Como Calcular Banco de Horas e Controlar Horas Extras Na Empresa

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Você sabe como calcular banco de horas na sua empresa?

Se eu te dissesse que os trabalhadores brasileiros são os que mais fazem horas extras no mundo você acreditaria?

Segundo pesquisa realizada pela Catho, 60,7% dos trabalhadores brasileiros admitem trabalhar após o fim do expediente.

E o mais surpreendente é que apesar de sermos o país que mais faz horas extras, metade das empresas que adotam um sistema de compensação, não sabem como calcular o banco de horas.tn

Eu sei, pode até parecer fácil, mas administrar as horas extras e realizar o cálculo de banco de horas requer muito mais cuidado do que as empresas costumam ter.

Afinal você sabe a diferenças de horas extras e banco de horas?

Existe uma série de peculiaridades entre os 2 sistemas de compensação.

Mas calma, não precisa se preocupar. Se você está procurando aprender mais sobre o controle de banco de horas veio ao lugar certo.

Nesse artigo vou te mostrar tudo que você precisa saber sobre o tema, além de te ensinar a como calcular o banco de horas e controlar as horas extras da sua empresa

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Confira os principais tópicos do que vamos aprender:

O que é a Jornada de trabalho

Antes de falarmos sobre o banco de horas, é primordial que você compreenda o que é a jornada de trabalho.

Toda pessoa quando inicia em um novo emprego uma das primeiras coisas a se fazer é acertar com o empregador os dias e horários de trabalho.

Esse acordo se refere justamente a jornada de trabalho, como o próprio nome já diz, compreende-se que é o período que o funcionário passa em seu local de trabalho.

Mas a jornada de trabalho vai muito além de um simples acordo, ela determina os horários de entrada, saída e pausa para almoço.

O Art. 58 da Consolidação de Leis do Trabalho determina que a jornada de trabalho normal é a de 8 horas por dia, 44 horas semanais, caracterizando 220 horas mensais.

Isso não significa que exista apenas esta jornada. As empresas podem trabalhar até o limite da lei, ou seja, adotar jornadas durante 6 ou 8 horas diárias, ou até menos. A unica exigencia da lei é que seja respeitado os limites de 44h semanais e 220h mensais.

Todas as horas que ultrapassem esse limite, antes ou depois do expediente, bem como os finais de semana e feriados são considerados horas extras. Que devem ser pagas em folha de pagamento ou inseridas no banco de horas.

Vale ressaltar que a lei determina que o trabalhador faça no máximo até 2 horas extras por dia.

A jornada de trabalho pode até parecer um simples detalhe no contrato de trabalho, mas engana-se quem pensa assim, pois essa é uma das coisas mais importantes. Quer saber o porque?

Digo que é uma das coisas mais importantes pois a jornada determina não apenas o horário de trabalho, mas também como funcionará o sistema de horas extras.

Não entendeu?

A jornada determina os horários de início e fim do expediente, suponhamos que um dia o seu funcionário precisou estender o expediente, sem um horário pré determinado como sua empresa saberá quantas horas extras aquele funcionário realizou?

E se algum dia um funcionário fizer o seu tempo de horário de almoço menor do que o combinado?

Caso sua empresa não tenha determinado a jornada de trabalho, você nunca saberá se os funcionários estão cumprindo as regras conforme o combinado.

Agora deixa eu te fazer uma pergunta, para onde vão as horas extras que os seus colaboradores realizam?

Será que você precisa pagar na folha de pagamento ou pode adotar um sistema de banco de horas?

Aliás, você sabe como funciona o banco de horas?

Se você ainda não sabe, continue lendo que a seguir vou te explicar tudo sobre esse assunto.

Como funciona o banco de horas de uma empresa

É muito comum ouvirmos falar sobre banco de horas, mas poucas pessoas realmente sabem o que ele é, e como ele funciona.

O Banco de horas é um acordo de compensação, onde as horas excedentes trabalhadas em um dia são compensadas com a correspondente diminuição da jornada em outro dia.

Não entendeu?

Suponhamos que devido a demanda do setor seu funcionário teve que ficar 2 horas a mais após o término do seu expediente. Ao invés de pagar essas horas na folha de pagamento sua empresa armazenou as horas no banco.

Agora vamos supor que esse mesmo colaborador precisou sair 1 hora mais cedo devido a problemas pessoais. Lembra das horas armazenadas no banco? Então, essa 1 hora que ele precisou sair mais cedo será retirada do banco de horas.

Fácil né? Agora que você aprendeu como funciona, vamos seguir para eu te mostrar as determinações da lei sobre o banco de horas.

De acordo com a CLT, a empresa poderá adotar o sistema banco de horas mediante acordo ou convenção coletiva de trabalho.

A lei determina ainda que as empresas que adotarem o banco de horas, possui o limite para duração de banco de horas de 1 ano, após este período cabe o empregador remunerar as horas acumuladas do banco.

Ou seja, cabe ao empregador fazer esse controle do banco. Mas calma que vou te mostrar como administrar o banco de horas da sua empresa.

Aprenda como calcular o banco de horas na sua empresa

É muito comum as pessoas confundirem o cálculo das horas extras com o cálculo do banco de horas.

Na verdade não existe calculo de banco de horas, mas sim a administração dele.

O banco de horas é um sistema de compensação que utiliza o acúmulo das horas para que o funcionário possa utilizar posteriormente.

Agora, quando falamos do pagamento das horas extras em folha de pagamento, esse sim existe um cálculo que converte as horas trabalhadas em dinheiro.

Se você quer aprender como calcular as horas extras do seus colaboradores temos o artigo ideal para você “Como calcular hora extra passo a passo nele você aprenderá o que é, os tipos de horas extras e como funcionam os cálculos.  

Exemplo de como calcular o banco de horas em folgas ou feriados

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Como eu citei acima é muito comum as pessoas confundirem o banco de horas com horas extras, e quando falamos de horas extras em folgas e feriados essa confusão é ainda maior.

Quando falamos em horas extras no feriado ou folga o Art. 59 da CLT determina que essas horas devem ser pagas em dobro.

Mas e quando essas horas são colocadas no banco de horas?

Já vimos que o banco de horas é um sistema de compensação, dessa forma quando o funcionário trabalha durante um feriado ou folga as horas devem ser computadas normalmente e posteriormente servirá como folga para aquele empregado.

Ou seja, a empresa não deve contar como dois dias de folga. Mas cuidado, lembra que eu citei que o banco de horas tem o limite de 1 ano, e após esse período deve ser pago.

Entretanto, se dentro desse período o funcionário realizou horas extras durante um feriado, nessa caso na folha de pagamento, deve ser paga essas horas em dobro.

Agora você deve estar pensando como você vai saber disso?

Pois bem, guarde essa dúvida que mais para frente vou te mostrar como você pode administrar todos esses detalhes no banco de horas.

O cálculo de banco de horas de acordo com a nova lei [2019]

A reforma trabalhista entrou em vigor em 2018, e suas mudanças deixou muitas pessoas confusas sobre como funcionam as novas regras.

Bem, aqui vou mostrar as principais mudanças da lei que interferem diretamente no banco de horas. Vamos lá!

De acordo com o novo texto, a jornada de trabalho terá o limite de 12 horas diárias e 220 horas mensais. Ou seja, a lei prolongou o máximo de Horas extras de 2 horas para até 4 horas diárias.

Mas fique atento, pois a fiscalização ficará ainda mais rigorosa e os limites devem ser respeitados. Falando em limites, eles passaram a ser 44 horas normais mais 4 extras.

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Outro item que sofreu modificações foi o banco de horas. A partir de agora as negociações poderão ser feitas entre o empregado e empregador, sem a necessidade de acordos coletivos ou da participação dos sindicatos.

Dessa forma o banco de horas poderá ser acertado nos acordos individuais de trabalho. Vale ressaltar que nesses casos o limite para a compensação de banco de horas passa a ser de até seis meses.

Fique atento, é importante lembrar dessas modificações da reforma trabalhista.

Eu sei você deve estar se perguntando: É necessário lembrar de tudo isso mesmo?

Afinal, fora o pagamento das horas extras, o banco de horas interfere em mais alguma coisa na minha empresa?

Essa é uma pergunta bem interessante, pois poucas pessoas sabem como a administração do banco de horas pode modificar o dia a dia de uma empresa.

Mas, confira o próximo tópico que vou te ajudar a mudar essa visão.

A importância de saber calcular horas trabalhadas

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Você quer saber a razão de muitas empresas optarem pelo banco de horas?

A resposta é simples, mas ao invés de te responder diretamente vou citar os três principais motivos do porque elas escolheram o banco de horas.

Controle de Despesas

Se existe uma coisa que pode pesar no orçamento de uma empresa são as horas extras.

Muitas organizações esquecem de fazer o controle das horas e quando chega no fim do mês acabam se surpreendendo com aquela despesa não esperada.

Por isso é importante não apenas saber como calcular as horas extras, mas também como administrar o banco de horas.

Para te ajudar eu quero separar esse tópico em três partes. Banco de horas, horas extras, e rescisões.

Aqui surgiu um tema que ainda não tínhamos tocado, mas calma que vou te explicar como as decisões estão relacionadas ao banco de horas.

Banco de horas

O banco de horas é benéfico tanto para as empresas quanto para os empregados, uma vez que ele gera economia para as empresas e também mais folgas e flexibilidade de horário no trabalho.

Muitas organizações adotam o banco de horas não apenas pela economia que ele gera, uma vez que a empresa não terá todo mês um gasto com o pagamento das horas extras. Mas também pela flexibilidade nas relações com seus funcionários.

Afinal, quem não gostaria de uma folga no meio da semana? Com o banco de horas isso é possível.

Horas extras

Lembra que mais acima eu citei que o banco de horas possui o limite para ser compensado?

Pois bem, esse é um item que você precisa ficar atento. Mas com um bom controle de banco de horas essa tarefa pode ser facilmente administrada.

Agora, você deve estar pensando o que isso tem haver com controle de despesas?

Bem, suponhamos que sua empresa possui cerca de 1000 funcionários. Cada funcionário possui uma data de contratação, certo?

Dessa mesma forma cada funcionário também terá uma data limite para compensação de banco de horas. Ou seja, muito possivelmente todo mês sua empresa terá um gasto com o pagamento desse banco de horas.

Com um sistema de controle de ponto, você conseguirá controlar as despesas mensais com a compensação do banco de pagamento das horas extras.

Vale lembrar que as horas acumuladas no banco devem ser pagas como horas extras na folha de pagamento.

Seguindo essa mesma lógica chegamos ao tópico da rescisão.

Horas extras na rescisão de contrato

Uma dúvida muito comum para as empresas que adotam o banco de horas, é o que fazer com as horas acumuladas no banco quando o funcionário é demitido ou pede demissão?

Nesses casos as horas acumuladas no banco de horas devem ser pagas como horas extras na rescisão de contrato de trabalho.

Eu sei que não é possível prever quando um funcionário pedirá demissão. Mas para os casos onde a empresa opta pelo desligamento, é possível que a área financeira faça a previsão dos gastos com horas extras em caso de demissões.

Viu com o banco de horas é possível gerenciar de uma forma muito mais eficaz as despesas com horas extras da sua empresa?

Agora vamos seguir para um segundo item da minha lista das razões pelas quais as empresas optam pelo banco de horas.

Desempenho de Equipes

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Eu falei rapidamente sobre o benefício do banco de horas para os funcionários, mas aqui eu quero aprofundar ainda mais sobre esse tema.

Obviamente, o excesso de trabalho sobrecarrega o funcionário, gerando estresse, cansaço e consequentemente reduz a eficiência no trabalho.

Agora, imagina isso em uma equipe inteira. Preocupante não é mesmo?

Mas, um bom aliado para que isso não aconteça e o controle das horas e o bom gerenciamento da jornada de trabalho.

Como vimos muitas vezes é inevitável que o colaborador não fiquei até mais tarde. Mas isso não quer dizer que sua empresa não possa compensá-lo.

O bom relacionamento entre empresa e funcionário requer também o entendimento sobre a rotina e momento para cada colaborador. Mas o que eu quero dizer com isso?

Imagine que um de seus colaboradores solicitou alguns dias de folga, ao observar o banco de horas dele, o gestor observou que ele possui muitas horas acumuladas. Após analisar o pedido o gestor concedeu os dias de folga.

Dessa forma, ao liberar o colaborador a empresa além de compensá-lo está auxiliando para o bom relacionamento entre as partes.

Mas além do relacionamento o controle das horas auxilia os gestores nas tomadas de decisões.

Afinal, se muitos de seus colaboradores estão precisando ficar até mais tarde para finalizar as tarefas, cabe ao gestor analisar se a equipe precisa de mais colaboradores ou uma nova estratégia de trabalho que os ajude a organizar a rotina sem sobrecarregá-los.

Mas calma que isso está diretamente relacionado com o nosso próximo tópico então continue lendo que vou explicar com mais detalhes sobre a relação entre o rendimento das equipes e o controle das horas.

Custos x Rendimento

O controle da jornada de trabalho não é apenas uma obrigatoriedade, mas também um grande instrumento de planejamento, execução e acompanhamento das tarefas desempenhadas.

Administrar a jornada de trabalho de cada colaborador requer conhecer também as atividades desempenhadas por ele.

Isso quer dizer conhecer quanto tempo ele demora para realizar tal atividade, quanto tempo demanda para a finalização de um projeto. Essa informações são muito importantes para calcular o valor do investimento que sua empresa precisa ter.

Viu, apenas três tópicos já são o suficiente para você entender o porque as empresas acham importante e adotam o controle das horas trabalhadas.

Mas boa parte do que você viu depende de uma boa gestão do controle de horas, e é justamente sobre isso que quero falar com você a seguir.

Como fazer a gestão do banco de horas?

Geralmente, a responsabilidade de gerir o banco de horas é do setor de Recursos Humanos.

Por meio de sistema de controle de frequência, o RH coleta as informações da jornada de trabalho diária de cada colaborador e mensura os dados nos sistemas de tratamento de ponto.

Mas ter essas informações não quer dizer que sua empresa está gerenciando com eficiência o banco de horas.

Eu sei que ter um controle de ponto é importante para esse processo de gerenciamento. Mas é muito comum encontrar sistemas que fazem apenas a coleta dos horários realizados pelos colaboradores.

Mas isso não quer dizer que sua empresa terá uma boa gestão de banco de horas. Por isso é importante escolher bem o sistema de ponto que você vai utilizar.

Se você tem dúvidas sobre qual escolher, eu posso te ajudar. Temos um artigo completo sobre como funciona cada sistema e como escolher o melhor para sua empresa. Confira nossa sugestão.

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Agora vamos voltar a gestão de banco de horas. Hoje o mercado oferece ferramentas de controle de jornadas que realizam não apenas a coleta das informações mas também o gerenciamento completo das jornadas.

Isso significa que o gerenciamento das escalas de trabalho, das regras do banco de horas, o cadastro dos feriados, as porcentagens de horas extras conforme a convenção coletiva de trabalho, entre outros detalhes que fazem a diferença na hora de administrar as jornadas.

Você pode até não perceber agora, mas esses detalhes fazem toda diferença no dia a dia.

Mas vamos falar sobre isso mais a frente. Agora que tal vermos as principais dúvidas sobre o banco de horas?

Dúvidas sobre banco de horas

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Quanto tempo a empresa tem para pagar o banco de horas?

Conforme as determinações da Lei 13.467 da Reforma trabalhista, o limite para a empresa compensar o banco de horas é de no máximo seis meses.

Caso a empresa queira um limite de 1 ano para a compensação de banco de horas é necessário a realização de um acordo com o sindicato.

Mas vale ressaltar que após o período de seis meses cabe à empresa pagar as horas acumuladas em banco como horas extras na folha de pagamento.

Como deve ser definida a prorrogação e compensação de horas?

É muito comum as pessoas confundirem a compensação de horas com a prorrogação da jornada de trabalho. Afinal, ambas são consideradas sistemas de compensação.

Mas existe muita diferença entre o banco de horas e a prorrogação da jornada de trabalho.

Como vimos nesse artigo, você já sabe o que é banco de horas, então deixa eu te explicar o que é a compensação da jornada.

O que é compensação de jornada?

A compensação de jornada é um modelo adotado por empresas que ampliam as horas de trabalho em um dia ou mais, para suspender as horas de um dia específico.

A compensação da jornada de trabalho é muito comum para empresas que querem compensar o sábado.

Se quiser saber mais detalhes sobre a diferença do banco de horas e da compensação de jornada temos um artigo completo que especifica como funciona a lei para os dois casos de compensação.

O que significa compensar as horas extras?

A compensação das horas extras nada mais é uma variação de nome para o banco de horas.

Como vimos até agora, muitas pessoas costumam confundir e ter dúvidas sobre essa compensação. Por isso, existem várias nomenclaturas para o banco de horas.

Tempo mínimo de descanso entre jornadas de trabalho

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Você sabia que a legislação determina regras para o descanso entre uma jornada e outra?

Não?

A verdade é que poucas pessoas ouviram falar sobre o intervalo interjornada. Mas calma que vou te explicar como ele funciona.

O Art 66 da CLT determina que entre duas jornadas de trabalho deve haver um intervalo mínimo de 11 horas consecutivas de descanso.

Esse período de descanso é chamado intervalo interjornadas. Ou seja, entre o final de um dia de trabalho e início de outro é necessário que o empregado tenha descansado 11 horas.

Agora você deve estar se perguntando quando interrupto esse intervalo entra como horas extras ou pode ser compensado em banco de horas?

Nessa ocasião o intervalo interjornada não pode ser inserido no banco de horas. Dessa forma caso o funcionário não tenha conseguido descansar as 11 horas consecutivas, cabe a empresa pagar esse intervalo como hora extra interjornada.

Vale ressaltar que é muito importante que sua empresa controle este intervalo. Isso porque o intervalo interjornada está entre os temas que mais tiveram processos trabalhistas em 2018.

Ficou surpreso né?

Agora não adianta nada saber tudo isso sobre o banco de horas, se não souber como administrá-lo ou até mesmo se não tiver um sistema de controle inteligente que te auxilie nessa gestão.

Então deixa eu te mostrar como você pode solucionar isso.

Como calcular banco de horas online com a ajuda da PontoTel

O sistema da PontoTel é muito completo quando se trata de banco de horas.

Uma simples consulta ao banco de horas já é super fácil, você pode conferir da folha do colaborador mesmo, ao clicar em “mostrar apontamentos do mês”. Mas, é claro que não é só isso.

No sistema você coloca as regras da sua empresa, pois sabemos que cada caso é um caso.  

Por exemplo, se você quer que 1 hora extra seja o equivalente a 2 horas no banco, basta adicionar um fator de transformação na sua regra de banco, ele já faz isso automaticamente sem nenhum comando, você não precisa calcular nada.

Além do mais, você pode escolher quando aquele banco de horas pode expirar, determinar um limite de acúmulo e regras de compensação.

Dessa forma fica muito mais fácil controlar as horas de seu colaborador, você pode permitir que atrasos e faltas sejam acumulados no banco de horas e conforme o funcionário for compensando as horas negativas vão sendo retiradas.

E mesmo que sua empresa trabalhe com desconto em folha de pagamento o banco de horas também pode te ajudar. O sistema te mostrará quando o funcionário ficou devendo horas.

Todas essas situações que falei, colaboram muito no fechamento da folha. Um bom banco de horas permite que seus funcionários admnistrem melhor a sua jornada de trabalho.

Conclusão

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Depois desse artigo, se sua empresa ainda não adotou o regime de banco de horas, acho que você já pode começar a pensar.

Afinal, ter um banco de horas como vimos acima agrega muitos benefícios, reduz bastante os atrasos e até mesmo o pagamento de horas extras.

Além disso, vimos que a prática é permitida pela lei antes e depois da reforma trabalhista e como o sistema da PontoTel pode te ajudar na organização do banco de horas.

Bom, eu espero que tenha te ajudado na tomada de decisão, e se você quiser ver outros artigos relacionados a banco de horas basta clicar aqui.

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