Manual eSocial: confira as regras de como usar, como funciona, processos, multas e muito mais!

imagem de um computador com a tela na página do eSocial

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é fundamental para que o RH cumpra com suas obrigações legais. Este é um programa do governo federal instituído pelo Decreto nº 8.373 de 11 de dezembro de 2014.

Desde 2018, esse sistema coleta diversas informações importantes e as armazena em ambiente virtual nacional. O objetivo é permitir que os órgãos participantes utilizem essas informações sobre a relevância do tema de cada órgão, além do cálculo de impostos e contribuições do FGTS.

Por isso, este artigo abordará o que é o Manual eSocial, quais são as vantagens do eSocial, como cadastrar sua empresa nele, os princípios do eSocial e o calendário do eSocial. 

Além disso, você entenderá o que são os eventos do eSocial, quais são as principais multas dele, como funciona a consulta de qualificação cadastral e quais são as dúvidas mais recorrentes sobre o Manual eSocial. Veja a seguir os tópicos abordados:

Vamos lá!

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colO que é o Manual eSocial?

imagem de um homem olhando para um computador

O Manual de Instrução do eSocial (MOS) orienta os empregadores sobre como cumprir suas obrigações, estabelecendo as regras para preenchimento, validação, conformação, diagramação, formulários e envio de instruções gerais que constituem um evento eSocial.

Este manual é uma ferramenta para orientar as partes interessadas nas atualizações que acontecem no projeto, seguindo a versão atual do layout. Nele, os usuários encontrarão informações gerais e técnicas, além de orientações específicas para eventos, anexos e glossários relacionados ao projeto.

Os documentos complementares anexos ao MOS, bem como o próprio manual, estão disponíveis no Portal de Informações do eSocial.

Como funciona e para que serve?

O sistema é utilizado como ferramenta de unificação e transmissão de informações para que a empresa cumpra todas as exigências e obrigações:envio de informações e documentos de funcionários e estagiários às instituições mencionadas no eSocial.

Além de beneficiar as empresas, o Manual eSocial também beneficia os trabalhadores ao unificar a distribuição de informações e documentos trabalhistas, pois também pode servir como forma de fiscalização mais próxima dos direitos trabalhistas e do cumprimento legal.

Por exemplo, este manual do eSocial também serve como uma forma de fiscalização para combater a sonegação fiscal, pois diversos órgãos como a Receita Federal, a Previdência Social, a Caixa Econômica Federal e a Secretaria do Trabalho consideram o cruzamento dos dados.

Qual o objetivo do Manual do eSocial?

O Manual do eSocial visa orientar a unificação de todas as informações referentes às obrigações trabalhistas e tributárias entre as empresas e seus respectivos colaboradores. 

Para poder encontrar dados salariais, trabalhistas, previdenciários e de responsabilidade tributária. Eles devem ser coletados em uma plataforma que vincule todas as informações a órgãos fiscalizadores como Ministério do Trabalho, INSS, Justiça do Trabalho e outros.

Dessa forma, o eSocial pode ser pensado como um sistema de folha de pagamento digital onde os dados serão coletados e disponibilizados para reuniões governamentais, incluindo interseções de informações.

Quais são as vantagens do eSocial?

Além de agilizar o processo para aumentar a produtividade, o Manual do eSocial também passará a custear a geração do FGTS e outras diretrizes de arrecadação, o que reduzirá os erros computacionais que ainda ocorrem quando esses documentos são gerados hoje.

A plataforma também garante uma proteção jurídica, criando um ecossistema de negócios que beneficie a todos, especialmente às organizações que cumprem a lei.

Ao substituir a entrega de várias obrigações por uma única operação totalmente padronizada, as empresas reduzem as despesas e o tempo dedicado à execução dessas tarefas.

O manual eSocial traz outros benefícios, como registro instantâneo de novos dados, sejam eles de contratação de funcionários, de integração de processos e ou de órgãos competentes. 

Este novo sistema é apenas uma nova forma das empresas fornecerem informações e, essa forma de organização visa oferecer uma plataforma de atendimento simplificada, desburocratizada e adaptada às realidades do setor empresarial brasileiro.

Quem deve aderir ao eSocial?

Todo negócio ou pessoa física (PF) que contrate um prestador de serviços deve ser cadastrado no eSocial, contanto que tal emprego crie obrigações trabalhistas, previdenciárias ou fiscais.

Assim, empregadores corporativos, empresas de diferentes nichos, tamanhos e valor de faturamento devem aderir ao eSocial.

Além disso, empregadores individuais que contratam serviços de trabalho doméstico também devem enviar as informações pelo eSocial e ficar atentos aos prazos para envio dos dados.

Microempresas (MEs), pequenas empresas (EPPs) e microempreendedores individuais (MEIs) com funcionários também precisam disponibilizar as informações por meio do novo sistema.

Para cadastrar empresas e prestadores de serviços no eSocial, é necessário informar seus dados de identidade e as atividades realizadas, como CPF, CNPJ, NIS, PIS/PASEP, declaração de imposto de renda e contrato social, etc.

Quais são as obrigações acessórias do eSocial?

Além das informações sobre o FGTS, o eSocial também permite que o governo federal comunique a situação dos vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, acidentes de trabalho, aviso prévio, registros fiscais.

No entanto, isso só é possível porque o sistema finalmente unifica as obrigações de 15 empregadores, que antes eram oferecidas em locais diferentes. Vejamos quais são essas obrigações:

  • GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
  • LRE –  Livro de Registro de Empregados;
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD –  Comunicação de Dispensa;
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais; 
  • Folha de pagamento;
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
  • GPS – Guia da Previdência Social. 

O envio dessas obrigações pelo eSocial não se tornou obrigatório de repente, houve uma transiçãogradual, de acordo com um cronograma predeterminado.

Além disso, vale ressaltar que saber quais obrigações afiliadas foram enviadas exclusivamente pelo eSocial da sua empresa é fundamental para manter a conformidade legal do seu negócio.

Como cadastrar sua empresa no eSocial?

imagem de uma mulher sentada na frente de um computador

O sistema pode ser acessado por meio do Portal eSocial, disponibilizado pelo governo. Na primeira visita, o portal solicitará informações como CPF ou CNPJ e data de nascimento.

Antes de 31 de março de 2021, o desempenho operacional no portal eSocial está diretamente relacionado à apresentação de certificados digitais, cuja validade é certificada pelo ICP (Infraestrutura de Chave Pública).

Desde então, os usuários precisam ter uma conta no portal para usufruir de todos os serviços com um único login, acesso a diversos outros sistemas do governo.

Mesmo assim, um certificado digital ainda é obrigatório e deve ser cadastrado em sua conta. O governo ainda mantém um tutorial com orientações de como realizar esse procedimento. Assim que sua empresa fizer o login no portal eSocial pela primeira vez, basta utilizar os mesmos dados de acesso para visualizar seus dados e enviar mensagens.

Porém, se o objetivo de uma empresa é verificar se os dados de CPF e NIS dos trabalhadores são adequados para uso no eSocial, plataformas específicas podem ser acessadas para esse fim.

Cadastro do empregador e tabelas

O primeiro passo para se cadastrar no eSocial é enviar para a plataforma as informações relacionadas à sua empresa, o Cadastro do Empregador e o Formulário.

Esta parte é diretamente relevante para as empresas que prestam assessoria contábil e devem ter todas as informações. Listamos abaixo o que você deve ter ao fazer esse registro.

Informações do empregador / contribuinte/ órgão público

Para se cadastrar no eSocial, primeiro é necessário verificar os dados do empregador, o que é feito quando o CNPJ ou CPF do titular da empresa é notificado. Este registro pode ser feito aqui.

Após sua primeira visita, você precisará enviar informações de cadastro, tarifas e outros dados necessários para verificar os eventos do eSocial para a plataforma.

O empregador precisará então enviar uma série de formulários relacionados à sua empresa. Separamos quais abaixo. Confira:

  • Tabela de Lotações Tributárias;
  • Tabela de Cargos;
  • Tabela de Funções;
  • Tabela de Horários/Turnos de trabalho;
  • Tabelas de informações e obras ou unidades de órgãos públicos;
  • Tabela de Rubricas;
  • Tabela de Ambientes de Trabalho.

Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas

Após concluir esse cadastro inicial, as empresas devem estar atentas a alguns requisitos do eSocial, pois o projeto agrupou as próximas etapas em 4 grupos, que discutiremos posteriormente.

O envio dessas informações é importante porque muitos incidentes estão relacionados aos dados dos funcionários da sua empresa. 

Os eventos não periódicos são aqueles que se relacionam com a vida profissional do trabalhador. São aqueles que não têm data fixa, portanto, dependem de acontecimentos na relação entre a empresa e o trabalhador.

Para exemplificar, alguns desses eventos são: admissões, demissões, férias, promoções, saídas, etc. Todos esses são considerados eventos não periódicos.

Princípios do eSocial

Conforme consta no Manual, o princípio do eSocial é tornar mais efetivo para os trabalhadores o gozo de direitos trabalhistas e previdenciários básicos.

Além disso, racionaliza e simplifica o cumprimento das obrigações previstas na legislação nacional em relação a cada matéria. Também elimina redundância nas informações fornecidas por pessoas físicas e jurídicas obrigadas.

Por fim, melhora a qualidade das informações sobre relações trabalhistas, previdenciárias e tributárias e diferencia o ME/EPP.

Calendário do eSocial, grupos e fases

Para negócios com faturamento abaixo de R$ 78 milhões, o prazo para envio das informações começou em março de 2018. O Grupo 1 foi forçado a usar o modo simplificado desde a implementação do novo modo.

Para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões, o prazo começou em outubro de 2018. Empresas do Grupo 2 com faturamento de até R$ 4.800,00,00 foram solicitadas a enviar eventos de trabalho para o eSocial.

Os Grupos 2 e 3 foram legalmente obrigados a começar a enviar uma versão simplificada do eSocial em 10 de janeiro de 2022. Já o grupo 4, terá que enviar a partir do dia 11 de julho de 2022. 

Para as empresas que optarem pelo Simples, o prazo começou em abril de 2019. Com o eSocial Simplificado versão 1.0 substituindo o eSocial 2.5 (antigo), todas as empresas do Grupo 3, Simples Nacional e empregadores de entidades sem fins lucrativos também são obrigados.

O que são os eventos do eSocial?

Desde 2018, o governo federal adota um novo sistema para gerenciar as informações relacionadas aos trabalhadores das empresas que atuam no Brasil. Por operar de forma informatizada e integrada, reduz a quantidade de papel, simplifica o processo e reduz custos. No entanto, é importante ficar atento aos eventos do eSocial.

Esses eventos incluem determinados prazos para registrar as informações trabalhistas no sistema e enviá-las ao governo brasileiro. O não cumprimento desta medida pode resultar em uma série de penalidades para a empresa. É por isso que é importante prestar atenção ao tempo deste sistema de controle.

O que é o eSocial Simplificado (S-10)?

O novo sistema eSocial simplificado substituirá o eSocial implementado desde 2015. Ele foi projetado para ser mais fácil e simples, preservando todos os investimentos em empresas e outros empregadores. Uma versão simplificada do sistema, desenvolvida para auxiliar os empregadores brasileiros, foi lançada em julho de 2021, atualizando a versão 2.5 para a versão S-1.0.

O que mudou no Manual do eSocial Simplificado?

A atualização traz alguns novos recursos para ajudar os empregadores. Conforme o governo federal, o novo sistema tem um novo layout (estrutura de dados) que não exige mais informações já contidas em outras bases oficiais, reduzindo a quantidade de informações e facilitando o preenchimento.

Além disso, as regras do sistema são simplificadas, a flexibilidade é aumentada e os erros são reduzidos. Portanto, empresas e outros empregadores, incluindo empregadores domésticos, se beneficiarão dessas mudanças.

Ou seja, a nova versão simplifica o sistema, exclui diversos campos e torna uma série de regras (principalmente no que diz respeito ao fechamento de formulários) mais flexíveis e fáceis de cumprir com as obrigações trabalhistas.

Quais são as principais multas do eSocial?

imagem de uma pessoa usando uma calculadora

Admissão do trabalhador

Não informar os funcionários da integração até o dia anterior ao evento é resultado de uma penalidade. O valor de cada funcionário pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06.

Atestado de Saúde Ocupacional

O atestado de saúde ocupacional é um documento obrigatório para atestar se o trabalhador está apto a exercer o cargo para o qual foi contratado. O valor da multa está entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33.

Alteração de dados contratuais e cadastrais

Quaisquer alterações ao contrato de trabalho devem ser comunicadas. A não comunicação no sétimo dia do mês seguinte pode resultar em multa entre 201,27 reais e 402,54 reais.

Perfil Profissiográfico Previdenciário

É necessário informar os funcionários da PPP sobre a exposição a agentes químicos, físicos e biológicos perigosos que são nocivos à saúde. As multas variaram de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.

Comunicação de acidente de trabalho

O eSocial deve ser comunicado no primeiro dia útil após o acidente de trabalho. Isso porque, as penalidades variam entre os limites mínimo e máximo para o pagamento de salários.

Folha de pagamento

O não envio ou falta de encaminhamento de documentos que ultrapassem as normas e padrões estabelecidos pode resultar em multa de R$ 1.812,87.

Afastamento temporário

Essa comunicação aplica-se a férias, subsídio de doença, licença de maternidade, etc. As multas variaram de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.

Fundo de Garantia do Tempo de Serviço

Caso a informação não seja adicionada ao eSocial, a multa é de R$ 10,64 a R$ 106,41 por funcionário.

Como funciona a consulta de qualificação cadastral do eSocial?

imagem de um homem digitando em um computador

Os empregadores podem acessar de forma fácil e rápida as páginas da ferramenta de cadastro eSocial. Nesse momento, é necessário informar ao funcionário os dados: data de nascimento, CPF, nome completo e NIS/PIS/PASEP.

Após o encaminhamento dos dados, o órgão responsável avalia os registros enviados para confirmar a compatibilidade das informações nas bases de dados das entidades nacionais relacionadas ao trabalho e emprego.

Diante de dúvidas ou divergências no eSocial, o sistema gera uma notificação orientando o encaminhamento adequado a ser feito ao profissional.

Tipos de consulta

Existem dois tipos de módulos que os gestores podem usar para consultar a elegibilidade do cadastro do eSocial:

  • Módulo Web: Permite enviar dados de até 10 colaboradores em simultâneo. Esta é uma opção interessante para pequenas empresas.
  • Módulo Lote: Essa ferramenta de consulta de cadastro do eSocial permite enviar um arquivo .txt contendo documentos de vários colaboradores. Uma vez enviado, a empresa pode receber devoluções em até dois dias. Este módulo é a melhor opção para empresas com um grande número de profissionais.

Principais dúvidas sobre o Manual eSocial

Como consultar?

O eSocial lançou uma versão simplificada em 2021 e publicou o Manual de Instruções do eSocial (MOS) versão S-1.0, incorporado à Nota de Instrução S-1.0 nº 10/2022.

O eSocial é um sistema desenvolvido para auxiliar os empregadores, pessoas físicas ou jurídicas brasileiras e, desde o lançamento da versão S-1.0 do eSocial no ano passado (2021), foi publicado um manual para orientar os contribuintes. Ele está disponível no portal eSocial.

Como lançar férias?

Os empregadores que precisam iniciar a licença do empregado doméstico precisam primeiro fazer login no site do eSocial. Uma vez logado, você precisa visitar a guia “Funcionários” e selecionar o funcionário que deseja tirar licença.

Os empregadores devem preencher a data de início das férias, o número de dias e se o trabalhador deseja vender 1/3 das férias.

Após a atualização do sistema, será gerada a data de férias do funcionário, apenas o número de dias precisa ser verificado, pois, é impossível iniciar as férias em uma sexta-feira ou feriado, então essa verificação é para corrigir caso ocorra, coloque o próximo dia útil.

Atualmente, o sistema atual pode ter sofrido alterações, por isso é necessário conhecer e se cadastrar corretamente.

Como funciona o fechamento do ponto?

Todas as informações referentes ao controle de jornada devem ser encaminhadas à Secretaria do Trabalho por meio do eSocial.

O sistema precisa ser reformulado, ou seja, todos os funcionários de uma determinada empresa precisam atualizar seus registros de horas.

O fechamento de ponto só pode ser feito a partir do 1º dia útil do mês seguinte e também está incluído nos requisitos do eSocial. Somente a partir do primeiro dia do mês seguinte. A empresa é avaliada se a Receita Federal determinar que a empresa fechou no mesmo mês.

Outras informações que o eSocial também promove de maneira uniforme é a comunicação de acidentes de trabalho, aviso prévio, informações sobre FGTS, INSS, etc.

Em outras palavras, todas as alterações no registro de ponto de um funcionário devem ser documentadas em detalhes e justificadas, se necessário. Caso uma empresa não siga essas novas regras, pode ser processada perante a lei, conforme mencionado anteriormente.

Para evitar o descumprimento dessa regra, é importante utilizar um sistema de controle de ponto eficaz e seguro. O software da PontoTel regista a entrada e saída dos funcionários e também tem a opções de justificar e inserir faltas e atestados. 

Manual eSocial Web: como funciona?

O eSocial Web permite consultar e editar (habilitar, alterar, corrigir e excluir) eventos enviados ao ambiente nacional do eSocial. Ao usuário serão exibidos, além do conteúdo do evento, números de recibo, que permitirão que as empresas façam correções em seus próprios sistemas.

As funcionalidades deste sistema serão disponibilizadas conforme o cronograma de implementação. Assim, caso o empregador não seja obrigado a enviar determinadas informações ao eSocial, ele não terá acesso a essa funcionalidade na versão WEB GERAL.

O módulo WEB geral faz parte do sistema eSocial. Portanto, este módulo é compatível com todas as disposições do Manual e Sistemas do eSocial disponíveis na “Documentação Técnica” (localizada no ícone do menu do lado esquerdo da tela inicial do eSocial).

O que são empresas inativas/sem movimento?

Uma empresa inativa é aquela que não possui transações financeiras e/ou vínculo empregatício ao longo do ano.

Mesmo que não haja transação, é preciso que as empresas comuniquem suas informações ao eSocial. O negócio só será liberado após o cancelamento do CNPJ.

Conclusão

imagem de uma pessoa digitando em um computador

Ao longo deste artigo, foi explicado o que é o Manual eSocial, quais são as vantagens do eSocial, como cadastrar sua empresa nele, os princípios do eSocial e o calendário do eSocial. 

Além disso, foi apresentado quais são os eventos do eSocial, quais podem ser as  multas, como funciona a consulta de qualificação cadastral e respondemos as principais dúvidas sobre o Manual eSocial.  

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