Redução de custos: Entenda o que são custos e quais estratégias para reduzi-los

imagem de um homem segurando notas de cem reais

Você já ouviu falar que não adianta aumentar sua receita e desenvolver uma ótima estratégia de vendas se seus custos também estão aumentando?

Em tempos de crise econômica, a redução dos gastos corporativos torna-se ainda mais necessária – medida que se não tomada, pode levar a ações desesperadas e nem sempre eficazes.

  A redução de custos, se feita de forma planejada, pode garantir que as empresas tenham mais recursos para se empenhar em inovar seus produtos ou serviços, ao mesmo tempo em que se tornam mais competitivas. Estas são medidas de gestão empresarial simples que o empregador pode aplicar agora e que podem garantir maiores margens de lucro.

No entanto, colocá-la em prática não é fácil. A redução de custos requer um amplo entendimento das operações e dos mercados de uma empresa.  Não se trata apenas de cortar custos ou mesmo escolher as alternativas mais baratas dos fornecedores.

Ou seja, uma boa estratégia de redução de custos passa necessariamente por encontrar o melhor caminho sem as atividades da empresa. O objetivo é maximizar lucros e resultados e evitar desperdícios sem comprometer a qualidade da entrega.

Pensando nisso, neste artigo explicaremos o que são custos, qual a diferença entre custos e gastos e porque sua empresa precisa realizar uma redução de custos. Além de apresentar como reduzir custos sem prejudicar a empresa e em quais áreas é possível aplicar essa redução. Veja os tópicos que abordaremos a seguir:

Vamos lá!

gestao de jornada e redução de custos

O que são custos?

imagem de uma pessoa segurando várias moedas de um real

O custo é uma despesa econômica que representa a fabricação de um produto ou a prestação de um serviço. Ao determinar o custo de produção, é possível determinar o preço de venda em aberto do item tratado (o preço em aberto é a soma do custo mais o lucro).

O custo de um  produto, por exemplo, consiste no valor da mão de obra direta utilizada na produção, o preço das matérias-primas, da mão de obra indireta utilizada pela empresa operadora e o custo de depreciação de máquinas e edifícios.

Esses custos ainda são divididos em custos fixos, custos que não dependem das quantidades e variáveis ​​produzidas pela empresa e custos que variam com a produção (compras de matéria-prima, desgaste de máquinas, custos de combustível de entrega, etc.). Explicaremos melhor a seguir.

Custos operacionais

Os custos operacionais de uma empresa são as despesas associadas à manutenção diária e ao funcionamento do negócio. O total inclui o custo das despesas operacionais, dos produtos vendidos e das despesas gerais. Esse custo é deduzido da receita para chegar ao lucro operacional e refletido no resultado da empresa.

Custos estratégicos

Os estratégicos são custos que refletem diretamente no negócio da empresa e contribuem para a rentabilidade, ou seja, custos associados aos lucros da empresa. Podemos dar um exemplo de investimentos em força de vendas, como as equipes, pesquisas e desenvolvimento, qualidade, relacionamento com cliente, marketing e publicidade, parque fabril e etc.

Custos não estratégicos

Esses custos não refletem diretamente os lucros de uma empresa, nem geram retornos tangíveis ou claros, como materiais de escritório ou de home office. Não que esses custos sejam desnecessários, mas devem ser levados em consideração em tempos de crise ou mudança, pois são eles que devem ser eliminados ou reduzidos antes de qualquer outro.

Qual a diferença entre custos e gastos?

Além dos custos direcionados à produção, as despesas incluem o valor planejado do investimento e até mesmo as despesas gerais. Esses gastos são valores que a empresa não prevê em seu orçamento, mas precisa investir para dar continuidade à produção.

Como os custos são imprevisíveis e não podem ser repassados ​​no preço do produto, a empresa tem que absorver o prejuízo. Por exemplo: substituição de peças defeituosas, assistência técnica.

Todo investimento que uma empresa precisa fazer para produzir um produto ou prestar um serviço é chamado de custo. Sem este valor, é impossível iniciar ou continuar uma venda. Para aumentar a quantidade de produção, em geral, é necessário aumentar o custo da empresa.

Aqui também podemos definir o conceito de preço de custo, que é o valor mínimo que uma empresa gasta para fabricar determinado produto. Se o material for vendido ao custo, a empresa não será lucrativa. Para entender o lucro, devemos pensar na seguinte conta: 

Acima do preço de custo, calcule o preço de venda – a diferença entre os dois é o lucro.

Por que sua empresa precisa realizar uma redução de custos?

Quando os custos do seu negócio são muito altos, o preço final pode ser maior ou ultrapassar o valor  que os seus concorrentes cobram. Como você pode imaginar, isso deixa sua empresa para trás na batalha pela preferência do consumidor e competitividade no mercado.

Por outro lado, ao obter margens mais estreitas, você pode oferecer promoções e investir em qualidade para ganhar espaço de destaque no mercado. Para ser claro, altos custos operacionais podem inviabilizar o negócio. Portanto, antes de decidir reduzir custos, você precisa saber os motivos da redução e por que precisa fazê-la.

Como os custos altos são um forte indicador de problemas internos não percebidos, como falta de processos otimizados, altos índices de defeitos na produção, taxas fixas muito altas, contratos de serviços acima do mercado e desperdício de material.

Cabe ao gestor determinar quais são os gargalos e quais pontos têm maior impacto nos custos desnecessários. Esta informação facilita a procura de soluções adequadas.

Momento de crise

Em tempos de crise, as empresas precisam reavaliar suas condições e buscar alternativas para se adaptar e sobreviver.

Nem todo mundo tem grandes reservas de emergência com dinheiro para manter as portas fechadas ou lidar com momentos de crise inesperados, então saber como reduzir custos é essencial. No entanto, deve-se levar em consideração que cada negócio deve ser entendido em seu contexto.

Alguns segmentos são mais afetados do que outros, com um horizonte de incerteza muito mais longo, enquanto outros segmentos continuam em expansão.

Distribuição de orçamento

O primeiro conceito a se ter é que os custos consomem uma parte do orçamento da sua empresa. Portanto, quanto maiores os custos, menor o lucro da empresa e maior a representatividade do faturamento. Como resultado, é normal que algumas áreas tenham um orçamento maior do que outras.

Por esse e outros motivos, a redução de custos é uma atividade muito importante para as empresas. Na prática, a contenção efetiva de custos significa fechar torneiras, otimizar despesas e utilizar a melhor divisão de orçamento possível em todas as áreas.

Pouco retorno de investimento

Muitas empresas perdem dinheiro porque têm processos lentos, demorados e altamente burocráticos que, na verdade, tiram tempo de seus funcionários e gerentes sem nenhum benefício real para o negócio. Por isso, quando o retorno do dinheiro investido for pequeno, seja em tecnologia, materiais ou profissionais, reavalie se está na hora de aplicar a redução de custos.

Produtos em estoque

Manter produtos que não possuem giro de estoque pode gerar custos desnecessários para a empresa devido ao armazenamento. Por isso, quando há um produto descontinuado e não há um bom giro, é importante começar a pensar em redução de custos para diminuir a quantidade na hora da compra.

Como reduzir custos sem prejudicar a empresa?

imagem de um homem sentado segurando uma folha com outras folhas espalhadas pela mesa

A ideia de reduzir os custos da empresa não deve ser apenas uma medida em uma emergência empresarial.

Se planejada, essa redução de custos pode garantir que as empresas tenham mais recursos para se dedicar à inovação de produtos e serviços, além de serem mais competitivas.

São medidas de gestão simples que podem ser aplicadas imediatamente e podem garantir maiores margens de lucro. Veremos a seguir alguns passos para aplicar essas medidas sem prejudicar a empresa. Confira!

Entenda a relação entre custo x benefício 

Para começar a reduzir custos de forma eficaz, você deve primeiro entender a relação custo-benefício. Baseia-se na rentabilidade de um projeto, aquisição ou serviço e pode estar atrelado à redução de custos ou garantia de qualidade e operação.

A melhor relação custo-benefício pode estar associada a compras, planos de viagem, reuniões, rentabilidade de investimentos ou uma medida de resultados mais favoráveis ​​na empresa. E quando os riscos envolvidos em uma ação não valem a pena, os benefícios também não valem os custos envolvidos.

Entenda onde estão os principais custos

Torna-se mais difícil realizar uma redução de custos sem uma compreensão profunda de quais são os seus principais. Até porque, não há como reduzir algo que você não conhece. Ou seja, o primeiro passo é listar todos os custos fixos e variáveis ​​da empresa, bem como os custos diretos e indiretos.

Alguns exemplos de custos são matérias-primas, ferramentas, mão de obra, reembolso de despesas da empresa, equipamentos, etc.

Ao listar e analisar adequadamente todos eles, você poderá agir com maior confiança em seu planejamento de redução de custos.

Saiba em quais áreas é possível aplicar uma redução de custos

As reduções de custos precisam ser analisadas estrategicamente e planejadas de forma organizada para que os gestores não precisem fazer reduções desnecessárias e acabar prejudicando a empresa.

Por isso, analise o custo de cada área da empresa e verifique quais são mais essenciais e quais são desnecessários para sua operação.

Portanto, após verificar a importância de cada área, é possível saber quais custos podem ser reduzidos e quais devem ser mantidos.

Corte custos não estratégicos

Sempre que possível, reduza as taxas que não lhe dão uma vantagem competitiva. Alguns podem ser removidos completamente, enquanto outros podem ser reduzidos gradualmente.

Se uma organização se adapta a um sistema tributário que não condiz com a realidade e as necessidades, a fatura tributária pode ser maior do que deveria sem nenhum benefício. 

Outro exemplo, é no caso da energia elétrica, onde pode-se entrar em contato com a operadora da concessionária e solicitar uma visita para verificar quais mudanças podem ser feitas para reduzir o consumo mensal.

Reavalie os fornecedores

Os fornecedores têm uma grande influência no orçamento de uma empresa. Portanto, ele precisa ser avaliado e ajustado conforme necessário. Nesse ponto, é importante buscar parcerias mais estratégicas que custem menos.

Não estamos falando de abrir mão da qualidade pelo custo. De fato, existem ações que podem otimizar as negociações com fornecedores, como desenvolver planos de compras e negociar grandes volumes e evitar mercadorias sem uso.

Invista em melhorias para redução de custos

imagem de uma pessoa escrevendo em um caderno com uma calculadora e uma xícara ao lado

Não há dúvidas de que a tecnologia é o principal caminho para as empresas reduzirem custos. Por exemplo, substituir processos manuais, lentos e burocráticos por alternativas automatizadas pode, além de economizar custos, aumentar a eficiência, reduzir o retrabalho e a ocorrência de erros no negócio.

Já existem plataformas eficientes de controle de horas, como o PontoTel, que evitam que erros de cálculo de horas ocorram, reduzindo assim os valores pagos nos salários. Além disso, o controle correto da jornada dos colaboradores ajuda a evitar passivos trabalhistas.

Esse tipo de solução elimina a necessidade de grandes equipes no processo de gestão, além de reduzir a necessidade de papel e documentação física, resultando em uma economia significativa.

Desta maneira, a implementação de um bom sistema de controle de ponto possibilita às empresas gerir melhor os seus colaboradores e evitar problemas e processos que envolvam principalmente horas extras não registradas devidamente.

Essa é apenas uma das possibilidades oferecidas pela tecnologia. Você também pode seguir a rota dos serviços digitais, a contabilidade é um bom exemplo. Optar por contratar um escritório de contabilidade online reduz muito o custo de centralizar essa atividade.

Negocie dívidas

Os financiamentos, empréstimos e outros produtos financeiros também são fonte de custos para as empresas, principalmente se as taxas forem mais altas. Nesse sentido, caso seu negócio tenha acumulado alguma dívida, o ideal é sempre buscar negociações para melhorar as condições da dívida.

Em momentos como esse, considere parcelar, antecipar ou até mesmo transferir sua dívida para outro banco, desde que isso signifique reduzir juros e taxas. Essa ação pode reduzir significativamente os custos.

Faça um orçamento claro para cada área

Às vezes, sua equipe pode saber mais sobre as atividades do dia-a-dia em sua área do que você. Portanto, usar esse conhecimento pode ajudá-lo a desenvolver um plano de redução de custos.

Faça reuniões com diferentes áreas para gerar ideias de economia e desenvolver um orçamento claro para cada área. Por exemplo, sua equipe do estoque pode sugerir melhorias na organização do produto para que gastem menos tempo encontrando itens em um pedido, para que tenham mais tempo para enviar mais pedidos e tenham mais tempo para realizar outras tarefas.

Capacite seus colaboradores

Quanto mais treinamentos seus funcionários receberem, mais bem preparados estarão para desempenhar suas funções adequadamente – além disso, poderão usar seu novo conhecimento para ajudar a inovar os processos internos.

Uma equipe desmotivada ou destreinada acaba custando mais caro para a empresa, e é um custo difícil de definir. Mesmo que você não tenha dinheiro para contratar palestrantes neste momento, por exemplo, invista em treinamentos internos e deixe que os próprios gestores e líderes ajudem a compartilhar conhecimento.

Compartilhe com líderes e gestores a situação da empresa

Se sua empresa precisa reduzir custos, deixe sua equipe, incluindo líderes e gerentes, saber o que está acontecendo na empresa. Os funcionários podem praticar vários métodos de preservação juntos, como desligar dispositivos não utilizados, digitalizar documentos, otimizar processos e muito mais.

É importante informá-los para que os objetivos sejam compartilhados e mais fáceis de serem alcançados. Ao compartilhar com eles, eles podem pensar em maneiras de reduzir os custos operacionais.

Conclusão

Ao longo deste artigo, explicamos o que são custos, qual a diferença entre custos e gastos e porque sua empresa precisa realizar uma redução de custos. Além de mostrar como reduzir custos sem prejudicar a empresa e quais áreas é possível aplicar uma redução. 

Portanto, se você deseja aumentar a produtividade geral, obter o máximo de sua equipe e usar os recursos disponíveis de maneira mais inteligente e assertiva, o primeiro passo é desenvolver um plano de redução de custos. Assim, você iniciará o processo de melhoria interna, aumentará seus resultados e evitará desperdícios 

Por isso, ao desenvolver um plano de redução de custos, vale a pena investir na tecnologia certa para sua empresa: avaliar o setor, automatizar processos e controlar adequadamente a saúde financeira do negócio.

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