Gestão de ponto por aplicativo: Torne seu RH móvel, inteligente e digital

imagem de um homem segurando um celular e usando o aplicativo de controle de ponto da pontotel

Diversas tendências tecnológicas aparecem no mercado constantemente, a gestão de ponto por aplicativo é uma delas e vem ganhando grande destaque no RH de grandes empresas. 

É bastante fácil acompanhar a rotina diária quando você tem um ou dois funcionários trabalhando em um local fixo. Mas, o que fazer quando se tem uma equipe grande? E se essa equipe estiver trabalhando de maneira híbrida?

Ainda hoje, muitas empresas continuam a depender de relógios de ponto ou do registro manual das horas dos funcionários. Essas ferramentas, apesar de usuais, provaram ser pouco eficientes, confiáveis e propensas a erros. 

O uso de um aplicativo de relógio de ponto e a implementação da tecnologia em toda a sua capacidade, é um método eficaz para gerenciar registros de presença, fazer cumprir as políticas da empresa e principalmente cumprir as leis trabalhistas.

Pensando nisso, preparamos esse conteúdo, que explicará como funciona a gestão de ponto por aplicativo e os benefícios mais significativos do software de controle de jornada de trabalho. Veja: 

Aproveite a leitura!

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Gestão de ponto por aplicativo: É possível?

imagem de um homem sentado na frente de um computador segurando uma xícara e um celular

Tanto a conformidade com as leis que regem um contrato trabalhista quanto a transformação digital tornam a gestão de ponto por aplicativo uma realidade muito utilizada atualmente. 

O acompanhamento da jornada de trabalho em uma organização está previsto na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), onde é ressaltada a necessidade de um controle de ponto que registre os horários de entrada, pausa e saída dos colaboradores durante todo o mês. 

Expedida pelo antigo Ministério do Trabalho e Emprego, o controle de ponto por meio de aplicativos passou a ser aceito pela legislação trabalhista no ano de 2011, com a Portaria 373. 

Todavia, em novembro de 2021, a portaria Nº 671 revogou as portarias 373 e 1510, que eram anteriormente utilizadas como referência de legislação sobre controle de ponto eletrônico.  

Além de rever alguns pontos sobre as relações de trabalho, a portaria 671 também pontua algumas questões sobre a gestão de ponto eletrônico e jornada de trabalho, definindo como regra três tipos de registradores eletrônicos de ponto que podem ser usados pelas empresas: 

  • Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C): Equipamento eletrônico no qual o próprio funcionário faz a marcação do ponto, imprimindo um comprovante desse registro.
  • Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A): Também é realizada pelos trabalhadores por meio de ferramentas tecnológicas.
  • Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P): Representa os softwares que são parte do sistema de registro de ponto via programa.

Além disso, o aplicativo de ponto também é citado na redação dada pela Lei nº 13.874, no Art. 74 da CLT, no qual diz que:

  • § 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
  •  § 3º  Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo. 

E a partir da convenção ou acordo coletivo, a organização conseguirá desfrutar da facilidade de captar e calcular a jornada de trabalho rapidamente, garantindo que seus colaboradores receberão pelos serviços prestados de maneira correta.

Evolução dos softwares de gestão de ponto

Diariamente, tendências e inovações surgem no mercado, trazendo novas tecnologias para as empresas, a fim de tornar os processos mais rápidos, eficientes e organizados.

Foi isso que aconteceu com a gestão de ponto dos trabalhadores, que evoluiu com o passar dos anos, até chegarmos nos softwares de gestão de jornada como são hoje.

Mas, como a gestão de ponto evoluiu com o passar dos anos, na prática?

Do papel ao sistema de ponto digital, traçamos uma linha do tempo e identificamos algumas das mudanças pelas quais esse processo passou, até nos trazer para onde estamos hoje.

Ponto manual

As planilhas de horas em papel foram o padrão por muitos anos. O caderno de registro foi um dos primeiros métodos para ter o controle sobre a jornada de trabalho dos funcionários. 

Na maioria das vezes, uma pessoa ficava intitulada a anotar os horários de entrada e saída de cada colaborador, mesmo em empresas com uma grande quantidade de funcionários. E, depois de um certo tempo, os próprios funcionários passaram a anotar seus horários nesse grande livro

Embora o controle de horas em papel exista há anos, e ainda seja usado em muitas empresas, é um processo de gestão de ponto com muitas desvantagens. 

A anotação de ponto manual é um processo demorado, já que todas as informações relacionadas a jornada de trabalho são anotadas em papel.

Além disso, anotações em papel podem ser difíceis de decifrar, e também exigem armazenamento adequado, para que os papéis não se percam, sejam danificados ou destruídos. 

Ponto mecânico

O primeiro relógio de ponto foi inventado no final de 1800, e era utilizado para registrar o horário que o funcionário entrava e saia da fábrica. 

Este relógio de ponto mecânico marcava as informações de dia e hora em um cartão de papel grosso, daí o surgimento do nome “cartão de ponto”. Este primeiro cartão de ponto deu ao proprietário da fábrica um registro real das horas trabalhadas por cada funcionário.

Isso protegeu o proprietário da empresa, garantindo que os funcionários trabalhassem o número de horas combinados, e auxiliou os trabalhadores, tornando muito mais difícil para os contratantes enganá-los quanto se tratava do valor correto para o pagamento de seus salários.

Os sistemas de ponto continuaram a avançar com relógios elétricos menores, eventualmente substituindo os grandes equipamentos mecânicos. 

Os cartões de ponto também evoluíram e passaram a ter áreas especiais para a  marcação de ponto, de modo que os trabalhadores tinham que alinhar cuidadosamente o cartão de ponto no lugar certo na hora do registro.

Ponto por aplicativos

Na década de 90, o controle por papel começou a ser substituído por um cartão magnético ou código de barras no crachá de identificação de cada trabalhador, assim, as informações extraídas passaram a ser armazenadas eletronicamente. 

Com esse surgimento, as empresas começaram a se afastar dos relógios mecânicos e elétricos, que estavam sujeitos a falhas, e também eram caros para substituir ou reparar. 

Hoje em dia, um novo tipo de controle de ponto é utilizado pelas empresas o ponto via aplicativo, que funciona por meio de um sistema de ponto online, desenvolvido para captar as marcações e informações do registro de ponto dos funcionários. 

Com o surgimento do trabalho remoto, as mudanças para o controle da jornada de trabalho não pararam por aí. Softwares para dispositivos móveis passaram a ser desenvolvidos, utilizando tecnologia da nuvem para armazenar informações da jornada de trabalho dos colaboradores. 

É possível notar que toda a transformação na maneira de registrar o ponto dos trabalhadores, mudaram a forma como o RH e as empresas fazem a gestão de seus profissionais. 

Durante a COVID-19, por exemplo, as empresas tiveram que adaptar seus funcionários e sistemas para o modelo de controle de jornada de trabalho home office, o que ampliou a utilização de sistemas de ponto digitais e por aplicativo eletrônico no celular.

Como funciona a gestão de ponto por aplicativo?

Por meio do celular, tablet ou computador, e de maneira 100% segura, a gestão de ponto por aplicativo tem o mesmo intuito de um sistema de controle de ponto tradicional: registrar e gerir os horários dos funcionários da empresa. 

Porém, por ser um sistema inovador e tecnológico ele traz inúmeras funcionalidades que o tornam mais prático e seguro. Para entender melhor o funcionamento dele, vamos explicar como é a marcação da jornada de trabalho via app de ponto eletrônico e seus principais métodos de registros. Confira! 

Sistema de ponto em nuvem

O sistema da gestão de ponto por aplicativo é feito por meio da tecnologia de Cloud Computing, uma tecnologia que permite acesso a softwares, armazenamento de arquivos e processamento de dados por meio da internet, no qual pode ser acessado de qualquer computador, tablet ou celular, em qualquer lugar. 

Essa rede de servidores é mais reconhecida como nuvem, pode ser instalada em diversos tipos de aparelhos, e permite que todos os colaboradores de uma organização se conectem facilmente, permitindo que a gestão de ponto seja realizada com muito mais facilidade.

Visualização dos registros de ponto em tempo real

imagem de uma pessoa segurando um celular e usando o aplicativo de controle de ponto da pontotel

Com o sistema de ponto em nuvem em ação, todas as entradas e saídas, assim como outros dados e relatórios, ficam disponíveis para você em tempo real. 

Pouco tempo após finalizar a marcação do ponto, a informação fica disponível para que os gestores ou equipe de Recursos Humanos possam consultá-las, por meio dos aplicativos de gestão. Basta o aparelho do funcionário estar conectado à alguma rede de internet que o registro de ponto e o reconhecimento e tratamento daquele ponto ocorrem simultaneamente.

Tratamento pelo aplicativo

A organização para os cálculos das horas trabalhadas se tornou ainda mais prática com a gestão de ponto por aplicativo. Isso porque a plataforma permite que informações como horas extras, faltas e atrasos sejam calculadas de maneira automatizada e rápida. 

Quando o funcionário marca o ponto no APP, os horários são enviados de forma automática para a folha de ponto do colaborador e o tratamento de ponto é realizado por meio de uma plataforma totalmente online. 

O que é possível fazer pelo aplicativo de gestão de ponto da PontoTel?

imagem de uma pessoa segurando um celular e usando o aplicativo de controle de ponto da pontotel

Se você está procurando gerenciar da melhor maneira a jornada dos funcionários, mitigar erros, economizar tempo, aumentar a precisão dos pagamentos e trazer mais facilidade e autonomia aos seus colaboradores, recomendamos que você conheça o poderoso aplicativo de gestão de ponto da PontoTel.

Trata-se de um sistema de registro que apresenta soluções inovadoras, que foi desenvolvido acompanhando as principais tendências de RH, a fim de permitir uma gestão de ponto organizada e estratégica. 

Entenda alguma das variadas funcionalidades do aplicativo de gestão de ponto da PontoTel a seguir: 

Registro de ponto

É simples, rápido, seguro e possui duas opções para você selecionar qual será a mais prática para o seu dia-a-dia. 

A primeira maneira é pelo aplicativo. Ele pode ser instalado em sistemas operacionais Android ou IOS, e já na tela inicial o funcionário encontrará as opções para marcar o ponto, sincronizar e mostrar todos os pontos que já foram batidos. 

A segunda opção é pelo computador ou tablet e também funciona de maneira prática, para que o colaborador bata o ponto na sua própria mesa de trabalho, sem preocupações. Basta acessar o endereço web da PontoTel, fazer o login e seguir com o mesmo procedimento citado acima. 

Após confirmar sua identidade e passar pelo procedimento de segurança com reconhecimento facial ou senha pessoal, o funcionário poderá escolher qual tipo de marcação ele está realizando: entrada, saída ou pausa para almoço.

Acompanhamento de jornadas em tempo real

Um dos maiores diferenciais dos sistemas de ponto por aplicativo em relação ao ponto tradicional é a sincronização de dados e o acompanhamento de jornadas em tempo real. 

Quando o funcionário marca o ponto por um app, o departamento responsável pela gestão da jornada de trabalho, não precisa extrair os pontos do dispositivo utilizado, essa informação é automaticamente reconhecida pelo sistema e já aparece na folha de ponto online do colaborador. 

No aplicativo de gestão e menu inicial aparecem as opções para conferir quem precisa iniciar a jornada de horário do dia, quem já está trabalhando e quem se encontra ausente.

Correção de pontos

A possibilidade de corrigir inconsistências com apenas um clique se tornou possível com o aplicativo da PontoTel. 

Para corrigir uma marcação de ponto basta clicar na opção “Folha” do menu, em seguida selecionar o funcionário que deseja aplicar a alteração. Será possível escolher a data, corrigir o horário e justificar o porquê da alteração ter sido feita. 

Alteração de jornadas

Por se tratar de uma ferramenta que trata das marcações de ponto dos colaboradores, o aplicativo é totalmente capaz de realizar ajustes nas jornadas. 

Vale lembrar que todas essas alterações precisam seguir as exigências da lei. 

Acompanhamento de banco de horas

O gerenciamento do banco de horas também é realizado de maneira prática e inteligente. Na aba “Gestão” do aplicativo é possível verificar todos os saldos dos colaboradores da empresa. 

O app fornece os maiores e menores saldos do mês. É possível também selecionar datas específicas para melhor visualização, horas acumuladas e compensadas de cada funcionário.  

Visualização de dados dos pontos (foto e localização)

Como forma de segurança e maior confiabilidade, o aplicativo também oferece a opção de visualizar os dados do registro de ponto dos funcionários. 

Por meio do aplicativo de gestão, basta clicar na opção “folhas”, selecionar os filtros que deseja, como local de trabalho ou funcionário e a tela abaixo aparecerá.

Verificação de faltas

Assim como os outros processos, é possível ter uma visão ampla quando se trata da ausência de algum funcionário. 

No próprio menu gestão, basta selecionar o período de trabalho e a data que deseja visualizar, a opção “eventos excepcionais”  mostrará uma lista com os funcionários e as respectivas faltas. 

Visualização de pendências e jornadas incompletas

Toda a jornada de trabalho envolve alguma forma de relatório, principalmente como uma forma de enviar horas aprovadas e verificadas à folha de pagamento para processamento. 

No aplicativo é possível visualizar pedidos de aprovação e a lista com as pendências, aprovadas, negadas e em espera de confirmação. Também é possível verificar essas informações por meio da folha do próprio colaborador, clicando na opção ver apenas dias com pendências.

Verificação de colaboradores em férias ou afastados

Para manter o controle de jornada dos colaboradores da melhor maneira possível, é necessário saber quais funcionários estão de férias e quando irão retornar, quais estão afastados por determinados motivos, etc. 

No aplicativo essas informações ficam reunidas, selecionando o local de trabalho e informando o período e data pelo qual deseja visualizar, você irá obter uma lista de todos os colaboradores que se encontram ausentes da empresa por férias e afins. 

Por que realizar a gestão em de ponto por aplicativo?

A gestão de ponto por aplicativo surgiu como uma forma de otimizar ainda mais os processos dentro de uma empresa e gerar maiores benefícios ao negócio. 

Cada vez mais empresas estão adotando aplicativos de ponto criados especificamente para atender a demanda dos funcionários. Isso porque, quando usados para o controle de jornada, uma de suas principais vantagens é o fato de funcionar totalmente online. 

Isso permite que tanto os líderes quanto o RH da empresa consigam gerenciar melhor as informações durante todo o mês. Mas, se ainda tem dúvidas, separamos três principais vantagens que a sua organização terá ao aderir à gestão de ponto por aplicativo:

Ganho de tempo

Quando sua organização adota um aplicativo de cartão de ponto, não há mais a necessidade de inserir informações manualmente. Em vez disso, todas as informações são facilmente exportáveis. 

Um aplicativo de jornada de trabalho que fornece captura automática de dados pode ser uma grande ajuda para economizar tempo e recursos para qualquer negócio. Ao eliminar a necessidade de entrada manual, você pode economizar muito tempo. E como toda empresa sabe, tempo é dinheiro. 

Alterações rápidas

Com o APP, todas as informações dos funcionários são carregadas na nuvem. Assim, é fácil integrar o aplicativo com o software de folha de pagamento e planilha de horas para que você sempre tenha acesso fácil a dados atualizados. 

Se houver erros ou informações faltantes e desatualizadas, a praticidade do aplicativo permite que as alterações sejam feitas rapidamente e com um clique.

Acesso de dados de forma rápida

Uma das maiores vantagens de usar a gestão em de ponto por aplicativo para o seu negócio é que ele permite verificar de forma simples e rápida as horas que seus funcionários trabalharam. 

Além de ter os tempos de entrada e saída registrados, férias, afastamento, pendências e mais. 

Se deseja as melhores ferramentas para o seu negócio vale a pena agendar uma demonstração e ver na prática como o aplicativo de gestão de ponto do PontoTel trará as melhores vantagens para a sua organização.

Conclusão

Ao longo deste conteúdo foi possível observar o quanto a nova era digital vem ganhando espaço no ambiente corporativo, trazendo novas tecnologias, como a gestão de ponto por aplicativo para dentro dos negócios.

Com a gestão de ponto por aplicativo ficou mais fácil do que nunca acompanhar a presença dos funcionários. Isso porque, criou-se um sistema menos propenso a erros, que passou a permitir que os funcionários registrem sua jornada de trabalho pelo celular, ou qualquer outro aparelho conectado a internet.

O uso de um aplicativo de marcação de ponto passou a garantir também mais organização no acompanhamento da jornada dos profissionais, facilitando as estratégias do RH, principalmente no momento em que muitos profissionais trabalham de maneira híbrida ou em home office.

E então, entendeu melhor como funciona a gestão de ponto por aplicativo e como essa inovação pode agregar mais economia de tempo e organização na sua empresa? Para não ficar por fora desses assuntos, assine a newsletter do blog da PontoTel, e não esqueça de compartilhar esse conteúdo nas redes sociais!

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