressaltar que os contribuintes que estão cadastrados no CEI também devem migrar para o CAEPF, pois é dessa forma que a Receita Federal poderá continuar recolhendo os dados de suas atividades econômicas.

Como funciona o CAEPF?

Por meio dos cadastros feitos no Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física (CAEPF), os agentes da Receita Federal podem acessar, identificar, gerir e coletar as informações relacionadas às atividades econômicas dos produtores rurais e de todas as Pessoas Físicas que atuam como empregadoras.

De acordo com o Art. 3º da Instrução Normativa n.º 1828/2018, podem ser praticados os seguintes atos cadastrais no CAEPF:

• Inscrição;
• Alteração de dados cadastrais;
• Paralisação;
• Suspensão;
• Cancelamento;
• Baixa;
• Declaração de nulidade;
• Restabelecimento.

Há um prazo para o cadastramento no dispositivo da Receita Federal. Uma Pessoa Física que deseja exercer atividade econômica com trabalhadores vinculados deve realizar a inscrição no CAEPF dentro de 30 dias a partir do início da sua atividade.

Como fazer o cadastro CAEPF?

A maneira mais fácil de fazer o cadastro no sistema CAEPF é por meio da internet. Você só precisará ter em mãos alguns documentos de identificação e um dispositivo para acessar o site Portal e-CAC, do Governo Federal. Por meio do e-CAC, você pode incluir ou excluir as informações cadastradas.

O acesso ao portal depende de um Certificado Digital ou Código de Acesso específico, que é gerado no e-CAC. Mas também é possível acessar o CAEPF utilizando um link que fica disponibilizado no eSocial Web, sendo uma alternativa se você não possuir um Certificado Digital e não conseguir gerar um código de acesso no e-CAC.

Envio de informações para o eSocial

A Pessoa Física que fez o cadastro no CAEPF deve enviar os eventos solicitados pelo eSocial nos prazos determinados no cronograma do sistema. Os dados podem ser enviados ao eSocial a partir de duas maneiras:

• Usando o sistema de folha de pagamento usado pela empresa ou pelo escritório contábil (sendo, neste caso, necessário o envio com certificado digital);
• No portal do eSocial: se a Pessoa Física tiver até 07 empregados cadastrados, pode utilizar o código de acesso; em casos de mais de 07 empregados, deve ser utilizado o certificado digital.

As informações do CAEPF devem constar na Tabela de Estabelecimentos, cujo evento é S-1005. Vale lembrar que, mesmo se a Pessoa Física tiver apenas um estabelecimento comercial, deverá enviar a tabela. Caso tenha mais de um estabelecimento, será necessário ser cadastrado um CAEPF para cada um.

Etapas para realizar o CAEPF

O cadastro no CAEPF é simples e, se a Pessoa Física estiver munida da documentação correta, o processo pode levar apenas alguns minutos para ser concluído. Veja, a seguir, algumas etapas necessárias para realizar o cadastro.

Consultar atividade econômica

O CAEPF solicita o código da CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) vinculado à atividade econômica do empregador. Caso haja mais de uma atividade econômica, será preciso encontrar os respectivos códigos CNAE para cada uma. 

Vale ressaltar que o CNAE é a forma de padronizar as atividades econômicas, facilitando o enquadramento das empresas junto aos órgãos tributários. Para descobrir o seu código CNAE, é preciso consultar a tabela CNAE-Fiscal, do IBGE. Nela, estão os códigos de todas as atividades econômicas principais e a classificação de atividades secundárias.

Emitir comprovante da situação cadastral no CAEPF

Após preencher todos os dados solicitados no portal, a última etapa do processo de cadastro CAEPF no e-CAC é emitir o comprovante de situação cadastral no CAEPF.

Confirmar autenticidade de comprovante do CAEPF

É muito simples emitir o comprovante de situação cadastral e, se quiser, ainda confirmar a autenticidade dele. Você só precisa acessar o CAEPF por meio do Portal e-CAC e conferir os dados verídicos do cadastro da atividade econômica ou acessar os outros canais para autenticar os comprovantes.

Dúvidas sobre o CAEPF

Ainda ficou com alguma pergunta não respondida sobre o CAEPF? Então, confira a seguir uma lista de perguntas e respostas sobre o cadastro.

Por onde realizar o cadastro no CAEPF?

A inscrição no CAEPF pode ser realizada por meio de diversos canais de atendimento ao contribuinte da Receita Federal. Veja quais são eles:.

• Portal e-CAC da Receita Federal;
• Aplicativo para celular da Receita Federal;
• Solicitação efetuada via processo digital aberto no e-CAC (quando comprovado o impedimento à inscrição no e-CAC);
• Validação no Portal do eSocial.

Caso você tenha a preferência por um atendimento presencial, há a possibilidade de ir até uma das unidades de atendimento da Receita Federal espalhadas pelo país e realizar o cadastro junto a um agente do órgão.

Quantas inscrições no CAEPF Pessoa Física é possível criar?

A Receita Federal não coloca um limite para a quantidade de inscrições no CAEPF. Isso significa que uma mesma Pessoa Física Contribuinte Individual ou Segurado Especial pode realizar mais de uma inscrição no sistema. 

Em alguns casos, é obrigatória a realização de várias inscrições pelo mesmo contribuinte. Por exemplo, os produtores rurais que possuem mais de uma propriedade com trabalhadores vinculados devem realizar um cadastro para cada imóvel rural.

Essa norma também vale para quando a atividade econômica é de natureza urbana e o contribuinte tem mais de um estabelecimento comercial com trabalhadores vinculados. Nesse caso, será necessário criar um cadastro para cada estabelecimento.

Um detalhe importante é que uma Pessoa Física considerada Segurado Especial poderá ter mais de uma inscrição no CAEPF desde que a soma total dos imóveis rurais inscritos não seja superior a quatro módulos fiscais — o que, no Brasil, enquadra-se como pequena propriedade: imóvel de área compreendida entre 1 e 4 módulos fiscais.

O contribuinte inscrito no CAEPF ainda precisa transmitir GFIP?

Sim, o envio da GFIP pelo contribuinte inscrito no CAEPF deverá ocorrer até que haja a substituição total da GFIP pelo sistema DCTFWeb, a versão atualizada e adaptada com a tecnologia para facilitar as emissões e ocupar o lugar do antigo sistema.

Vale lembrar que a GFIP, sigla para Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, foi criada para recolher os valores do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) que garantem os benefícios para os empregados contratados no regime CLT.

Agora, a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos, a DCTFWeb, é uma obrigação para fazer a apuração das contribuições previdenciárias e para outras entidades e fundos.

A declaração é alimentada pelos eventos enviados pelos contribuintes por meio do Sistema Público de Escrituração Digital EFD-Reinf e do eSocial.

Uma vez feito o cadastro, como alterar os dados no CAEPF?

A correção dos dados cadastrais que estão no CAEPF pode ser efetuada rapidamente pela internet. Você pode fazer as alterações pretendidas acessando o CAEPF por meio do Portal e-CAC. E, caso a correção não possa ser efetuada usando essa opção, ainda é possível acessar o CAEPF por meio de um processo digital formalizado pelo Portal e-CAC.

Quem é considerado Contribuinte Individual no CAEPF?

Conforme os termos do Art. 12 da Lei 8.212/1991, são considerados “Contribuinte Individual” aqueles que se enquadrem em uma destas condições:

“a) a pessoa física, proprietária ou não, que explora atividade agropecuária, a qualquer título, em caráter permanente ou temporário, em área superior a 4 (quatro) módulos fiscais; ou, quando em área igual ou inferior a 4 (quatro) módulos fiscais ou atividade pesqueira, com auxílio de empregados ou por intermédio de prepostos.

b) a pessoa física, proprietária ou não, que explora atividade de extração mineral – garimpo, em caráter permanente ou temporário, diretamente ou por intermédio de prepostos, com ou sem o auxílio de empregados, utilizados a qualquer título, ainda que de forma não contínua.

c) quem presta serviço de natureza urbana ou rural, em caráter eventual, a uma ou mais empresas, sem relação de emprego.

d) a pessoa física que exerce, por conta própria, atividade econômica de natureza urbana, com fins lucrativos ou não.”

Quem é considerado Segurado Especial no CAEPF?

Na Instrução Normativa que estabelece o CAEPF, é considerado “Segurado Especial” aquele que atende às condições do que está disposto no Art.12 da Lei 8.212/1991:

“a) a pessoa física residente no imóvel rural ou em aglomerado urbano ou rural próximo a ele que, individualmente ou em regime de economia familiar, ainda que com o auxílio eventual de terceiros a título de mútua colaboração, na condição de produtor, seja proprietário, usufrutuário, possuidor, assentado, parceiro ou meeiro outorgados, comodatário ou arrendatário rurais, que explore atividade de agropecuária em área de até 4 (quatro) módulos fiscais;

b) o seringueiro ou extrativista vegetal, que faça dessas atividades o principal meio de vida;

c) o pescador artesanal ou a este assemelhado, que faça da pesca profissão habitual ou principal meio de vida;

d) o cônjuge ou companheiro, bem como filho maior de 16 (dezesseis) anos de idade ou a este equiparado, que comprovadamente trabalhem com o grupo familiar respectivo.”

Em linhas mais simples, o Segurado Especial é todo trabalhador rural que realiza atividades agropecuárias em uma pequena propriedade rural.

O cadastro deve ser feito todo ano?

Não, a declaração no CAEPF não segue uma periodicidade predeterminada pela Receita Federal. No geral, a Pessoa Física deve fazer o cadastro apenas uma vez para cada propriedade rural ou estabelecimento comercial. Porém, é preciso estar atento à necessidade de eventuais correções dos dados cadastrais quando for necessário.

Conclusão

O cadastro no CAEPF é uma das principais obrigações fiscais que toda Pessoa Física que atua como empregadora deve realizar no país. 

Apesar de ser um processo detalhado e que exige cuidado no preenchimento dos dados, o CAEPF só precisa ser feito uma vez para cada propriedade ou estabelecimento do empregador. Além disso, o contribuinte munido da documentação correta leva apenas alguns minutos para realizar o cadastro corretamente.

Em suma, não há o que temer para garantir o cumprimento dessa obrigação instituída pela Receita Federal.

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