Sua empresa já realiza onboarding digital? Se a resposta for não, talvez esteja na hora de repensar os moldes de integração dos seus novos colaboradores, considerando que o trabalho remoto já não é mais uma tendência distante.

Se três anos atrás alguém te dissesse que 73% das empresas no Brasil pretendem adotar o home office como prática definitiva de trabalho, você acreditaria? Pois, segundo um estudo da Cushman & Wakefield essa é a realidade do país, que tem transformado o onboarding digital uma necessidade imediata.

Claro que a necessidade de aplicação do onboarding digital está diretamente ligada a pandemia do COVID-19, e todos os seus reflexos no mercado de trabalho, que anteciparam a ampliação do trabalho remoto, mudando as necessidades dos profissionais.

E, apesar desse processo ser “novo”, se adequar a ele se tornou uma emergência, já que o home office hoje faz parte da rotina de muitos trabalhadores, e aplicar um onboarding digital é apenas uma consequência.

Pensando em tudo isso, reunimos neste artigo um pouco mais sobre o que é onboarding digital. Neste conteúdo você aprenderá:

• Qual é o conceito de Onboarding?
• E Onboardinh Digital?
• Como funciona o Onboarding Digital?
• Como fazer um Onboarding Digital assertivo?
• Quais são os benefícios que o Onboarding Digital traz para a empresa?
• E para o RH?

Aproveite o aprendizado!

Qual é o conceito de Onboarding?

Onboarding, que em português pode significar “a bordo” ou “embarcar”, é o processo de integração de novos colaboradores nas empresas.

Normalmente, o onboarding é realizado por profissionais do RH, que ficam responsáveis por colher e analisar informações necessárias para o cadastro de novos funcionários.

Ou seja, é no onboarding que são colhidas as documentações dos colaboradores contratados, e também são apresentadas as regras do negócio, e outros pormenores necessários em uma contratação.

O onboarding é o momento ideal de alinhamento de expectativas entre o profissional e seu novo ambiente de trabalho, e, segundo uma pesquisa da Glassdoor, quando o programa de onboarding é bem realizado, a retenção de talentos do negócio melhora em até 82%.

E Onboarding Digital?

Após entender o que é onboarding, é importante definir também o que é onboarding digital. 

O onboarding digital segue quase o mesmo conceito do onboarding tradicional, já que também é um processo adotado pelas empresas, no intuito de receber os novos colaboradores, porém, o grande diferencial do onboarding digital é o formato que ele é feito.

Normalmente, o onboarding digital é utilizado por empresas que realizam parte, ou todo o processo de recrutamento e seleção, e também de admissão de novos funcionários, digitalmente.

Esse formato de onboarding era visto como uma tendência para os próximos anos, porém, essa tendência se tornou uma necessidade, que com o avanço da pandemia de COVID-19 se transformou em algo cotidiano na vida de trabalhadores e profissionais de RH.

Como funciona o Onboarding Digital?

O onboarding digital era uma tendência que fazia parte do dia a dia de muitas áreas, antes mesmo de se tornar algo comum no processo de recrutamento e seleção.

Esse processo já era muito utilizado por empresas de marketing e finanças, para a captação e encantamento de novos clientes, no que chamavam de onboarding marketing, digital marketing client onboarding e digital onboarding financial services.

Agora, o onboarding digital funciona principalmente como facilitador de contratações, pois, muitos passos de novos contratos são realizados digitalmente, sem ser necessário o trabalhador se deslocar até a empresa para levar documentos, fazer entrevistas, ou até mesmo ser treinado.

Na era do RH 5.0, praticamente todos os processamentos são realizados a distância, e, com a pandemia, muitas corporações adotaram um modelo 100% remoto, que além de mais econômico, transformou as contratações em processos muito mais democráticos, inclusivos e ágeis.

Conheça a seguir alguns dos métodos mais utilizados para o bom funcionamento do onboarding digital.

Chamadas de vídeo

O uso de ferramentas de vídeo aumentou muito nos últimos dois anos, e isso foi notado tanto pelo Google Meet, que cresceu  275% no Brasil em 2021, quanto no pelo Zoom, que teve suas ações valorizadas em quase 300%, e desde 2020, não parou mais de ser utilizado, principalmente para videoconferências de empresas.

Chamadas de vídeo são muito utilizadas no onboarding digital dos negócios, principalmente os que adotaram rotinas em home office, e precisam criar proximidade com os novos colaboradores, mesmo trabalhando a distância.

Cronograma bem estruturado

O tempo de um onboarding digital pode variar de empresa para empresa, sendo muito importante que todo esse processo seja previamente definido.

Essa organização é fundamental para que os novos funcionários comecem a se adaptar às rotinas de trabalho, aos colegas de equipe, e aos princípios do negócio, sendo fundamental que ao longo de todo o onboarding digital, todas as dúvidas sejam sanadas, para uma boa convivência de trabalho.

Agendamento de dinâmicas

Outro ponto fundamental do digital onboarding, está ligado a interação e integração dos novos colaboradores, com todos os profissionais com os quais eles irão interagir no dia a dia.

Pensando nisso, é importante que o RH organize dinâmicas, que propiciem a integração entre novos talentos dentro das equipes, isso ajuda a fortalecer o espírito de união e colaboração dentro de time.

Adotar uma cultura de feedback

A cultura do feedback é importantíssima nas organizações, em todos os momentos, inclusive no processo de onboarding digital.

Saber a opinião dos novos colaboradores, auxilia o RH a entender quais processos estão dando certo, e quais precisam ser melhorados no onboarding da empresa. Por isso, a cultura do feedback deve ser estimulada nas equipes, desde o onboarding digital.

Como fazer um Onboarding Digital assertivo?

Para que o onboarding digital de uma empresa seja um processo assertivo, é necessário que todas as pessoas envolvidas nessa estratégia estejam muito bem alinhadas e focadas no sucesso do onboarding.

Isso quer dizer que, não basta o RH criar um roteiro de boas-vindas para guiar um bom onboarding. É importante que o líder da equipe siga com o passo-a-passo, e os colegas de trabalho dos novos colaboradores também se empenhem em receber e participar ativamente do onboarding.

Outro ponto que deve ser observado é: não adianta a empresa ter um processo de onboarding digital bem estruturado, sem oferecer também as ferramentas adequadas para que tudo dê certo. 

Além de ter uma boa infraestrutura de videoconferência, ferramentas de organização de rotina e onboarding, é fundamental que os negócios ofereçam infraestrutura para os novos funcionários, caso os mesmos não possuam equipamento com a ergonomia adequada para trabalhar de casa.

Quais são os benefícios que o Onboarding Digital traz para a empresa?

Infelizmente, alguns profissionais ainda pensam que processos digitais não são tão eficientes quanto integrações presenciais, mas, a verdade é que o trabalho remoto é uma tendência que tem se fortalecido no mercado de trabalho, e se adequar a ela é a melhor forma de se tornar uma empresa modelo.

Sendo assim, o onboarding digital soma muitos benefícios para os negócios, dentre eles:

Redução dos índices de turnover

Turnover, ou índice de rotatividade na empresa, remete ao número de novas contratações e saídas de funcionários. Um turnover alto significa baixa retenção de talentos em uma empresa, o que pode estar ligado a um onboarding ruim, por falta de adaptação dos trabalhadores na empresa.

Mais integração entre equipes

Quando o negócio realiza um onboarding digital de qualidade, é muito provável que o profissional contratado se sinta parte da empresa, o que reflete em diminuição de turnover, e mais qualidade nas interações entre colaboradores.

Redução de custos

Onboarding digital representa menos gastos com custos operacionais, como digitalização de documentos, despesas com locação de sala para reuniões, dentre outros custos que podem ser envolvidos num processo de onboarding presencial.

E para o RH?

Empresas que se preocupam com seus novos colaboradores, costumam ter destaque no mercado, e os negócios que prezam pela diversidade e inclusão, também são muito bem vistas.

Isso significa que quando o RH se prepara bem para receber os novos funcionários, a chance deles se sentirem bem com a recepção é grande, e isso reflete em retenção de talentos e produtividade para o negócio.

Com o onboarding digital o RH:

• realiza processos mais ágeis;
• gerencia os documentos com mais facilidade;
• tem mais tempo para ações estratégicas; 
• oferece experiências mais inovadoras nas contratações;
• diminuí atividades operacionais;
• dentre outros benefícios.

Combinação biométrica e o onboarding digital

O onboarding digital é uma realidade, e junto com esse processo, cada dia mais tecnológico, surgem outras estratégias que facilitam a vida do RH.

Segundo um levantamento da Flexdoc, o uso da combinação biométrica no onboarding digital cresceu 64% nos bancos em 2021. Esse processo proporciona mais segurança para as empresas, e permite que o RH avalie com mais rigor as informações dos colaboradores no onboarding.

Outra estratégia que pode ser alinhada ao onboarding digital, e facilitar que as empresas acompanhem as rotinas de trabalho dos seus colaboradores, principalmente nos primeiros dias, é o uso de uma plataforma de gestão e controle de ponto para o home office.

Esse tipo de ferramenta evita erros na gestão de pessoas, e auxilia o RH a realizar uma gestão de frequência eficiente, segura e ágil.

Conclusão

Como vimos, o onboarding digital é um processo de boas-vindas que tem sido muito utilizado pelas empresas, para proporcionar mais integração e agilidade na adaptação de novos colaboradores em um ambiente de trabalho.

Esse processo pode anteceder o início de profissionais em um novo emprego, e tem sido muito útil para a adaptação de profissionais que atuam de maneira remota.

E aí, conseguiu entender o que difere um onboarding comum de um onboarding digital? Esperamos que sim! 

E, para tornar seu onboarding ainda mais seguro, nossa dica é que você conheça o PontoTel, um sistema de controle de ponto com biometria facial, que dará muita segurança ao acompanhamento das rotinas de trabalho dos trabalhadores, sejam eles novos ou não!

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