A burocracia é apontada por 94,7% das empresas como empecilho para a competitividade, segundo a FIESP. O controle de jornada sempre apareceu como a rotina mais burocrática de muitas empresas, atrapalhando a produtividade. Mas isso mudou com o registro de ponto online.
O registro de ponto online é uma tecnologia, via sistema online, que contribuiu para que tanto a empresa como os colaboradores conseguissem gerir os dados da jornada de trabalho de forma mais rápida e segura.
Com ele a empresa tem dados em tempo real da jornada do colaborador e, por outro lado, o funcionário tem diversas possibilidades para “bater o ponto”, mesmo que o trabalho seja remoto, tornando esse processo mais rápido e estratégico.
Isso porque o sistema armazena dados em nuvem e o registro pode ser feito por aplicativo ou web. Essa facilidade otimiza essa rotina na empresa, eleva a produtividade, tornando a companhia mais estratégica, ao mesmo tempo, em que ajuda a reduzir custos.
Mas, como de fato funciona o registro de ponto online e quais as outras vantagens dele? Neste artigo você vai saber:
- O que é registro de ponto online?
- Tipos de registro de ponto online
- Principais vantagens para sua empresa
- Como fazer o registro de ponto online?
- O registro de ponto online é seguro?
- É possível fazer o registro de ponto online trabalhando home office?
- Como implantar na minha empresa?
- Qual registro de ponto online é ideal para uma empresa?
Boa leitura!
O que é registro de ponto online?
O registro de ponto online é uma forma alternativa e tecnológica de registrar a jornada dos colaboradores. O objetivo desse modelo é desburocratizar uma das principais rotinas da empresa, a gestão do trabalho dos empregados – entradas, saídas, faltas e atrasos.
Esse tipo de controle online é mais simplificado, em função das inúmeras possibilidades de registro, como reconhecimento facial ou comando de voz, e traz maior transparência na relação trabalhista.
Isso porque os dados podem ser acessados em nuvem, em tempo real, para que tanto a empresa como o empregado tenham acesso às informações da jornada. Essa possibilidade está prevista na Portaria 671.
Tipos de registro de ponto online
Desde setembro de 2011, os sistemas alternativos, de registro de ponto online, passaram a ser autorizados pela Portaria 373, que foi substituída em 11 de novembro de 2021 pela Portaria 671.
Em seu artigo 75 a portaria que detalha quais os tipos de registro de ponto autorizados para uso das empresas em geral, são eles: REP-A, REP-C e REP-P.
O REP-A e o REP-P estão ligados ao modelo online, entenda melhor a seguir.
REP-A
O registrador eletrônico de ponto alternativo (REP-A) deve ser autorizado por acordo ou convenção coletiva. Ele deve ser utilizado enquanto o acordo estiver vigente.
No REP-A não é permitido alterações nos registros, ou seja, o sistema deve ser fiel ao registro efetuado pelos empregados e precisa, obrigatoriamente, quando houver solicitação por parte de um auditor-fiscal do trabalho, gerar o AFD (Arquivo Fonte de Dados).
Esse modelo também não prevê restrição de horário para o registro de ponto. Os detalhes do REP-A são detalhados no artigo 77.
Art. 77. O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
1º Para fins de fiscalização, o sistema de registro eletrônico de ponto que utilize REP-A deverá:
I – permitir a identificação de empregador e empregado; e
II – disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
REP-P
Já o modelo Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P) está ligado ao controle de ponto via software online, seja por armazenamento em nuvem ou servidor dedicado. O registro de ponto desse modelo pode se utilizar de tablets, celulares ou computadores.
A emissão do comprovante de registro no REP-P deve ser realizada de forma impressa ou eletrônica.
O artigo 78 é que detalha o REP-P:
Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Principais vantagens do registro de ponto online para sua empresa
O registro de ponto online pode ser extremamente vantajoso para a empresa, proporcionando maior assertividade nas tomadas de decisão, segurança no controle de dados e transparência na marcação dos colaboradores.
Entre os principais benefícios que a empresa pode ter ao adotar o registro de ponto online estão:
Redução de custos
A redução de custos é uma das principais vantagens do registro de ponto online. Isso ocorre, pois, nesse modelo de marcação, a empresa não precisa realizar altos investimentos em sistemas e equipamentos físicos.
Se utilizando da tecnologia, boa parte do processo é feito digitalmente, em nuvem. Isto quer dizer que a empresa consegue cortar custos, principalmente na formação de profissionais para gerir o sistema, já que o uso dele é muito mais fácil e prático.
Economia de tempo
Outra vantagem do registro de ponto online é que a empresa tem acesso em tempo real aos dados da jornada do colaborador, desde entradas, saídas, atrasos e faltas. Permitindo assim, que haja uma economia de tempo na gestão de informações.
Com isso, as tomadas de decisão se tornam mais rápidas, seja para gerir dados, fechar a folha de pagamento ou identificar causas de faltas, ou atrasos. Isso tudo oriundo do acesso mais rápido às informações via registro de ponto online.
Segurança de dados
O registro de ponto online permite que a empresa armazene os dados em nuvem, com várias medidas antifraude, com foco na segurança dos dados.
Além disso, com os arquivos em nuvem evitam-se problemas de documentos perdidos ou que por algum acidente na empresa não se possa mais ter acesso.
Outra questão de segurança é que o registro de ponto exige do colaborador o reconhecimento facial ou de voz, e também permite que a empresa acesse a geolocalização do registro para saber se o local em que o colaborador está bateu o ponto está correto.
Redução de erros em cálculos
O controle de ponto online também facilita a gestão de dados da jornada de trabalho dos colaboradores, reduzindo então os erros de cálculos nas folhas de pagamento. No modelo online, a interferência humana é mínima no processo.
Isso porque os sistemas virtuais costumam efetuar cálculos automaticamente e apontam possíveis erros na inserção de dados na operação. Isso é facilitado, pois, no modelo virtual, as informações são centralizadas e podem ser acessadas facilmente.
Sem contar que o próprio armazenamento dos dados online evita esquecimentos ou perda de documentos importantes e que são essenciais para que o cálculo seja efetuado.
Autogestão da jornada de trabalho
Uma facilidade importante dada pelo registro de ponto online é a chamada autogestão da jornada de trabalho. Com esse modelo de registro, os colaboradores têm uma autonomia maior sobre a visualização da sua jornada.
Isso porque nesse sistema de registro existe uma transparência das informações, e o colaborador tem acesso a dados de horas extras, atrasos e faltas. Permitindo, então, que ele tenha um controle maior do seu dia a dia e dos seus horários.
Cálculo de horas diário
O registro de ponto online dá à empresa uma grande autonomia na gestão dos dados da jornada dos colaboradores. Com esse controle em tempo real das informações fica mais fácil até realizar cálculos de horas diárias.
Uma vez que, o sistema abre um leque com dados de horas extras, entradas, saídas, atrasos, intervalos e faltas. Essa disposição permite que o cálculo da jornada se torne mais assertivo, com informações mais precisas do dia a dia de trabalho do colaborador.
Impedindo, por exemplo, que a empresa efetue pagamento de horas extras de forma desnecessária.
Empresa mais estratégica
Com dados das jornadas em tempo real a empresa tem maior facilidade nas tomadas de decisão. Isso quer dizer que ela se torna mais estratégica para controlar as jornadas dos seus colaboradores e consequentemente se torna mais ativa na rotina da organização.
Afinal, via dados do registro de ponto online, ela pode identificar quem está se atrasando, quem está faltando muito ou se existem excessos de horas extras por parte das equipes.
Assim fica mais fácil conversar com os colaboradores que vêm faltando ou se atrasando, para identificar possíveis causas, além de ser mais fácil realocar equipes ou realizar novas contratações se algum setor tem feito horas extras de forma recorrente.
Como fazer o registro de ponto online?
O registro de ponto online oferece uma série de possibilidades às empresas que adotam esse tipo de modelo de controle da jornada. Ele funciona virtualmente, ou seja, é um software em nuvem capaz de registrar e armazenar informações dos colaboradores.
Esse tipo de registro de ponto online abre um leque de opções para que o colaborador possa “bater o ponto”. Duas alternativas se destacam no mercado: reconhecimento facial e comando de voz.
No caso do comando de voz, é levado em conta o sotaque e a entonação da voz para reconhecer o colaborador. Já no reconhecimento facial o empregado registra seu rosto via captação de sua estrutura facial.
Após a implementação do sistema, o colaborador instala um app no seu celular, tablet ou acessa via web. Aí basta realizar o registro escolhendo a opção que o sistema oferece.
O registro de ponto online é seguro?
Sim! O registro de ponto online é seguro, principalmente porque segue todas as diretrizes legais da legislação trabalhista. A segurança do registro de ponto online pode ser destacada por meio de três pontos:
- Privacidade dos dados colaboradores: no registro de ponto online dos dados da jornada estão seguros por se utilizarem de criptografia, protegendo as marcações e evitando possíveis fraudes ou alterações dos dados.
- Registro único: sistemas como reconhecimento facial ou comando de voz fazem com que a marcação seja mais segura. Uma vez que, se utiliza de dados únicos do ser humano, eliminando qualquer possibilidade de que uma outra pessoa registre o ponto para o profissional em questão.
- Segue a lei: Outra questão relacionado a segurança desse tipo de sistema é que além dele seguir a Lei geral de proteção de dados, garantindo a privacidade dos dados dos colaboradores, ele também, de forma recorrente, passa por auditorias externas com testes de segurança para evitar problemas de invasão ou vazamento de dados.
É possível fazer o registro de ponto online trabalhando home office?
Uma das facilidades do registro de ponto online é a flexibilidade para que o colaborador bata o ponto, portanto, é sim possível realizar o registro mesmo que o profissional trabalhe em home office.
No registro de ponto online tudo pode ser feito a distância, via aplicativo e em poucos cliques.
Basta o colaborador acessar o sistema pelo app ou web e registrar sua entrada, saída ou intervalos por meio de opções como reconhecimento facial ou comando de voz. Sendo assim, independentemente de onde o colaborador estiver, o registro poderá ser feito.
Como implantar na empresa?
Para que a implementação do controle de ponto online seja de fato efetiva e segura para a empresa é fundamental realizar a análise de alguns pontos que são parte essencial para que a ferramenta atenda as necessidades da organização.
Para implantar um controle de ponto online a empresa precisa:
- Entender as necessidades da empresa em relação ao controle de jornada;
- Avaliar as opções de mercado e as funcionalidades de cada ferramenta;
- Revisar os processos de RH que podem ser automatizados;
- Treinar os gestores e colaboradores para o uso do sistema;
- Realizar pesquisas internas sobre a adaptação dos empregados em relação ao sistema.
Qual registro de ponto online é ideal para uma empresa?
Quando o assunto é registro de ponto online a plataforma Pontotel se destaca no mercado. Isso porque por meio dele o gestor de RH tem inúmeras facilidades para gerir o controle de ponto com informações completas da jornada e sem erros.
Além de ser fácil de operar, a plataforma Pontotel oferece uma gestão em tempo real dos dados, com relatórios gerenciais e com a centralização das informações para o registro e tratamento do ponto.
Com a plataforma Pontotel sua empresa poderá:
- Garantir a autenticidade das marcações com sistema anti-fraude e 5 medidas de segurança;
- Cumprir com as obrigações legais do registro de ponto de acordo com as portarias do Ministério do Trabalho;
- Ter acesso em tempo real as informações da jornada;
- Acessar relatórios de indicadores de desempenho, gerencial das equipes e de inconsistências;
- Eliminar custos operacionais ou com papel, com um sistema online;
- Economizar 80% do tempo do fechamento da folha, em função do fácil acesso a dados e cálculos automáticos;
- Facilitar a transparência na relação trabalhista e nos dados da jornada;
- Reduzir o número de ações trabalhistas;
- Cortar custos de horas extras e pagamentos indevidos.
Quer saber mais sobre a plataforma e revolucionar a gestão de ponto da sua empresa? Então, agende um bate papo sobre o sistema entrando em contato com os especialistas da Pontotel.
Conclusão
Conforme o artigo 74 da CLT empresas com mais de 20 funcionários obrigatoriamente precisam realizar o controle de jornada dos empregados. Qualquer erro nessa rotina pode acarretar multas ou processos trabalhistas.
Neste sentido da lei, o registro de ponto online aparece como uma boa alternativa para proporcionar maior segurança à empresa nas marcações da jornada e na gestão das horas de trabalho dos empregados.
Como você viu ao longo deste conteúdo, ao adotar o registro de ponto online, a companhia oferece maior transparência na relação com os funcionários e tem em mãos dados em tempo real da jornada, contribuindo para que as decisões sejam mais estratégicas.
Podendo não só cumprir com as obrigatoriedades da lei em relação ao registro de ponto, mas também podendo reduzir custos, automatizar os cálculos e eliminar possíveis erros que são comuns na gestão humana.
Se você gostou deste conteúdo sobre registro de ponto online, compartilhe ele nas redes sociais e se quiser saber mais sobre temas relacionados à gestão de pessoas acesse o blog Pontotel.
