Ponto Móvel: Produtividade e Economia no Controle de Ponto

ponto movel introducao

Já imaginou como seria usar o celular para bater ponto?

Aposto que você pensou em toda praticidade, agilidade e eficiência que isso levaria para sua empresa.

Isso seria realmente muito favorável, afinal quem não quer otimizar os processos burocráticos dentro de uma empresa não é mesmo?

Mas, você não precisa ficar só na imaginação pois, o Ponto Móvel já é uma realidade.

Se você ainda não conhece, continue acompanhando esse artigo, eu vou te mostrar como a tecnologia evoluiu e modernizou as rotinas de trabalho, tornando mais fácil o controle de jornada dos colaboradores.

Para te dar um gostinho do que vem a seguir, aqui estão os assuntos principais deste texto:

O sistema de controle de ponto já não é mais o mesmo. E eu sei que essa afirmação é estranha, mas o que eu quero dizer é que as empresas não precisam mais investir em equipamentos caros, para ter um bom sistema de gerenciamento de jornadas.

Vamos conhecer o modelo de controle de ponto que tem feito as empresas abandonarem sistemas burocráticos e modernizar seus processos de gerenciamento de jornadas.

O que é o controle de ponto móvel

O controle de ponto móvel é uma alternativa adotada por muitas organizações para coletar, tratar e gerenciar a jornada de trabalho dos funcionários que atuam na sede ou filiais da empresa.

O ponto móvel é um modelo de controle de frequência que oferece acompanhamento em tempo real da jornada de trabalho dos funcionários. Esse sistema possui o mesmo objetivo de qualquer controle de ponto, porém é muito mais eficiente uma vez que funciona por meio de dispositivos digitais.

Já sei, você deve estar pensando em qual é a vantagem desses sistemas em relação aos outros modelos de registro de ponto?

Com uma solução mobile, ao invés de você gastar tempo e dinheiro com dispositivos fixos e obsoletos, você investe em um sistema de controle de jornadas que realiza toda a gestão do seu próprio smartphone, tablet ou computador.

O controle de ponto digital é uma importante ferramenta de gestão de pessoal, pois, além de facilitar o controle de frequência, otimiza o tratamento e gestão das informações do ponto.

O uso do controle de ponto digital ainda é uma incógnita para muitas empresas, entretanto, esse tipo de tecnologia é uma grande aliada das equipes de recursos humanos.

O que eu quero dizer com aliada das equipes de rh?

Segundo pesquisa realizada pelo ibope Conecta, 53% dos profissionais brasileiros trabalham home-office. O estudo mapeou a relação dos profissionais com o escritórios e o uso da tecnologias que possibilitaram que empresas brasileiras adotassem o teletrabalho.

Agora eu quero te fazer uma pergunta: sua empresa está pronta para aderir aos novos modelos de trabalho?

Como você acha que essas empresas fazem para administrar a jornada de trabalho desses colaboradores? Será que a lei isenta a obrigatoriedade do controle de ponto para empresas que adotam o teletrabalho?

Vamos ver a seguir.

O trabalho não precisa ser feito só no escritório

No Brasil, trabalhar no escritório durante o horário comercial ainda é a prática predominante do mercado de trabalho.

Entretanto um levantamento feito pela consultoria de Recursos Humanos Randstad, revelou que 7 a cada 10 brasileiros gostariam de trabalhar de casa ou de outro local.

Na pesquisa, 45% dos entrevistados brasileiros afirmam que a maneira tradicional de trabalho está mudando e se tornando mais flexível.

A tendência é que nos próximos anos empresas brasileiras adotem o trabalho fora dos escritórios, principalmente após a reforma trabalhista que regularizou o teletrabalho.

Mas na prática você sabe como funciona o trabalho home office e como as empresas fazem para manter o controle dos horários de trabalho e a produtividade de quem está longe do escritório?

Home-Office e teletrabalho

ponto movel home office

O teletrabalho, também conhecido como trabalho remoto ou home office, é todo trabalho executado por um profissional a distância ou seja, fora do escritório.

Mas, você sabe se todo trabalho longe do escritório pode ser considerado teletrabalho?

Não se engane nem tudo pode ser considerado teletrabalho.

Para ser classificado como teletrabalho é necessário contemplar alguns aspectos da lei, tais como: local de execução do trabalho, à periodicidade da realização das atividades, as ferramentas disponibilizadas pela empresa para a execução das tarefas.  

Para facilitar a compreensão vou citar 4 modalidades que são consideradas teletrabalho.

Home Office

O Trabalho Home-office é o trabalho executado na residência do profissional, ou seja são aqueles funcionários que trabalham de suas casas ou fazem um sistema de escalas alternadas entre sua casa e o escritório para uma ou mais empresas.

Centro Compartilhado

Essa modalidade são os trabalhados desenvolvidos de forma descentralizada da sede da empresa, ou seja, em locais compartilhados providenciados pela própria organização como nos casos dos coworking.

Vale ressaltar que toda infra estrutura para a realização das atividades nesses espaços deve ser disponibilizada pela empresa.

Trabalho de Campo

Esse modelo de teletrabalho possibilita maior flexibilização do tempo e espaço, ou seja, as atividades podem ser realizadas pelo funcionário em qualquer lugar, como em um quarto de hotel, em espaços para trabalho em shopping ou até mesmo dentro de uma biblioteca.

Teletrabalho em equipes transacionais

Como você deve ter imaginado essa modalidade envolve grupos de trabalho para a execução das atividades como equipes multidisciplinares. Ou seja, reuniões presenciais, ou até visitas a clientes para desenvolver algum tipo de atividade.

Pronto agora você sabe algumas das modalidades existentes dentro do teletrabalho.

Mas agora quero repetir aquela pergunta que fiz no começo do texto: Você sabe como essas empresas fazem para acompanhar a produtividade desses funcionários, ou até mesmo controlar as jornada de trabalho deles?

Imagino que você deve ter respondido por meio de tecnologia, afinal o mercado de trabalho oferece diversas ferramentas que possibilitam a adoção do teletrabalho.

Mas que tal vermos como a tecnologia pode ser uma aliada para o teletrabalho.

Tecnologia é aliada a manter todos em sincronia

A tecnologia possui um papel cada vez mais estratégico dentro das empresas.

Maximizar e otimizar os processos é a principal função das ferramentas tecnológicas, afinal gerenciar uma empresa requer dados, e esses muitas vezes necessitam de um tratamento adequado para que possam ser usados de forma eficiente.

Junto da globalização e dos avanços tecnológicos, o mercado de trabalho e os ambientes de organizações tiveram de evoluir. Para reter os melhores colaboradores e otimizar os processos operacionais é necessário que as empresas estejam sempre atualizadas.

Não adianta nada possuir as melhores tecnologias se a sua empresa não tiver uma boa estratégia de gestão de pessoal, e a recíproca é verdadeira, não adianta ter uma boa gestão se não houver ferramentas para otimizar os processos burocráticos.

Por esse motivo muitas organizações têm investido em ferramentas como dispositivos móveis, virtualização de dados, computação em nuvem, big data, controle e gestão de jornadas e People Analytics.

Muitas dessas ferramentas auxiliam não apenas na otimização de processos, mas também no gerenciamento de equipes, e a tendência é que nos próximos anos as empresas brasileiras adotem cada vez mais esse tipo tecnologia.

Segundo previsão da IDC, o mercado de tecnologia no Brasil deve crescer 10,5% em 2019. De acordo com a pesquisa o principal ponto de investimento estarão cloud pública, internet das coisas (IoT) dispositivos móveis e Inteligência Artificial.

Imagino que você está se perguntando como uma ferramenta pode ajudar minha empresa a gerenciar os funcionários?

Para sanar essa dúvida vou te dar um exemplo prático de como a tecnologia é uma aliada das equipes de recursos humanos.

Suponhamos que uma empresa com 500 funcionários utilize um sistema de controle de ponto para gerenciar as jornadas de trabalho.

Entretanto, o tipo de controle de ponto que ela utiliza não é um dos mais modernos, dessa forma ela precisa esperar até o dia 30 para coletar todas as informações dos colaboradores.

Quando chegado o fim do mês a equipe de RH dessa empresa terá menos de 1 semana para revisar todas as informações, calcular as horas trabalhadas, faltas, atrasos, inserir pontos faltantes, calcular horas extras e enviar tudo isso para folha de pagamento.

Podemos perceber que a equipe de RH dessa empresa terá uma semana exaustiva, uma vez que terá que calcular o folha de ponto de 500 colaboradores em 5 dias, provavelmente tendo que ficar até mais tarde, para tratar as informações do ponto a tempo.

Parece uma coisa atípica, mas muitas empresas brasileiras ainda vivem essa realidade.

Agora imagine a praticidade que essa empresa teria caso adotasse um sistema de controle de ponto alternativo?

Na prática essa empresa não precisaria esperar até o fim do mês para coletar as informações das jornadas de trabalho, uma vez que esses sistemas enviam em tempo real cada marcação feita pelos colaboradores da empresa.

Mas não é apenas essa a vantagem, o controle de ponto evoluiu e hoje é muito mais que uma simples ferramenta de controle de horas trabalhadas. O sistema PontoTel por exemplo possui mais de 20 relatórios que auxiliam na gestão estratégica das empresas.

Mas o que isso quer dizer?

Isso significa que esses relatórios possibilitam gerenciar informações como quantidade de horas extras, quem são os colaboradores que mais atrasam ou faltam, tudo isso e muito mais.

O PontoTel juntou a gestão de pessoas e a otimização do processo de controle de jornada tudo em um único  lugar. E o melhor é que tudo isso pode ser gerenciado por meio do celular.

Mas antes de falarmos sobre como bater ponto pelo celular, quais são as vantagens de um controle de ponto alternativo, e como gerenciar as jornadas dos colaboradores externos por meio de aplicativo, quero te mostrar o que diz a lei sobre esse tipo de controle de ponto.

Portaria 373: O que diz a lei

ponto movel portartia 373

A portaria 373, veio para inserir novas tecnologias na prática de controlar a jornada dos colaboradores dentro das empresas.

Ela foi instaurada em 2011, pelo Ministério do Trabalho (MT) como uma alternativa para regulamentar os novos modelos de sistema de controle de ponto.

O intuito dessa nova portaria é inserir novas tecnologias na prática de controle e gestão de jornada de trabalho. Dessa forma ela instaura regras para a adoção de controle de ponto alternativos como exemplos os APP de ponto e os Web Pontos.

Veja algumas das especificações da portaria:

  • Os sistemas alternativos de ponto eletrônico não podem restringir a marcação de ponto de forma alguma;
  • É vedado aos sistemas alternativos de controle de ponto a marcação automática de horários;
  • É proibido também exigir autorização antecipada para a marcação de ponto em casos de sobrejornada (horas extras);
  • A empresa não pode, em hipótese alguma, alterar ou eliminar o registro feito pelos colaboradores;
  • O sistema alternativo de controle de jornada deve estar disponível no local de trabalho;
  • Trazer a identificação do empregador e do empregado, para fins legais;
  • Permitir a extração das informações do registro de ponto e a impressão das marcações realizadas pelos trabalhadores de maneira fiel e inalterável.

Agora que você viu como funciona a portaria 373 deve estar curioso para saber como bater ponto pelo celular.

Batendo ponto no celular

Bater o ponto pelo celular é uma das aplicações que podem ser utilizadas para o registro de ponto móvel.

Esse modelo de registro de ponto possui a mesma lógica que os demais sistemas,  ou seja os funcionários terão que registrar os horários de entrada, pausa para almoço e saída, mas ao invés de utilizar folhas de ponto para fazer esse registro, eles utilizaram o celular.  

Vou mostrar na prática como funciona a marcação de ponto pelo celular através do sistema da PontoTel.

relogio de ponto telas pontotel

Para realizar a marcação, o colaborador precisa acessar o aplicativo do PontoTel e na tela inicial encontrará as opções para marcar o ponto, sincronizar e mostrar pontos batidos.

Para registrar o horário de entrada, pausa para almoço ou saída o colaborador terá que clicar na opção de bater ponto, logo ele será direcionado para a tela onde deverá digitar sua senha pessoal e intransferível.

Como medida de segurança, o sistema pedirá para ele confirmar sua identidade, após essa confirmação ele poderá escolher qual tipo de marcação ele está realizando, entrada, saída ou pausa para almoço.

Após escolher o tipo de marcação, ele será redirecionado a uma tela para confirmar a marcação por meio do registro de foto ou voz, e pronto, o ponto será registrado com sucesso!

relogio de ponto digital tutorial sistema pontotel

Viu em poucos segundos o seu colaborador terá registrado o ponto de forma fácil e segura. Mas agora quero te mostrar como esse sistema facilita a gestão das jornadas de funcionários externos.

Jornada de trabalho no home office

Se já é difícil gerenciar o ponto dos funcionários internos, imagine então das equipes externos?

Por muito tempo a gestão de equipes externas era um verdadeiro desafio para empresas, principalmente quando falamos sobre gerenciamento da jornada. Afinal como controlar o ponto de um funcionário que não se dirige ao escritório todos os dias?  

Certamente com os sistemas de controle de ponto fixos essa tarefa era impossível. Mas como vimos no início desse texto o cenário mudou, e hoje com o auxílio da tecnologia isso se tornou muito mais fácil.

A utilização de sistemas como: ponto móvel, slack, aplicativos de videoconferência, armazenagem em nuvem e google drive são algumas das ferramentas que tem auxiliado a gestão de equipes a distância.

A conexão com os colaboradores externos era a principal dificuldade que as empresas enfrentavam quando falamos de teletrabalho, mas a tecnologia resolveu isso, hoje ferramentas como as citadas acima, permitem acompanhamento de tudo que está acontecendo em tempo real.

Gerenciar a jornada desses funcionários por exemplo, já não é um problema para as empresas que utilizam um sistema de controle de ponto online.

Ah, então quer dizer que esse tipo de sistema só é vantajoso para empresas que possuem trabalho externo?

Não! A resposta é muito simples, o sistema PontoTel é tão completo que possui vantagens para todos os tipos de empresas. E eu vou te explicar o porquê investir em um sistema de controle de ponto alternativo é um bom negócio

Controle de ponto virtual ou eletrônico?

Até aqui falamos sobre como funciona o ponto móvel, o que diz a lei e como bater ponto por esse sistema. Mas antes de citar as vantagens desse sistema quero te mostrar a principal diferença desse tipo de sistema para os modelos mais convencionais. Vamos lá!

O controle de ponto eletrônico é um sistema que utiliza um relógio de ponto fixado nas dependências da empresa para registrar as marcações dos funcionários.

Dessa forma toda vez que um colaborador entrar ou sair da empresa ele terá que se deslocar até o local onde fica o relógio de ponto para registrar sua presença. Esse registro pode ser feito por biometria, senha individual ou cartão de ponto.

A principal desvantagem do ponto eletrônico é que ele necessita de um sistema complementar para fazer o tratamento das informações coletadas, e muitas vezes o sistema complementar não realiza a integração das informações em tempo real.

Ou seja a empresa precisa esperar até o fim do mês para coletar as informações e realizar a gestão e tratamento do ponto.

Já os sistemas virtuais ou controle de ponto alternativo são o oposto desse tipo de sistema.

Dessa forma o ponto virtual não possui apenas um tipo de registro de ponto, ou seja as marcações dos horários podem ser registradas por computador, tablet e celular. Facilitando assim não apenas o controle mas também a  captação.

Todas as informações de registro são enviadas em tempo real para o sistema de gestão e tratamento de ponto, ficando armazenados online e disponíveis 24 horas para que os gestores possam fazer os devidos ajustes de qualquer lugar.

Mas, preciso lembrar que essa não é a única vantagem desse sistema.

Vantagens de adotar o ponto móvel

Você já deve ter percebido que uma das maiores vantagens do sistema de controle de ponto móvel é que ele funciona online, e isso permite que tanto os gestores quanto o setor de recursos humanos possa monitorar as informações durante todo o mês.

Mas você saberia me dizer qual é a vantagem de ter as informações da jornada em tempo real? Será que essa característica reduz custos para as empresas?

Pensando nisso, resolvi listar alguns dos fatores que fazem o ponto móvel ser o melhor aliado para controle e gestão de jornada para sua empresa.

Melhora a produtividade

ponto movel produtividade

Muitos empreendedores se perguntam “Como aumentar a produtividade na minha empresa”

Mas sejamos sinceros, a resposta nem sempre é fácil, principalmente quando essas empresas possuem uma visão equivocada do que é produtividade.

A primeira observação que devemos fazer sobre esse tema é que existe diferença entre trabalhar muito e ser produtivo no trabalho. Realizar muitas horas extras e passar os finais de semana na empresa nem sempre quer dizer que o funcionário está sendo produtivo.

Na maioria das vezes ele apenas está sobrecarregado e isso pode indicar uma necessidade de contratar novos profissionais ou até mesmo que sua empresa precisa investir em tecnologia para otimizar os processos burocráticos da organização.

Eu imagino que você deve estar se perguntando como medir se seus funcionários estão sendo produtivos ou estão sobrecarregados.

Novamente a resposta não é tão simples, mas investir em ferramentas de controle de jornada e realizar uma pesquisa de clima organizacional é uma boa forma de começar a medir a produtividade.

Lembra do exemplo que usei acima de uma empresa com 500 funcionários que realiza o controle de jornada dos funcionários com um sistema burocrático.

Nesse caso foi fácil identificar que o problema era o sistema que eles utilizam para fazer o registro e tratamento do ponto.

Mas agora imagine uma situação que não envolva um sistema ultrapassado ou obsoleto, como a empresa poderia identificar que um funcionários ou equipe está desmotivada?

Lembre-se, funcionários desmotivados costumam produzir 50% a menos do que um motivado.

Outro ponto importante é que funcionários insatisfeitos costumam dar sinais de desmotivação, seja com faltas ou atrasos decorrentes.

Tanto a sobrecarga que gera mais horas extras, quanto problemas de absenteísmo que pode indicar improdutividade, podem ser identificados por meio de um sistema eficiente de controle de ponto.

Se você quiser saber mais sobre como reduzir o absenteísmo da sua empresa, temos o artigo perfeito para você. Basta clicar no link.

Reduz custos de manutenção do relógio de ponto

Se você já utilizou um controle de ponto eletrônico convencional, sabe que esse tipo de equipamento, além de ser caro, precisa de constantes manutenções e de softwares complementares para a realização da gestão do ponto.  

Será que vale a pena contratar um equipamento desses?

O custo operacional de um relógio de ponto biométrico ou mecânico é de no mínimo R$1.800, isso sem contar a manutenção e a contratação do software para tratamento.

Se pararmos para analisar o custo com o relógio de ponto biométrico é consideravelmente maior do que o de um relógio de ponto digital.

Os antigos sistemas de controle de ponto eletrônico já estão ultrapassados. Em substituição a eles, existem aplicativos online que traz mais eficiência, segurança e reduz os custos operacionais.

O controle de ponto móvel não apresenta custos com softwares, licenças ou atualizações, uma vez que ele opera na nuvem tudo isso é feito de forma automática.

Funcionário mais feliz com possibilidade de home office

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Para muitos funcionários, trabalhar de casa é sinônimo de qualidade de vida, uma vez que ele não utiliza parte do seu dia no transporte público, no trânsito ou ainda no ponto de ônibus esperando o ônibus que demora a passar.

Por esses e outros motivos o home office, pode se traduzir em funcionários mais felizes.

Uma das preocupações das empresa quanto ao home office, era justamente com a comunicação e com a jornada de trabalho, uma vez que esses colaboradores não estão na empresa e não tinham como realizar a marcação de ponto.

Mas esses já são problemas mais que resolvidos, pois como citei mais acima o avanço tecnológico criou ferramentas como o Slack, Google Drive, além do ponto móvel, que possibilitou a marcação de ponto de qualquer lugar, até mesmo para quem faz home office.

Pontotel é solução ideal de ponto móvel

Você sabe como o PontoTel surgiu? Bom, eu vou resumir a história para te mostrar o quanto o sistema funciona bem como ponto móvel.

A idéia inicial era possibilitar o controle da jornada de trabalhadores domésticos, afinal, ninguém quer ter um relógio de ponto grudado na parede de casa, não é?

Então, a partir disso evoluímos criando diversas soluções e ferramentas, e hoje em dia atendemos grandes empresas e não dá para atender as maiores do mercado tendo pouca inovação em tecnologia.

É por isso que hoje nós temos 6 formas de marcação de ponto, mais de 20 relatórios e o melhor funcionamos de qualquer lugar. Não basta apenas ser móvel, precisa ser completo, então além da sua empresa poder utilizá-lo para marcação de ponto, também é possível fazer todo o tratamento de ponto, gerenciamento de jornada, férias entre outras coisas.

O gerenciamento pode ser feito de qualquer lugar, então se sua empresa possui uma sede e o RH fica em outra filial não tem problema, é possível acompanhar tudo o que acontece mesmo com toda distância.

Conclusão

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Nossa quantas formas de teletrabalho existem não é?

Essa é a tendência do mercado, a flexibilização e o abandono de padrões, e só tendo uma ferramenta tão acessível como o ponto móvel dá para manter toda a organização de uma empresa.

Nesse texto descobrimos o que é o Ponto Móvel e como ele pode ajudar a sua empresa a otimizar processos.
Se você já aderiu ao regime de teletrabalho na sua empresa mas ainda não tem um controle de ponto, nós te ajudamos com isso, agende já uma demonstração gratuita do sistema da PontoTel.

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