Nos últimos anos, a gestão de jornada sofreu grandes mudanças em função de diversas portarias lançadas, criadas com o objetivo de desburocratizar a relação trabalhista, incluindo itens como o PTRP (Programa de Tratamento de Registro de Ponto).
O PTRP é o programa utilizado por todos os tipos de sistema de ponto — REP-A, REP-C e REP-P —, que gera o arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) e o espelho de ponto eletrônico. Ambos contribuem para que a empresa consiga gerir a jornada de forma assertiva.
Além disso, é por meio do PTRP que a empresa pode garantir segurança jurídica quanto ao controle dos dados de jornada, e ele também promove a transparência na relação trabalhista.
Sabendo dessas facilidades que o PTRP trouxe no gerenciamento de dados de jornada, é importante saber o que é PTRP, entender o que a lei diz sobre ele e saber quais os benefícios de adotá-lo no dia a dia do departamento pessoal.
Por isso, esse artigo vai tratar das seguintes questões:
- O que é a Portaria 671?
- Antes de tudo, o que é o Registrador Eletrônico de Ponto (REP)?
- O que é o Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP)?
- Quais arquivos o PTRP deve gerar?
- Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade do PTRP: o que são?
- Vantagens de adotar um PTRP no setor de RH
- Outras dúvidas sobre o PTRP
Boa leitura!
O que é a Portaria 671?
A Portaria 671 é composta por uma série de normas ligadas a diversos temas que envolvem a legislação trabalhista. Ela foi expedida em novembro de 2021 pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).
Sua principal proposta foi desburocratizar diversas questões em torno das relações de trabalho, como o controle de jornada. Aliás, ela revogou as Portarias 1510 e 373, que tratavam dos registros de ponto.
Além dessa questão, a Portaria 671 também trouxe novas regras relacionadas a carteira de trabalho, contratos, registro profissional, entre outros assuntos.
Antes de tudo, o que é o Registrador Eletrônico de Ponto (REP)?
O Registrador Eletrônico de Ponto (REP) é o equipamento destinado ao registro de jornada dos colaboradores eletronicamente. Por meio dele, a empresa tem acesso aos dados do expediente do colaborador — entrada, saída, intervalos, horas extras, etc.
Após a expedição da Portaria 671, passaram a existir três tipos de sistema de registro eletrônico de ponto, cada um com suas devidas tecnologias e funcionalidades. São eles: REP-C, REP-A e REP-P. Confira mais detalhes a seguir.
REP-C
O REP-C ou Registrador Eletrônico de Ponto Convencional é aquele relógio tradicional, instalado em um ponto físico da sede da empresa. Neste modelo, os dados de jornada são armazenados na memória do equipamento.
Ele está previsto no Artigo 76 da Portaria 671:
“Art. 76. O REP-C é o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.”
REP-A
O REP-A é o termo que descreve o sistema de Registro Eletrônico de Ponto Alternativo. Os registros de ponto deste modelo surgiram a partir da Portaria 373, que foi substituída pela Portaria 671.
No caso do REP-A, ele funciona por meio de um software alternativo, em que os colaboradores podem registrar a própria jornada via tablet, celular ou PC.
O principal detalhe do REP-A é que, para que ele seja adotado, é necessário ser autorizado previamente em convenção coletiva ou acordo trabalhista. Conforme detalha o Artigo 77, Inciso 2, da Portaria 671:
“§ 2º O REP-A somente poderá ser utilizado durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador, sendo vedada a ultratividade conforme o § 3º do art. 614 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.”
REP-P
O REP-P é o sistema de Registro Eletrônico de Ponto via Programa. Essa é a versão mais tecnológica do mercado e foi introduzida a partir da Portaria 671.
O REP-P é uma tecnologia, com dados armazenados em nuvem, que oferece à empresa um controle em tempo real da jornada dos colaboradores.
Já para os empregados, esse sistema oferece uma vantagem importante, pois eles podem registrar a jornada de qualquer local e a qualquer hora via dispositivos móveis ou web.
A descrição deste modelo de registro está prevista no Artigo 78 da Portaria 671:
“Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.”
O que é o Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP)?
O Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP) é o gerador de dados da jornada a partir dos sistemas de ponto eletrônico. É por meio do PTRP que a empresa tem acesso ao AEJ e ao espelho de ponto eletrônico para o tratamento de dados.
Com isso, a empresa consegue ter acesso a um certificado de que todos os registros dos colaboradores são corretos. O PTRP está previsto no Artigo 82 da Portaria 671, que descreve sua principal função dentro da rotina de controle de dados da jornada da empresa:
“Art. 82. O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.”
E o que é o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP)?
O Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) é como se fosse um substituto do tradicional relógio de ponto, que muitas empresas ainda utilizam e que é instalado na sede da empresa para que os colaboradores registrem sua jornada.
Regulamentado desde 2009, quando foi sancionada a Portaria 1510, depois substituída pela Portaria 671, o SREP funciona de forma eletrônica, podendo os registros de jornada serem feitos de forma digital, por meio de dispositivos móveis ou web.
O Artigo 73 da Portaria 671 detalha o SREP da seguinte forma:
“Art. 73. Sistema de registro eletrônico de ponto é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.”
De acordo com essa Portaria, o SREP “deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina”.
Quais arquivos o PTRP deve gerar?
O Programa de Tratamento de Registro de Ponto, como você viu anteriormente, deve gerar arquivos que autenticam a veracidade dos dados da jornada computados pelos colaboradores a partir do registro de jornada.
São gerados pelo PTRP os seguintes arquivos:
Espelho de ponto eletrônico
O espelho de ponto eletrônico é o documento de referência que comprova todos os registros feitos pelo colaborador, como entradas, saídas, intervalos e horas extras. É um documento essencial para o fechamento da folha de pagamento.
Esse arquivo é gerado pelo PTRP e deve conter informações que identificam o colaborador, como CPF, nome completo, cargo e outros, além de data de emissão do relatório, horário e jornada, marcações do expediente no REP, e ainda os registros tratados.
Arquivo Eletrônico de Jornada
O AEJ ou Arquivo Eletrônico de Jornada é o documento, criado na Portaria 671, que substituiu o antigo arquivo ACJEF, que tinha uma função parecida e estava presente na Portaria 1510.
Ele unifica todos os dados de jornada gerados pelo Programa de Tratamento de Ponto (PTRP) a partir dos sistemas de pontos eletrônicos. O AEJ deve se apresentar, segundo a Portaria 671, da seguinte forma:
- “Apresentar-se no formato texto, codificado no padrão ASCII da norma ISO 8859-1.
- Apresentar-se com cada linha correspondente a um registro, terminando com os caracteres 13 e 10, respectivamente, da tabela ASCII da norma ISO 8859-1.”
E como funciona a assinatura eletrônica para AEJ?
A assinatura eletrônica do AEJ deve ser feita pelo desenvolvedor do PTRP, a partir do certificado digital, que precisa ser válido e ter sido emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
O padrão de assinatura do AEJ deve ser CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e o formato do arquivo a ser armazenado deve estar em .p7s destacado (detached).
Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade do PTRP: o que são?
Esses são dois dos documentos mais importantes e que garantem que o PTRP siga as normas e diretrizes impostas pelo Ministério do Trabalho e Previdência. Eles são emitidos pelo fabricante e comprovam a autenticidade do equipamento.
Os responsáveis legais e técnicos da empresa são quem devem assinar eletronicamente esse documento, com certificado digital, para que, se necessário, a empresa apresente esse documento caso haja uma inspeção trabalhista na organização.
Vantagens de adotar um PTRP no setor de RH
Empresas que adotam o Programa de Tratamento de Registro de Ponto na sua rotina conseguem inserir uma série de vantagens no controle de dados de jornada dos colaboradores, garantindo maior agilidade e assertividade na gestão de informações.
Entre os principais benefícios do PTRP para o setor de RH, destacam-se;
Agilidade em processos
Com o PTRP, a empresa consegue agilizar o processo de controle de jornada, uma vez que esse programa emite um documento com todas as informações necessárias para o fechamento da folha de pagamento, inclusive com dados tratados pelo sistema.
Com isso, todo tipo de administração dos dados e até mesmo correção e identificação de erros se torna mais rápido e eficaz. Inclusive, essa agilidade, a partir do PTRP, faz com que os profissionais de RH possam focar em questões mais estratégicas do que burocráticas.
Menor risco de erros
Apostar na tecnologia, como o PTRP, no controle de jornada pode minimizar as chances de haver erros na gestão de dados para o fechamento da folha de pagamento. Isso ocorre, pois, com o uso de um sistema automatizado, existe uma mínima interferência humana no processo.
Com o uso do Programa de Tratamento de Registro de Ponto, os dados são centralizados no Arquivo Eletrônico de Jornada, facilitando o acesso e o tratamento de ponto por parte do setor responsável.
Segurança jurídica
O PTRP também oferece à empresa maior segurança jurídica. Isso porque esses sistemas garantem a veracidade dos dados, além de oferecer um armazenamento seguro, sem que haja a perda de dados de jornada.
Caso haja uma fiscalização, a empresa pode facilmente apresentar todos os registros de jornada dos seus colaboradores, sem contar que neste tipo de sistema é possível evitar qualquer tipo de fraude quanto à exclusão ou à alteração nas informações de registro.
Transparência da jornada do trabalhador
O PTRP também proporciona maior transparência nas relações trabalhistas e quanto aos dados de jornada do colaborador. Isso porque, neste tipo de programa de gestão de dados, todas as informações são armazenadas com segurança, com registros autênticos.
Isto é, seja qualquer marcação que o colaborador fizer, o sistema registra esse dado da jornada automaticamente.
Esse armazenamento prático e rápido permite que qualquer consulta e apresentação de dados de jornada ao colaborador possam ser feitas rapidamente. Sem contar que a própria empresa pode acessar essas informações em tempo real, evitando qualquer tipo de fraude.
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- Centralizar o ponto da empresa em um único sistema;
- Certificar a autenticidade dos registros de ponto com 5 medidas antifraude;
- Garantir o cumprimento das regras da CLT e da Portaria 671;
- Ter um acesso aos dados de jornada em tempo real, com um painel via web ou aplicativo;
- Acessar 30 tipos de relatórios, como de folha de ponto, banco de horas e planilhas de apontamentos;
- Oferecer diversas opções de registro de ponto aos funcionários, como reconhecimento facial ou por voz;
- Integrar a plataforma ao sistema de folha de pagamento da sua empresa;
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Outras dúvidas sobre o PTRP
O PTRP na rotina empresarial ainda é um assunto que gera diversas dúvidas, como necessidade de homologação, prazo para implementá-lo e quais arquivos ele deve gerar. Para saná-las, esse artigo selecionou as principais e trará a resposta para elas. Confira!
Qual a data limite para o PTRP entrar nos conformes da Portaria 671?
De acordo com o Ministério do Trabalho e Previdência, os desenvolvedores do PTRP teriam o prazo de 1 ano, a partir da data em que a Portaria 671 foi publicada (11 de novembro de 2021), para adequá-lo às diretrizes previstas na portaria.
Contudo, a Portaria MTP n.º 3717, publicada no diário oficial em 10 de novembro de 2022, estendeu esse prazo até o início de 2023, conforme citado no Artigo 97.
“Art. 97. Os desenvolvedores de programa de tratamento de registro de ponto e usuários terão até 11 de janeiro de 2023 para se adequarem às exigências do art. 83.”
Toda empresa que possui um REP é obrigada a ter um PTRP?
Sim! Todas as empresas que possuem o registrador de ponto eletrônico precisam necessariamente realizar a gestão de dados desta jornada, e isso deve ser feito por meio do PTRP.
Essa obrigatoriedade, inclusive, está prevista no Artigo 75 da Portaria 671, que descreve os três tipos de sistema de registro eletrônico — REP-P, REP-C e REP-A —, dizendo que eles devem ser formados pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.
O PTRP precisa da homologação de algum órgão?
Não! O Ministério do Trabalho e Previdência, em sua cartilha de perguntas e respostas sobre a Portaria 671, na questão de número 36, diz que não é necessário que o Programa de Tratamento de Registro de Ponto seja homologado por algum órgão.
PTRP pode gerar AFD?
Não! Quem gera o AFD (Arquivo Fonte de Dados) são os sistemas de ponto eletrônico. Este documento, aliás, serve de efeito legal e fiscal. O PTRP pode apenas gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) e o espelho de ponto eletrônico.
Conclusão
A desburocratização das rotinas trabalhistas passou a ser um grande desafio dentro das empresas. Afinal, quem consegue eliminar burocracias pode ser cada vez mais assertivo, agindo de forma estratégica.
Neste sentido, a tecnologia e a automatização das rotinas de RH são fundamentais. Entre as mudanças que fazem parte dessa desburocratização de tarefas, aparece o PTRP, que facilitou muito a gestão de dados de jornada por parte da empresa.
Com o Programa de Tratamento de Registro de Ponto, a empresa consegue agilizar o processo de fechamento da folha, minimizar as chances de erros, garantir a segurança jurídica e dar maior transparência para a relação trabalhista, como você viu neste conteúdo.
Deste modo, utilizando o PTRP no dia a dia do RH, é possível evitar problemas trabalhistas ou fraudes relacionadas ao registro de ponto, garantindo, assim, que a empresa possa fechar a folha de pagamento sem erros.
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