Controle de ponto home office: tudo o que você precisa saber!

imagem de um homem sentado em frente a uma janela mexendo em um computador

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Acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores não é uma tarefa fácil. Agora, será que é possível encontrar um controle de ponto home office que atenda às exigências da sua empresa?

O home office vem se popularizando no Brasil cada vez mais nos últimos anos. Em 2018, uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) mostrou que, na época,  3,8 milhões de brasileiros trabalhavam em home office. 

Com a pandemia do coronavírus, o número de empresas que migraram para esse modelo de trabalho só aumentou. Outra pesquisa, feita também pelo IBGE em julho de 2020, apontou que 7,9 milhões de brasileiros estavam trabalhando em home office.

Esses dados nos fazem ver que o home office é sim uma tendência que está em alta, principalmente devido à pandemia. Com o objetivo de garantir segurança aos seus colaboradores e protegê-los do vírus, os empregadores viram uma grande solução temporária nesse modelo de trabalho. 

Atualmente, muitas empresas vivem o dilema de instituir o home office definitivo ou adotar o trabalho híbrido. Já que, mesmo um ano após o início da pandemia, as condições sanitárias ainda não se normalizaram no Brasil.

Preparamos esse texto para te ajudar a encontrar o melhor controle de ponto home office para a sua organização. A seguir, veja os tópicos que abordaremos ao longo da sua leitura:

Vamos?

Controle de ponto home office: o desafio do RH

Realizar o controle da jornada de trabalho ajuda na gestão de pessoas e pode livrar a sua empresa de problemas trabalhistas, além de garantir a redução de custos. 

O responsável por todo esse controle é o setor de Recursos Humanos e, se a empresa não contar com um sistema de ponto eficiente, tudo se torna muito mais complicado. 

Mas, e no home office? Quais são os principais desafios do RH para acompanhar a jornada dos colaboradores? 

Confira a seguir!

Distância

Ao pensar em home office, a distância é o primeiro empecilho que vem à mente de um profissional de RH. 

Isso acontece porque, em um modelo de trabalho presencial, essa tarefa é facilitada, já que existe o contato direto com os colaboradores, incluindo a presença física no mesmo ambiente.

Horas extras excessivas 

Nas empresas que utilizam sistemas que necessitam da presença do colaborador na empresa para realizar a marcação, como o livro de ponto ou o Relógio de Ponto Eletrônico (REP), é praticamente impossível fazer o controle da jornada no home office. 

Tudo isso implica diretamente no acompanhamento da jornada e na quantidade de horas em que os funcionários exercem suas funções. Afinal, como o colaborador registra os seus horários de entrada, pausas de refeição e saída se não está presente na sede da empresa?

Para solucionar essa situação, algumas empresas acabam optando por utilizar planilhas nas quais os funcionários registram suas horas. 

Mas, como o RH pode garantir a veracidade dessas informações, se não pode inspecionar essas marcações? 

São muitas indagações quando o assunto é controle de ponto home office, e vamos tirar todas as suas dúvidas aqui nesse texto. 

Produtividade e motivação dos colaboradores

Uma grande parcela dos colaboradores tiveram dificuldades para se adaptar a esse modelo de trabalho. A maioria dos profissionais tiveram pouco contato com o modelo de trabalho home office até o início da pandemia em 2020, que fez com que essa migração acontecesse abruptamente. 

Mudar a rotina de forma repentina pode afetar diretamente na motivação e engajamento dos colaboradores.

É fato que em empresas com muitos colaboradores já é difícil garantir a gestão de pessoas presencialmente. Agora, imagine só colocar essas práticas em ordem no home office, sem ter acesso a indicadores de RH que apontam o desempenho dos funcionários.

Por isso, a solução para todas essas questões é adotar um sistema de ponto eletrônico online. Esse modelo de software funciona através da nuvem, o que possibilita a marcação e gestão de ponto à distância. 

Contudo, muitas empresas ainda ficaram na dúvida se é ou não permitido adotar esse modelo no home office. 

Confira no próximo tópico,o que diz a CLT sobre o controle de ponto home office!

O que diz a CLT sobre o controle de ponto home office?

Empresas com mais de 20 colaboradores devem, obrigatoriamente, realizar algum tipo de acompanhamento de jornada. Entretanto, quando o assunto é home office ou teletrabalho, as regras variam. 

Veja, em 2017, com a Reforma Trabalhista, o teletrabalho foi regulamentado. Até então, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não possuía nenhum artigo que abordava esse assunto. 

Todavia, o teletrabalho é diferente do home office, e aqui, já vale falar que a CLT em nenhum momento cita o termo “home office”. 

Para saber mais sobre o teletrabalho e suas especificações, leia também: “Entenda a diferença entre teletrabalho e home office”

De acordo com o artigo 62 da CLT, o teletrabalho é isento do controle de jornada, pois apresenta um contrato que estabelece essas normas. Confira na íntegra: 

“Art. 62 – Não são abrangidos pelo regime previsto neste capítulo: (Redação dada pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)

I – os empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, devendo tal condição ser anotada na Carteira de Trabalho e Previdência Social e no registro de empregados; (Incluído pela Lei nº 8.966, de 27.12.1994)

(…)

III – os empregados em regime de teletrabalho. (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017)”

Já quando a pessoa trabalha em home office, diferente da modalidade de teletrabalho, geralmente ela é contratada pelo regime celetista. Em vista disso, entende-se que o colaborador possui uma jornada a cumprir mesmo trabalhando de sua casa.

Em suma, as organizações que atuam em home office podem abrir mão do controle de ponto. No entanto, controlar as horas trabalhadas, faltas injustificadas e justificadas e absenteísmo é muito importante. 

Quando o RH não possui um controle de ponto home office, o monitoramento dos funcionários fica restrito. Colaboradores de má fé podem dizer que estão cumprindo sua jornada de trabalho sem, de fato, estarem cumprindo. 

Ter todos os dados do registro de ponto assegura que a sua empresa não tenha complicações jurídicas, pois terá dados que podem ser utilizados como provas em eventuais ações trabalhistas 

A seguir, entenda como funciona o controle de jornada no home office.  

Como funciona o controle de jornada no home office? 

controle jornada home office

Para fazer um controle de jornada no home office, é necessário apostar em inovação e tecnologia

Em vista disso, o mais indicado é utilizar um controle de ponto online. Um sistema como esse quebra totalmente as barreiras de distância que surgiram com o home office. 

Ele aproxima o RH dos colaboradores e ainda garante que o controle da jornada seja feito sem empecilhos.

No próximo tópico explicamos como fazer o controle de ponto no home office. Continue a leitura!

Como fazer o controle de ponto home office?

Como falamos, apostar na tecnologia é o primeiro passo para fazer o controle de ponto home office. 

Ao adotar um sistema de ponto online, a sua empresa tem a chance de garantir toda a gestão de ponto mesmo em home office. Fique tranquilo,  falaremos sobre todos os benefícios desse sistema ainda nesse texto. 

Agora veremos como é possível que os funcionários façam a marcação de ponto mesmo estando em home office. 

Se a sua empresa adquirir um controle de ponto que apresenta um processo de registro de ponto completo, você terá total segurança da marcação, com diversas medidas de segurança que garantem a veracidade do registro de ponto. 

Ou seja, que foi, de fato, o seu funcionário que fez aquela marcação, são elas:

  • Bina;
  • Senha;
  • Reconhecimento facial;
  • Voz; 
  • Localização, etc.

Assim, para fazer a marcação, basta utilizar um celular, notebook ou tablet que automaticamente o gestor da área poderá visualizar que o funcionário fez o registro. 

Agora, encontrar uma empresa que ofereça todas essas possibilidades pode parecer difícil, mas não precisa ser se você utilizar o PontoTel. 

Conheça o controle de ponto totalmente digital PontoTel no próximo tópico e entenda como ele pode garantir benefícios, incluindo melhorias na gestão de pessoas.

Controle de ponto home office com o PontoTel

imagem de uma mulher segurando um celular

Aplicativo de ponto eletrônico online

Um aplicativo de ponto eletrônico online é uma plataforma totalmente digital na qual toda a gestão de ponto fica centralizada. 

Para facilitar o entendimento do que é esse aplicativo e como ele ajuda o seu negócio como um todo, se atente às seguintes perguntas:. 

A sua empresa possui várias filiais com vários relógios de ponto espalhados por aí, e está cansado de ir de posto em posto para exportar as informações da folha de ponto com um pendrive? 

A sua empresa tem funcionários com escalas diferentes e garantir o acompanhamento de todos eles é praticamente impossível?

A sua empresa tem colaboradores externos e o seu RH não consegue garantir o controle de ponto deles?

Um aplicativo de ponto eletrônico online é a solução para todas as perguntas que deixamos acima. 

O PontoTel é um sistema completo, que atende pequenas, médias e grandes empresas e apresenta inúmeras funcionalidades.

Dessa forma, o funcionário registra os seus horários e automaticamente o sistema armazena essa marcação, sem que seja necessário processos operacionais ou manuais. Incrível, não é mesmo?

A seguir, conheça outra funcionalidade que o PontoTel apresenta, o painel de acompanhamento em tempo real. 

Painel de acompanhamento em tempo real

Com o acompanhamento em tempo real você tem um controle garantido em relação a jornada dos seus colaboradores. Os dashboards informativos do PontoTel mostram todos os dados da sua operação, incluindo faltas justificadas, atrasos, horas extras e muito mais!

Tudo isso é de extrema importância e faz com que o seu RH tenha acesso a dados e esteja pronto para realizar análises mais a fundo. Assim, é possível utilizar esses números para realizar pesquisas internas, incluindo ajustes na cultura organizacional.

Afinal, o seu time de RH consegue descobrir possíveis pontos de atenção na produtividade da equipe ou até mesmo saber se algum colaborador está precisando de ajuda, por exemplo.

Controle de horas extras

No home office,  as empresas que ainda não apostaram em um controle de ponto online não estão aptas para fazer o controle de horas extras de seus funcionários. 

Agora, com o PontoTel, o seu RH tem acesso não só a relatórios de horas extras, mas também  a 30 relatórios com indicadores que auxiliam nas práticas de gestão de pessoas, como:

  • Relatórios de absenteísmo;
  • Relatório de banco de horas
  • Resumo diário dos pontos batidos
  • Relatório de escalas dos funcionários por posto de trabalho, e por aí vai!

Assim, é possível investigar os motivos de informações inconsistentes de algum colaborador.

Por exemplo, se um colaborador tem horas extras excessivas, isso pode gerar problemas trabalhistas para a empresa e para a sua própria saúde. 

Muitas pessoas ainda pensam que ser produtivo é trabalhar por muito tempo, e investir grande parte de seu dia somente no trabalho. 

Todavia, a produtividade está atrelada à organização e otimização dos processos. Ser produtivo envolve principalmente garantir um equilíbrio saudável entre o trabalho e sua vida pessoal.

Em vista disso, as horas extras são necessárias uma vez ou outra, no entanto, quando se excedem, o RH deve passar um feedback para esse colaborador. 

Quais os benefícios do controle de ponto home office para a empresa?

Não é dúvida que possuir um controle de ponto é benéfico para empresa. Mas, com o home office, ele se tornou ainda mais importante.

Mesmo com esse modelo de trabalho, a empresa tem que continuar funcionando e o controle de ponto home office auxilia nesse funcionamento. 

Em um ambiente de trabalho em que não temos controle visual sobre nossos colaboradores, o controle de ponto home office pode suprir a falta de contato com os funcionários e auxiliar na tomada de decisões. 

Controlar horários de entrada e saída, ausência de colaboradores, atrasos, horas extras. Tudo isso permanece sendo possível graças ao ponto online.

Com a necessidade dos colaboradores trabalharem em home office no ano de 2020 e 2021, o controle de ponto presencial deixou de ser efetivo e cada vez mais empresas começaram a procurar por uma solução online.

Todavia, possuir um controle de ponto, mesmo na modalidade de home office, é muito importante. Afinal,  você pode continuar fazendo o acompanhamento dos seus funcionários em tempo real, apesar da distância.

Outro benefício é que ele também ajuda no controle de horas extras ou banco de horas, pois os funcionários não terão horas a mais ou a menos, e poderá desonerar colaboradores que passam do horário de trabalho. 

Isso permite que eles consigam separar trabalho de lazer, ainda que ambos sejam efetuados no mesmo ambiente.

Com a implementação do ponto online, a empresa consegue diminuir gastos com horas extras indevidas e acompanhar a produtividade da equipe também. Isso tem se tornado um desafio atualmente em um mundo em que não podemos ver uns aos outros presencialmente.

Mas, não é só a empresa que se beneficia disso, por isso, vamos falar também sobre as vantagens de um ponto online para os colaboradores.

E para os colaboradores?

No último tópico, vimos como um controle de ponto home office oferece diversos benefícios para o seu RH, mas não pense que os colaboradores ficam de fora desses benefícios. 

Afinal, se o RH tem um acompanhamento eficaz e com facilidade da jornada dos funcionários, terá ainda mais tempo para se dedicar às práticas de gestão de pessoas. 

Agora, veja quais benefícios o controle de ponto home office do PontoTel pode oferecer aos seus colaboradores!

Qualidade de vida 

Pode não parecer, mas, ao utilizar um controle de ponto eficaz, é possível garantir a qualidade de vida do colaborador não só no trabalho, mas também em sua vida pessoal. 

Como em casa acabamos não percebendo a hora passar, ter uma forma de “marcar o horário de saída”, pode ajudar com que o colaborador entenda que realmente é hora de parar, finalizar suas atividades e recomeçar no dia seguinte. Ajudando a melhorar sua qualidade de vida.

Transparência entre colaboradores e gestores

Assim como o gestor tem acesso em tempo real aos batimentos de ponto, os funcionários também conseguem visualizar os horários em que registraram o ponto, banco de horas e, até mesmo a sua folha de ponto mensal.

Autonomia dos colaboradores

Tendo controle sobre seus horários de trabalho, os colaboradores podem ter mais autonomia e se organizar melhor para concluir seu trabalho efetivamente.

O colaborador passando a ter responsabilidade por sua marcação de ponto passa a desempenhar um papel autônomo e pode aproveitar o home office de melhor maneira.

E, agora que você já conhece sobre controle de ponto home office, vamos ver como começar a implementar isso na sua empresa.

Como implantar o controle de ponto home office na sua empresa?

home office implementacao conclusao

O primeiro passo é encontrar uma solução que atenda as necessidades da sua empresa, e faça a gestão completa de ponto mesmo em home office. E, para isso, você deve escolher um sistema que seja fácil de implantar e que tenha todo suporte para auxiliar sua empresa. 

Fazer a implantação de um novo sistema pode ser complicado se você não tiver um acompanhamento durante todo o processo. E habituar-se a uma nova tecnologia, aprender as suas funcionalidades e como utilizá-las pode ser trabalhoso.

Para evitar que a sua empresa passe por dificuldades na implantação, o time PontoTel apresenta um quadro de funcionários dedicados para auxiliarem o seu negócio nessa missão.

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Conclusão

Ao longo desse texto, explicamos o que é o controle de ponto home office e como ele funciona. Além disso, apresentamos a melhor solução para a sua empresa, quais são os benefícios e como implantar o PontoTel na sua empresa.

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