Guia da Gestão de ponto: Como torná-la mais eficiente?

Diversas empresas no Brasil possuem mais de 20 funcionários em seus estabelecimentos. Isso quer dizer que cada uma delas, tem por lei a obrigatoriedade de fazer a anotação dos horários da jornada de trabalho desses colaboradores. 

Entretanto, diariamente os setores de RH/DP enfrentam problemas com a sua gestão de ponto. Com processos demorados e diversos sistemas complicados e arcaicos, fazer o tratamento e o fechamento de ponto se torna uma tarefa bastante difícil e estressante. 

Mas, será que existe uma forma de tornar a gestão de ponto algo menos complicado e estressante? 

A resposta é sim, se o seu RH ainda sofre com a gestão de ponto, saiba que hoje em dia já existem boas soluções para esse problema. Então, se você quer saber como otimizar a sua gestão de ponto e torná-la mais otimizada e estratégica está no lugar certo. 

Aqui você terá as respostas para as principais dúvidas relacionadas ao controle de ponto e dicas como torná-lo mais funcional. Veja abaixo os assuntos que trataremos aqui:

Boa leitura!

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O que é a gestão de ponto?

A gestão de ponto é o processo relacionado ao controle da jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa. 

Dela são extraídas informações importantes para a folha de pagamento mensal, gestão de benefícios, e também dados de banco de horas, absenteísmo, horas extras entre outros índices importantes para a gestão de uma empresa.

Em caso de atestado odontológico, o dentista pode dar um atestado para alguns procedimentos como manutenção de aparelho ortodôntico ou extração de dente.

Para que serve a gestão de ponto?

A gestão de ponto serve para que a empresa consiga mensurar os horários de trabalho dos funcionários e transformá-los em dados importantes para sua gestão. 

Como por exemplo, saber se as jornadas estão sendo cumpridas da forma correta, identificar onde estão gargalos no dia a dia da empresa, descobrir como está a assiduidade dos funcionários.  

O que deve ser feito na gestão de ponto?

A gestão de ponto envolve todo o processo de controle de ponto, que começa na definição de jornada, passa pela marcação de ponto e vai até o tratamento das informações para tirar os apontamentos. 

Falando assim parece algo bastante rápido. Contudo, dentro dessas etapas que comentamos, existem diversas outras que se a empresa não tiver um bom processo podem ser bastante estressantes.

Quais as etapas? 

Cada empresa possui diferentes etapas no seu processo de gestão de ponto. Algumas contudo, são gerais e podemos encontrá-las em diversas empresas, podemos dividi-las em:

  • Controle de jornada;
  • Cálculos de horas; 
  • Tratamento de ponto; 
  • Apontamentos; 
  • Fechamento de folha.

Vamos ver no que se consiste cada uma delas. 

Controle de jornada

De acordo com o artigo 58 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), todo colaborador celetista deve ter uma jornada de 8 horas diárias, que pode ser acrescida de até duas horas extras diárias, que devem ser remuneradas ou compensadas posteriormente. 

Essa informação é importante pois, faz parte do controle de jornada. De forma que a sua empresa deve estar atenta aos horários dos funcionários, para que não sejam ultrapassados os limites. 

Para que isso aconteça, é necessário um registro diário do ponto dos funcionários marcando os horários durante um dia de expediente. 

Após realizar todas as anotações, ao final do mês é necessário realizar o tratamento dos horários marcados. 

 

Tratamento de ponto

O tratamento, é a etapa da gestão do ponto em que todos os dados anotados na folha dos funcionários são tratados. 

É nesta etapa que são identificados os atrasos, faltas, atestados, dispensas, horas extras e outras informações da jornada a partir do cálculo de horas.

 Imagina que você tem uma folha cheia de dados que precisam ser interpretados para chegar a uma conclusão, isso é o tratamento de ponto. 

Apontamentos

Após feito o tratamento do ponto é hora de tirar os apontamentos,  que são informações concretas da jornada, exemplo: total de horas extras, total de faltas, total de atrasos. 

Todas essas informações são encaminhadas para a folha de pagamento ao final do mês, por isso, a etapa de tirar os apontamentos também é conhecida como fechamento da folha de ponto. 

Aqui nós falamos de forma bem resumida, mas no seu dia a dia, pode ser que tenham muito mais etapas ou você tenha que lidar com muitos outros processos até chegar ao fechamento do ponto. 

Por isso,  a seguir veremos como deixar essa missão de fazer a gestão do ponto de forma mais otimizada possível.

Qual a melhor forma de fazer a gestão de ponto?

Existem muitas formas de cuidar da gestão de ponto de uma empresa, todavia antes de pensar em ferramentas você precisa estar atento a duas coisas extremamente importantes. 

Acompanhe!

Conheça as regras das leis trabalhistas

Sim, para fazer uma boa gestão de ponto você precisa identificar possíveis falhas jurídicas e prevenir a sua empresa. 

Para isso, você deve saber o mínimo sobre a legislação trabalhista, saber tudo que ela prevê, quais são as regras para diferentes funcionários,  quais são as faltas justificadas pela lei, como funcionam os intervalos e muitas outras regras que tem relação com a jornada de trabalho de um funcionário. 

No Blog PontoTel, temos conteúdos novos toda semana para ajudar a sua empresa a se manter atualizada, e recentemente fizemos um artigo sobre as leis trabalhistas 2020, vale a pena conferir para ficar por dentro do que mudou neste ano, aproveite sua visita e leia: Leis trabalhistas 2020: conheça as principais mudanças!

Crie políticas internas

É preciso que a sua empresa tenha boas políticas relacionadas aos horários dos funcionários. Regras referente a tolerância de atrasos, horas extras, banco de horas, atestados. 

Todas essas pendências que acontecem com qualquer empresa, com os procedimentos já acertados fica mais fácil fazer a gestão de ponto.

Agora sim podemos falar sobre as ferramentas principais para uma gestão de ponto. 

Quais ferramentas utilizar para gestão de ponto?

Registro de ponto 

Como vimos, a gestão de ponto tem como uma das suas etapas iniciais o registro de ponto, para isso, você possui algumas opções, são elas:

  • Ponto manual
  • Ponto mecânico 
  • Relógio de ponto eletrônico 
  • Aplicativos de ponto 

Vamos entender brevemente cada um deles. 

Ponto manual

O ponto manual é um dos mais utilizados em empresas com poucos funcionários, ele consiste na anotação manual dos horários das jornadas feita diariamente pelos funcionários da empresa.

Ao final do mês cabe aos responsáveis pela gestão de ponto recolher as folhas para fazer o cálculo de horas e assim poder tirar os apontamentos. 

Ponto mecânico 

Essa é uma das formas mais antigas de anotar o ponto, e para se marcar os horários é necessário um cartão de ponto. 

Todos os dias os funcionários precisam inserir o seu cartão de papel no equipamento para que os seus horários de entrada, pausa e saída sejam carimbados. 

E, ao final do mês esses cartões são recolhidos para que seja feito o tratamento e os apontamentos do ponto. 

Relógio de ponto eletrônico 

Nessa forma de registro as coisas começam a melhorar um pouco, o relógio de ponto traz um pouco mais de segurança jurídica para a marcação do ponto e os funcionários fazem a anotação através de um equipamento de ponto eletrônico

Aplicativos de ponto 

Os aplicativos de ponto são a forma mais atual e tecnológica de controle de jornada. Nele os funcionários fazem a marcação através de um dispositivo móvel que funciona de forma online e possui armazenamento em nuvem.

Isso quer dizer que as informações podem ser conferidas em tempo real pelo RH. 

Sistema de tratamento de ponto

Após o registro, a sua empresa precisa fazer o tratamento das informações, e a melhor forma de fazer esse tratamento é utilizando um sistema de tratamento de ponto

Mas atenção! É importante que o seu sistema de tratamento siga todas as regras estabelecidas pela portaria 1510. 

A melhor coisa é que você tenha um sistema tecnológico que faça a integração com o registro de ponto e que tenha todas as funcionalidades necessárias. Assim, a sua empresa não precisa utilizar diversos sistemas e pode ter todo o processo centralizado em um único software, otimizando o dia a dia da sua empresa. 

Agora que já falamos sobre as principais etapas da gestão de ponto, você precisa saber quais são os benefícios de apostar em uma boa gestão.

Quais os benefícios da gestão de ponto para a minha empresa?

Uma boa gestão de ponto irá prevenir a sua empresa contra possíveis processos trabalhistas, reduzirá custos e principalmente irá otimizar o tempo dos seus funcionários de RH.

 Assim, sobra tempo para cuidar de outras etapas da gestão de pessoas contribuindo para o avanço e sucesso do seu negócio. 

O PontoTel é um software de registro, tratamento e gestão de ponto. Ele é um dos mais robustos do mercado e pode ajudar a sua empresa a manter os processos bem definidos e centralizados em um único local. Agende uma demonstração e conheça todas as funcionalidades do sistema!

Conclusão

Agora você sabe quais são as etapas da gestão de ponto e qual a melhor forma de fazê-la na sua empresa. Não se esqueça que todas as etapas são muito importantes e garantem o sucesso da organização. 

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