Programas Para Calcular Horas Extras – Melhores Opções

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Você possui um programa para calcular horas extras? Ou ainda utiliza calculadora e papel para realizar cálculos tão complexos quanto esse?

Se você possui sistemas de controle de ponto manual sabe o quanto é difícil realizar os cálculos referente a jornada de trabalho dos seus funcionários, afinal são horas extras, atrasos, faltas e adicional noturno.

E não é só isso, ainda tem que orientar os funcionários sobre as horas trabalhadas, conferir se todas as informações estão de acordo com a legislação, entre outras coisas.

Parece um processo cansativo para fazer manualmente e nenhuma empresa quer gastar muito tempo calculando as horas trabalhadas dos funcionários e quantas hora extra devem ser pagas, por isso elas recorrem a programas que fazem esse cálculo automaticamente.

E se você chegou até aqui é porque quer conhecer quais são os melhores programas para calcular hora extras. Então não se preocupe, até o final desse artigo você vai saber como contar as horas extras, como calculá-las e alguns bônus que eu só vou te entregar depois.

Índice de conteúdo:  

  • Como fazer a contagem das horas extras?
  • Escolhendo um programa para calcular horas extras simples
  • Programa de controle de ponto eletrônico
  • Calculando horas extras com um sistema de controle de ponto
  • Vantagens do sistema de controle de ponto Pontotel

Vamos começar?

Como fazer a contagem das horas extras? (Estagiários, Horistas, Mensalistas)

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Antes de falar sobre como fazer a contagem de horas extras, precisamos falar sobre quanto deve durar um dia de  trabalho. Até porque como você vai saber o que é hora extra se não tiver uma jornada de trabalho estipulada?

Bom, a jornada de trabalho de um colaborador em regime CLT, está prevista no artigo 7° da Constituição Federal e no artigo 58° da Consolidação das Leis do Trabalho.

Nas duas cartilhas, é determinado que um dia de trabalho deve ter duração de 8 horas diárias e 44 horas semanais.

O que é feito além dessas 8 horas é chamado de Hora Extra e o colaborador deve receber um adicional na remuneração por ter se disponibilizado mais do que o tempo pré-estabelecido. Mas, como contar essa hora extraordinária?

No título desse tópico eu disse que ia fazer a contagem das horas extras de 3 categorias, mas uma delas, não pode existir hora extra, você sabe qual é?

Se passou pela sua cabeça os estagiários, você está certo, vamos ver o motivo.

Estagiário

O contrato de estágio não é uma relação empregatícia, portanto, não existe cálculo de hora extra para ele. É comum as empresas possuírem a dúvida “estagiário pode fazer hora extra?”  nessas ocasiões vale lembrar  o que diz a Lei do Estágio em seu artigo 10.

“Art. 10. A jornada de atividade em estágio será definida de comum acordo entre a instituição de ensino, a parte concedente e o aluno estagiário ou seu representante legal, devendo constar do termo de compromisso ser compatível com as atividades escolares e não ultrapassar:

I – 4 (quatro) horas diárias e 20 (vinte) horas semanais, no caso de estudantes de educação especial e dos anos finais do ensino fundamental, na modalidade profissional de educação de jovens e adultos;

II – 6 (seis) horas diárias e 30 (trinta) horas semanais, no caso de estudantes do ensino superior, da educação profissional de nível médio e do ensino médio regular.”

A legislação de estágio não especifica que a jornada pode ser estendida, pelo contrário ela diz que não se deve ultrapassar as 4 ou 6 horas diárias.

Por isso, é recomendável que os estagiários de uma empresa não façam horas extras, justamente para que isso não comprometa seu rendimento escolar ou traga problemas judiciais para a empresa.

Horista

Um funcionário horista recebe de acordo com as horas trabalhadas, certo?

Em meses mais longos, pode acontecer do horista receber uma remuneração um pouco menor em relação aos meses de pouca duração. Agora eu te pergunto, se ele é um funcionário que ganha por hora, é possível receber hora extra?

Sim, é possível.

O horista é contratado para trabalhar por uma certa quantidade de horas, se essa quantidade for excedida é devido a ele o pagamento de horas extras.

Então por exemplo, se o combinado era realizar um trabalho de 7 horas diárias e o colaborador fez 9 é devido a ele 2 horas de hora extra.

E qual é a diferença do horista para o mensalista? Vou te explicar.

Mensalista

Em questão de horas extras o mensalista deve receber igualmente o horista, a diferença é que o mensalista não recebe por horas trabalhadas e sim por jornada.

Lembra que eu te disse no começo do texto que essa jornada de trabalho deve ter um certo tempo de duração? Então, os mensalistas tem seus dias de trabalhos distribuídos de acordo com as 8 horas diárias e 44h semanais.

Outra questão é que de acordo com o artigo 59 da  CLT um empregado mensalista só pode realizar 2 horas extras diárias e não mais do que isso, apenas em casos específicos pode haver uma exceção.

Então por exemplo se um colaborador tem uma jornada diária de trabalho estipulada das 8h às 17h com 1 hora de intervalo intrajornada e um dia específico ele precisou ficar até as 19h, deverá receber o valor de 2 horas extras.

Mas e para calcular essas horas?

Bom, eu tenho uma lista de programas que pode te ajudar. Vou listar os principais e você pode ver qual se adequa melhor para sua necessidade.  

Escolhendo um programa para calcular horas extras simples

Cada empresa tem uma forma de calcular horas extras, e como esse cálculo exige muita atenção e procedimentos, é recomendável que ele não seja feito a mão, e sim utilizando algum programa diminuindo muito as chances de erros de cálculos.

Todos os que eu vou listar agora são programas simples que calculam as horas dos colaboradores, vou começar com as planilhas.

Planilhas eletrônicas (Excel, Libre Office, OpenOffice)

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As planilhas são os métodos mais comuns que se tem para calcular horas extras, são programas de computador com a funcionalidade de realizar cálculos através de tabelas.

Mas, a planilha também não faz mágica e para função de cálculo é importante que ela seja formatada com as respectivas fórmulas para calcular as horas automaticamente.

O ponto negativo dessas planilhas é que os dados não são inseridos automaticamente, então é necessário que alguma pessoa fique responsável pela alimentação da planilha.

Outro problema é que se deve ter muito cuidado, pois, se alguma fórmula for alterada os dados serão comprometidos.

Por último, é importante citar que esses programas existem novas versões e se o modelo de programa for diferente de um computador para outro, pode haver uma dificuldade em manusear a planilha da forma correta.

E nenhuma empresa merece correr o risco de perder todos os dados.

Calcular horas online (Google Sheets, Zoho Sheet, Excel Online)

Hoje em dia a internet nos facilitou muita coisa, com a popularização das planilhas online ou calculadoras online, o cálculo de horas extras se tornou mais funcional do que as antigas planilhas eletrônicas.

Basicamente, as calculadoras onlines possuem o mesmo método e forma de uma planilha, a diferença é que ela fica armazenada na nuvem e não em um programa de computador, isso permite que ela seja acessada facilmente de qualquer lugar independente do modelo de computador.

Assim como as outras, as planilhas online precisam ser formatadas com fórmulas. A planilha criada pelo PontoTel, pode ser totalmente personalizada pela sua empresa, ela já vem com a função de cálculo de horas pronta para te dar uma mãozinha.

Mas, eu preciso te dizer que o ponto negativo dessas planilhas é que os dados precisam ser inseridos manualmente, então os resultados não podem ser obtidos de forma rápida.

Programa de controle de ponto eletrônico

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O controle de ponto é o programa mais fácil para calcular horas extras. Sabe o porquê?

Nele você não precisa inserir fórmulas ou alimentar inserindo jornadas diariamente. Um bom programa de controle de ponto eletrônico já contabiliza as horas dos seus colaboradores a partir do momento em que eles registram o ponto.

O sistema da PontoTel, faz sincronização automática, então assim que o seu funcionário registrar o ponto você consegue obter os resultados, ver o saldo de horas negativas e horas extras.

Isso facilita na hora de fazer o cálculo, afinal você já terá a informação de quantas horas extras o seu colaborador realizou, e ainda poderá baixar uma planilha com todos os tipos de horas extras realizados, separado por dias úteis, sábado, domingo, de cada funcionário.

Mas, se você quiser utilizar a planilha de controle de horas que eu disse acima basta fazer o download clicando no banner logo abaixo, eu vou te explicar como fazer a alimentação dessa planilha.

banner 16 planilha de controle de horas v2 - Programas Para Calcular Horas Extras - Melhores Opções

O que colocar na planilha de controle de ponto

Seria muito fácil se eu apenas te desse um modelo de planilha sem explicar nada.

Mas, como eu sei que você veio até esse artigo para melhorar o seu controle de jornada e descobrir um programa para calcular as horas extras eu vou te orientar sobre a importância do preenchimento correto.

Os três campos a serem preenchidos são bem básicos, vamos ver:

Hora de entrada

No campo de entrada você precisa adicionar o horário que seu colaborador registrou como o ínicio de trabalho dele.

Hora de almoço

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É importante também que o horário de almoço seja anotado, não só por questões de horas extras mas para verificar se o colaborador está realizando sua jornada corretamente, com os devidos intervalos.

Hora de saída

Esse é o campo mais importante de preenchimento, pois a hora de saída do colaborador é o que determina se a jornada foi realizada no tempo correto ou se foi excedido gerando horas extras.

Cálculo de horas trabalhadas

Essa planilha é ótima para o controle de horas trabalhadas. Após inserir os pontos de entrada, pausa e saída, a planilha te apresenta um resumo de horas de intervalos e horas normais. Sem você precisar calcular, pois, a planilha já está configurada.

Agora para calcular as horas extras, a planilha exige um pouco mais de cuidado.

Cálculo de horas extras no Excel

Como eu disse mais acima, para ser calculada às horas extras em uma planilha ela precisa estar com a fórmula já inserida. Mas não se esqueça que você deve inserir os dados da jornada de seu colaborador pois, a partir disso a planilha irá calcular e dará os resultados.

E claro que nessa hora surgem diversas dúvidas, se a planilha realmente fará o cálculo correto de acordo com a legislação, uma pergunta que ouço bastante é: Como fazer cálculo de hora extra 100%?

Bom, hora extra 100% é sempre que o seu colaborador trabalha faz hora extra aos domingos e feriados. Esse cálculo você deverá fazer a mão, pois, a planilha não identifica automaticamente os domingos e feriados.

Outro ponto negativo é que nesses casos é necessário inserir os dados dos colaboradores de um em um, gastando muito tempo.

Mas de qualquer forma, você terá o total de horas que o colaborador realizou naquela jornada.  Tendo os resultados em mãos é hora de colocar na folha de pagamento o valor do adicional de horas extras.

Adicional de horas extras

O adicional de horas extras deve ser somado ao salário do colaborador. Para realizar esse cálculo e descobrir o valor do adicional, primeiro devemos saber qual é o valor da hora comum do seu colaborador.

Para isso, devemos dividir o salário pelo total de horas trabalhadas no mês. Geralmente, a base de cálculo usada é de 220h mensais.

Vamos supor que um colaborador receba R$ 2.640,00 no regime de 220h mensais por mês. Como eu disse acima, devemos dividir esse valor pela quantidade de horas trabalhadas, e o resultado será o valor da hora comum do seu colaborador.

Salário R$ 2.640 / horas mensais trabalhadas 220 =  valor da hora comum R$ 12

Descoberto o valor da hora, o próximo passo é calcular a hora extra. Aqui eu quero te lembrar que a legislação determina dois percentuais para cálculo de horas extras. Você lembra quais são?

Vamos relembrar.

As horas extras realizadas de segunda a sábado, devem valer 50% do valor da hora do colaborador. Já as realizadas aos domingos e feriados devem valer a hora cheia, ou seja 100% sobre a hora do colaborador.  

O cálculo é feito da seguinte forma:

Hora extra com 50% = salário por hora x 1,5
Hora extra com 50% = R$ 12 x 1,5 = R$ 18,00

Isso significa que 1 hora extra desse colaborador de segunda a sábado valerá R$ 18,00.

Hora extra com 100% = salário por hora x 2
Hora extra com 100% = R$ 12,00 x 2 = R$ 24,00

Já a hora dele aos domingos e feriados valerá R$ 24,00.

Esses percentuais são os mais tradicionais, porém, em alguns casos a convenção coletiva pode determinar que o percentual seja maior podendo chegar até 200%.

Uma outra dúvida muito comum é referente a hora extra para os trabalhadores noturnos, vou aproveitar que estou falando desse assunto para te explicar como ela funciona.

Valor da hora extra noturna

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Hora extra noturna não é um assunto muito comum, então antes de falar dela eu quero contextualizar o que é o adicional noturno.

O adicional noturno é um direito de todo trabalhador brasileiro em regime de CLT, ele é acrescido no salário dos colaboradores com jornada entre as 22h às 5h.

E a hora extra noturna entra nesses casos quando o colaborador realiza uma hora extra dentro desse período.

Complicou? Então deixa eu te mostrar na prática como descobrir o valor da hora extra noturna.

Para calcular a hora extra com adicional noturno, primeiro você deve calcular o valor da hora extra diurna (com acréscimo de 50%) e só depois acrescentar os outros 20% equivalente ao adicional noturno.

Ou seja, o valor da hora extra noturna não deve ser calculado somando os dois percentuais e aplicando esses 70% sobre a hora comum.

Agora vamos considerar aquele exemplo do colaborador que ganha R$ 2.640 mensais (12,00 por hora), caso ele começasse a exercer a função a noite também o valor da hora extra noturna dele deverá ser calculado da seguinte forma:


Hora extra noturna = hora extra comum x 1,2
Hora extra noturna = (hora comum x 1,5) x 1,2
Hora extra noturna = (R$ 12,00 x 1,5) x 1,2 = R$ 18,00 x 1,2 = R$ 21,60
Nesse caso o valor da hora extra noturna com acréscimo de 50% será de R$ 21,60.

E você deve estar pensando, como fazer isso no excel que você baixou.

Eu vou ser bem sincera, o adicional noturno é muito complexo, ele depende de vários fatores e o cálculo de adicional noturno com hora extra fica muito mais complicado, nesse caso pode entrar a convenção coletiva e a porcentagem de cálculo pode mudar.

Por isso, calcular uma hora extra noturna no excel exige uma fórmula muito complexa, mas nem tudo está perdido. Você não precisa depender de um excel cheio de fórmulas quando um sistema de controle de ponto pode fazer todos os cálculos de hora extra por você.

Calculando horas extras com um sistema de controle de ponto

Não existe coisa mais fácil do que utilizar um sistema de controle de ponto para calcular hora extra.

O sistema calcula as horas por você, sem precisar ficar inserindo dados dos colaboradores, ele faz a sincronização diária e todos os dias você pode acompanhar como anda as horas extras dos seus colaboradores.

O sistema também já identifica quando deve calcular hora 50% ou 100%, eliminando outra preocupação sua com os domingos e feriados, pois, mesmo que seja feriado somente na sua cidade o sistema já entende e calcula a hora cheia.

E não é só isso, você terá uma série de vantagens que eu vou citar agora.

Vantagens do sistema de controle de ponto Pontotel

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Para você o que um sistema de controle de ponto tem que ter para te fazer desistir de preencher planilhas?

Eu vou trazer agora para você 4 vantagens do sistema PontoTel.

Agilidade

Você pode até considerar a planilha uma ferramenta ágil, mas se parar para pensar ter que criar uma tabela para cada colaborador dá um certo trabalho. Agora imagina inserir esses dados todos os dias?

Mesmo que você não execute essa tarefa todos os dias, sairá perdendo, pois, deixará de acompanhar os resultados diariamente. Adotando um sistema de ponto você não precisará mais demorar para saber a quantidade de horas extras que os seus colaboradores realizaram, terá essa informação com agilidade e precisão.

Acompanhamento em tempo real

Ao entrar no sistema você consegue acompanhar quais são os setores que ainda não realizaram a marcação de saída, consequentemente gerando horas extras. Fica muito mais fácil identificar quais são os problemas da sua equipe e porque os seus colaboradores estão realizando tantas horas extras.

Gráficos

Imagina só, poder visualizar através de gráficos quais são os locais da sua empresa onde existe um número muito grande de horas extras ou horas faltantes. É muito mais fácil gerenciar as equipes tendo controle.

Custo benefício e segurança

A vantagem principal desse sistema é a segurança que ele oferece. Utilizando um programa que calcula essas horas automaticamente sua empresa economiza com problemas judiciais ou pagamento de horas extras pagas indevidamente, uma vez que todas as informações colhidas no sistema são verídicas.

Conclusão

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Horas extras sempre é um assunto denso, ainda mais quando se trata de cálculos.

São muitos detalhes que devem ser observados para estar de acordo com a legislação, e ainda trazer benefícios para a empresa e o colaborador.

Eu só citei 4 vantagens que podem te ajudar no cálculo de horas extras, mas, claro que existem muito mais dentro do sistema que podem facilitar a sua vida.

Se você quiser descobrir mais, agende uma demonstração gratuita com a equipe comercial do PontoTel.



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