Subsistemas de RH: O que são e quais as vantagens para as empresas

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Você já ouviu falar sobre Subsistemas de RH, e como eles podem otimizar as tarefas do departamento de recursos humanos?

Bom, não há como negar a importância do RH no mundo corporativo. Afinal, os profissionais deste departamento devem se preocupar em garantir que a empresa e os funcionários alcancem as metas desejadas.

E a gestão de recursos humanos é essencial para garantir esses objetivos, que vão desde assegurar um bom ambiente de trabalho para todos, ao desempenho da empresa no mercado, até sua produtividade. 

São muitas responsabilidades, não é mesmo? Por isso, é fundamental investir em ferramentas e metodologias que ajudem no desempenho dessas tarefas, como por exemplo o uso dos subsistemas de RH.

Esse conceito foi proposto pelo pesquisador e escritor brasileiro Idalberto Chiavenato, que defendeu que a divisão das tarefas deste departamento em subsistemas possibilita uma melhor visão sobre todos os processos de gestão de pessoas, e traz uma série de benefícios para toda a organização.

Neste texto, vou explicar o que são esses subsistemas, como funcionam, e como sua empresa pode adotá-los. 

Já adianto que, para ter todos os benefícios, o uso da tecnologia é fundamental, principalmente a adoção de um sistema que otimize o gerenciamento e desenvolvimento dessas tarefas.

Mas antes de começarmos, confira os tópicos que serão abordados:

Vamos lá.

O que é um Subsistema de RH?

Antes de explicar o que são esses subsistemas, é necessário entender um pouco mais sobre a gestão de pessoas, uma vez que esses dois conceitos estão relacionados.

Essa gestão nada mais é do que um conjunto de práticas que possui o objetivo de desenvolver o capital humano nas empresas. Em outras palavras, ela busca as melhores técnicas que visem uma maior motivação, comunicação, retenção e captação dos colaboradores, para que consigam melhorar seu desempenho.

Toda empresa precisa de um bom grupo de colaboradores para que consiga funcionar e se destacar, e uma gestão de pessoas eficiente é capaz não só de ajudar a organização a alcançar essas metas, como também de proporcionar outros benefícios como uma menor taxa de turnover e melhorar o clima organizacional.

Para ajudar os profissionais deste departamento nessas tarefas, Chiavenato, que também é especialista em administração de empresas, propôs uma forma de reorganizar essas funções em subsistemas de RH, para que se tenha um maior controle sobre elas 

Esses subsistemas são 5 categorias que agrupam todas as funções do departamento em áreas específicas segundo os objetivos de cada uma, e que ao mesmo tempo as mantenham conectadas. São elas:

  • Provisão de recursos humanos
  • Aplicação de pessoas
  • Manutenção de pessoas
  • Desenvolvimento de pessoas
  • Monitoramento de pessoas

Sei que esses termos podem parecer complexos e confusos para muitas pessoas, mas não se preocupe, pois eles são fáceis de se entender e de serem aplicados. Vou explicar em detalhes cada um deles daqui a pouco, mas antes disso, vamos entender mais sobre as funções desses subsistemas.

Quais são as funções dos subsistemas de RH?

Os subsistemas de RH podem ser usados para diversas finalidades do departamento, dependendo de qual área ele irá atuar.

Imagino que tenha ficado confuso, mas não se preocupe, vou explicar.

Lembra que eu mencionei no tópico anterior que existem 5 categorias de subsistemas? Cada uma delas atua em uma área desse departamento, ou seja, em uma função específica. Como em cada uma delas o objetivo desejado será diferente, o método que será usado para alcançá-lo também será diferente.

Mas apesar disso, podemos dizer que, de forma geral, os subsistemas de RH foram criados para permitir que os responsáveis por esse departamento consigam ter um maior controle sobre o desempenho de suas tarefas, além é claro de garantir maior eficiência na gestão de pessoas.

Agora, além desse benefício, esses subsistemas garantem muitas outras vantagens para a sua empresa. Sabe quais?

Quais as vantagens e a importância para a empresa?

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Implantar essa divisão do RH não é uma tarefa fácil, mas garanto que se for feita de forma eficaz, trará uma série de benefícios para o seu negócio. Dentre eles, podemos citar: 

São muitos benefícios, não é mesmo? Para ter isso, é necessário saber não só as características de cada um dos subsistemas, mas principalmente como usar a tecnologia à seu favor, para ajudá-lo a ter um bom gerenciamento deles.

Vamos falar sobre cada um desses itens nos próximos tópicos, começando pela descrição de cada um dos subsistemas.

Tipos de subsistemas de RH

Como disse acima, existem 5 tipos de subsistemas descritos por Chiavenato, que devem funcionar de maneira integrada e eficiente para garantir o crescimento da empresa, fazer com que se destaque, e com que tenha todos os benefícios acima.

Por isso, confira abaixo as características de cada uma dessas categorias.

Provisão de recursos humanos 

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O primeiro subsistema é o de provisão de recursos humanos. Ele é responsável pela contratação de pessoas, e pela elaboração das melhores estratégias de atrair esses novos colaboradores para o processo seletivo.

Ele foi criado para que os responsáveis por essa tarefa definam o melhor tipo de recrutamento a ser usado para atrair esses profissionais, assim como os detalhes do processo seletivo em geral. 

Quantas fases serão necessárias? Deve ser feita uma dinâmica em grupo? Aplicar algum teste de conhecimentos gerais, específicos ou de habilidades?

Um processo seletivo bem estruturado e assertivo é fundamental para a contratação de bons profissionais, e para isso, é necessário planejar todo o caminho que será percorrido pelos candidatos nessa seleção. 

Além disso, é extremamente importante que os responsáveis por essa tarefa saibam exatamente o perfil desejado pela contratante, assim como os requisitos e habilidades necessárias para a vaga em questão.

Temos um artigo completo que ajudará sua empresa no processo de recrutamento e seleção. Clique e acesse: Recrutamento e Seleção: O que é? Principais Atividades de R&S.

Com essas informações, e com a divulgação da vaga nos melhores canais (redes sociais, site da empresa, ou plataformas de recrutamento por exemplo), o RH conseguirá ter um processo seletivo muito mais eficiente.

Aplicação de pessoas

Uma vez que o RH consegue realizar o processo seletivo e contratar o melhor profissional, o próximo passo é aloca-lo ao seu novo cargo e avaliá-lo. Esse momento é o segundo subsistema, chamado de aplicação de pessoas. 

Antes de realizar cada uma dessas tarefas, contudo, o responsável por esse subsistema deve deixar claro as funções que serão realizadas, assim como o salário condizente com o cargo. Com essas informações, deve-se começar a alocação desse profissional.

Essa etapa é extremamente importante para que o funcionário se sinta parte da empresa e de seus colegas. Dessa forma, o apresente à seus novos colegas, mostre seu local de trabalho, e principalmente o introduza à cultura organizacional. Segundo Chiavenato, ela é capaz de estimular a satisfação no trabalho, a motivação e o desempenho dos colaboradores.

“Os indivíduos aguardam recompensas, satisfações e frustrações e, essas expectativas tendem a levar à motivação. Fatores de satisfação são os que demonstram os sentimentos mais positivos do profissional em relação ao trabalho”, Chiavenato (2002).

A segunda tarefa, por sua vez, é avaliar o desempenho desse novo profissional. É importante verificar o processo de adaptação desse funcionário, se está conseguindo ou não realizar suas responsabilidades, e o que pode ser feito para ajudá-lo caso necessário.

Vale lembrar que essa análise deve ser feita não só com o novo colaborador, mas com todos os funcionários e de forma periódica, para garantir que todos estejam alinhados e conquistando as metas estipuladas pela contratante.

Manutenção de pessoas

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Por mais que a empresa consiga realizar um processo seletivo efetivo, e contratar os melhores profissionais, é muito comum ver situações em que não conseguem reter esses talentos por muito tempo.

O terceiro subsistema, chamado de manutenção de pessoas, foca nas melhores estratégias para reter os colaboradores e, consequentemente, reduzir o índice de turnover.

Esses profissionais devem saber como motivar e engajar as equipes, para que haja um bom clima organizacional e para que todos se sintam felizes em seus ambientes de trabalho. 

Um grande exemplo que é muito visto no mundo corporativo é a prática do team building. Esse treinamento foca em melhorar as relações entre os funcionários, por meio de um conjunto de técnicas que visam o desenvolvimento emocional e comportamental.

Mas além dele, existem diversas outras formas e ações para motivar os colaboradores, como por exemplo:

  • Estabelecer um plano de carreira;
  • Pacote de benefícios (como plano de saúde, odontológico, parceria com academias, creches, e vale refeição);
  • Adotar uma política de bonificação por produtividade ou pelo cumprimento das metas estabelecidas;
  • Reajuste salarial;
  • Realizar feedbacks constantes.

Com essas ações, sua empresa conseguirá reter esses profissionais, fazer com que sejam mais produtivos, e evitar uma alta rotatividade. 

De acordo com uma pesquisa feita pelo Jornal Valor, seis em cada dez pessoas no Brasil valorizam muito mais um bom ambiente de trabalho do que o próprio salário. Além disso, 54% dos entrevistados consideram que trabalhar com colegas agradáveis é mais importante do que receber uma boa remuneração.

Desenvolvimento de pessoas

Junto às ações para motivar e engajar os colaboradores que citei acima, outra questão que sua empresa também deve se preocupar é proporcionar formas que treinem e desenvolvam as habilidades dos funcionários.

O quarto subsistema, de desenvolvimento de pessoas, é a área responsável por garantir essas oportunidades, seja por meio de treinamentos, ou de cursos, workshops, oficinas, congressos, palestras, simpósios, e muitas outras opções.

Essas ações podem ser usadas tanto com o objeto de desenvolvimento profissional, quanto das habilidades comportamentais dos funcionários, que abrange questões como suas capacidades de decisão, empatia e liderança.

Com um mercado de trabalho cada vez mais competitivo, fazer com que seu negócio cresça e se destaque muitas vezes se torna uma tarefa difícil, mas programas de treinamento e capacitação de funcionários são algumas das melhores formas de se preparar para conquistar isso.

Afinal, esses treinamentos irão não só desenvolver as habilidades dos colaboradores, como também aperfeiçoar a comunicação entre as equipes, proporcionar melhor gerenciamento de tempo, ajudar na retenção de talentos, e aumentar a eficácia dos objetivos da sua empresa de forma geral.

Para ter sucesso neste subsistema, o primeiro passo é identificar as necessidades da sua organização, ou seja, qual o objetivo de se organizar essas ações, para a partir disso, elaborar o seu planejamento de treinamento.

Aqui, é importante avaliar: quais treinamentos já estão sendo usados na empresa? Devem ser mantidos ou mudados? Quais os melhores treinamentos disponíveis? Qual o estilo de aprendizagem dos colaboradores? O treinamento deve ser feito online ou presencial?

A tecnologia é uma grande aliada nessa etapa, vou comentar melhor sobre isso daqui a pouco. Antes, vamos ver o último subsistema.

Monitoramento de pessoas

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Se você chegou até aqui, então viu quantas tarefas o departamento de recursos humanos deve lidar. Com tantas responsabilidades e funções, nada disso será possível sem o mínimo de organização, especialmente para grandes empresas.

Por isso, o quinto e último subsistema é o de monitoramento de pessoas, que tem o objetivo de manter todas as informações dos colaboradores em ordem e organizadas. Ele funciona como um banco de dados para a organização, que deve ser integrado e colaborar com todos os outros subsistemas, para que tenha todos esses dados atualizados. 

Isso envolve informações como: currículos; documentos gerais; contratos de trabalho; resultados de avaliações de desempenho dos funcionários; os feedbacks realizados; e até mesmo os dados de jornada de todos os colaboradores.

Para que sua empresa consiga ter uma gestão eficaz dessas informações, o uso da tecnologia é indispensável. Confira o próximo tópico para entender mais.

Como a tecnologia auxilia na gestão dos subsistemas de RH?

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Vivemos em um mundo marcado pelos avanços tecnológicos, que influenciam e impactam diversas áreas do mundo corporativo. Apesar de muitos estudiosos acreditarem que já estamos na chamada indústria 5.0, foi somente há pouco tempo que os efeitos da indústria 4.0 foram sentidos na nossa sociedade.

Essa etapa proporcionou que diversos avanços e descobertas tecnológicas fossem aplicadas no mundo corporativo, por meio de diversos sistemas como Big Data, computação em nuvem; impressão em 3D; inteligência artificial; e até mesmo treinamento à distância como o e-leadership.

Mas afinal, como essas ferramentas podem ajudar o RH, e mais especificamente os subsistemas?

Com tantas funções e responsabilidades, o primeiro grande benefício do uso da tecnologia nesse departamento é garantir a automação de processos, fazendo com que diversas atividades sejam otimizadas, e permitindo que esses profissionais consigam se empenhar à muitas outras tarefas.

Como exemplo, programas como o People Analytics ajudam na gestão de RH como um todo, captando dados dos colaboradores que proporcionam uma visão mais estratégica para ajudar a empresa na tomada de decisões.

Outro ponto muito beneficiado pela tecnologia é a comunicação, que é fundamental em todas as empresas. Afinal, se os colaboradores e gestores não estiverem alinhados, e não se comunicarem de forma eficaz diariamente, não conseguirão desempenhar suas tarefas da melhor forma possível.

No RH, isso se torna ainda mais importante, uma vez que todos os subsistemas devem funcionar em conjunto para que sejam eficazes. Com os avanços tecnológicos, essa comunicação se tornou muito mais prática, por meio de videoconferências, chats internos, e até outros aplicativos.

Por fim, outro avanço que está cada vez mais sendo visto é o e-leadership, um novo modelo de liderança que ajuda as empresas a liderarem e potencializarem as competências dos millenials, que são a grande maioria dos profissionais no mundo corporativo.

Além de contribuir para uma maior motivação dos colaboradores, esse modelo também contribui para melhorar o clima organizacional, para reduzir índices de absenteísmo e turnover, e para ajudar na resolução de problemas.

Esses são apenas alguns exemplos de sistemas e ferramentas que surgiram e que irão beneficiar o RH. Mas além delas, sua empresa pode contar com a ajuda de um profissional para garantir que tudo isso seja aplicado e usado de forma eficaz.

Como o coach pode ajudar?

Muitas empresas já contam com a ajuda do coach para diversas tarefas. Mas você sabe exatamente qual a sua função?

Esse profissional é especializado na metodologia do coaching, que reúne diversas técnicas, metodologias e ferramentas, de diversas ciências como a administração, gestão de pessoas, psicologia, recursos humanos e planejamento estratégico.

Seu objetivo é alcançar os melhores resultados em diversos contextos, desde o profissional, até o pessoal, social, familiar e financeiro, trazendo mudanças efetivas em um curto período de tempo. 

No RH, essa metodologia funciona como uma facilitadora, ajudando a maximizar as tarefas de cada um dos subsistemas, e potencializando os resultados desejados. 

O coach, dessa forma, oferecerá todo o suporte necessário para a evolução pessoal e profissional dos colaboradores, reunindo todas as informações da empresa e elaborando as melhores metodologias e estratégias para ajudar esse departamento.

Com esse profissional e com o uso da tecnologia, os subsistemas de RH com certeza conseguirão desempenhar suas funções de forma muito mais organizada e eficaz. Para garantir isso, existe um sistema específico que não pode faltar em sua empresa. Sabe qual?

Qual a relação entre o PontoTel e os 5 tipos de subsistemas de RH?

Se você chegou até aqui, então viu como a divisão do RH em subsistemas, auxiliados pela tecnologia, pode otimizar a rotina desse departamento. Outra forma de ajudar ainda mais as tarefas desses profissionais é por meio de um controle de ponto. Sabe porquê?

Como mencionei mais acima, o controle de jornada é uma das responsabilidades desse departamento. 

Ele é extremamente importante de ser adotado em todas as empresas, uma vez que a partir de sistemas completos e modernos, seu negócio terá uma maior segurança no registro dos horários dos colaboradores, uma melhor organização das informações de jornada e, consequentemente, uma melhor gestão organizacional.

De acordo com o art. 74 da CLT, todo estabelecimento que tiver mais de 20 colaboradores é obrigado a adotar um controle de ponto. Mas com tantos modelos disponíveis, qual a melhor opção para o seu negócio?

O PontoTel é o melhor sistema disponível no mercado de trabalho, com diversas ferramentas que com certeza irão otimizar as tarefas do departamento de recursos humanos.

Com um software que funciona online e offline, o sistema uniu o registro, tratamento e gestão de ponto em um único lugar, permitindo que os gestores acompanhem todas as informações dos colaboradores em tempo real, e realizem modificações necessárias sem ter que esperar até o final do mês.

Como exemplo, estão os dashboards customizáveis, que mostram métricas e indicadores importantes a partir de dados como faltas, atrasos, e quantidade de horas extras, para que a empresa elabore as melhores estratégias para alcançar suas metas.

Além deles, o PontoTel possui um painel de acompanhamento customizável que possibilita o gerenciamento em tempo real de todas as informações acima, que facilita a gestão de pessoas e auxilia na resolução de problemas.

Essas e muitas outras ferramentas do sistema são extremamente benéficas para o RH, que conseguirá desempenhar suas funções de forma muito mais otimizada e segura, além de ter uma maior organização de todas as informações dos colaboradores.

Agende uma demonstração e conheça mais sobre o sistema da PontoTel, e como ele pode ajudar o seu negócio. 

Conclusão

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Os subsistemas de RH foram criados com o objetivo de ajudar o departamento a ter uma maior organização e eficiência no desempenho de suas tarefas. Com eles, seu negócio terá diversas vantagens, que ajudarão sua empresa a crescer e a se destacar.

Por isso, neste texto, expliquei as características de cada um desses sistemas, e como a tecnologia irá auxiliar em sua implantação.

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