Um dos principais desafios das empresas é a gestão de todas as atividades burocráticas, como o envio de informações para órgãos de regulamentação. A EFD-Reinf é uma dessas obrigações de grande parte das pessoas jurídicas, e, por reunir uma série de regras, ainda é alvo de dúvidas sobre como ela funciona. 

Ela faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), e deve conter diversas informações que, antes, deveriam ser enviadas separadamente. Essa união na EFD-Reinf teve o objetivo de facilitar a rotina do departamento pessoal e do departamento de contabilidade das empresas, já que o envio digital deve ser realizado mensalmente. 

Mesmo assim, os questionamentos continuam a surgir, pois, constantemente, há atualizações sobre quais dados devem conter na EFD-Reinf. 

Este artigo vai esclarecer as principais dúvidas a respeito, e responder o que é a declaração, como enviar a EFD-Reinf, entre outras informações. Você lerá:

• O que é EFD-Reinf?
• O que declarar nesse documento?
• Principais eventos da EFD-Reinf
• O que deve conter na EFD-Reinf?
• Quem precisa entregar a EFD-Reinf?
• Quais os prazos para entrega?
• Quais as penalidades para quem não entrega no prazo?
• Como enviar a EFD-Reinf?
• Tabela de estrutura do arquivo

Se você ou a sua empresa ainda têm dúvidas sobre a EFD-Reinf, continue a leitura!

O que é EFD-Reinf?

A EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída) é uma obrigação fiscal e um dos módulos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). 

Trata-se de uma declaração complementar ao eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).

Ela tem o papel de reunir a escrituração dos rendimentos pagos e das retenções de imposto de renda e contribuição social. Esses dados devem estar na EFD-Reinf desde que não estejam ligados ao trabalho e à receita bruta para apuração de contribuições previdenciárias substituídas.

Essa declaração deve ser enviada mensalmente por organizações que possuem CNPJ e retêm impostos como IR, CSLL, COFINS, PIS/PASEP e INSS. Pode ser enviada separadamente por módulos de eventos de informações, por meio de arquivos (XML), que irão compor a escrituração digital daquele período apurado. 

Como surgiu?

A EFD-Reinf surgiu em 14 de dezembro de 2017, por meio da Instrução Normativa RFB n.º 1767. Desde 2021, é regulamentada pela Instrução Normativa RFB n.º 2043, de 12 de agosto. 

Ao longo desse tempo, ela passou por algumas atualizações, e, por isso, ainda pode gerar questionamentos dos profissionais de contabilidade e de recursos humanos que são responsáveis pelo envio da declaração. 

Substituição da DIRF

Vale destacar que ela foi criada para substituir a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF),  que retinha as informações de pagamentos para terceiros e contribuições sociais, como PIS e COFINS, e que foi extinta oficialmente em agosto de 2022, devendo ser completamente inutilizada até janeiro de 2024. 

Assim como a EFD-Reinf substitui a DIRF, o eSocial é o substituto da Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).

Para que serve?

Antes da extinção da DIRF e da GFIP, após o envio dessas informações, eram gerados os boletos para os pagamentos de tributos referentes ao imposto de renda sobre a receita, à contribuição social e ao trabalho em geral. 

Agora, após o envio dos dados do eSocial e da EFD-Reinf, é emitida no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) a Declaração de Créditos e Débitos Tributários (DCTFWeb), e é então gerado um único boleto para pagamento dos tributos, o Documento de Arrecadação da Receita Federal — DARF.

Sendo assim, o objetivo da EFD-Reinf é simplificar o envio dessas informações a fim de facilitar a correta apuração dos dados e, consequentemente, da emissão adequada de créditos tributários, assim como das respectivas cobranças de arrecadação da contribuição tributária.

O que declarar nesse documento?

Uma das dúvidas principais sobre a EFD-Reinf é quais informações devem ser declaradas. De modo resumido, devem ser informados os rendimentos pagos e as retenções de imposto de renda e contribuições sociais. 

A única exceção são os dados relacionados a questões trabalhistas. Nessa declaração, também é importante comunicar a Contribuição Previdenciária sobre Receita Bruta (CPRB), que substitui o módulo da EFD-Contribuições.

A declaração EFD-Reinf é composta por três grupos de eventos: eventos inicial e de tabela, evento periódico e evento não periódico.

Principais eventos da EFD-Reinf

Como já citado, existem diversos eventos que são considerados movimentações, e que devem ser declarados dentro do período, ou seja, em um mês. O Manual de Orientação da EFD-Reinf reúne todas as orientações sobre quais são os eventos de declaração obrigatória. 

Por isso, caso sua empresa tenha realizado alguma das seguintes movimentações, declarar a EFD-Reinf será indispensável. Confira quais são os principais:

R-1000 — Informações do contribuinte 

Esse evento reúne as informações referentes ao contribuinte e é conhecido como evento de tabela, por ser considerado cadastral. 

O R-1000 deve ser enviado apenas uma vez, mais precisamente, na primeira declaração. O evento contém informações como regime tributário, nome e contato do responsável pela escrituração, se a empresa é optante pela CPRB, além dos dados da SoftwareHouse —empresa do software que está gerando a EFD-Reinf. 

R-1070 —Tabela de processos administrativos e judiciais 

Trata-se de outro evento de tabela, no qual devem ser informadas quaisquer mudanças ou movimentações nos processos judiciais e administrativos que tenham impacto nas obrigações previdenciárias principais e acessórias. 

O evento R-1070 contém informações como número de processos, indicadores dos autores das ações judiciais, datas de início e fim dos processos, entre outros dados. Essa movimentação é importante porque tem efeito direto nos cálculos dos tributos.

R-2010 —Retenção de contribuição previdenciária de serviços tomados 

É a movimentação responsável por informar os valores de retenção de contribuição previdenciária das notas de contratação de serviço mediante cessão de mão de obra ou empreitada. O evento deve ser informado mensalmente sempre que houver retenção por conta de serviços tomados.

R-2020 —Retenção de contribuição previdenciária: serviços prestados

Ao contrário do anterior, que era referente aos serviços tomados, o R-2020 está relacionado à prestação de serviço. Sendo assim, as informações enviadas são ligadas à cessão de mão de obra, empreitada ou subempreitada. 

O evento deve conter os dados dos tomadores de serviços e também informações sobre as retenções previdenciárias elencadas na nota fiscal.

R-2050 — Comercialização da produção por produtor rural PJ ou agroindústria

É o evento no qual são comunicadas as movimentações comerciais realizadas pelos produtores rurais pessoa jurídica ou pela agroindústria. Dessa forma, é destinado apenas para a produção rural. 

Devem ser enviadas informações de comercialização e de apuração de contribuições previdenciárias das empresas deste setor.

R-2099 — Fechamento dos eventos periódicos

Esse evento tem como objetivo comunicar o encerramento da transmissão dos eventos periódicos na EFD-Reinf no período de apuração, ou seja, o mês de referência. É necessário consolidar todos os dados informados nos eventos R-2010 a R-2070. 

R-2098 — Reabertura dos eventos periódicos 

Se o contribuinte fizer o encerramento da EFD-Reinf pelo R-2099 e necessitar fazer algum ajuste de dados, é preciso enviar o evento R-2098 para solicitar a reabertura e a alteração das informações. 

Além dos eventos detalhados anteriormente, ainda existem outros que devem ter a atenção da equipe de contabilidade e de DP responsável pela transmissão dos dados. São eles: 

• Recurso recebido por associação desportiva (R-2030);
• Recurso repassado para associação desportiva (R- 2040);
• Aquisição de produção rural (R-2055);
• Contribuição previdenciária sobre receita bruta (R- 2060).

O que deve conter na EFD-Reinf?

O envio da EFD-Reinf deve seguir o que é orientado por cada evento, e em uma sequência específica de tabela. Entretanto, é importante ter em mente que ela deve olhar para toda a empresa e, por isso, o contribuinte deve reunir todos os dados referentes às áreas: 

• Tributária: correspondente a retenções de prestação ou tomada de serviços, retenções de impostos na fonte e contribuições previdenciárias;
• Financeira: pagamentos e recebimentos de serviços, de tributos e contribuições, além de benefícios indiretos e receitas de partidas de futebol;
• Jurídica: ações trabalhistas e depósitos judiciais;
• Tecnologia: extração da informação, cadastros e segurança dos dados;
• Suprimentos: cadastro de prestadores e tomadores de serviço, recebimento de notas fiscais e comercialização de produção rural.

Como preparar?

Você pode estar pensando que todas essas informações podem dar muito trabalho para serem reunidas e organizadas. Por isso, é importante criar um processo bem estruturado para envio da EFD-Reinf, visto que se trata de uma comunicação mensal de dados. Alguns passos a serem seguidos são:

1. Defina um responsável para ser o líder do envio da declaração. Desta forma, não há risco de a equipe se confundir, não fazer o processo e alegar que ninguém sabia quem estava à frente do projeto.
2. Invista em tecnologia, pois, atualmente, os sistemas disponíveis para empresas podem ser aliados do seu time. Com um software bem definido, é bastante provável que reunir e organizar as informações para envio da EFD-Reinf seja menos trabalhoso.
3. Fique atento às informações, já que a Receita Federal faz um controle minucioso dos dados que são enviados. Além de não esquecer, certifique-se de que estão corretos.
4. Faça o treinamento da equipe. É importante que o líder esteja comandando o processo, mas todo o time precisa conhecer os procedimentos e o que é exigido pelo sistema da EFD-Reinf.
5. Por fim, não se esqueça de acompanhar os calendários fiscais, para cumprir com todas as datas exigidas pela Receita Federal.

Quem precisa entregar a EFD-Reinf?

A declaração EFD-Reinf não é obrigatória para todas as pessoas jurídicas e físicas. De acordo com o próprio site do Governo Federal, veja a seguir quem precisa entregar informações sobre as movimentações mensalmente, mesmo que sejam isentos:

• Empresas que prestam e contratam serviços realizados com cessão de mão de obra, ou seja, disponibilizam trabalhadores para realizar serviços contínuos para a empresa contratante;
• Pessoas jurídicas responsáveis pela retenção de PIS/Pasep (Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público), COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) e CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);
• Pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta);
• Produtor rural pessoa jurídica e agroindústria quando sujeitos à contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural;
• Comprador de produto rural;
• Associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional e que tenham recebido valores a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;
• Empresa ou entidade patrocinadora que tenha destinado recursos à associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;
• Entidades promotoras de eventos desportivos realizados em território nacional, em qualquer modalidade desportiva, dos quais participe ao menos 1 (uma) associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional; e
• Pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram rendimentos sobre os quais haja retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), por si ou como representantes de terceiros.

E quem não precisa?

Estão liberados de enviar a EFD-Reinf todas as empresas que não geraram fatos a serem informados no período apurado, segundo a Instrução Normativa RFB n.º 2043/2021 da Receita Federal. Isso significa que, se empresas estiverem classificadas como “sem movimento”, ou seja, sem eventos, não há necessidade de informar os dados no site do e-CAC. 

Antes, apenas as empresas do 3º grupo do eSocial — que será detalhado mais para frente nesse artigo —  estavam dispensadas do envio da EFD-Reinf. É importante lembrar, entretanto, que mesmo as empresas sem movimento devem informar o status de “sem movimento” para o eSocial e a DCTFWeb.

Quais os prazos para entrega?

Já foi abordado que a EFD-Reinf é um processo que deve ser realizado todos os meses, quando houver eventos a serem declarados. Sendo assim, os contribuintes devem enviar as informações até o dia 15 de cada mês, com os dados referentes ao mês anterior. Mas, atenção: caso o dia 15 seja feriado ou final de semana, a declaração deve ser antecipada para o dia útil anterior.

Quais as penalidades para quem não entrega no prazo?

Essa declaração é obrigatória em diversos cenários já comentados aqui, porém, é importante saber que os contribuintes que não cumprirem com o envio dos dados podem sofrer penalidades com o pagamento de multas. São elas:

• 2% ao mês calendário, na ausência de entrega ou envio após o prazo, limitada a 20%;
• R$ 20 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas.

Vale destacar que a multa mínima a ser aplicada será de R$ 200 no caso de omissão da declaração sem ocorrência de eventos ou R$ 500 ao deixar de apresentar a declaração no prazo ou apresentá-la com incorreções ou omissões.

Em poucos casos específicos, é possível diminuir o valor da multa, de acordo com a Instrução Normativa RFB n.º 2043.

Como enviar a EFD-Reinf?

Depois que as informações estiverem reunidas, o envio da EFD-Reinf pode ser feito por um aplicativo da própria empresa, via WebService. Também é possível transmitir pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) ou ainda utilizar o Portal e-CAC no site da Receita Federal e seguir o passo a passo.

Tabela de estrutura do arquivo

Para facilitar o envio da declaração, existe uma tabela que reúne as informações sobre os eventos e seus respectivos códigos, conforme a seguir, considerando a versão 1.5 da Reinf:

Código	Descrição
R-1000	Informações do contribuinte
R-1070	Tabela de processos administrativos/judiciais
R-2010	Retenção de contribuição previdenciária —serviços tomados
R-2020	Retenção de contribuição previdenciária — serviços prestados
R-2030	Recursos recebidos por associação desportiva
R-2040	Recursos repassados para associação desportiva
R-2050	Comercialização da produção por produtor rural PJ/agroindústria
R-2055	Aquisição de produção rural
R-2060	Contribuição previdenciária sobre a receita bruta — CPRB
R-2098	Reabertura dos eventos periódicos
R-2099	Fechamento dos eventos periódicos
R-3010	Receita de espetáculos desportivos
R-5001	Informações de bases e tributos por evento
R-5011	Informações de bases e tributos consolidadas por período de apuração
R-9000	Exclusão de eventos

Qual o papel do RH e DP?

Normalmente, o envio da EFD-Reinf fica sob responsabilidade das áreas de departamento pessoal ou contabilidade. Entretanto, é fundamental que haja uma integração entre esses departamentos com os setores de recursos humanos e de tecnologia de informação. 

Como a declaração exige a junção de uma série de dados que estão, muitas vezes, espalhados entre as áreas, sem um trabalho ordenado há uma chance maior de erros na transmissão das informações para a Receita Federal.

Além disso, o RH e o DP são os departamentos que possuem as informações dos colaboradores relativas à previdência e podem auxiliar no preenchimento dos dados solicitados às empresas contribuintes.

Conclusão

Assim, a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ela é destinada a pessoas físicas e jurídicas que se encaixem nas categorias pré-determinadas pela Receita Federal, e é complementar ao eSocial.

O envio desse documento deve ser feito até o dia 15 do mês subsequente sempre que houver movimentações dentro dos eventos previstos pela declaração. Por fim, é importante destacar que as empresas que descumprirem os prazos ou enviarem os dados incorretos podem ser penalizadas com pagamento de multas. 

Por isso, ter um processo estruturado para envio da declaração é primordial.

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