Software Para Tratamento de Ponto Eletrônico – Conheça

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Sua empresa ainda sofre para tratar o ponto dos colaboradores todo final de mês? Se sim, eu entendo o motivo, afinal são tantos atrasos, esquecimento de ponto, faltas e atestados.

Tanta coisa para verificar e corrigir que com certeza, cuidar do ponto dos funcionários não é uma tarefa fácil.

Mas, o que muitas empresas ainda não sabem, é que a tecnologia vem se juntando ao RH, para criar soluções que otimizem a rotina dos escritórios.

Esse é o caso dos softwares de tratamento de ponto eletrônico, que são aliados no controle de jornada dos colaboradores de uma empresa, trazendo economia de tempo, agilidade e eficiência.

Se você ainda não conhece esse tipo de sistema está no lugar certo, você vai se surpreender com o que é possível fazer agregando um software desses na rotina da sua empresa.

Nesse artigo você vai descobrir:

Vamos começar explicando o que é um software para tratamento de ponto eletrônico e para que ele serve.

software para tratamento de ponto para que serve

Software de tratamento de ponto eletrônico – Para que serve?

Um software de tratamento de ponto, é uma importante ferramenta que contribui para a administração e a organização do ponto dos funcionários. E não só isso, o que ele faz é automatizar o tratamento de ponto, fazendo a organização de todas as informações coletadas por relógios de ponto durante a jornada de trabalho dos colaboradores.

Vou te dar um exemplo.

Todo final de mês é necessário fechar a folha de ponto dos funcionários, certo? Sem um sistema de tratamento de ponto essa tarefa se torna muito mais trabalhosa.

Porém, isso muda se você integra um software desses ao controle de ponto da sua empresa. Com ele você terá relatórios sobre as marcações de ponto, conseguirá gerenciar as horas extras, banco de horas, folgas e todas as outras coisas relacionadas à frequência dos funcionários.

Além disso, através do software é possível gerenciar as informações do ponto, corrigindo inconsistências e gerando arquivos importantes para a folha de pagamento.

Quem administra a jornada dos colaboradores sabe que as inconsistências na folha de ponto são muito comuns. A boa notícia é que um bom software pode ajudar a tratar os principais problemas.

Continue lendo esse artigo que eu vou te explicar como.

software para-tratamento-de ponto eletronico irregularidades mais comuns no registro de ponto eletronico

Irregularidades mais comuns dos registro de ponto eletrônico

Atenção, todas as situações a seguir deixam o departamento pessoal e o setor de RH de cabelo em pé. Continue por sua conta e risco. Mas, vai valer a pena você continuar.

Um dos maiores problemas do relógio de ponto é não possuir uma distinção entre os pontos. Então, o que será que acontece se um dia o relógio de ponto apresentar uma falha logo na entrada dos colaboradores? Ou quando os funcionários esquecem de bater o ponto?

Bom, dificilmente em uma situação dessas a jornada do colaborador aparecerá de forma correta.

Por exemplo, um funcionário bateu o ponto de entrada, saída para almoço, esqueceu de bater a volta do almoço e bateu o ponto de saída.

Ao recolher os dados, adivinha? De acordo com o sistema, nesse dia o colaborador saiu para almoçar e voltou somente no horário da sua saída. 

E como um software de tratamento de ponto pode ajudar nisso?

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Vamos descobrir.

Funcionário esqueceu de bater o ponto na entrada

É possível esquecer de bater o ponto logo ao chegar no trabalho?

Sim, é tão possível que todo mês eu tenho um relato diferente de colaborador que esqueceu de bater o ponto. Na maioria das vezes, isso não ocorre propositalmente.

Em uma cidade como São Paulo por exemplo, é comum os colaboradores pegarem trânsito na parte da manhã, isso faz com que o dia já comece estressante e na correria o funcionário pode achar que já registrou o ponto, mas na verdade esqueceu.

Só que ao lembrar da ocorrência ele foi logo informar o gestor que precisaria de uma correção de ponto, e agora?

Isso realmente é um grande problema se você ainda utiliza um sistema de ponto ultrapassado. Mas em um software de tratamento de ponto como o da PontoTel por exemplo,  o gestor pode inserir manualmente a informação da entrada do colaborador e adicionar uma justificativa para aquela inserção manual.

E quando ele esquece de bater o ponto de saída?

Colaborador esqueceu de bater o ponto na saída

Esse é o mesmo caso do esquecimento do ponto de entrada, e aqui eu falo por experiência própria. Quem nunca, saiu do trabalho na correria, ao passar do horário? Eu já.

E se sua empresa utiliza o REP sem a companhia de um bom sistema de tratamento de ponto, com certeza a folha do colaborador ficará confusa, não identificando o ponto faltante.

Então, quando ele for bater o ponto de entrada no dia seguinte o relógio entenderá que ele estará batendo o ponto de saída.

Sabe por que isso não acontece no software?

Porque os melhores softwares de tratamento de ponto, permitem o cadastro de uma jornada de trabalho para todos os colaboradores.

Então, mesmo que o colaborador esquecesse de registrar o ponto na saída, o dia seguinte já será registrado como início de outra jornada.

E como ele sabe que o colaborador não bateu o ponto?

O sistema da PontoTel além de completo também é inteligente, então se em determinado dia alguma folha apresentar um número ímpar de marcações de ponto, será sinalizada para correção.

E o ponto de saída que ele esqueceu de marcar, aparecerá como inconsistente para correção.

Agora vamos falar sobre o campeão de esquecimento de ponto? A pausa para almoço.

Colaborador não bateu o ponto na saída do almoço

software para tratamento de ponto eletronico esqueceu de bater o ponto

O horário de almoço é o campeão do esquecimento de marcação de ponto. E como já sabemos, o sistema anotaria a saída do colaborador como retorno do almoço.

Agora tenta imaginar um almoço que durou 5 horas, o quanto de desconto o colaborador não teria em sua folha de pagamento, não é mesmo?

Em uma empresa enorme com mais de 500 funcionários, que trabalho seria para corrigir todos os pontos, não é?

É exatamente esse tipo de problema que um bom software para tratamento de ponto consegue solucionar, pois, ele identifica todos os dados referente a jornada de trabalho dos colaboradores.

Mas, além dos problemas com esquecimento de bater ponto, também existem as marcações de ponto por excesso.

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Funcionário registrou o ponto duas vezes

As portarias 1510 e 373, que regulamentam o uso dos controle de ponto eletrônicos dentro da empresa, determinam que é proibido impor qualquer tipo de restrição à marcação de ponto.

Mas, vamos imaginar um caso em que um determinado dia o funcionário registrou o ponto, se distraiu, esqueceu que já tinha batido o ponto e para não ficar na dúvida registrou o ponto novamente, tornando aquele ponto duplicado.

Como eu disse, um REP não conseguiria identificar a marcação em excesso. Mas, em um software como o da PontoTel, o ponto em excesso será anulado, considerando apenas o primeiro, porém na folha de ponto do funcionário ficará a observação dos dois registros.

Isso blinda a empresa de receber qualquer processo relacionado a marcação de ponto, onde tudo fica armazenado nas informações da nuvem.

Você deve estar pensando “tá, e como esse sistema mágico vai me ajudar a corrigir tudo isso?”

Bom, primeiro eu quero te dizer que isso não é magia, e sim tecnologia, e eu vou te mostrar como ela vai te ajudar a corrigir.

Software de tratamento corrige inconsistências na marcação do ponto

Seria um sonho se você conseguisse enxergar todas as inconsistência de ponto, tirando um único relatório, sem precisar verificar folha por folha.  E melhor que isso, poder corrigir todas as inconsistências em poucos cliques.

Mas eu te digo uma coisa, quem dera todos os nossos sonhos fossem tão fáceis de se tornar realidade como esse, e o sistema da PontoTel pode te ajudar.

O  sistema da PontoTel, é um software de Gestão de Ponto, e o tratamento de ponto eletrônico é uma das suas funções. É um sistema muito flexível que possui diversas ferramentas.

Vou te explicar como ele ajuda a corrigir todas essas inconsistências de forma prática e rápida.

No software da PontoTel existe uma função chamada “verificar folhas”, esse botão serve para passar um pente fino em todos os pontos dos seus colaboradores, como pontos duplicados,faltas, atrasos e horas extras.

E você ainda pode usar filtros de data ou local para facilitar a sua busca.

Ao verificar as folhas aparecerá para você todos os pontos inconsistentes, e então basta apertar um botão para fazer a correção automática, de acordo com a jornada cadastrada de cada funcionário.

Essa ferramenta de autocompletar também serve no caso do relógio de ponto falhar, já que os colaboradores não conseguiriam bater o ponto, esse dia teria que ser corrigido na folha de qualquer forma, então é possível adicionar um ponto por evento.

E eu posso ouvir você falando nesse momento “inserir pontos na folha do colaborador não é contra lei?”

Não, por uma explicação simples, nos casos listados acima o gestor não estará fazendo uma pré assinalação ele estará corrigindo um ponto inconsistente.

Após a correção, ao emitir a folha do funcionário você terá uma observação no ponto alterado explicando o motivo do ponto ter sido inserido manualmente.

Mas, se você quiser fazer a correção manual, o filtro também serve para visualizar as folhas que precisam de correção, e você pode ir de funcionário em funcionário corrigindo os pontos.

Outro ponto positivo desse sistema, é que ele permite emitir um relatório com todas as alterações realizadas, informações como a data, o que foi alterado, o motivo, quem fez a alteração e se foi utilizado a ferramenta de autocompletar, assim dá para ter um controle de tudo o que acontece na folha dos funcionários.

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Tratamento de ponto eletrônico gera o relatório de frequência exigido pelo MT

Você lembra da portaria 1510 que eu falei mais acima? Ela também é conhecida como a lei do ponto eletrônico, ela surgiu em 2009 para regulamentar o uso dos relógios de ponto nas empresas.

Ao instituir essa portaria o Ministério do Trabalho, fez uma série de exigências para as empresas que adotaram o REP.

Uma delas foi o uso de sistemas de controle de ponto capazes de emitir um relatório como o espelho de ponto, contendo todos os dados da marcação de ponto dos funcionários. Toda empresa deve ter isso em mãos para a necessidade de uma verificação.

E o software de tratamento de ponto também é capaz de emitir esse relatório de acordo com a exigência do MT.

E o que mais ele faz além de ajustes de jornada? Ele também pode te ajudar na organização de férias e licenças.

Software para tratamento de ponto faz ajustes de jornada, férias e licenças

Você sabia que as faltas dos colaboradores interfere na quantidade de dias de suas férias?

Sim, de acordo com o artigo 130  da Consolidação das Leis do Trabalho, existe uma proporção entre as faltas e o desconto dos dias de férias. Por exemplo se o colaborador faltou de 15 a 23 dias em um período de um ano, ele só terá direito a 18 dias corridos de férias.

E o que isso tem relação com o software?

É que só tendo um bom controle de ponto, a empresa consegue visualizar a quantidade de faltas de um colaborador. E assim organizar as férias, que também é algo que o sistema pode te ajudar.

No software é muito fácil, você pode lançar férias de mais de um colaborador ao mesmo tempo, e todas as folhas terão um aviso de férias para que não seja registrada falta durante o período de recesso do colaborador.

Imagina só, se um funcionário entra de férias e o sistema de folha de ponto não é integrado ao sistema da folha de pagamento, o colaborador receberá descontos indevidos. Mas se o software for inteligente, reconhecerá aquele período como recesso.

A mesma coisa para licenças, é possível adicionar afastamentos para o colaborador, para que isso fique registrado na folha de pagamento também.
Além disso é possível também ajustar uma jornada diretamente na folha do colaborador, por exemplo um dia em que o colaborador é dispensado por atestado médico por exemplo.

software para tratamento de ponto eletronico com biometria da pontotel

Software para tratamento de ponto eletrônico com biometria da Pontotel

Depois de tudo isso que eu te falei, aposto que você está imaginando como ter um software para tratar os pontos e um para marcar ponto no mesmo lugar.

Eu te disse que não era magia e sim tecnologia. O sistema da PontoTel, possui a opção de ser integrado ao relógio de ponto eletrônico, dessa forma, você consegue usar todas as funções do software de tratamento de ponto.

Mas, se você quiser se desfazer do relógio de ponto, pode aproveitar as diversas formas de bater ponto desse sistema, que também possui biometria sem precisar de um relógio de ponto pregado na parede da empresa.

Se você quer saber mais sobre ponto biométrico, então  confira na íntegra o texto “Ponto Eletrônico Biométrico – Como Funciona e Vantagens “ e veja como funciona a tecnologia de reconhecimento biométrico.

Isso quer dizer que você pode ter o mesmo sistema para marcar ponto e fazer o tratamento, sem pagar nenhum extra por isso e sem precisar ter dois sistemas.

Um sistema de controle de ponto eletrônico online, funciona totalmente na nuvem e a única coisa que sua empresa precisa para usá-lo é baixar o aplicativo.

Isso torna possível a conferência do ponto em tempo real, pois, assim que seu colaborador registra o ponto, a informação já vai automaticamente para a folha dele, sem precisar fazer a importação.

Trata-se de um sistema completo que te dá todas as informações em tempo real sem precisar fechar a folha para isso.

E não se preocupe o sistema possui várias medidas de segurança e também está de acordo com a portaria 373, a norma que regulamenta os sistemas alternativos online e a portaria 1510, que regulamenta o funcionamento do sistema para tratamento de ponto.

Conclusão

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Agora você já sabe como funciona um software para tratamento de ponto eletrônico e a quantidade de problemas com inconsistências de ponto que ele pode resolver.

Ter um sistema desses na sua empresa reduzirá bastante o seu tempo com o tratamento de ponto, e se a empresa ainda utiliza um REP pode integrar o software com ele.

Sua empresa também pode aderir a tecnologia completa e utilizá-lo como controle de ponto através de tablets, celulares e até mesmo computadores.

O software da PontoTel é um dos mais robustos e sofisticados do mercado.  Ele não só capta os pontos como também possui apontamentos customizados, por exemplo, se você quiser identificar todos os funcionários com mais de 1 hora de atraso você pode.

Além disso, o sistema possui mais de 20 tipos de relatórios, regras de cálculo, simulador de banco de horas e muito mais.

Não perca tempo, agende já uma demonstração do sistema PontoTel!

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