O conceito paperless está ganhando grande destaque nas organizações nos últimos anos. Isso porque esse conceito diz respeito à redução do uso de papel no dia a dia das empresas em busca de tornar alguns processos corporativos mais sustentáveis.

Hoje, um ambiente corporativo com arquivos físicos, pilhas de papéis e consumo inconsciente de material está se tornando cada vez mais obsoleto. Até por isso, as lideranças estão buscando alternativas de tornarem suas empresas mais verdes.

Por isso, este artigo foi preparado para que você possa entender mais sobre esse conceito e a importância dele para as empresas.

Veja os tópicos que serão abordados:

• O que é paperless?
• Por que uma empresa deve conhecer o conceito paperless?
• Por onde começar o movimento paperless?
• É possível transformar o RH em um setor paperless?

Quer saber mais sobre paperless? Então, continue acompanhando este artigo!

O que é paperless?

Paperless é um termo em inglês cuja tradução significa “sem papel”. Ele é usado para caracterizar empresas que diminuíram muito ou conseguiram eliminar 100% o uso do papel em seus processos. 

Esse conceito prega uma gestão voltada para a economia do papel no ambiente empresarial. Para que ele seja possível, é preciso haver uma mudança na estrutura organizacional.

Dessa forma, a empresa consegue aderir recursos, como os arquivos digitais, que tornam os processos menos burocráticos, mais tecnológicos e, por conta disso, sem o uso do papel.

Para que uma organização se torne paperless, também deve haver uma mudança no comportamento dos profissionais, para que, no dia a dia, eles utilizem menos papéis, imprimam menos documentos, etc.

Portanto, pode-se dizer que o conceito paperless é uma mudança drástica que acontece nas organizações, a fim de reduzir o uso de papel e o impacto negativo que ele causa no meio ambiente.

Como surgiu esse conceito?

A primeira vez que se ouviu falar em paperless foi em 1970, por meio da polarização dos computadores. Essa revolução inspirou as primeiras visões de um escritório sem papel, ou seja, 100% digital.

No entanto, naquela época, ainda era impossível imaginar que uma organização poderia funcionar sem papéis. Porém, hoje em dia, isso já é totalmente possível, basta que a empresa possua uma rede de computadores e acesso à internet.

Dessa forma, as empresas deixam de utilizar arquivos físicos, blocos de anotações, rascunhos e post-its, e investem em boa infraestrutura de TI, tornando a empresa mais ágil, eficiente e sustentável.

Por que uma empresa deve conhecer o conceito paperless?

Muitas empresas ainda possuem dificuldade para implementar o paperless nos seus processos. No entanto, esse conceito é importante para aplicar a liderança sustentável no negócio, ou seja, encontrar um equilíbrio entre a existência humana e o avanço da sociedade.

Além disso, adotar a medida paperless também é fundamental para que a empresa tenha atitudes mais sustentáveis, que geram benefícios para o meio ambiente e melhoram a imagem corporativa da organização.

Mas, para além disso, confira outros benefícios de reduzir o consumo de papel no mundo corporativo:

Impacto social

Atualmente, muitas empresas estão preocupadas com o impacto que elas causam na sociedade e no meio ambiente. 

Existem algumas medidas que já são determinadas para que as organizações reduzam o impacto que elas causam no meio ambiente, como a ODS (Objetivos de Desenvolvimento Sustentável). Essas medidas foram desenvolvidas pela ONU para que as instituições auxiliem no combate a pobreza, proteção do meio ambiente e garanta a paz para a sociedade.

Outro conceito que coordena as ações das empresas é o ESG (Environmental, Social and Governance), que são um conjunto de boas práticas ambientais, sociais e de governança que devem ser adotadas pelas empresas para que elas sejam mais sustentáveis e tenham atitudes mais conscientes.

É importante que as organizações adotem essas medidas pois os consumidores estão dando preferência, cada vez mais, para empresas mais conscientes, que se preocupem com o meio ambiente e sejam mais sustentáveis.

Adequação ao novo tempo

A transformação digital está impactando e muito as organizações. Por isso, as empresas que desejam se destacar devem se adequar a essas mudanças mercadológicas e entregar melhores soluções para seus clientes e colaboradores.

Redução de custos

Ao eliminar o uso de papel, a empresa reduz os gastos com compra de papéis, impressoras, manutenção e armazenamento do arquivo físico. Assim, é possível utilizar esse recurso financeiro em outras áreas da empresa, como na expansão das equipes, por exemplo.

Mais segurança

Se a organização não faz um controle adequado, qualquer pessoa consegue manusear os documentos físicos, facilitando o vazamento de informações importantes e dados sensíveis. 

Porém, na gestão paperless, os arquivos podem ser armazenados virtualmente e é possível protegê-los com senhas, criptografia, entre outros métodos de arquivamento de documentos.

Dessa forma, os arquivos estão mais seguros e somente as pessoas autorizadas podem ter acesso à determinadas informações. Além disso, é possível rastrear quem acessou o documento e quaisquer modificações que tenham sido feitas.

Por onde começar o movimento paperless?

Como dito, a adoção do conceito paperless não se dá apenas na eliminação do uso do papel, mas sim de uma mudança no comportamento dos colaboradores e na organização.

Por isso, agora que você já entendeu o que é o paperless, vamos entender como colocar esse conceito em prática. Acompanhe.

Digitalização de processos

Um dos primeiros passos para adotar o paperless é digitalizar todos os documentos da empresa, como contratos com fornecedores, contratos de colaboradores, documentos de cada área da empresa, etc.

Essa etapa exige muito trabalho, porém, é onde tudo se inicia. Assim, depois que todos os documentos estiverem digitalizados, eles poderão ser armazenados na rede, de forma que os colaboradores autorizados tenham acesso a eles e possam encontrá-los com mais facilidade.

Adoção de softwares em nuvem

A utilização de softwares em nuvem permite que os arquivos sejam acessados de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, basta apenas que o colaborador tenha acesso à internet.

Isso agiliza a realização e o fluxo de trabalho, além de garantir que não haja perda de documentos.

Conscientização de colaboradores

Como foi visto, a participação e o comprometimento dos funcionários é fundamental para que essa mudança seja colocada em prática nas empresas. Dessa forma, é preciso treinar os colaboradores para que eles saibam utilizar as novas ferramentas adotadas e para que tenham uma mudança comportamental.

Também é importante mostrar a importância desse conceito para os profissionais e os impactos positivos que eles geram para a empresa e para o meio ambiente. Dessa forma, eles estarão mais motivados a colaborar com a mudança.

Invista em treinamentos de segurança da informação

Além disso, os colaboradores também precisam receber treinamento de segurança da informação. Para isso, é preciso treiná-los sobre os seguintes aspectos de segurança:

• Não divulgar senhas, informações confidenciais ou documentos para terceiros;
• Saber identificar endereços de e-mails seguros;
• Não anotar as senhas em locais que outras pessoas tenham acesso;
• Não utilizar o computador para uso pessoal;
• Conhecer os ataques cibernéticos e saber como se proteger.

Essas medidas vão fazer com que os colaboradores utilizem os computadores com mais segurança e reduzam o risco de vazamento de informações e ataques.

É possível transformar o RH em um setor paperless?

Sim, o departamento de RH pode se tornar um setor paperless, inclusive, muitas organizações já estão colocando essa mudança em prática.

Com o avanço tecnológico nas grandes empresas e na sociedade, o setor de recursos humanos não ficou de fora. Por isso, o RH 4.0, ou RH Digital, é um movimento de transformações tecnológicas que o setor vem sofrendo nos últimos anos.

Dessa forma, os processos são modernizados a fim de reduzir o consumo de papel, tornando as rotinas do departamento mais dinâmicas e práticas. 

Sendo assim, os principais objetivos de transformar o RH em um setor paperless são tornar os processos internos mais ágeis e aumentar a produtividade da equipe e a eficiência das atividades.

Os processos do RH que podem ser beneficiados pela gestão paperless são:

• Gestão de benefícios integradas;
• Dados do people analytics para tomar decisões mais assertivas;
• Uso do ponto eletrônico;
• Sistema de comunicação interna, entre outros.

Por onde começar?

Agora que você já sabe que o setor de recursos humanos pode adotar o conceito de paperless, chegou a hora de conhecer os principais processos que podem ser modificados imediatamente no RH. Confira.

Admissão e demissão online

Uma das principais atividades do setor de RH é o processo de recrutamento e seleção, e ele pode se tornar mais eficiente e ágil com a implementação do RH paperless.

Isso porque as ferramentas digitais permitem que todo esse processo seja feito de forma on-line, realizando triagem de currículos, entrevistas, avaliação remota e até onboarding dos colaboradores.

Controle de ponto digital

O registro de ponto manual feito no livro de ponto, além de gerar gastos com papel, ocasiona muito trabalho para as empresas, principalmente para o RH, além de estar mais sujeito a erros, fraudes e perda de informações. 

Por isso, ao adotar o RH paperless, as empresas podem utilizar o controle de ponto digital, permitindo que o colaborador faça a marcação de ponto de diferentes dispositivos, como smartphones ou computadores, por meio de reconhecimento facial, biometria e senhas. 

Com um software de ponto, como o da PontoTel, todos os dados são armazenados em nuvem e as assinaturas são digitais, sem precisar imprimir papéis e documentos.

Além disso, o registro também pode ser feito enquanto o colaborador estiver trabalhando home office, por exemplo.

O ponto digital permite que os gestores tenham mais controle da gestão dos colaboradores, acompanhando atrasos, faltas, horas extras, relatório de escala, entre outros.

Conclusão

À medida que novas tecnologias estão sendo disponibilizadas, é possível utilizá-las para melhorar o armazenamento de dados e os processos internos de uma organização. 

Desse modo, adotar o conceito paperless em uma empresa é importante para que ela reduza o uso de papel e ajude o negócio a se tornar mais eficiente e sustentável, além de aumentar o nível de segurança das informações.

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