Entenda o que é KPI e como definir os indicadores de desempenho para o seu RH

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Em um contexto em que as pessoas estão cada vez mais se comunicando de forma digital, é importante que todos saibam para onde devem caminhar e como serão avaliados.

E para isso muitas empresas utilizam o método KPI, ou melhor Key Performance Indicator, para que todos tenham uma visão analítica dos processos, identificando os problemas e corrigindo-os quando necessário.

Definir os KPIs da área de RH não é uma tarefa simples. Os profissionais que traçarem os tipos de indicadores que devem ser acompanhados, precisam estar alinhados com os principais desafios e objetivos da empresa.

É necessário colocar na balança quais são os principais indicadores de RH para um determinado momento.

Uma vez que os KPIs foram definidos, os profissionais da área devem acompanhar a evolução dos números, ou seja, fazer a gestão de indicadores. 

A forma com que esse acompanhamento é feito, muda de empresa para empresa: existem aquelas que o fazem através de planilhas de indicadores, àquelas que contratam um software de RH para gerir os KPIs da área.

Para que todos estejam na mesma página, é importante que os indicadores sejam definidos em uma linguagem simples, clara, e objetiva. 

Cada área possui os seus respectivos KPIs, então é normal que as equipes falem sobre KPI financeiro, KPI de vendas, KPI de produtos, entre outros.

Esse artigo é focado nos principais KPI de RH. Aqui você encontrará os principais pontos para que a definição dos indicadores-chave da área sejam feitos da melhor forma possível, veja:

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KPI: significado e tradução

É normal que algumas pessoas não saibam o que significa KPI, mas vamos te explicar isso e muito mais neste artigo. Vamos lá?

KPI é uma sigla em inglês que significa “Key Performance Indicator” que, traduzida para o português, significa “Indicadores-chave de performance”.

Basicamente, é uma métrica extremamente relevante de gestão utilizada para mensurar o desempenho de algum processo ou de estratégias das empresas.

Além disso,  é muito usada para analisar se determinadas ações e atitudes estão em linha com as expectativas que foram criadas, e se o ROI (retorno de investimento) alcançado é o desejado.

Cabe às organizações definirem quais métricas são estratégicas para elas. Saber exatamente para onde estão caminhando é importante para que não haja perda de tempo e nem de investimentos por parte da empresa.

Os números que são acompanhados dão a visibilidade necessária aos gestores de diferentes áreas da empresa, para saber se suas estratégias estão ou não funcionando. Com a aplicação desta métrica de gestão, fica mais fácil entender quais processos precisam ser ajustados e quais estão acontecendo da forma desejada.

Os números precisam estar redondos para trazerem os resultados reais, pois o KPI é uma ferramenta que depende 100% deles.

KPI: Quais são as diferentes categorias dos KPIs?

imagem de uma caneta marcando uns gráficos

Existem muitas possibilidades de análise, então é fundamental que a empresa saiba quais são os indicadores fundamentais para a saúde de seu negócio. Pontuamos abaixo as 5 principais categorias de KPIs:

  1. Indicadores estratégicos: São eles que dão as informações de como a empresa se encontra em relação ao planejamento feito anteriormente. Ele mostra exatamente se o resultado atingido está acima, igual ou abaixo do esperado. Traz uma visão mais geral do negócio.
  1. Indicadores de qualidade: Eles auxiliam na análise de todo e qualquer tipo de imprevisto ou erro ocorrido durante o processo produtivo. Essa categoria de indicador mostra para a empresa a qualidade de seus processos. Com ele, fica mais fácil entender qual etapa deve receber maior atenção da equipe.
  1. Indicadores de capacidade: Eles mostram qual é a capacidade produtiva das equipes. Assim, as metas de contratação no trimestre, por exemplo, ficam mais justas e factíveis, uma vez que o número foi definido com base em dados.
  1. Indicadores de produtividade: São aplicados com muita frequência na gestão dos negócios. Possuem o objetivo de avaliar a eficiência dos processos e, ao mesmo tempo, o rendimento dos colaboradores. Em linhas gerais, eles agem na mensuração da quantidade de recursos que a empresa injeta em uma determinada área e aponta se esse investimento está fazendo sentido.

Como definir os KPIs certos para o RH?

A definição dos Key Performance Indicator (KPI), independentemente da área da empresa, deve ser feita com base nos números que são mais importantes e estratégicos para a organização.

Existem algumas boas práticas para que a definição dos KPIs sejam bem feitas, e traga, de fato, indicadores importantes para as áreas, veja:

  • Analisar a possibilidade de mensuração: Basicamente, recomenda-se que o profissional que esteja definindo os KPIs de uma determinada área opte por um indicador quantitativo ao invés do qualitativo, pois o primeiro traz uma visão menos subjetiva do que o segundo.
  • Linguagem simples: É importante que a equipe inteira entenda o significado de cada um dos KPIs. Deve-se utilizar termos simples e diretos, que comunicam de forma clara e assertiva com a equipe. Dessa forma, fica mais tranquilo para o time entender os objetivos da área.
  • Criar uma base de dados relevante: Não há maneira melhor de avaliar a evolução e a taxa de sucesso de uma empresa do que através de dados. Quanto maior for a pluralidade desses dados, mais fácil é a compreensão do cenário que a empresa está inserida. Consequentemente, mais bem definidas serão as estratégias.
  • Analisar a estratégia atual: É importante que os KPIs sirvam para expor os números de performance da estratégia atual da empresa. Dessa forma fica mais fácil entender quais ações devem ser mantidas e quais devem passar por um processo de transformação.

KPI de RH: Quais são os principais indicadores?

Excel indicadores de rh

São muitos os indicadores que podem ser acompanhados pelo departamento de recursos humanos das empresas. Veja quais são os 10 mais procurados por profissionais de RH no mundo corporativo:

  1. Taxa de absenteísmo;
  2. Índice de turnover;
  3. Taxa de retenção de talentos;
  4. Taxa de recrutamento e seleção;
  5. Tempo médio na empresa;
  6. Clima organizacional;
  7. Custo individual de benefícios;
  8. Treinamentos;
  9. Horas extras versus horas trabalhadas;
  10. Índice de reclamações trabalhistas.

Agora que você viu os KPIs mais procurados por profissionais de RH no mundo corporativo, veja no detalhe aqueles que são mais acompanhados e conhecidos pelo departamento:

KPI de recrutamento de seleção

Os indicadores de recrutamento e seleção resultam em uma métrica muito importante, que é usada pelas empresas para medir o intervalo de tempo entre a publicação de uma nova vaga e a contratação de um novo colaborador.

Ela aponta a eficiência que os recrutadores da equipe de Aquisição de Talentos possuem ao executar um processo seletivo.

Fazer a leitura de como a empresa busca novos talentos pode promover maior eficiência da equipe, gerando economia de tempo e recursos financeiros.

Quanto maior o tempo que uma equipe de recrutamento e seleção leva para preencher uma determinada vaga, maiores são as chances do processo ter falhas.

Tempo de preenchimento da vaga

O tempo necessário para o preenchimento de vagas é relativo de empresa para empresa. Quando a vaga aberta necessita um profissional muito técnico, é natural que o processo seletivo possua mais etapas, levando mais tempo para ser concluído.

Existem diversos softwares de RH que ajudam as equipes de recrutamento e seleção a encontrarem o profissional certo para a vaga disponível. Eles fazem o trabalho de rastreamento de candidatos e garantem um processo mais simples e eficiente.

Um exemplo de solução que esse tipo de software entrega é a revisão de currículos de maneira automática, permitindo que os colaboradores da equipe tenham mais tempo livre para atuarem de forma estratégica.

Efetivação dos novos colaboradores

Esse KPI indica o número de profissionais que foram contratados no regime de experiência (dentro de 90 dias) pela empresa. Quanto mais alto for este indicador, mais bem sucedido foi o processo de recrutamento e seleção.

Eficácia do processo de recrutamento e seleção

Como dito acima, a eficácia do processo de recrutamento e seleção é comprovada pelo tempo levado entre a publicação de uma vaga aberta e a contratação do novo colaborador. 

As empresas devem colocar um período como meta para o time e acompanhar o andamento dos processos.

Caso a meta não seja batida, devem-se avaliar as etapas do processo e entender os motivos que impediram a equipe de cumprir com o prazo estabelecido.

KPI de retenção de talentos

team building introducao

Com o mercado cada vez mais aquecido, é natural que os seus concorrentes abordem os profissionais que trabalham na sua empresa. Isso acontece porque, o recrutador entende que o período de ramp up do novo colaborador seja mais rápido, fazendo com que o ROI seja encurtado.

Empresas que possuem uma cultura mais forte, um pacote de benefícios atrativo e mantém o colaborador sempre engajado com os desafios da área, tendem a ser menos impactadas com uma demissão voluntária.

Existem sinais que os colaboradores dão quando não estão contentes com a empresa, de maneira geral. É importante que as lideranças saibam fazer esse tipo de leitura e ajuste o que for necessário para que o colaborador tenha vontade de permanecer na empresa.

Pontuamos abaixo alguns indicadores que podem e devem ser acompanhados pelas equipes:

Nível de turnover ou rotatividade

O turnover é a taxa de rotatividade da empresa. Ele compara o número de funcionários contratados e demitidos, de maneira voluntária ou involuntária, durante um período de tempo.

Calcular a porcentagem de turnover da sua empresa pode ser mais simples do que parece, veja o passo a passo:

  1.  Faça a soma entre profissionais desligados de forma voluntária ou involuntária em um prazo determinado;
  2. Entenda quantos funcionários foram contratados nesse mesmo período de tempo;
  3. Divida o primeiro valor pelo segundo (nº de desligamentos / nºcontratações);
  4. O resultado dessa divisão, multiplicado por 100 (cem), trará o percentual de turnover da sua empresa.

Quando falamos sobre turnover como KPI, geralmente ele está relacionado à diminuição desse percentual, dado que quanto maior for o índice de turnover, maior o investimento que a empresa tem de fazer com novas contratações.

O turnover é um dos sinais de que podem estar acontecendo problemas internos, sejam eles em relação à cultura, pacote de benefícios, remuneração, entre outros.

Cabe ao time de RH entender a raiz desse problema. Eles geralmente estão ligados a:

  • Baixa competitividade em relação ao mercado;
  • Problemas de gestão;
  • Falhas nos processos seletivos;
  • Insatisfação dos colaboradores com a empresa.

Nível de produtividade

A produtividade sempre foi e continua sendo uma das principais métricas acompanhadas pelas empresas. Ela aponta quanto a organização produz de receita por colaborador em espaço de tempo pré determinado (geralmente esse período é de 12 meses).

Os indicadores de produtividade, mais uma vez, são relativos de empresa para empresa. Cabe a ela definir qual é a taxa de sucesso dentro dos parâmetros que são importantes para a mesma. 

Os KPIs que se relacionam com a produtividade, tornam-se mais estratégicos no momento em que forem feitas avaliações do empreendimento e capacidade de conclusão dos desafios propostos pela empresa.

Por fim, essa importante métrica permite analisar o posicionamento da organização em relação aos demais players do mercado.

Nível de absenteísmo

imagem de uma estação de trabalho vazia

Através do KPI de nível de absenteísmo, a equipe de RH consegue entender o motivo pelo qual os colaboradores estão se ausentando no ambiente de trabalho.

Entender esse índice é fundamental para que a organização seja bem sucedida. Muitos colaboradores se ausentam pela falta de motivação em executar os seus trabalhos, e entender a raiz desse tipo de problema é de suma importância para a empresa.

Além de contribuir na leitura do problema que está acontecendo, esse tipo de KPI ajuda o RH a fazer a avaliação do clima organizacional.

Dar atenção a estes pontos vai ajudar a empresa a traçar estratégias para que os colaboradores se sintam motivados em executar suas tarefas, contribuindo também no bem-estar dos funcionários.

KPI de treinamento e desenvolvimento

É de grande importância para a empresa e seus colaboradores que, existam rotinas de treinamento e desenvolvimento, sejam eles individuais ou coletivos.

Ao mesmo tempo em que o funcionário sente estar aprendendo e melhorando o seu desempenho, a empresa garante maior qualidade e eficiência em seus processos. Pode-se dizer que, através das rotinas de treinamentos e desenvolvimento, todos saem ganhando. 

Uma vez que o colaborador se sente motivado, engajado e domina um determinado assunto ou processo da empresa, ele pode se tornar um disseminador de conhecimento. Isso faz com que a empresa reduza os investimentos com treinadores externos e, em paralelo a isso, fortalece a cultura do time.

Eficácia do treinamento

É importante que a empresa ofereça treinamentos de qualidade aos seus colaboradores. Para que isso aconteça, a mesma deve entender onde estão os principais pontos de melhoria da equipe e, após esse entendimento, criar um cronograma de treinamentos.

Agindo dessa forma, a organização torna-se mais assertiva quando for definir as pautas do treinamento, e com isso os colaboradores se sentem mais confortáveis, dado que seus gestores estão cientes do que deve ser melhorado.

Fazer treinamentos sem entender as principais dificuldades do time é uma perda de tempo e recursos por parte da empresa, por isso, é muito importante que os principais problemas da equipe sejam definidos com antecedência.

Principais dúvidas sobre KPI

Como vimos até aqui, o universo dos KPIs organizacionais é muito amplo. Poderíamos discorrer sobre esse tema por muito tempo, mas como o objetivo é te ajudar a resolver as suas dúvidas em relação a este tema, pontuamos as dúvidas mais frequentes sobre KPI abaixo.

Qual a diferença entre KPI e métrica?

É muito comum que as pessoas confundam KPI com métrica. Elas não são a mesma coisa, mas uma métrica pode vir a se tornar um indicador-chave de performance.

Confuso, né? Mas tenha calma que vamos nos aprofundar neste ponto!

Enquanto a métrica é apenas algo que pode ser medido e acompanhado pelas empresas, o KPI é o conjunto dos indicadores mais importantes para o seu negócio. Se em um determinado momento a métrica passa a ser estratégica, ela pode se tornar um indicador-chave de performance, ou seja, um KPI.

O grande “X” da questão é o entendimento de quais são as métricas mais estratégicas para o seu negócio. Uma vez que elas forem definidas, os seus KPIs também estão definidos.

Resumindo, um indicador-chave de performance precisa ser super valioso para a saúde da organização e auxiliar os líderes em momentos de tomada de decisões.

O que são os KPIs primários e KPIs secundários?

Os KPIs primários são os principais indicadores da área. Eles mostrarão se as estratégias e ações implementadas por uma determinada equipe estão ou não dando certo. Geralmente são apresentados para os diretores da empresa, como CEO, CFO, CMO, CHRO, entre outros.

Em contrapartida, os KPIs secundários são levantados pelos times e apresentados para a liderança direta. Geralmente são mais detalhados e mostram se os processos estão ou não rodando da forma com que deveriam.

Em suma, o primário é mais generalista e apresentado aos diretores, enquanto os secundários são mais detalhados e apresentados para os líderes diretos dos times mais operacionais.

KPI: como medir os indicadores de desempenho?

Isso é bem relativo. Como dito acima, existem empresas que fazem o controle dos KPIs através de planilhas e empresas que contratam softwares desenvolvidos para que esse acompanhamento seja feito de maneira mais prática e eficaz.

Recomenda-se que, caso a empresa tenha recursos para investir no RH, sejam feitos investimentos em ferramentas.

Além de trazer maior assertividade na análise, elas deixarão membros da equipe livres para executarem tarefas mais estratégicas.

Qual a importância dos KPIs para uma empresa?

Entendemos que é muito importante que as empresas acompanhem as métricas de Recursos Humanos, então pontuamos abaixo algumas razões e seus respectivos benefícios, para você e sua equipe acompanharem os seus KPIs:

  • A organização dos processos internos é extremamente importante para que os profissionais conheçam melhor os seus negócios. Com a análise dos indicadores-chave, fica mais fácil identificar os problemas e traçar estratégias para que os processos internos sejam aprimorados.
  • O cumprimento das metas é afetado de maneira positiva, uma vez que os objetivos das áreas estão mais claros e bem definidos. Através do acompanhamento das métricas do RH é possível entender se o time está sendo ou não produtivo e se a meta está ou não factível.
  • As análises subjetivas são necessárias, mas existem ocasiões onde é mais interessante para a empresa fazer análises objetivas. Nesse ponto, as métricas dos KPIs contribuem bastante. São elas as responsáveis por trazerem maior objetividade nas entregas do setor, facilitando a execução dos processos.

Como o PontoTel ajuda a medir os KPI ‘s do RH?

Por sermos uma plataforma completa de gestão e controle de ponto, através dos nossos relatórios, fica mais fácil entender indicadores-chave de performance como o de absenteísmo e produtividade, por exemplo.

Com o nosso software de gestão de ponto, os gestores conseguem acompanhar em tempo real se o colaborador está ou não iniciando o seu dia de trabalho, presencial ou em home office. Através dele conseguimos proporcionar uma visão 360º de horas trabalhadas.

Quer saber mais sobre como o PontoTel pode te ajudar a ter indicadores sobre absenteísmo, horas extras, faltas entre outros relacionados à jornada? 

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Conclusão

Em linhas gerais, pudemos perceber que quando o assunto são os KPIs, a conversa pode ser muito aprofundada.

Vale ressaltar a importância de definir muito bem quais são os principais objetivos organizacionais, entender onde estão as falhas no processo e, principalmente, usar os números a favor das empresas.

Uma vez que os KPIs estiverem bem desenhados, as equipes perderão menos tempo com atividades que não são relevantes e conseguirão corrigir de forma rápida os gargalos das áreas.

É importante que tudo seja registrado para que as evoluções nos diversos sejam notadas e apresentadas ao restante da empresa. Uma base sólida e saudável de dados como os que falamos aqui, com certeza pode gerar grandes ganhos na cultura da empresa, na retenção de talentos e no clima organizacional.

Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado com uma visão geral sobre os indicadores-chave de performance. Para mais conteúdos como este, siga as nossas redes sociais e continue acompanhando nosso blog!

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