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Você sabia que é possível calcular horas online na sua empresa? Calcular horas online nada mais é do que se utilizar de ferramentas tecnológicas que podem facilitar o controle de jornada dos colaboradores.
Optando por esse modelo de gestão de horas, a empresa pode agilizar as rotinas do RH e minimizar os erros de fechamento mensal da folha de pagamento dos colaboradores.
É importante ressaltar que o cálculo de horas é um dos processos mais importantes da empresa. Uma vez que, é a partir desse controle, baseando-se nas entradas, saídas, intervalos, horas extras e atrasos, que a empresa poderá calcular o que o colaborador irá receber no final do mês.
Qualquer erro neste sentido pode gerar para a empresa o pagamento de multas ou até mesmo um processo trabalhista.
Sabendo disso, se torna fundamental um processo confiável na gestão da jornada dos empregados e calcular horas online pode contribuir e muito neste sentido. Para que você conheça mais a fundo esse tema, esse artigo vai abordar:
- Calcular horas online é possível?
- Quais ferramentas pode-se utilizar para calcular horas online?
- Como funciona o cálculo de horas trabalhadas?
- Quais cálculos envolvem a jornada de trabalho?
- O PontoTel ajuda a sua empresa a calcular horas online
Boa leitura!
Calcular horas online é possível?
Sim! Calcular horas online é possível, tanto de forma manual, utilizando planilhas ou calculadora de horas online, como de maneira automatizada, por meio de um software de RH ou sistema de ponto online.
É muito comum, quando se fala do cálculo de horas, que diversas empresas ainda estejam se utilizando dos tradicionais recursos de planilha, onde anotam manualmente a jornada dos colaboradores.
Contudo, esse tipo de realidade pode acarretar em diversos problemas, como a perda dos documentos, erros de anotação e do próprio cálculo. Qualquer problema neste sentido pode gerar processos trabalhistas para a empresa.
Por isso, de uns tempos para cá diversas empresas passaram a calcular horas online, via software. Já que por meio dessa automatização, a empresa pode evitar grande parte das falhas recorrentes desse processo.
Quais ferramentas pode-se utilizar para calcular horas online?
Como citado acima, engana-se quem pensa que calcular horas online serve apenas para quem automatiza esse processo na rotina do seu departamento pessoal. Ferramentas como planilhas e calculadoras online também atingem o mérito do cálculo de horas online.
Abaixo você confere três das principais formas de calcular horas online.
Planilhas online
Uma das formas mais comuns de registro de ponto é por meio de planilhas. Se antes o uso era por meio do Excel, atualmente muitas companhias se utilizam do Google Sheets ou de modelos gratuitos de folha online, que servem praticamente como um “Excel online”.
Nesse caso, todos podem ter acesso à planilha, já que muitas vezes o sistema a mantém em nuvem. Contudo, o uso de planilhas online não diminui a complexidade do processo e a necessidade de inserção dos dados manualmente.
Posto que, o responsável do RH precisará inserir a entrada e saída do colaborador, horário de almoço e atrasos. Para agilizar, muitos profissionais inserem fórmulas, como no Excel, para deixar o processo mais rápido.
A grande questão nesse caso, é que o processo manual aumenta as chances de erros no controle de jornada e no próprio cálculo final para fechamento da folha de pagamento.
Calculadoras online
A internet está repleta de opções de calculadoras para calcular horas online. Por meio delas a empresa insere parte dos dados do colaborador – salário base e horários de entrada e saída – para saber quais descontos e acréscimos terá que fazer na folha.
Contudo, o uso da calculadora online é recomendada apenas como uma forma de conferência de valores, e não para calcular a folha como um todo.
Isso porque, além de não permitir que sejam feitos cálculos simultâneos, apenas de um funcionário por vez, a calculadora online acaba aumentando o tempo de execução dessa tarefa, já que não fornece nenhum tipo de armazenamento da informação inserida.
Sendo assim, se houver um problema na internet ou algo parecido, o gestor perderá todos os dados e precisará iniciar o cálculo do zero.
Sistema de ponto online
Essa é uma das ferramentas mais recomendadas para quem busca minimizar as chances de eventuais erros no controle de jornada dos colaboradores. Com um sistema de ponto online o processo é automatizado e agiliza o fechamento da folha de pagamento.
Isso ocorre, pois, o sistema realiza de maneira automática os cálculos, baseado nas marcações de ponto dos colaboradores. Com isso, a empresa obtém um controle real da jornada diária e mensal dos seus colaboradores, facilitando o processo de calcular horas online.
Essa gestão em tempo real das horas permite, inclusive, que a empresa possa prever com antecedência os valores a serem pagos aos empregados, principalmente no sentido de acréscimos por horas extras.
Sem contar que, o sistema de ponto online, oferece maior segurança a empresa já que seguirá como base o sistema de registro de ponto, eliminando possíveis fraudes.
Como funciona o cálculo de horas trabalhadas?
O primeiro passo para calcular horas trabalhadas online é saber quantas horas seus colaboradores trabalham semanalmente. A partir desse valor, multiplica-se pelo número de semanas no mês e você terá o número de horas trabalhadas.
Por exemplo, é comum atualmente que as empresas adotem o regime de 8 horas diárias ou 44 horas semanais. Multiplicando por um mês com 5 semanas (44 horas/semana x 5 semanas = 220 horas trabalhadas por mês).
Contudo, seria bem fácil esse cálculo se o horário de entrada e saída fosse respeitado à risca todos os dias, porém, existem aqueles dias com horários quebrados, quando um colaborador entra 10 minutos depois do horário previsto ou sai 25 minutos antes.
Para realizar esse tipo de cálculo de horas trabalhadas, com esses “quebrados”, a empresa precisa transformar minutos em horas, mas como fazer isso? A seguir você aprende como.
Transformação de minutos em horas
Apesar de não ser difícil esse cálculo, para transformar minutos em horas, se for feito manualmente – via planilha – ele exige uma atenção redobrada, dado que, os colaboradores podem respeitar horários de entrada e saída distintos.
Assim, a empresa precisa realizar diversos cálculos, considerando o horário dos colaboradores individualmente.
Para ter como dividir minutos em horas a empresa precisa considerar a sobra de minutos do horário de entrada ou saída do colaborador e em seguida dividir esse restante por 60 minutos (1 hora). Confira o Exemplo
- Exemplo:
Colaborador entra diariamente 9h12 e sai 17h57, para transformar esses minutos em horas a conta é a seguinte:
- 12 (sobra da entrada)/60 minutos = 0,2 horas
- 57 (sobra da saída)/60 minutos = 0,95 horas
- Horário de Saída (17,95) – Horário de Entrada (9,2) = 8,75 horas na empresa
- 8,75 horas – 1h de almoço = 7,75 horas
- Convertendo 0,75 em minutos – 0,75 x 60 = 45 minutos
- Ou seja, o seu colaborador trabalhou nesse dia 7h e 45 minutos.
Quais cálculos envolvem a jornada de trabalho?
A jornada de trabalho contempla todo o período em que o colaborador se coloca à disposição da empresa para exercer seu trabalho. Até por isso, dentro dela existem inúmeros cálculos que vão da jornada diária a possíveis atrasos ou horas extras.
Cada detalhe neste sentido irá impactar o fechamento da folha de pagamento. Por isso, é fundamental que os responsáveis por esse processo, saibam exatamente quais cálculos envolvem a jornada de trabalho para não cometer erros.
Abaixo você confere quais são eles.
Cálculo da jornada diária
Segundo o artigo 58 da CLT, a duração do trabalho dos empregados deve ser de 8h, desde que não seja estabelecido outro período, via convenção coletiva ou acordo coletivo. O artigo 59 prevê ainda que mediante esse acordo pode ser estabelecido doze horas de trabalho.
Art. 58 – A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, desde que não seja fixado expressamente outro limite.
Art. 59-A. Em exceção ao disposto no art. 59 desta Consolidação, é facultado às partes, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho, estabelecer horário de trabalho de doze horas seguidas por trinta e seis horas ininterruptas de descanso, observados ou indenizados os intervalos para repouso e alimentação.
Ao levar em conta o cálculo da jornada diária do colaborador, é necessário inserir não só o tempo de trabalho, mas também é imprescindível saber quanto ele ganha por dia. Nesse cálculo leva-se em conta o valor da hora e multiplica-se pelas horas trabalhadas.
Confira o exemplo abaixo:
- Salário do colaborador: R$ 2000,00 (220 horas por mês de trabalho)
- Valor da hora trabalhada: R$ 9,09
- Horas de trabalho: 8 horas
- Cálculo: 9,09 (valor da hora) x 8h (horas trabalhadas diariamente) = R$ 72,72 (valor de 1 dia de trabalho do colaborador)
Cálculo da jornada mensal
A jornada mensal é exatamente o tempo que o colaborador trabalhou ao longo do mês, e que definirá inclusive o valor que ele irá receber, sem considerar, num primeiro momento, descontos por faltas, atrasos ou acréscimos por horas extras.
Todo profissional tem em contrato o período de trabalho que precisará cumprir na sua jornada diária e consequentemente mensal. Isto quer dizer que se um colaborador trabalha 8 horas por dia, de segunda a sábado, ele trabalhará 220 horas por mês.
Para chegar nesse valor da jornada mensal deve-se considerar:
- Número de horas trabalhadas por semana x Número de semanas por mês = Total de horas mensais.
Cálculo tempo de atraso e almoço
O cálculo de tempo de atraso é bem mais simples do que o realizado para calcular a hora extra. Visto que, nesse caso, a empresa irá considerar como base para calcular o atraso apenas o valor da hora, dessa forma:
Exemplo
- Salário do colaborador: R$ 2000,00 (220 horas por mês de trabalho)
- Valor da hora trabalhada: R$ 9,09
- Horas de atraso: 4 horas
- Cálculo: 9,09 (valor da hora) x 4h (atraso) = R$ 36,36 (valor do desconto).
Em relação ao atraso no retorno para o almoço, não existe uma regra específica para que seja feito qualquer tipo de desconto, contanto que o colaborador respeite os dez minutos máximo de atraso no registro de ponto, como descrito pelo inciso 1 do artigo 58.
Não se deve considerar também o trajeto do colaborador até a empresa, pois esse tempo não faz parte da sua jornada de trabalho, como mostra o inciso 2 do mesmo artigo.
§ 1o Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários. (Parágrafo incluído pela Lei nº 10.243, de 19.6.2001)
§ 2º O tempo despendido pelo empregado desde a sua residência até a efetiva ocupação do posto de trabalho e para o seu retorno, caminhando ou por qualquer meio de transporte, inclusive o fornecido pelo empregador, não será computado na jornada de trabalho, por não ser tempo à disposição do empregador. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017) (Vigência)
Outro ponto importante da lei é que a empresa tem, por obrigação, permitir que o colaborador tenha o seu tempo de repouso ou alimentação.
Todavia, é essencial prestar atenção às diretrizes impostas pela reforma trabalhista, que abre espaço para negociações entre empregador/empregado referente a esse tempo de descanso. Os detalhes neste sentido são destacados pelo artigo 71 e 611 da CLT.
Art. 71 – Em qualquer trabalho contínuo, cuja duração exceda de 6 (seis) horas, é obrigatória a concessão de um intervalo para repouso ou alimentação, o qual será, no mínimo, de 1 (uma) hora e, salvo acordo escrito ou contrato coletivo em contrário, não poderá exceder de 2 (duas) horas.
§ 1º – Não excedendo de 6 (seis) horas o trabalho, será, entretanto, obrigatório um intervalo de 15 (quinze) minutos quando a duração ultrapassar 4 (quatro) horas.
Art. 611-A. A convenção coletiva e o acordo coletivo de trabalho têm prevalência sobre a lei quando, entre outros, dispuserem sobre: (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017)
III – intervalo intrajornada, respeitado o limite mínimo de trinta minutos para jornadas superiores a seis horas; (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017)
Cálculo de horas extras
As horas extras nada mais são do que aquele período a mais em que o colaborador fica na empresa, e que ultrapassa o tempo integral dele. As horas extras estão previstas no artigo 59 da CLT, que também detalha qual o valor da hora extra.
Art. 59. A duração diária do trabalho poderá ser acrescida de horas extras, em número não excedente de duas, por acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. (Redação dada pela Lei nº 13.467, de 2017) (Vigência)
“ 1o A remuneração da hora extra será, pelo menos, 50% (cinquenta por cento) superior à da hora normal.”
Entretanto, a partir da reforma trabalhista a empresa pode negociar diretamente com seu colaborador a substituição das horas extras por banco de horas, sob condição de que a soma das jornadas semanais não ultrapasse 10 horas, como diz o inciso 2 do artigo 59.
“§ 2o Poderá ser dispensado o acréscimo de salário se, por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período máximo de um ano, à soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite máximo de dez horas diárias.”
§ 5º O banco de horas de que trata o § 2o deste artigo poderá ser pactuado por acordo individual escrito, desde que a compensação ocorra no período máximo de seis meses. (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017) (Vigência)
Em relação ao cálculo, a empresa precisa encontrar a porcentagem do cálculo, descobrir o valor da hora comum, para então fazer o cálculo da hora extra. Veja um exemplo abaixo.
Exemplo:
- Colaborador com salário de R$ 2000,00 e 220 horas trabalhadas no mês
- Valor da hora trabalhada: 2000/220 = R$ 9,09 a hora trabalhada
- Horas extras: 5h a mais no mês
- Valor da hora extra de 50%: 9,09 + 50% de 9,09 = 9,09 + 4,54 = R$ 13,63
- Total a mais no salário: R$ 13,63 (valor da hora extra) x 5 (horas extras no mês) = R$ 68,15
Cálculo de horas noturnas
A hora noturna ou adicional noturno atende todos aqueles profissionais que exercem sua função entre 22h e 5h. Ela deve ser calculada em acréscimo a hora extra, visto que, o colaborador que trabalha nesse horário tem direito a esses dois adicionais.
O artigo 73 da CLT e o inciso 2 detalham bem o funcionamento das horas noturnas:
Art. 73. Salvo nos casos de revezamento semanal ou quinzenal, o trabalho noturno terá remuneração superior a do diurno e, para esse efeito, sua remuneração terá um acréscimo de 20 % (vinte por cento), pelo menos, sobre a hora diurna. (Redação dada pelo Decreto-lei nº 9.666, de 1946)
§ 2º Considera-se noturno, para os efeitos deste artigo, o trabalho executado entre as 22 horas de um dia e as 5 horas do dia seguinte. (Redação dada pelo Decreto-lei nº 9.666, de 1946)
Nesse caso, como dito acima, é importante antes de começar o processo e, calcular horas online noturnas, iniciar a conta pelo valor da hora extra diurna.
Exemplo
Tendo como exemplo o mesmo personagem anterior, que tinha o salário de R$ 2000,00 e R$ 13,63 (valor da hora extra), é possível partir para o cálculo da hora noturna:
- Valor do salário hora: 9,09 + 20% (adicional noturno) = 9,09 + 1,8 = R$ 10,89
- Valor da hora extra noturna: 10,89 + 50% acréscimo de horas extras = 10,89 + 5,44 = R$ 16,33
O PontoTel ajuda a sua empresa a calcular horas online
Diante da complexidade para calcular horas online, uma alternativa é apostar num software de gestão de ponto online capaz de proporcionar maior agilidade no processo.
O PontoTel oferece a solução perfeita de automatização neste sentido para que os cálculos da sua empresa não tenham erros e sejam mais eficientes. Com o sistema PontoTel e o controle em tempo real, o gestor resolve e fecha a folha em minutos.
Isso porque esse software:
- Controla a jornada do colaborador em tempo real;
- Calcula as horas de forma automática;
- Mostra informações sobre faltas, atrasos, horas extras e horas noturnas;
- Evita fraudes;
- Centraliza a gestão de ponto;
- Permite a gestão via web ou aplicativo;
- Integra com outros sistemas de folha de pagamento;
- Oferece múltiplas possibilidades de marcação de ponto (via aplicativo, web, QrCode, offline);
Com isso, ao calcular horas online você minimiza as chances de erros e tem maior controle sobre a jornada de seus colaboradores. Gostou dessa solução? Então, entre em contato com o PontoTel e agende uma demonstração com um dos especialistas da empresa.
Conclusão
Como você pode ver ao longo deste artigo, calcular horas online pode agilizar e muito a rotina do RH. Isso porque a tecnologia, ao longo dos anos, inseriu diversas ferramentas que automatizam o processo e oferecem maior segurança no controle da jornada dos colaboradores.
Isso porque, ao calcular horas online, a empresa pode optar por um software de gestão que permita um controle em tempo real desse processo, eliminando as chances de erros de cálculo na folha de pagamento e consequentemente evitando processos trabalhistas.
Dado que, o processo de cálculo da folha de pagamento é um dos mais importantes no dia a dia da empresa, já que serve de base para definição dos pagamentos dos colaboradores, como destacado neste conteúdo.
E você, gostou de conhecer as facilidades de se calcular horas online? Então, compartilhe esse artigo com seus amigos para que eles também fiquem por dentro dessas vantagens.