Em muitas empresas as atividades do RH, incluindo as de DP, ainda são realizadas de forma braçal. Mas o surgimento e aprimoramento dos softwares de Recursos Humanos está mudando esse cenário, o que traz mais produtividade e estratégia para ambos os setores.

Neste artigo, vamos falar sobre quais atividades do RH e do DP mais se beneficiam com a implantação de um software e qual é o momento ideal para a empresa investir nisso. Ao final, daremos dicas importantes para escolher o sistema de RH ideal para o seu negócio. Confira!

• Quais atividades do RH e do DP podem se beneficiar com um software?
• Em que momento a empresa deve utilizar um software de Recursos Humanos?
• Como escolher um software de RH ideal para a empresa?

Boa leitura!

A tecnologia para RH está bastante evoluída e já proporciona benefícios para praticamente todos os seus subsistemas. Contudo, existem algumas atividades que se destacam, com impactos ainda mais positivos para o setor e para a empresa como um todo. Veja os principais exemplos abaixo.

Cálculo da folha de pagamento

A folha de pagamento é, sem dúvidas, o processo mais importante do Departamento Pessoal. Ela precisa ser realizada com alta precisão, pois os erros podem gerar prejuízo aos colaboradores ou à empresa, e ainda causa desgastes desnecessários na relação entre as partes. 

Gerar uma folha de pagamento manualmente abre margem para erros, tanto nos lançamentos quanto nos cálculos em si.

O software de recursos humanos é capaz de fechar uma folha com muito mais agilidade e acuracidade. Por meio de integração com outros processos, tais como o controle de jornada, férias e benefícios, ele coleta todos os dados diretamente de suas fontes, aplica todas as regras legais e internas da empresa parametrizadas e calcula exatamente o que a empresa deve pagar a cada um de seus colaboradores.

Cálculo e controle de férias

O controle de férias pode ser um verdadeiro pesadelo para os gestores de área quando não é feito de forma organizada e antecipada. O uso de planilhas até pode ajudar de alguma forma, mas não consegue atingir o nível de automação que um software de RH proporciona, tanto para as lideranças quanto para o setor de pessoal.

Além de permitir uma visão melhor dos vencimentos dos períodos de concessão das férias de cada colaborador, o sistema de RH realiza os cálculos do pagamento, considerando todas as suas particularidades. 

Dessa forma, os gestores podem planejar melhor as férias de cada membro da equipe e o DP realiza os cálculos e toda a parte burocrática de forma simples e prática.

Controle de jornada dos colaboradores

O controle de jornada de trabalho é uma das informações mais importantes para o cálculo da folha de pagamento. É com base na quantidade de horas trabalhadas que o salário de cada colaborador é calculado. Essa atividade também é responsável por averiguar as faltas, afastamentos, realização de horas-extras, acúmulo de horas em banco, entre outras questões.

O software de RH pode auxiliar desde a integração com o sistema de ponto eletrônico, transformando os registros de entradas e saídas em cálculo de horas trabalhadas, até o lançamento de dados de tempos, diretamente na folha de pagamento. 

Conforme as regras parametrizadas, é possível determinar se haverá descontos ou acréscimos no pagamento a cada período de apuração, tudo de forma automática e simplificada.

Processos de recrutamento e seleção

A qualidade dos processos de recrutamento e seleção é imprescindível para o sucesso de uma empresa. Ter as pessoas certas nos times é o que faz a organização alcançar seus objetivos e se destacar no mercado. Isso requer organização, metodologia e precisão.

Com a ajuda de um software, o RH consegue divulgar suas vagas e obter as informações necessárias para a seleção de forma mais estruturada e até mesmo aplicar testes comportamentais e técnicos nos candidatos. 

Tudo isso, permite um processo mais alinhado às necessidades do negócio e, consequentemente, a contratação dos profissionais certos para cada cargo.

Treinamento e desenvolvimento

O desenvolvimento dos colaboradores é uma atividade que proporciona crescimento para a empresa e fortalecimento da sua base de conhecimento. É fundamental que haja o planejamento dos cursos e treinamentos que serão oferecidos, bem como o controle de quais são os profissionais que serão beneficiados por cada um deles.

O software de RH ajuda a acompanhar a evolução de cada pessoa dentro da organização, comparando suas competências e resultados com o que é esperado para o cargo que ocupa. Fica mais fácil identificar as necessidades de treinamento e até mesmo as oportunidades de promoção de alguns profissionais como estratégia de retenção.

No mundo cada vez mais tecnológico que vivemos, não seria um grande exagero afirmar que toda empresa, de qualquer tamanho, poderia começar a utilizar um software de RH. Mas sabemos que existem limitações, principalmente orçamentárias, que impedem que as coisas sejam dessa forma. 

Por isso, uma forma interessante de saber se a sua empresa está pronta para ter um software no RH é analisando o esforço que o setor tem feito para entregar suas tarefas. 

Enquanto a empresa cresce e o volume da demanda aumenta, a implementação de um sistema se torna mais eficaz do que a contratação de mais profissionais para o setor, pois permite entregas mais ágeis e precisas.

Para escolher o software ideal para a sua empresa, antes, é preciso compreender que cada organização tem as suas particularidades que precisam ser consideradas e respeitadas. O que funciona bem para uma, pode não surtir o mesmo efeito em outra. Veja algumas orientações bastante úteis nesse sentido:

• Defina quais serão os processos a serem automatizados e uma ordem de priorização entre eles, caso precise fazer uma implementação em etapas;
• Entenda quais são as necessidades específicas do seu negócio que possam interferir nos recursos que o sistema deve oferecer;
• Pesquise as opções disponíveis no mercado, faça um trabalho de benchmark;
• Contrate uma consultoria especializada para auxiliar nesse processo.

Conclusão

Como você pôde ver ao longo deste texto, o software de Recursos Humanos oferece muitas vantagens para organizações de qualquer tamanho e segmento. Com a ajuda de uma consultoria de confiança, a sua empresa pode encontrar o sistema ideal para alcançar seus objetivos e se destacar no mercado. 

Este conteúdo foi desenvolvido originalmente pela Sociis RH. Consultoria de Recursos Humanos especializada em soluções estratégicas.