Calcular horas online: entenda o cálculo da jornada, evite erros e use uma ferramenta gratuita

As empresas precisam entender as vantagens de como calcular horas online, sobretudo quando elas possuem diversos funcionários. Afinal, fazer o controle de jornada de forma automatizada evita erros, reduz retrabalho e ainda garante mais agilidade na rotina do RH.

Aliás, um dos erros causados por cálculo incorreto das horas trabalhadas envolve as horas extras. Em 2024, um dos assuntos mais recorrentes que lideraram o ranking no Tribunal Superior do Trabalho foi justamente as horas extras: mais de 70 mil processos foram julgados. Em comparação a 2023, que teve 58.900, houve um crescimento de 19,7%.

Ao longo deste conteúdo, será possível entender que controlar a jornada de trabalho, fazendo o cálculo preciso das horas trabalhadas, é necessário não só para evitar processos trabalhistas como também para assegurar uma gestão de pessoas mais eficiente, fortalecendo a transparência nas relações de trabalho.

Para trazer os detalhes de como calcular horas online, este texto abordará os seguintes tópicos:

• Como funciona o cálculo de horas trabalhadas?
• Quais cálculos envolvem a jornada de trabalho?
• É possível fazer o cálculo de horas online? 
• Vantagens de usar uma ferramenta online para cálculo de horas
• Quais são os erros mais comuns no controle de jornada? 
• Como um sistema de ponto ajuda a calcular e registrar jornadas automaticamente?

Continue acompanhando e tenha uma excelente leitura!

 

Como funciona o cálculo de horas trabalhadas?

O cálculo das horas trabalhadas muda com base em alguns fatores, entre eles: tipo de jornada, horas extras e faltas. Apesar disso, em termos gerais, funciona assim: se um trabalhador tem uma jornada de 8 horas por dia, de segunda a sexta-feira, ao final da semana ele terá acumulado 40 horas trabalhadas. 

Em tal cenário, se ele fizer 2 horas extras em um dia, esse tempo adicional é somado à jornada regular e pago conforme a taxa de hora extra.

Esse é um exemplo de como funciona o cálculo das horas trabalhadas, mas outros fatores eventualmente também são considerados. É o caso dos descontos aplicáveis no salário quando há faltas ou atrasos não justificados dos funcionários.

Além disso, a empresa tem de se atentar a vários aspectos legais definidos na CLT. Um exemplo refere-se ao tempo que o funcionário leva “desde a sua residência até a efetiva ocupação do posto de trabalho e para o seu retorno” (art. 58, § 2º), que, pela lei, não conta como jornada de trabalho, logo, não entra no cálculo.

Nesse mesmo sentido, as pequenas variações de horário no ponto, de até 5 minutos por entrada ou saída (limitando-se a 10 minutos no total diário), não devem ser “descontadas nem computadas como jornada extraordinária” (art. 58, § 1⁠º).

 

Quais cálculos envolvem a jornada de trabalho?

A jornada de trabalho envolve o cálculo de horas normais, extras e noturnas, além de considerar diferentes regimes e ajustes por atrasos, faltas e compensações no banco de horas. Confira os detalhes a seguir:

Horas normais, horas extras e horas noturnas

O cálculo da jornada começa pelas horas normais, aquelas previstas no contrato de trabalho: geralmente 8 horas por dia ou 44 horas semanais. Quando o colaborador ultrapassa esse limite, entram as horas extras, cuja remuneração deve ser, no mínimo, “50% (cinquenta por cento) superior à da hora normal” (art. 59, § 1º).

Enquanto isso, as horas noturnas, que se trata do “trabalho executado entre as 22 horas de um dia e as 5 horas do dia seguinte” (art. 73 § 2º), devem ser computadas “como de 52 minutos e 30 segundos” (art. 73 § 1º).

Sobre elas, a empresa também deve considerar o que diz o art. 73: com exceção dos casos envolvendo revezamento semanal ou quinzenal, “o trabalho noturno terá remuneração superior a do diurno e, para esse efeito, sua remuneração terá um acréscimo de 20% (vinte por cento), pelo menos, sobre a hora diurna”.

Jornada parcial, intermitente e escalas diferenciadas

Algumas empresas não seguem o padrão de 8h por dia. É o caso da jornada parcial, que, conforme a CLT, art. 58-A, deve ter duração que não ultrapasse “trinta horas semanais, sem a possibilidade de horas suplementares semanais” ou que “não exceda a vinte e seis horas semanais, com a possibilidade de acréscimo de até seis horas suplementares semanais”.

Outro aspecto que deve ser considerado ao calcular horas online trata-se do trabalho intermitente, no qual o empregado só é convocado para períodos específicos e recebe proporcionalmente pelo tempo trabalhado.

Ainda, nesse mesmo sentido, existem as escalas diferenciadas, como a 12×36 e a escala 6×2, que exigem um controle mais detalhado. Afinal, elas envolvem folgas compensatórias, turnos rotativos e, às vezes, adicionais específicos.

Cálculo em casos de atrasos, faltas e compensações

Os atrasos e as faltas também afetam diretamente o saldo de horas de um colaborador, por isso, ao calcular horas online, a empresa tem de considerar os descontos proporcionais quando um dos seus funcionários chega tarde, sai mais cedo ou falta sem justificativa.

Se a empresa usa banco de horas, esses minutos ou horas podem ser compensados futuramente, sem desconto na folha. O art. 58-A, § 5º, por exemplo, diz que as “horas suplementares da jornada de trabalho normal poderão ser compensadas diretamente até a semana imediatamente posterior à da sua execução”. 

No art. 59, § 6º, a legislação também assegura que é permitido “o regime de compensação de jornada estabelecido por acordo individual, tácito ou escrito, para a compensação no mesmo mês”.

 

É possível fazer o cálculo de horas online?

Sim, as empresas conseguem calcular horas online. Atualmente, há várias ferramentas disponíveis na internet que auxiliam nessa tarefa, seja para calcular uma jornada de trabalho regular ou uma que envolve variáveis, como horas extras e adicional noturno.

O funcionamento desses mecanismos, em geral, seguem a mesma lógica: a empresa informa determinados dados, e, a partir disso, o cálculo das horas trabalhadas é fornecido. Entenda a seguir.

Quais são os métodos mais comuns?

Os métodos mais comuns para calcular horas online são:

• Planilhas eletrônicas, como Excel e Google Sheets, que usam fórmulas para calcular automaticamente o total diário de horas trabalhadas. Elas também podem controlar as horas extras e o saldo do banco de horas;
• Calculadoras online: existem diversos sites na internet que oferecem calculadoras para calcular horas online, como a calculadora disponível no início desta página;
• Ferramentas de controle de ponto: há, ainda, apps e softwares que registram horários automaticamente. Eles disponibilizam ao time de RH relatórios, cálculo de banco de horas e alertas. Podem até incluir integração com folha de pagamento.

Como usar a calculadora da Pontotel?

Para usar a calculadora da Pontotel, disponível no início desta página, basta seguir os seguintes passos:

• Clique no campo “Horário de Entrada” e selecione ou digite o horário em que o colaborador começou a trabalhar;
• Clique no campo “Horário de Saída” e insira o horário em que a jornada foi encerrada;
• No campo “Pausa”, informe quanto tempo foi dedicado a intervalos. A calculadora irá descontar esse período do total de horas trabalhadas;
• Caso o colaborador tenha mais de um período de trabalho no dia, clique nos botões “+” ou “–” para adicionar ou remover horários;
• Após preencher todos os dados, clique no botão amarelo “CALCULAR” para obter o total de horas trabalhadas naquele dia;
• Caso queira fazer um novo cálculo, clique no botão cinza “LIMPAR” para apagar todos os campos.

 

Vantagens de usar uma ferramenta online para cálculo de horas

Usar a tecnologia em processos empresariais, em linhas gerais, sempre traz vantagens, e isso acontece por alguns motivos, como a rapidez com que uma tarefa é feita e a menor chance de ela gerar algum tipo de erro. A produtividade dos funcionários também aumenta.

O mesmo se aplica ao calcular horas online usando uma ferramenta online, como a calculadora da Pontotel abordada anteriormente. Entenda melhor as vantagens de calcular horas online a seguir.

Evita erros comuns em somas e conversões de horas

Quando uma empresa calcula as horas trabalhadas manualmente, é fácil errar na soma ou na conversão de minutos para horas. Se o cálculo envolver horas extras e outras variáveis, esse problema só se intensifica.

Com ferramentas que conseguem calcular horas online, esse tipo de imprevisto é combativo. Elas, afinal, fazem todo o processo automaticamente. O resultado é que o time de recursos humanos consegue obter um cálculo correto e confiável.

Economiza tempo do RH e dos gestores

Além de aumentar o risco de erros, calcular as horas trabalhadas manualmente toma muito tempo do RH e dos gestores, especialmente se for uma empresa com grande quadro de funcionários. 

O processo exige a conferência atenta de cada registro de entrada, saída e intervalo. É preciso, ainda, realizar as contas de horas extras e banco de horas, bem como revisar tudo para evitar erros.

Nesse sentido, vale pontuar o que afirma Cristina Pereira, coordenadora de operações na Comunitive. Ela diz que a gestão estratégica na empresa “envolve otimizar o uso do time, a estrutura da empresa e direcionar os esforços para atingir os objetivos estabelecidos”.

Por esse motivo, quando a organização usa uma ferramenta para calcular horas online, o cenário muda positivamente: o processo se torna ágil, prático e com menos probabilidade de erros. Afinal, a ferramenta, seja uma calculadora ou um software de ponto, faz as contas de maneira automática.

Facilita o controle de horas extras e banco de horas

Em qualquer regime de trabalho, é comum que funcionários, eventualmente, façam horas extras e que, por isso, haja um banco de horas para compensar as jornadas. Tentar fazer o controle disso manualmente pode gerar confusão e até erros no pagamento do salário.

Como pontua o advogado Gutemberg do Monte Amorim, “se houver algum erro no cálculo das horas devidas, será possível recorrer à Justiça do Trabalho com evidências concretas”. A empresa, uma vez ciente desse risco, deve agir de modo preventivo.

As ferramentas online, como um software de ponto, mostram, em tempo real, quanto de horas extras já foram feitas e quanto saldo há no banco de horas. É um jeito de a empresa evitar problemas que, se não resolvidos, podem resultar em processos trabalhistas.

 

Quais são os erros mais comuns no controle de jornada?

Como explica o advogado Marcos Tavares, a “gestão correta das horas extras e da compensação de jornada é crucial para evitar passivos trabalhistas”. Por isso, quando se trata de calcular horas online, as empresas têm de entender quais erros podem acontecer na hora de fazer o controle da jornada de trabalho. 

Além do mais, o efeito negativo disso, primeiro prejudicando a eficiência na gestão de RH, depois recaindo na satisfação dos funcionários, traz várias consequências. Nesse sentido, os principais erros no controle de jornada são:

• Não respeitar ou não registrar o intervalo de almoço, fazendo com que o cálculo das horas fique errado;
• Perder prazos para compensar ou pagar as horas extras, o que ocorre ao não ter um controle da jornada de trabalho e leva a implicações legais;
• Não seguir regras específicas de categorias profissionais. Isso prejudica o controle de jornada e causa problemas com sindicatos;
• Usar uma marcação manual do ponto, já que esta é propensa a erros de preenchimento, esquecimentos e manipulações;
• Não usar um sistema de controle automatizado, o que favorece a ocorrência de fraudes, como a marcação do ponto de um determinado funcionário por outro colaborador;
• Não utilizar sistemas integrados com o sistema de folha de pagamento, o que pode causar, especialmente em empresas de médio e grande porte, dificuldades na gestão da jornada;
• Usar um software de controle de ponto que não se adapta à forma de jornada dos colaboradores (trabalho remoto, por exemplo), causando imprecisões e dificuldades de controle.

 

Como um sistema de ponto ajuda a calcular e registrar jornadas automaticamente?

Quando Lara Avelino, analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora, diz que vê o “RH cada vez mais estratégico, tomando decisões com base em dados”, isso relaciona-se com o uso de um sistema de ponto, já que este facilita a rotina do time de RH na hora de calcular horas online.

Nessa mesma linha, Tuanny Honesko, coordenadora de marketing da Feedz, ressalta que, no que diz respeito a ferramentas e tecnologias, “elas se tratam muito mais da necessidade de registro e acompanhamento que envolvem a gestão de tempo e a priorização de tarefas”.

O software de ponto da Pontotel destaca-se justamente nesse cenário, e isso se dá por vários motivos, sendo um deles o fato de nossa ferramenta permitir que os colaboradores registrem seus horários de diversas formas: por meio de aplicativo (com geolocalização e reconhecimento facial), navegador e QR Code, até se estiverem offline. 

Com isso, após os pontos serem registrados, o sistema realiza todos os cálculos automaticamente: soma as horas trabalhadas por dia e por mês e faz o cálculo de horas extras, atrasos, faltas e banco de horas. Tudo isso com transparência e agilidade.

Nas palavras da analista de projetos Naomi Wagatsuma, a ferramenta da Pontotel auxilia “tanto na prática da flexibilidade quanto como plataforma para manejar o tempo. Por exemplo, se precisar entrar uma hora mais tarde e sair uma hora mais tarde, tudo é registrado e acompanhado”.

Agende uma demonstração gratuita e veja como a Pontotel facilita a gestão de ponto da sua empresa ao calcular horas online. Preencha o formulário e fale com um especialista!

Conclusão

Ao longo deste conteúdo, foi possível entender, em detalhes, que calcular horas online é uma forma prática e segura de garantir que a jornada dos colaboradores esteja sendo registrada corretamente.

Quando uma empresa faz isso, evita erros comuns e possíveis ações trabalhistas na Justiça do Trabalho. Ao mesmo tempo, ela também mantém os funcionários satisfeitos, já que eles não terão problemas com pagamentos incorretos. O próprio time de RH torna-se mais eficiente.

Nesse processo, no entanto, é importante que a empresa inove sua gestão de jornada de trabalho por meio de um software de ponto. Nossa ferramenta, a Pontotel, é a melhor do mercado. Afinal, ela automatiza o controle de horas, facilita o acompanhamento em tempo real e ainda se mantém em conformidade com a legislação trabalhista brasileira.

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