Dois dos grandes desafios enfrentados pelas empresas atualmente são organizar e armazenar um número elevado de documentos que não podem ser descartados. Para enfrentá-los, muitas encontraram na gestão eletrônica de documentos (GED) uma solução eficiente.
Afinal, além de contribuir para a preservação da documentação da empresa, a GED também facilita a localização de informações, a redução de custos e a otimização do fluxo de trabalho.
Tudo isso é possível porque esse sistema de gestão de documentos utiliza hardwares e softwares para capturar, armazenar e organizar diferentes tipos de arquivos digitais.
Dessa forma, a organização reduz seus custos operacionais e ainda moderniza sua estrutura, já que a digitalização dos negócios é uma tendência forte no mundo corporativo.
Por conta da importância e das vantagens que a GED pode proporcionar às empresas, nesse artigo será explicado o que é, quais os benefícios e como funciona a gestão eletrônica de documentos.
Para acompanhar a explicação, basta conferir os seguintes tópicos:
- O que é a gestão eletrônica de documentos?
- Quais são as vantagens da gestão eletrônica de documentos para uma empresa?
- Como funciona um sistema de gestão eletrônica de documentos?
- ECM vs. GED: qual a diferença?
Boa leitura!
O que é a gestão eletrônica de documentos?
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma tecnologia utilizada para facilitar o armazenamento, a localização, a classificação e o compartilhamento de informações e documentos digitais.
Por isso, ela é considerada um ótimo recurso para organizar e identificar arquivos de forma rápida e fácil, características importantes para otimizar a administração e o dia a dia de uma empresa.
Embora esse conceito tenha se tornado mais conhecido após a aceleração da transformação digital, a GED começou a se popularizar ainda nos anos 1990.
Como essa tecnologia depende do uso de hardwares e softwares específicos, sua implantação acompanhou o processo de evolução tecnológica e modernização das empresas.
Afinal, além de ocupar ambientes digitais e fazer negociações que exigem agilidade, hoje em dia as empresas também precisam lidar com o aumento expressivo do volume de dados e documentos.
Nesse contexto, organizar e localizar tantos arquivos físicos ou eletrônicos sem qualquer critério ou de forma manual se tornou quase impossível.
Por isso, a digitalização e a organização de documentos como formulários, contratos, fichas cadastrais, planilhas, imagens, entre outros, é a forma mais eficaz de lidar com uma grande quantidade de arquivos.
Embora esse processo possa ser feito sem esse sistema de gestão, a GED é considerada o método mais eficaz por conta do uso dos chamados metadados, que facilitam a localização desses arquivos.
O que são os metadados dentro da GED?
Os metadados para um sistema de gestão eletrônica de documentos arquivísticos são informações incorporadas aos arquivos digitalizados.
Essas informações incluem dados como nome do autor, data de criação, categoria, palavras-chave, descrição, entre outras características.
Ou seja, qualquer dado que facilite a localização do arquivo pode ser utilizado como metadado.
Por isso, os metadados são considerados essenciais para que a gestão eletrônica de documentos seja feita de forma eficaz, facilitando a busca de arquivos dentro dos sistemas de armazenamento.
Quais são as vantagens da gestão eletrônica de documentos para uma empresa?
Além de reduzir o grande volume de arquivos corporativos e facilitar a busca de informações, a gestão eletrônica de documentos também pode beneficiar a empresa de outras formas. Confira algumas dessas vantagens a seguir:
Padronização de documentos
Como a GED exige a criação de procedimentos e normas para catalogar, guardar, transferir e até remover documentos, a empresa precisa estabelecer diretrizes que permitam a padronização dos arquivos.
Ou seja, é necessário criar modelos de relatórios, notas, contratos, entre outros documentos, de modo a organizar o sistema. Como resultado, fica mais fácil monitorar e avaliar o status de cada arquivo.
Redução de gastos
A implementação de soluções de GED permite que a empresa reduza o consumo de papéis e economize tempo, uma vez que os documentos são rastreados com mais facilidade.
Além disso, ao diminuir o volume de documentos impressos, as organizações não precisam de muito espaço físico dedicado apenas para o armazenamento desses papéis.
Como resultado, a empresa que investe em GED consegue reduzir seus custos operacionais e de manutenção de seus arquivos.
Segurança da informação
Outra vantagem associada ao investimento em gestão eletrônica de documentos é a segurança de acesso à informação.
Como os documentos gerenciados com GED podem ser organizados em sistemas digitais e de armazenamento em nuvem, é possível proteger as informações da empresa de quaisquer danos, como umidade e poeira.
Além disso, esses arquivos digitais ainda podem receber camadas extras de proteção de dados, como a criptografia de informações.
Assim, a empresa consegue seguir as diretrizes estabelecidas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), evitar a perda ou o extravio de informações e ainda controlar o acesso a documentos corporativos.
Controle de documentos
Controlar o acesso a documentos corporativos, especialmente a informações confidenciais, é um dos grandes desafios de uma empresa. Com o GED, esse controle pode ser feito de forma mais eficiente.
Afinal, esse sistema também permite a criação de critérios de classificação e acesso para os arquivos armazenados.
Por exemplo: é possível determinar quais funcionários podem acessar determinados documentos, criar graus de confidencialidade, senhas de acesso, entre outros parâmetros que facilitam esse controle.
Gestão à distância
Por possibilitar o armazenamento de documentos em sistemas em nuvem, o GED também permite a gestão de arquivos de forma remota e em tempo real.
Além de garantir maior transparência das informações, essa característica permite que gestores e funcionários acessem os arquivos mesmo quando estão distantes da sede da empresa.
Como resultado, a implementação da gestão eletrônica de documentos também viabiliza o regime de trabalho híbrido ou remoto, bem como o monitoramento de métricas e dados.
Preservação da documentação da empresa
O armazenamento digital de documentos corporativos não só aumenta a segurança da informação, como também permite a preservação da documentação da empresa.
Afinal, os arquivos digitais estão protegidos da ação do tempo e de acidentes. Além disso, se forem submetidos a boas práticas de proteção de dados, também é possível evitar perdas e extravios de informações.
Dessa forma, é possível acessar cópias com mais facilidade, restringir o acesso e ainda realizar auditorias quando necessário.
Assinatura digital garantida
A assinatura digital de documentos permite que os arquivos digitais tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Dessa forma, a empresa pode descartar os documentos físicos após a digitalização destes, facilitando o armazenamento.
Para que essa assinatura seja válida, a empresa precisa seguir as técnicas e os requisitos estabelecidos pelo Decreto n.º 10.278/2020, como a utilização de certificados digitais e a padronização de processos.
Além disso, o uso de assinaturas digitais está alinhado aos padrões atuais de mercado, facilitando a modernização das empresas e a realização de transações em ambientes virtuais.
Como resultado, a gestão eletrônica de documentos também ajuda a reduzir processos burocráticos e ainda viabiliza o fechamento de novos contratos comerciais.
Segurança jurídica
A GED também aumenta a segurança jurídica da empresa por permitir o armazenamento e a localização rápida de diversos documentos, como notas fiscais e contratos firmados com assinatura digital.
Dessa forma, caso a empresa seja fiscalizada por órgãos públicos, ela conseguirá apresentar os documentos legais exigidos com facilidade. Assim, ela evita multas e autuações por perdas ou falta de controle da sua documentação.
Além disso, o acesso rápido a documentos com valor legal ainda ajuda a empresa a evitar processos trabalhistas, já que ela pode registrar e armazenar com facilidade todos os acordos realizados com seus funcionários.
Acessos diferentes para usuários
Conforme citado anteriormente, a gestão eletrônica de documentos permite que a empresa organize seus arquivos segundo o grau de confidencialidade.
Assim, ela pode criar critérios de acesso a esses arquivos conforme os níveis hierárquicos e restringi-los aos profissionais associados a essa documentação.
A organização pode, por exemplo, determinar quais conteúdos podem ser acessados apenas pelos líderes e quais podem ser acessados livremente por toda a empresa.
Para isso, a GED permite o controle de acesso à pastas e arquivos, que pode ser feito com o auxílio de senhas ou apenas com a ocultação de documentos do sistema para o pessoal não autorizado.
Como funciona um sistema de gestão eletrônica de documentos?
O funcionamento da GED é baseado em escanear e guardar documentos, por meio de uma série de processos.
Esses processos permitem que contratos, recibos, multas, planilhas, entre outros arquivos sejam integrados a um sistema digital de armazenamento, classificação e busca.
Para isso, a GED depende da realização de diferentes etapas de trabalho, sendo que cada uma delas exige o uso de ferramentas específicas que permitem o arquivamento adequado de todos os documentos.
Entre essas etapas, três fases são consideradas as principais: capture, document management e business process management.
Entenda a seguir como cada uma delas funciona.
Capture
Capture é uma palavra em inglês que significa captura. Portanto, essa etapa refere-se aos métodos e aos processos utilizados para captura dos documentos, ou seja, para a digitalização destes.
Entre esses métodos, os mais inovadores utilizam scanners que trabalham de forma veloz e que são capazes de transformar imagens em arquivos de texto digitais.
Dessa forma, eles podem receber metadados, facilitando a organização, o armazenamento e a integração desses documentos com o sistema.
Document management
Document management é a expressão em inglês que pode ser traduzida como gestão de documentos. Por essa razão, essa etapa é composta por todos os métodos e processos utilizados para criar, revisar, aprovar e descartar arquivos digitais.
Para isso, nessa fase de gestão, os documentos e seus respectivos metadados devem ser revisados e aprovados.
Além disso, é importante verificar se os arquivos possuem versões anteriores, e se essas versões podem ser eliminadas, associadas ao novo documento ou realocadas para outra pasta.
Business process management
Por fim, o business process management é a expressão em inglês que se refere à melhoria contínua de processos dentro das empresas.
Sendo assim, essa etapa consiste no uso de tecnologias e automação de processos para facilitar a gestão dos documentos.
Isso pode ser feito por meio da determinação de prazos, especificação de tarefas e redução de burocracias, por exemplo. Assim, é possível otimizar o workflow e melhorar a gestão da empresa como um todo.
ECM vs. GED: qual a diferença?
Embora ECM e GED sejam soluções parecidas, os conceitos se referem a conteúdos e processos diferentes. ECM é a sigla em inglês de Enterprise Content Management, que pode ser traduzido como gerenciamento de conteúdo corporativo.
Assim como a GED, o ECM também é utilizado para gerenciar dados e registros empresariais em ambiente digital. Porém, além de facilitar e otimizar o processo de administração de documentos digitais, o ECM tem uma aplicação mais ampla.
Afinal, ele é utilizado para gerenciar todo o ciclo de vida da informação não estruturada, desde a fase de criação e armazenamento até a publicação e a distribuição de documentos.
Na prática, o ECM permite a gestão de documentos de toda a empresa, não apenas daqueles relacionados ao setor administrativo.
Por isso, o ECM é considerado a evolução da GED e pode ser avaliado como uma alternativa eficiente para organizar e monitorar os arquivos da organização.
Conclusão
Empresas de diferentes portes e áreas de atuação precisam lidar diariamente com milhares de documentos, como notas fiscais, comprovantes de pagamentos, contratos, dados de funcionários, entre outros arquivos.
Caso todos eles sejam impressos, a organização vai precisar de um espaço físico amplo e de um sistema de organização e localização que, a depender do volume de dados, pode ser complexo, caro e pouco eficiente.
Nesse cenário, a gestão eletrônica de documentos é uma alternativa eficiente para armazenar, organizar e classificar esses arquivos.
Como foi mostrado ao longo do artigo, esse sistema ainda facilita a localização de documentos, reduz custos operacionais, facilita a gestão a distância, permite o controle de acesso, entre outros benefícios.
Por isso, a GED é considerada uma importante aliada das empresas para a modernização e a transformação digital.
Vale lembrar que a decisão pela implementação desse sistema varia de acordo com as necessidades da empresa. Apesar disso, graças às suas vantagens, a tendência é que cada vez mais organizações adotem a GED ou o ECM para otimizar suas respectivas gestões.
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