Uma das responsabilidades do setor de Recursos Humanos (RH) é fazer o controle de horas extras dos funcionários da empresa. Afinal, o registro e monitoramento desse tipo de informação é fundamental para que a organização siga as determinações legais.
Assim, ela pode calcular corretamente a folha de pagamento ou a compensação de horas dos seus colaboradores.
Além disso, o controle de horas extras permite que o gestor evite o aumento das despesas da empresa e a sobrecarga de trabalho dos colaboradores.
E esse são apenas alguns dos benefícios de investir num método eficiente de controle de horas extras na sua empresa.
Para te ajudar a entender melhor a importância dessa prática e como implementá-la na sua organização, neste artigo vamos te explicar os seguintes pontos:
- O que é o controle de hora extra?
- O que a legislação diz sobre a hora extra?
- Qual a importância de fazer o controle de hora extra?
- Quais são os tipos de hora extra?
- Como fazer o controle de hora extra?
- Dúvidas comuns sobre controle de hora extra
- Conheça a PontoTel: melhor sistema de ponto para controle de hora extra!
Boa leitura!
O que é o controle de hora extra?
O controle de hora extra se refere ao método utilizado para registrar e monitorar as horas trabalhadas além do período de jornada de trabalho.
De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), essa jornada não pode ultrapassar 8 horas diárias ou 44 horas semanais.
Portanto, quando o colaborador ultrapassa esse limite, a empresa deve remunerá-lo com um valor de, no mínimo, 50% a mais em relação a hora normal de trabalho do colaborador a depender do tipo de hora extra.
Ou, caso a empresa adote o banco de horas, ela pode fazer o funcionário compensar essa hora hora em outro dia de trabalho.
Caso a organização não utilize nenhum método de controle e monitoramento para acompanhar a realização dessas horas extras, ela terá dificuldade para calcular a folha de pagamento de seus funcionários.
Além disso, ela pode sofrer com o descontrole financeiro e até com passivos trabalhistas, caso não faça o pagamento da forma correta. E a melhor forma de evitar todos esses problemas é implementar um método eficiente de controle de horas extras.
O que a legislação diz sobre a hora extra?
Para entender a importância do controle da hora extra, também é necessário observar o que determina a legislação. O Artigo nº 59 da CLT explica o que são horas extras e como elas devem ser observadas pela empresa.
Segundo a redação dessa lei, o funcionário pode realizar, no máximo, duas horas extras por dia. Sendo assim, sua jornada diária não pode ultrapassar dez horas de trabalho.
Esse trecho também determina que o cumprimento de horas extras também depende do que está previsto em acordos individuais, bem como convenções ou acordos coletivos.
Isso garante não só a segurança e a qualidade de vida do trabalhador, mas também protege a empresa de problemas judiciais.
Além da explicação sobre a natureza das horas extras, o Parágrafo 1 do Artigo nº 59 também prevê a obrigatoriedade do pagamento desse período de extensão da jornada de trabalho.
De acordo com o texto, o valor pago pela hora extra trabalhada deve ser, pelo menos, 50% maior do que a hora normal.
Já o Parágrafo 2 do Artigo nº59 permite que, ao invés do pagamento das horas extras trabalhadas, a empresa utilize um banco de horas.
Na prática, isso significa que essas horas extras podem ser compensadas em outro dia de trabalho, que terá sua jornada diária reduzida de modo proporcional.
Porém, a implementação do banco de horas também deve estar prevista em acordos individuais. Sendo assim, seja para o pagamento ou compensação de horas extras, a empresa precisa estabelecer um método para controlar a extensão da jornada de seus colaboradores.
Hora Extra na Reforma Trabalhista
A Reforma Trabalhista, regida pela Lei nº 13.467, de 2017, estabeleceu algumas mudanças no cumprimento e cálculo das horas extras.
A primeira delas é a determinação do que pode ser considerado como hora extra. De acordo com o Artigo nº 4, somente o período em que o funcionário está a serviço e disposição do empregador pode ser considerado hora extra.
Por isso, a empresa não precisa fazer o pagamento ou a compensação de horas extras em outras situações que não estejam relacionadas a atividades ligadas ao trabalho.
Vamos supor, por exemplo, que o colaborador permaneça na empresa além do horário de trabalho por conta das más condições climáticas ou por atividades pessoais.
Nessas e em outras situações semelhantes, esse período extra não precisa ser computado pela empresa.
Outra mudança importante estabelecida pela Reforma Trabalhista é o aumento do valor da hora extra trabalhada.
Antes, esse valor era equivalente a 20% da hora normal trabalhada. Depois da reforma, esse valor foi reajustado para 50% da hora normal.
A Lei nº 13.467/2017 também estabeleceu que o trabalhador tem direito ao pagamento de horas extras mesmo após a rescisão de contrato. Nesse caso, a remuneração deve ser calculada com base no saldo que o colaborador tinha até a data da rescisão.
Por fim, a última mudança dada pela Reforma Trabalhista foi a revogação do Parágrafo 4 do Artigo nº59 da CLT. Com isso, funcionários que atuam em regime de tempo parcial também passam a ter direito ao pagamento de horas extras.
Qual a importância de fazer o controle de hora extra?
A empresa que adota um sistema eficiente de controle de horas extras obtém vários benefícios. Entenda cada um deles abaixo:
Evita processos trabalhistas
Como explicamos anteriormente, a empresa que não adota um método eficiente de controle de hora extra terá dificuldades em calcular a remuneração proporcional à extensão da jornada de trabalho.
Além disso, a organização não conseguirá fazer a compensação desse período no banco de horas.
Como consequência, a empresa não consegue cumprir suas obrigações legais, o que pode levar os funcionários a recorrerem à Justiça do Trabalho para reivindicarem seus direitos trabalhistas.
Além disso, mesmo que a empresa faça o pagamento e a compensação de horas extras corretamente, pode ser vítima de alegações falsas e pessoas que agem de má fé.
Se a organização não tiver um controle eficiente de horas extras, ela não terá como comprovar sua inocência e se proteger de falsas acusações.
Diante desses problemas, é melhor implementar um método de controle eficiente e monitorar de perto a realização dessas horas extras.
Diminui gastos excedentes
O controle eficiente permite que a empresa identifique se os funcionários estão fazendo horas extras além do necessário.
Afinal, a organização terá que pagar por isso de alguma forma. Por isso, ao monitorar a extensão da jornada, ela consegue reduzir os custos operacionais e estabelecer estratégias para reduzir a necessidade do cumprimento de horas extras.
Facilita o pagamento de adicionais
Esse controle também é fundamental para o cálculo correto não só da hora extra diurna, mas também da hora extra noturna e da hora extra do feriado e do final de semana, que utilizam base de cálculo diferenciados.
Em todos os casos, o cálculo só pode ser feito corretamente mediante o registro de todas as horas trabalhadas além do expediente normal. Se isso for feito de forma eficiente, esse cálculo pode ser realizado com mais facilidade e agilidade.
Aponta sobrecarga de trabalho
Por fim, o controle eficiente de horas extras permite que a gestão da empresa identifique quais funcionários estão sofrendo com sobrecarga de trabalho.
Caso isso não seja corrigido, além de doenças ocupacionais, a organização pode ter dificuldade em reter talentos e ainda pode sofrer com o aumento da taxa de rotatividade de funcionários.
Quais são os tipos de hora extra?
O percentual de cálculo da hora extra pode variar de acordo com turnos, dias e intervalos de trabalho. Essa diferença é estabelecida na CLT e deve ser considerada durante o cálculo das horas extras.
Caso contrário, a empresa pode cometer erros e descumprir a legislação. Por isso, é fundamental conhecer os diferentes tipos de hora extra antes de calcular a folha de pagamento. Entenda a seguir:
Hora extra 50%
Essa modalidade se refere a porcentagem de cálculo de hora extra realizado durante o expediente normal de trabalho, ou seja, entre 06h e 21h. Nesse caso, o valor da hora extra é 50% maior do que a hora normal de trabalho.
Hora extra 100%
Quando o funcionário realiza hora extra durante o feriado ou final de semana, o valor do adicional equivale ao dobro, ou seja, 100%, da hora normal trabalhada.
Hora extra noturna
No caso da hora extra noturna, o funcionário tem direito de receber 50% do valor da hora normal de trabalho, além de 20% do adicional noturno, que também é estabelecido na CLT.
Vale lembrar que esse percentual pode sofrer alterações a depender do acordo coletivo e da categoria de atuação da empresa.
Como fazer o controle de hora extra?
Agora que já ficou claro a importância do controle de hora extra, está na hora de aprender como fazê-lo. Para isso, a empresa pode utilizar um dos métodos explicados a seguir:
Folha manual
A folha manual de controle de horas extras ainda é muito utilizada por pequenas empresas. Afinal, o registro é feito num caderno ou folha avulsa e não exige nenhum conhecimento ou experiência em tecnologia.
O problema é que esse método é considerado frágil pela justiça, já que pode ser facilmente adulterado ou manipulado pela empresa ou pelo colaborador, deixando a organização mais suscetível a passivos trabalhistas.
Além disso, é importante lembrar que o registro de ponto realizado manualmente exige que a empresa armazene um grande volume de papéis. Isso significa que eles são difíceis de serem consultados e ainda exigem tempo e espaço para serem organizados.
Diante disso, apesar de ser um método ainda em vigor, independentemente do tamanho da empresa, a folha de ponto manual não é a ferramenta mais indicada para o controle de horas extras.
Planilhas automáticas
A planilha de controle de horas extras é considerada um método mais eficiente e confiável para registrar os dados da jornada dos colaboradores. Geralmente, ela é elaborada e alimentada digitalmente.
Basta criar uma tabela de horas extras no Excel ou Google Sheets, por exemplo, e inserir as informações dos funcionários.
Além disso, é possível expandir essa tabela e criar uma verdadeira planilha para controle de ponto e horas extras. Porém, esse método também é mais suscetível a falhas.
Afinal, um simples erro de formatação pode gerar inconsistência nos dados e até sumir com algumas informações. Outro problema é a limitação do número de funcionários.
Numa empresa de médio ou grande porte, por exemplo, os profissionais de RH terão dificuldade para registrar e monitorar horas extras de muitos colaboradores.
Portanto, a planilha de controle de horas extras automática é considerada uma solução temporária e não funciona para todas as empresas.
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Sistema de controle de horas
O sistema de controle de horas é considerado a solução mais eficiente das três opções apresentadas. Nesse método, o controle é feito através de um sistema de controle de ponto.
Por isso, todos os registros de horas extras são feitos de forma digital e a empresa ainda consegue registrar e monitorar outras informações da jornada de trabalho de cada colaborador.
Outra vantagem desse sistema é que ele conta com recursos que evitam fraudes, facilitam o registro de dados e ainda permitem o cálculo de horas extras e a compensação no banco de horas de forma automática.
Além disso, como as informações ficam armazenadas em nuvem, a empresa não corre o risco de perder essas informações.
Por conta dessas características, o sistema de controle de horas permite que o RH otimize o cálculo da folha de pagamento e monitore a jornada de trabalho de forma mais eficiente.
Dúvidas comuns sobre controle de hora extra
Ficou com alguma dúvida sobre o controle de horas extras? Então, confira abaixo as explicações para as perguntas mais comuns sobre esse assunto.
Há um limite de horas extras permitidas?
Sim, de acordo com a CLT, o colaborador só pode fazer até 2 horas extras diárias. Porém, não existe limitação de horas extras em relação a jornada mensal.
Portanto, desde que não ultrapasse as duas horas diárias, a empresa pode definir o cumprimento de extensão de horas de acordo com suas demandas.
Pode compensar um atraso com horas extras?
A empresa até pode permitir que o funcionário estenda seu horário normal de trabalho para compensar seu atraso. Porém, isso não pode ser configurado como hora extra.
Portanto, essa compensação não é registrada, nem calculada dessa forma. Além disso, empresa e colaboradores precisam estar de acordo para que essa prática seja adotada.
Vale lembrar que em alguns tipos de negócio, especialmente ligados ao comércio, essa prática é inviável porque exige que a loja e toda a sua estrutura permaneça funcionando para que o trabalhador compense sua jornada.
Devo usar banco de horas?
A empresa pode utilizar o banco de horas para compensar as horas extras trabalhadas desde que essa prática esteja prevista em acordo individual.
O Excel é a melhor ferramenta para controlar horas extras?
Não, mas é considerado mais eficiente do que a folha manual. Como explicamos acima, o Excel é uma das ferramentas que podem ser utilizadas para a criação de uma planilha para controle de ponto e horas extras.
Porém, ele não é indicado para empresas de médio e grande porte, já que o controle se torna inviável para organizações com um quadro extenso de funcionários.
Além disso, o Excel não faz backup automático diário das informações. Por esse motivo, qualquer erro de formatação da tabela de horas extras pode provocar a perda de dados e a inconsistência de informações.
Qual a melhor forma de controlar horas extras?
A melhor forma de fazer o controle de horas extras é utilizando um sistema de registro e controle de ponto digital. Afinal, suas funções vão além do registro e monitoramento das horas excedentes de cada colaborador.
Na verdade, ele também viabiliza o registro com diferentes formas de captação, a organização e, a depender do tipo de sistema de ponto, o tratamento de todos os dados relacionados à jornada de trabalho dos funcionários.
Como esse tipo de sistema conta com vários recursos que garantem segurança e transparência dos dados, ele evita fraudes e falsificações, aumentando a confiança entre empresa e trabalhador.
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Além de facilitar o controle de horas extras, o sistema da PontoTel permite que o registro de ponto seja realizado de diversas formas, inclusive por aplicativo.
Além disso, o software conta com mecanismos antifraude e métodos de autenticação de marcação, que garantem a segurança das informações inseridas.
Com o sistema da PontoTel, o RH ainda consegue realizar todos os processos de tratamento de ponto e gestão de frequência de modo rápido e descomplicado.
Com todos esses recursos, sua empresa consegue gerenciar sua equipe de forma mais eficiente e assertiva e ainda tem acesso a relatórios completos de desempenho. Assim, fica muito mais fácil fazer a gestão de pessoas da organização.
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Conclusão
Como vimos ao longo do texto, adotar um método eficiente de controle de horas extras é fundamental para evitar passivos trabalhistas e excesso de gastos.
Além disso, essa prática otimiza o trabalho do RH e reduz a ocorrência de erros. Para fazer esse controle, sua empresa pode utilizar diferentes métodos, inclusive uma planilha de controle de horas extras.
Porém, implementar um sistema de controle de ponto é a forma mais fácil e eficiente para registrar e calcular essas horas excedentes. Com o sistema da PontoTel, sua empresa pode fazer a gestão completa de pontos dos colaboradores.
Graças ao uso de recursos avançados, esse gerenciamento é feito de forma rápida, fácil e intuitiva. Assim, o RH tem mais tempo para se dedicar a outras responsabilidades.
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