Software Para Tratamento de Ponto Eletrônico – Conheça

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O tratamento do ponto dos funcionários é uma etapa complicada do seu fechamento de ponto? 

Se sim, eu entendo o motivo, afinal todo mês são tantos atrasos, esquecimento de ponto, faltas e atestados que é quase impossível dar conta de tudo. 

O que muitas empresas ainda não sabem, é que a cada dia a tecnologia produz mais soluções para facilitar e otimizar a rotina do setor de recursos humanos.

Essa é a função dos softwares de tratamento de ponto eletrônico, que são aliados no controle de jornada dos colaboradores de uma empresa, trazendo economia de tempo, agilidade e eficiência. 

Se você ainda não conhece esse tipo de sistema, está no lugar certo. Você vai se surpreender com o que é possível fazer agregando um software desses ao seu processo de fechamento de ponto. 

Nesse artigo você irá descobrir: 

Boa leitura!

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O que diz a lei sobre sistemas de ponto eletrônico?

A lei que regulamenta o uso de sistemas de ponto eletrônico nas empresas é a portaria 1510, expedida em 2009 pelo antigo Ministério do Trabalho e Emprego. Essa lei surgiu com o objetivo de criar normas para o uso de sistemas informatizados de controle de jornada nas empresas. 

A portaria diz que o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP)  deve registrar de forma correta e fiel as marcações de ponto dos funcionários. Proibindo quaisquer ações que:

  • Impeçam a marcação do ponto;
  • Faça marcações automáticas do ponto, considerando horários pré-determinados;
  • Exija autorização para marcar horas extras;
  • Altere os dados registrados pelo funcionário.

Além disso, o uso de sistemas eletrônicos de ponto também está previsto na CLT através do 2° parágrafo do artigo 74. Este artigo diz que estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores devem anotar os horários de jornada dos funcionários. 

E, para isso, a empresa pode utilizar o registro manual, mecânico ou eletrônico.

Essa alteração facilitou bastante a rotina das empresas, uma vez que as formas antigas de controle traziam riscos de fraudes e muitos erros operacionais.

Com a entrada dos sistemas eletrônicos no mercado, as empresas puderam contar com uma forma mais segura de fazer o controle de frequência. 

Como funciona um ponto eletrônico?

O ponto eletrônico funciona através de um sistema informatizado que coleta os dados da jornada dos funcionários diariamente de acordo com as marcações de ponto

Todos os dias, os colaboradores chegam ao seu trabalho marcam o horário de sua entrada,  repetem essa ação na ida e volta do almoço e no final de seu expediente. Essas ações são armazenadas em forma de dados no sistema para serem utilizadas pela empresa.  

Após o registro existe uma outra etapa da gestão de ponto, o seu tratamento, acompanhe!

Software de tratamento de ponto eletrônico – Para que serve?

software para tratamento de ponto para que serve

Um software de tratamento de ponto organiza e trata todas as informações coletadas no registro de ponto durante a jornada de trabalho dos colaboradores. Ele é uma importante ferramenta que contribui para a administração e a organização do ponto dos funcionários.  

Vou te dar um exemplo. 

Todo final do mês é necessário fechar a folha de ponto, certo? Sem o auxílio de um sistema de tratamento de ponto essa tarefa se torna muito mais trabalhosa. Porém, isso muda se você integra um software desses ao controle de ponto da sua empresa. 

De acordo com a portaria 1510, a principal função do tratamento do ponto é cuidar dos dados originados da marcação de ponto, além de acrescentar, alterar ou completar informações faltantes ou indevidas. 

Ou seja, através desse software é possível gerenciar as informações do ponto, corrigindo inconsistências e gerando arquivos importantes para a folha de pagamento. 

Com ele, você terá relatórios sobre as marcações de ponto, conseguirá gerenciar as horas extras, banco de horas, folgas e todas as outras questões relacionadas à frequência dos funcionários. 

Quem administra a jornada dos colaboradores sabe que as inconsistências na folha de ponto são muito comuns. A boa notícia é que um bom software pode ajudar a tratar os  principais problemas.

Quais são as irregularidades mais comuns do registro de ponto eletrônico?

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As irregularidades mais comuns do registro de ponto giram em torno do esquecimento da anotação, ausência ou excesso de marcação de ponto. 

E quando os funcionários batem o ponto no REP, ele não consegue diferenciar sobre qual ponto aquela marcação se refere. 

Esse é um dos maiores problemas da marcação de ponto feita no relógio, a falta de distinção entre os pontos. 

E o que isso tem haver com as irregularidades?

Bom, se um dia o relógio de ponto apresentar uma falha logo na entrada dos colaboradores ou os funcionários esquecerem de bater o ponto. Dificilmente a jornada do colaborador aparecerá de forma correta na folha de ponto. 

Vamos usar como exemplo um funcionário que bateu o ponto de entrada e pausa para almoço. Entretanto,esqueceu de bater a volta do almoço e depois marcou o ponto de saída. 

Ao recolher os dados, adivinha? De acordo com o sistema, nesse dia o colaborador saiu para almoçar e voltou somente no horário da sua saída.   

E como um software de tratamento de ponto pode ajudar nisso? Vamos descobrir.

Funcionário esqueceu de bater o ponto na entrada

É possível esquecer de bater o ponto ao chegar no trabalho?

Sim, é possível que isso ocorra diariamente em uma empresa. E, na maioria das vezes, não ocorre propositalmente. 

Em uma cidade como São Paulo, por exemplo, é comum que os colaboradores peguem trânsito na parte da manhã. Isso faz com que o dia já comece de forma estressante e, na correria, o funcionário pode esquecer de registrar o seu ponto. 

Então neste dia deverá ser feita uma correção de ponto. E agora? 

Isso realmente é um grande problema se a sua empresa ainda utiliza um sistema de ponto ultrapassado. Mas, em um software de tratamento de ponto como o da PontoTel, por exemplo, o gestor pode fazer a correção do ponto de entrada do colaborador. Além de adicionar uma justificativa a qualquer momento do dia, apenas utilizando um computador ou um celular. 

Colaborador esqueceu de bater o ponto na saída

Esse é o mesmo caso do esquecimento do ponto de entrada, e aqui eu falo por experiência própria. Quem nunca saiu do trabalho na correria ao passar do horário? Eu já. 

E, se sua empresa utiliza o Registrador Eletrônico de Ponto (REP) sem a companhia de um bom sistema de tratamento de ponto, com certeza a folha do colaborador ficará confusa, não identificando o ponto faltante.

Então, quando ele for bater o ponto de entrada no dia seguinte o relógio entenderá que ele estará batendo o ponto de saída. 

Sabe por que isso não acontece no software? 

Porque os melhores softwares de tratamento de ponto permitem o cadastro de uma jornada de trabalho para todos os colaboradores. 

Portanto, mesmo que o colaborador esqueça  de registrar o ponto na saída, o dia seguinte já será registrado como início de outra jornada. 

E como ele sabe que o colaborador não bateu o ponto?

O sistema da PontoTel, além de completo, também é inteligente. Ou seja, se em determinado dia alguma folha apresentar um número ímpar de marcações de ponto, será sinalizada para correção. 

Com isso,  o ponto de saída que ele esqueceu de marcar aparecerá como inconsistente para ser feita uma correção. 

Agora, vamos falar sobre o campeão de esquecimento de ponto? A pausa para almoço

Colaborador não bateu o ponto na saída do almoço

software para tratamento de ponto eletronico esqueceu de bater o ponto

O horário de almoço é o campeão do esquecimento de marcação de ponto. E, como falamos acima, dependendo do meio de registro utilizado na empresa, o sistema anotaria a saída do colaborador como retorno do almoço.

Agora, tente imaginar a situação em que o sistema registrou um almoço que durou 5 horas, o quanto de desconto o colaborador não teria em sua folha de pagamento, não é mesmo?

Em uma empresa com mais de 500 funcionários, corrigir esses pequenos esquecimentos é um processo bastante lento.

É exatamente esse tipo de problema que um bom software para tratamento de ponto consegue solucionar, pois ele identifica todos os dados referente a jornada de trabalho dos colaboradores.

Mas, além dos problemas como o esquecimento de bater ponto, também existem as marcações de ponto por excesso.

Funcionário registrou o ponto duas vezes

Vamos imaginar que em determinado dia o funcionário registrou o ponto, se distraiu, esqueceu que já tinha batido o ponto e, para não ficar na dúvida, registrou novamente, tornando aquele ponto duplicado. 

Como eu disse, um REP não conseguiria identificar a marcação em excesso. Mas, em um software de tratamento, como o da PontoTel, o ponto duplicado é sinalizado para que o gestor verifique a ocorrência.

Software de tratamento corrige inconsistências na marcação do ponto?

Seria um sonho se você conseguisse enxergar todas as inconsistência de ponto, tirando um único relatório, sem precisar verificar folha por folha.  Ou melhor que isso, poder corrigir todas as inconsistências em poucos cliques. 

Mas eu te digo uma coisa, quem dera todos os nossos sonhos fossem tão fáceis de se tornar realidade como esse, e o sistema da PontoTel pode te ajudar.

O sistema PontoTel, é um software de Gestão de Ponto completo e o tratamento de ponto eletrônico é uma das suas funções. 

Vou te explicar como ele ajuda a corrigir todas essas inconsistências de forma prática e rápida. 

No software da PontoTel existe uma função chamada “verificar folhas”, esse botão serve para passar um pente fino em todos os pontos dos seus colaboradores, como pontos duplicados, faltas, atrasos e horas extras.

E você ainda pode usar filtros de data ou local para facilitar a sua busca. 

Ao verificar as folhas, todos os pontos inconsistentes aparecerão para você. E então, basta apertar um botão para fazer a correção automática de acordo com a jornada cadastrada de cada funcionário. 

Essa ferramenta de autocompletar também serve para o caso do relógio de ponto falhar. Pois, já que os colaboradores não conseguiriam bater o ponto, esse dia teria que ser corrigido na folha. Para isso, no sistema PontoTel é possível adicionar um “ponto por evento”. 

Mas, inserir pontos na folha do colaborador não vai contra o que diz na portaria?

Não, por uma explicação simples. Nos casos listados acima, o gestor não estará fazendo uma pré-assinalação, ele estará corrigindo um ponto inconsistente.

Após a correção, ao emitir a folha do funcionário, você terá uma observação no ponto alterado explicando o motivo de ter sido inserido manualmente. 

Agora, se você quiser fazer a correção manualmente, o filtro te ajudará a visualizar as folhas que precisam de correção, e você pode ir na folha de cada funcionário para corrigir os pontos. 

Outra vantagem desse sistema, é que ele pode emitir um relatório com todas as alterações realizadas.

Informações como a data, o que foi alterado, o motivo, quem fez a alteração e se foi utilizada a ferramenta de autocompletar, assim é possível ter um controle de todas as movimentações na folha de ponto dos funcionários. 

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Tratamento de ponto eletrônico gera o relatório de frequência exigido pelo MT?

Sim, de acordo com a portaria 1510, o programa de tratamento de ponto eletrônico deve ser capaz de emitir o espelho de ponto. O espelho de ponto é um relatório que contém todos os dados de marcação dos funcionários. 

Esse relatório deve ser emitido conforme o anexo ll da portaria. Além disso, o software de tratamento também deve ser capaz de emitir os relatórios AFDT e o ACJEF. 

O Arquivo de Fonte de Dados Tratados (AFDT) é emitido após o tratamento do ponto, nele constam todas as alterações que foram feitas no registro do colaborador e o motivo das alterações. 

Já o segundo relatório, o Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF), trata-se de um documento que contém todas as jornadas dos colaboradores daquela empresa. 

Todos esses relatórios são importantes e devem ser de total fácil acesso. Isso porque, além de ser uma exigência da portaria 1510, também podem estar sujeitos à auditoria fiscal do trabalho a qualquer momento. 

Por isso, o software de tratamento de ponto utilizado na sua empresa, deve ser um grande aliado e capaz de emitir todos esses relatórios de forma rápida atendendo às exigências da lei.

Software para tratamento de ponto faz ajustes de jornada?

Sim, o software de tratamento é completamente capaz de realizar ajustes em jornadas. Isso porque ele é uma ferramenta que trata os dados das marcações de ponto dos funcionários. 

Logo, ele faz alterações em suas jornadas. Mas, atente-se, é importante que todas essas alterações sigam as exigências da lei. A empresa não pode fraudar os pontos a fim de prejudicar o funcionário. 

Depois de tudo isso que eu te falei, aposto que você está imaginando como ter um software para tratar os pontos e um para marcar ponto no mesmo lugar.

Eu te disse que não era magia e sim tecnologia. O sistema da PontoTel, possui a opção de ser integrado ao relógio de ponto eletrônico, dessa forma, você consegue usar todas as funções do software de tratamento de ponto.

Mas, se você quiser se desfazer do relógio de ponto, pode aproveitar as diversas formas de bater ponto desse sistema, que também possui biometria sem precisar de um relógio de ponto pregado na parede da empresa.

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Software para tratamento de ponto eletrônico com biometria da Pontotel

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Depois de tudo que falamos neste texto, você deve estar pensando em como pode fazer para ter a marcação de ponto integrada ao software de tratamento do ponto. 

O PontoTel, possui a opção de integrar o relógio de ponto eletrônico com o sistema de gestão de ponto.  Dessa forma, você consegue utilizar todas as funções juntas e não precisa recorrer à diversos sistemas.

Mas, ainda melhor do que apenas integrar, é ter um único sistema que faz o processo de ponto completo. Então, se você quiser se desfazer do relógio de ponto, pode aproveitar as diversas formas de bater ponto do PontoTel, que também possui biometria sem precisar de um relógio de ponto pregado na parede da empresa. 

Se você quer saber mais sobre ponto biométrico, confira na íntegra o texto:“Ponto Eletrônico Biométrico – Como Funciona e Vantagens “ e veja como funciona a tecnologia de reconhecimento biométrico.

Um sistema de controle de ponto eletrônico online funciona totalmente em nuvem, por isso, você pode acessá-lo por meio de um celular ou computador.

Isso torna possível a conferência do ponto em tempo real, pois, assim que seu colaborador registra o ponto, a informação já é enviada automaticamente para a folha dele, sem precisar fazer a importação. 

Isso quer dizer que você pode ter o mesmo sistema para marcar ponto e fazer o tratamento. Um sistema completo que te dá todas as informações em tempo real sem precisar esperar o fechamento da folha. 

E, não se preocupe, o sistema alternativo possui várias medidas de segurança. Além disso, está de acordo com a portaria 373, a norma que regulamenta os sistemas alternativos online e também com a portaria 1510, que regulamenta o funcionamento do sistema para tratamento de ponto. 

Conclusão

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Agora, você já sabe como funciona um software para tratamento de ponto eletrônico e a quantidade de problemas com inconsistências de ponto que ele pode resolver. 

Ter um sistema desses na sua empresa reduzirá bastante o seu tempo com o tratamento de ponto, e se a empresa ainda utiliza um REP pode integrar o software a ele. 

Sua empresa também pode aderir a tecnologia completa e utilizá-lo como controle de ponto através de tablets, celulares e até mesmo computadores

O software da PontoTel é um dos mais robustos e sofisticados do mercado.  Ele não só capta os pontos como também possui apontamentos customizados. Por exemplo, se você quiser identificar todos os funcionários com mais de 1 hora de atraso você pode. 

Além disso, o sistema possui mais de 30 tipos de relatórios, regras de cálculo, simulador de banco de horas e muito mais. 

Não perca tempo, agende já uma demonstração do sistema PontoTel!


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