Uma das tarefas mais importantes do departamento de Recursos Humanos (RH) é fazer o controle de presença de funcionários da empresa de forma eficiente e organizada.
Afinal, além de atender às determinações legais, esse controle faz toda a diferença não só para fechar a folha de pagamento, mas também para avaliar os colaboradores.
Apesar da importância desse tema, muitas empresas ainda têm dúvidas ou enfrentam problemas relacionados ao registro de ponto dos trabalhadores.
Para te ajudar a evitar essas situações e ainda otimizar o trabalho do RH, neste artigo, você vai tirar suas dúvidas sobre os seguintes tópicos:
- O que significa fazer um controle de presença de funcionários?
- O que diz a CLT sobre o controle de presença e ponto?
- Benefícios de fazer um controle de presença
- Tipos de controle de presença
- Como escolher um controle de presença para a sua empresa?
Boa leitura!
O que significa fazer um controle de presença de funcionários?
Fazer o controle de presença de funcionários significa monitorar o cumprimento da jornada de trabalho diária de cada colaborador. Isso deve ser feito por meio do registro dos horários de entrada e saída dos empregados.
Dessa forma, o RH pode verificar a carga horária, a realização de horas extras, a necessidade de pagamento de adicional noturno, o cálculo de férias e de abonos, entre outros benefícios.
Por conta dessas características, fazer o controle de presença é fundamental para calcular a folha de pagamento de cada colaborador.
Além disso, esse procedimento é fundamental para cumprir a legislação vigente e acompanhar parâmetros que impactam no dia a dia da empresa, como produtividade e assiduidade dos funcionários.
E a melhor forma de fazer esse monitoramento da jornada de trabalho é investir em algum método de controle de ponto, conforme determina a legislação.
O que diz a CLT sobre o controle de presença e ponto?
Segundo o Artigo n.° 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), toda empresa com mais de 20 funcionários é obrigada a controlar e registrar as horas trabalhadas dos empregados, ou seja, a fazer o controle de ponto.
Apesar de estabelecer um número mínimo de funcionários para que a adoção do controle de ponto seja obrigatória, nada impede que negócios com menos de 20 funcionários também façam esse controle.
Afinal, esse procedimento permite que a organização verifique se o colaborador está cumprindo o que foi estabelecido no seu contrato de trabalho e calcule sua remuneração mensal.
Ao mesmo tempo, esses registros protegem tanto a empresa quanto o funcionário de passivos trabalhistas, uma vez que os registros podem ser usados como provas do cumprimento — ou não — da carga horária de trabalho.
Vale lembrar que a lei não especifica qual método a empresa deve usar para fazer esse controle. O Artigo n 74º apenas determina que o registro pode ser feito de modo manual, mecânico ou eletrônico.
Além disso, é importante ressaltar que o Artigo n. 74º da CLT não é o único que orienta empresários e gestores sobre o controle de presença de funcionários. Como o mercado de trabalho está em constante evolução, as leis trabalhistas também acompanham essas mudanças.
Uma dessas mudanças foi a publicação do Decreto n.° 10.854/2021, que também ficou conhecido como Marco Regulatório Infralegal Trabalhista e que é derivado de várias alterações na lei, como a Portaria 671.
Portaria 671
A Portaria 671 substituiu as antigas Portarias 373 e 1510 e ainda determinou mudanças substanciais em diversos aspectos da legislação trabalhista e nas relações de trabalho.
Uma das mudanças mais importantes impostas pela nova portaria diz respeito aos métodos de controle de ponto.
Além de estabelecer regras para os registros de ponto manuais e mecânicos, a portaria consolidou todas as formas do registro eletrônico de ponto, que passou a ser chamado de “REP” (Registrador Eletrônico de Ponto).
Dessa forma, o texto modernizou e flexibilizou as possibilidades de marcação de ponto, adequando esse processo às tecnologias e às rotinas adotadas pelas organizações atuais.
Benefícios de fazer um controle de presença
Fazer o controle de frequência de funcionários não só beneficia o RH, mas também favorece a relação entre empresa e empregados.
Quer entender o porquê? Conheça as vantagens de fazer esse controle a seguir!
Cálculo correto de horas trabalhadas
Manter o controle de presença de funcionários organizado permite que o RH calcule corretamente as horas trabalhadas de cada colaborador.
Afinal, um bom método de controle de frequência mensal facilita o registro e o monitoramento de entradas e saídas dos colaboradores.
Como resultado, é possível reduzir os erros associados à contabilização de horas, ao cálculo de benefícios e, portanto, à folha de pagamento.
Segurança jurídica
Conforme explicado anteriormente, a legislação trabalhista determina que empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a adotar algum método de controle de ponto.
Por esse motivo, implantar um método de controle é essencial para que a organização siga as determinações legais, garanta sua segurança jurídica e evite problemas com a Justiça do Trabalho.
Diminuição de processos trabalhistas
O controle de presença também facilita o cálculo correto dos benefícios trabalhistas e da folha de pagamento. Assim, a empresa evita a ocorrência de erros que podem levar a processos trabalhistas.
Além disso, o registro do cumprimento de jornada de trabalho dos funcionários também permite a verificação da assiduidade e do comprometimento do funcionário em relação ao que foi estabelecido no contrato de trabalho.
Assim, caso seja verificado algum problema, como abandono de emprego, a empresa pode usar esse registro para justificar a aplicação de penalidades ao colaborador.
Nesse sentido, o controle de ponto também protege a empresa de processos trabalhistas associados à adoção desse tipo de medida punitiva.
Transparência no trabalho
Um controle de presença eficiente também garante que os funcionários da empresa possam acompanhar as informações relacionadas a sua própria jornada de trabalho.
Afinal, o registro de ponto pode ser consultado como um documento impresso ou digital, a depender do método de controle adotado.
Isso torna a relação de trabalho mais transparente, e ainda contribui para a melhora do relacionamento entre empresa e empregado.
Organização de trabalho
Outra grande vantagem proporcionada pela implementação do controle de presença dos funcionários é facilitar o trabalho do RH.
Isso é possível porque a adoção de um método de registro de ponto ajuda a organizar as informações relativas à jornada de trabalho dos colaboradores.
Além disso, um bom sistema de controle de ponto também facilita a sistematização de escalas, o controle de férias, a implementação de banco de horas, entre outras atividades.
Esse controle ainda oferece insights importantes, que ajudam a avaliar as taxas de absenteísmo, monitorar indicadores de desempenho, entre outros parâmetros essenciais para qualquer gestão.
Como resultado, os profissionais de RH podem otimizar a realização de cálculos e ajustes nas jornadas, além de facilitar a definição de estratégias para melhorar a gestão de pessoas da empresa.
Ou seja, uma boa ferramenta de controle de ponto torna o trabalho do RH mais fácil, organizado e com menos chance de apresentar erros.
Tipos de controle de presença
Como explicado anteriormente, a legislação vigente permite que as empresas implementem três métodos diferentes de controle de presença. Conheça as principais características e diferenças entre eles a seguir:
Manual
O controle manual consiste no registro dos horários de entrada e saída em uma planilha de controle de presença de funcionários, um cartão de ponto ou um caderno de registro de frequência, também conhecido como livro de ponto.
Apesar de parecer um método de controle mais simples, esse registro manual é pouco funcional, especialmente para empresas que contam com muitos funcionários.
Afinal, além de não ser automatizado, esse sistema manual está mais sujeito a fraudes e erros operacionais.
Como resultado, o RH terá mais dificuldade de fazer cálculos e acompanhar as informações sobre a jornada dos colaboradores.
Mecânico
O controle mecânico, também conhecido como registro cartográfico, é um pouco mais avançado do que o controle manual.
Ele consiste em uma máquina-relógio na qual o funcionário precisa inserir um cartão de ponto para registrar seus horários de entrada e saída. Assim, a própria máquina anota esses horários no cartão, por meio de uma marca ou carimbo.
Apesar desse processo ser mais prático do que controle manual, o registro mecânico também tem suas desvantagens.
A principal delas é que as informações registradas no cartão de ponto devem ser reportadas, contabilizadas e analisadas de modo manual. Isso aumenta as chances de erros durante o monitoramento da jornada e ainda pode atrasar o trabalho do RH.
Eletrônico
O controle de ponto eletrônico ou REP é o método de registro de frequência mais eficiente e prático para acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários.
Afinal, esse método integra recursos tecnológicos em diferentes sistemas de controle de ponto, que variam de acordo com o modelo de controle eletrônico adotado.
De acordo com a Portaria 671, a empresa pode adotar um dos três modelos de REP apresentados abaixo:
- REP-C: O Registrador de Ponto Eletrônico Convencional, também conhecido relógio de ponto, consiste em um registrador de ponto físico no qual o colaborador faz a marcação de ponto;
- REP-A: O Registrador de Ponto Eletrônico Alternativo consiste em um sistema que possui um software utilizado para registrar e arquivar as informações relacionadas às horas trabalhadas dos funcionários. Esse sistema flexibiliza e facilita o controle de ponto;
- REP-P: O Registrador Eletrônico de Ponto via Programa é considerado a opção mais completa, já que além de marcar e armazenar os registros de ponto.
Como escolher um controle de presença para a sua empresa?
A escolha de um bom controle de presença de funcionários exige a análise de diversos fatores, incluindo as necessidades da empresa e os recursos oferecidos por cada sistema.
Além desses critérios, é importante ficar atento aos pontos discutidos a seguir:
Ter adequação com a lei
O primeiro passo para escolher um método de controle de presença é conferir se ele atende às regras determinadas pela Portaria 671.
Entre essas regras, estão a necessidade de cumprimento da jornada estabelecida no contrato de trabalho, a obrigatoriedade de emissão do comprovante de registro de ponto, entre outras normas.
Possuir integração com outros sistemas
Avaliar a integração do método de marcação de ponto com outros sistemas também facilita o monitoramento da jornada dos trabalhadores.
Afinal, existem sistemas de controle de ponto que oferecem integração para gerar relatórios, enviar dados para sistemas de folha de pagamento, entre outras possibilidades.
Como resultado, a integração reduz as chances de erros operacionais e retrabalho, agilizando o dia a dia do RH.
Dispor de um ótimo suporte
Por conta da diferença que um bom serviço de assistência pode fazer no dia a dia das empresas, muitas organizações consideram a qualidade do suporte um dos fatores mais importantes durante a escolha de um método de controle de presença.
Afinal, assim como qualquer outro sistema, uma ferramenta de controle de ponto também está sujeita a imprevistos e problemas. Além disso, pode ser que alguma dúvida apareça durante a utilização da ferramenta de controle.
Em ambos casos, é fundamental contar com o auxílio de um bom time de atendimento e suporte, qualificado para ajudar o usuário sempre que ele precisar. Assim, a empresa evita prejuízos causados por problemas na marcação do ponto dos funcionários.
Ter medidas de segurança
Os registros de ponto dos funcionários são informações confidenciais, que só podem ser acessadas pela empresa e pelos funcionários que fornecem os dados sobre suas respectivas jornadas de trabalho.
Além desses casos, essas informações só podem ser acessadas durante a execução de auditorias autorizadas pela gestão da empresa.
Portanto, a organização precisa garantir que o método de controle de presença escolhido ofereça recursos capazes de garantir a segurança desses dados.
No caso do controle eletrônico, por exemplo, é importante que a ferramenta escolhida permita a criptografia das informações, e apresente certificados de segurança de dados.
Ser intuitivo e fácil de usar
Por fim, um bom sistema de ponto também precisa ser intuitivo e fácil de usar, tanto pelos profissionais de RH quanto pelos demais funcionários da empresa.
Afinal, uma interface amigável, rápida e intuitiva facilita o registro do ponto e demais informações que influenciam na jornada de trabalho.
Além disso, a ferramenta que apresenta essas características também otimiza processos e agiliza o trabalho do RH.
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Além de flexibilizar e facilitar a marcação de ponto, que pode ser feita via web, por aplicativo e até de modo offline, sua plataforma robusta e inteligente ainda é capaz de enviar notificações e lembretes sobre o registro de ponto para o colaborador.
Além disso, é importante lembrar que a Pontotel é classificado como REP-P. Isso significa que, além da marcação, seu sistema também oferece todos os recursos necessários para fazer a gestão e o tratamento completo do ponto dos colaboradores.
Por isso, ela permite o monitoramento em tempo real da jornada dos funcionários, o acesso a mais de 30 tipos de relatórios, a realização de cálculos e de outras tarefas de forma automatizada.
Para completar, essas e outras funções podem ser realizadas de modo seguro, já que o sistema da Pontotel atende todas as exigências relacionadas à segurança jurídica e à segurança de informação associadas a esse tipo de plataforma.
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Conclusão
Adotar um bom sistema de controle de presença de funcionários não é importante apenas para cumprir o que determina a lei.
Na verdade, empresas que investem em métodos eficientes de controle de ponto também são beneficiadas com a redução de erros, otimização do RH e até diminuição de passivos trabalhistas.
Por isso, vale a pena seguir as orientações desse artigo e escolher uma ferramenta eficiente de controle de frequência dos colaboradores da empresa.
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