Calculadora de Horas Trabalhadas – No Papel ou na Planilha

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Como uma empresa deve calcular as horas trabalhadas?

Essa é uma das dúvidas mais comuns quando falamos sobre jornada de trabalho.

Um dia desses, eu estava conversando com um amigo que queria otimizar os processos do RH de sua empresa, e ele me fez a seguinte pergunta: Existe uma calculadora de horas trabalhadas, ou ferramenta que entregue as informações de ponto de forma rápida e precisa?

Olha, tenho que te falar que essa não é uma pergunta rara. Apesar de parecer simples, muitas empresas possuem problemas para gerenciar as horas trabalhadas dos seus funcionários.

Esse cenário é ainda mais complicado para as empresas que possuem diversas escalas e horários de trabalhos diferenciados, pois controlar horas extras, faltas e adicional noturno de forma manual pode ser um processo muito difícil.

Mas calma, se você ainda não tem ou quer otimizar o processo de controle de jornada está no lugar certo.

Nesse artigo quero te mostrar a importância de calcular as horas trabalhadas, quais as melhores ferramentas de controle de ponto e no fim ainda vou disponibilizar uma planilha de controle de horas para você

Para começar confira o índice deste artigo.

  • A importância de calcular as horas trabalhadas
  • Na ponta do lápis: Calculando as horas trabalhadas
  • Como usar a calculadora de horas trabalhadas no excel?
  • Controle de Horas Trabalhadas no Celular

Então sem muita demora vamos começar falando sobre a importância do controle de horas.

A importância de calcular as horas trabalhadas

Antes de começarmos quero te fazer uma pergunta, você sabe a importância do controle das horas trabalhadas?

Algumas pessoas vão dizer que é importante por conta da legislação, outras para controlar horas extras, já outras vão dizer que é importante para controlar as jornadas de trabalho.

Bem, se me fizessem essa pergunta eu diria que é importante por essas e muitas outras coisas.

Não ache que calcular as horas trabalhadas dos funcionários é perda de tempo, pois esse processo traz uma série de benefícios tanto para a empresa quanto para o empregador.  

Para te ajudar a entender mais sobre a importância do controle de horas vou falar sobre um tema frequente em toda empresa e que está diretamente relacionado ao controle de horas, vamos falar sobre horas extras.

Aliás como você controla as e calcula as horas extras do seus funcionários?

Cálculo de horas extras

Toda empresa possui funcionários que precisam estender o expediente para atender alguma demanda ou terminar algum projeto, mas aí eu te pergunto, no fim do mês como calcular exatamente a quantidade e horas extras que aquele colaborador fez?

Lembre-se estamos falando de apenas 1 funcionário, dessa forma fazer o cálculo de horas extras manualmente não será uma tarefa trabalhosa. Mas agora pense em uma empresa com 50 funcionários, imagina o trabalho que vai ser.

Aqui devemos destacar, que horas extras é um dos principais temas das ações trabalhistas no Brasil. Segundo o TST foram 32.476 processos registrados em 2018.

Agora você deve estar se perguntando porque esse número é tão alto?

Muitas empresas não realizam o controle das horas extras e quando realizam acabam contabilizando as horas erradas.

Lembra que eu citei mais acima alguns dos palpites sobre a importância de controlar as horas trabalhadas e a legislação era justamente um deles?

Então, o artigo 74, § 2 º da CLT determina que, para estabelecimentos com mais de 10 funcionários, o controle de jornada de trabalho é obrigatório e pode ser feito por meio de sistemas de controle de ponto: manual, mecânico ou eletrônico.

Dessa forma, se sua empresa se enquadra nesse perfil, não tem o que fazer, o controle das horas trabalhadas passa a ser obrigatório.

Mas voltando a falar sobre horas extras você sabe como calculá-la ou o que diz a legislação sobre esse tema?

Vamos começar com a legislação?

A duração da jornada de trabalho dos brasileiros está prevista na Constituição Federal desde 1988, no Artigo 7°.  

Essa lei determina que um dia de trabalho não pode exceder 8 horas diárias e 44 horas semanais, mas essa jornada pode ser estendida em algumas ocasiões.

Entretanto como falei no começo desse tópico tem dias que é inevitável não ficar até mais tarde para terminar uma tarefa. Para esses casos, a lei determina que é possível estender a jornada de trabalho em até duas horas diárias.

No caso onde houver a extensão da jornada é necessário que o empregador pague as horas extraordinárias em folha de pagamento ou utilize um sistema de banco de horas onde posteriormente o colaborador possa usufruir dessas horas.

Em ambos casos é necessário que a empresa tenha um bom sistema de controle de horas trabalhadas, uma vez que no final do mês será necessário calcular as horas trabalhadas e horas extras realizadas por cada colaborador

Agora se você quer saber mais sobre como funciona o cálculo das horas extras, confira em nosso blog um artigo com o passo a passo  de como calcular horas extra e se torne um especialista no assunto!

Na ponta do lápis: Calculando as horas trabalhadas

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Agora chegamos na parte da matemática. Vamos lá!

Antes de mais nada não esqueça de pegar uma calculadora, papel e caneta afinal você precisará fazer algumas anotações.

Para fazer o cálculo de horas trabalhadas é preciso saber a jornada de trabalho do seu funcionário, a carga horária semanal, bem como o valor da remuneração dele.

Para ficar mais simples vou utilizar a jornada de trabalho regular estabelecida pela legislação trabalhista, confira!

Exemplo: Jornada de 8 horas de trabalho

A CLT estabelece que uma jornada de trabalho normal é de 8 horas por dia e de 44 semanais.

Suponhamos que um de seus colaboradores ganhe R$ 2.000  trabalhe de segunda a sábado até 8 horas diárias, dessa forma totalizando 44 horas semanais e 220 mensais.

Para você encontrar o valor do salário por hora desse colaborar basta dividir o valor do salário do mesmo pela quantidade de horas trabalhadas por mês, nesse exemplo seria de R$ 9,09.

Eu sei, analisando esse valor pode até parecer pouco, mas no final do mês multiplicado pelos dias trabalhados você verá que o resultado do montante será significativo. E é justamente sobre isso que vamos falar.

Calculando horas trabalhadas no mês?

Você já parou para pensar em todas as informações que compõem a folha de ponto?

Imagino que você deve ter pensado: horas trabalhadas, horas extras, e faltas. Você está certo, são essas informações e muito mais.

Aparentemente a folha de ponto não parece algo tão difícil, entretanto, precisamos lembrar que todas essas informações possuem regras específicas como: as horas extras, adicional noturno, desconto de faltas, dsr, sem esquecer a diferença entre as horas trabalhadas.

Agora eu te pergunto, você sabe quanto tempo ou dias são 220 horas trabalhadas?

Em um tópico acima eu citei que a CLT estabelece que uma jornada de trabalho normal é de 8 horas por dia e de 44 horas semanais, não podendo ultrapassar o limite de 220 horas trabalhadas no mês.  

Dessa forma as empresas ficam livres para estabelecer os dias de trabalho dos seus colaboradores, desde que respeitem o limite que a lei estabelece.

Uma das jornadas de trabalho mais comuns adotadas pelas empresas, é aquela onde o funcionário trabalha 8 horas por dia de segunda à sábado, caracterizando as 44 horas semanais.

Mas como saber se o limite de 220 horas estará sendo respeitado?

Bem, se multiplicarmos as 44 horas semanais X as 5 semanas que o mês comercial possui você encontrará o valor das 220 horas semanais.

Agora você lembra daquele exemplo que utilizei acima para te explicar o valor do salário por hora?

Se pegarmos a quantia de R$ 9,09 e multiplicarmos pelas 220 horas você vai encontrar o valor do salário que este funcionário receberá por mês, dessa forma:

R$ 9,09 X 220 horas = R$ 2.000

Mas vale ressaltar que existem jornadas de trabalho que utilizam como base 180 horas trabalhadas por mês. Esse é o exemplo das jornadas de 36 horas semanais.

Ou seja, se utilizarmos o mesmo caso acima e multiplicarmos o valor do salário por hora pela 180 horas trabalhadas encontraremos outro valor, confira!

R$ 9,09 X 180h = R$ 1.636

Viu só, o valor das horas trabalhadas vai depender muito do valor do salário do funcionário e da quantidade de horas trabalhadas por mês.

Agora que você entende melhor sobre horas trabalhadas, confira o sistema que realiza todos os cálculos automaticamente. Acesse nossa página e confira todos os benefícios.

Como usar a calculadora de horas trabalhadas no excel?

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Agora que vimos como calcular as horas trabalhadas você deve estar se perguntando “Onde eu encontro a quantidade de horas trabalhadas do meu funcionário?”

Essa é realmente uma boa pergunta. Afinal como falei acima, a folha de ponto do funcionário possui diversos apontamentos que podem alterar a quantidade de horas trabalhadas, tais como atrasos e faltas.

Para encontrar as horas trabalhadas é necessário que a empresa utilize um sistema de controle de horas, onde ela possa anotar todas as informações de entradas, saída e pausa para almoço.

Existem diversas ferramentas que realizam esse processo de marcação de ponto, mas aqui vou utilizar um sistema bem simples que é o controle de ponto por excel.

Antes de mostrar como funciona quero ressaltar que esse não é o método mais simples e seguro para controlar a jornada de trabalho dos funcionários.

Se você quiser conferir um sistema que realiza esse controle de forma eficaz e segura confira o controle de ponto PontoTel.

Agora deixa eu te mostrar como você pode inserir as marcações de ponto no excel.

Inserindo horas de entrada e saída

A planilha de controle de ponto por excel é uma ferramenta bem simples de ser utilizada, nela você deve inserir diariamente os horários de entrada saída e pausa para almoço de todos os funcionários.

Para os dias em que houver folga, você deverá deixar a célula em branco, para que não haja erro na hora dos cálculos.

Realizando esse processo no fim do mês você terá as informações de horas trabalhadas, horas extras, horas noturnas, faltas e atrasos.

Você deve estar com uma baita dúvida em sua cabeça que diz o seguinte: “só de preencher a planilha já vou ter todas essas informações?”

Confira a seguir como isso é possível.

Fórmula para cálculo das horas trabalhadas no excel

A planilha de controle de ponto desenvolvida pela PontoTel possui uma fórmula para  calcular as horas trabalhadas de cada colaborador.

Dessa forma essa planilha te ajuda a conferir todas as informações referente as horas trabalhadas de cada colaborador.

Assim, basta preencher a planilha corretamente que no fim do mês você terá as informações de forma automática.

Vale ressaltar que apesar de prático, essa não é a forma mais confiável para realizar o controle das jornadas, uma vez que as informações devem ser preenchidas manualmente, ficando assim a mercê de possíveis erros no preenchimento dos horários.

Modelo de calculadora de horas extras no excel

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Para aqueles que não querem adquirir um sistema controle de ponto, a planilha de excel pode ser um bom “quebra galho” para calcular as horas trabalhadas.

A planilha de cálculo de horas pode ser utilizada tanto no programa do Excel, quando no google drive.

No caso do Google Drive, a vantagem é que ela pode ser armazenada na nuvem de modo que você e os seus gestores poderão acessá-la de qualquer lugar.

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Como usar  a planilha de controle de horas trabalhadas?

Antes de começar a usar a planilha certifique-se sempre de fazer uma cópia do arquivo, assim todo mês você terá uma planilha novinha em folha para preencher, sem a necessidade de ficar apagando as informações anteriores.

Bom, para usar essa planilha é recomendável que apenas um funcionário seja responsável pela alimentação dela.

O próximo passo é bem simples, basta preencher com todas as horas trabalhadas do colaborador. Ou seja se o funcionário trabalha de segunda a sexta feira, é só preencher os horários correspondentes a essa jornada respeitando sempre as folgas.

Caso o seu colaborador utilize a escala 12X36 você preencherá as informações também respeitando as folgas. Viu não tem diferença nenhuma.

Aqui vale lembrar que deve ser respeitando o padrão de Horas:Minutos:Segundos, mas se for de sua preferência você poderá alterar o formato sem problemas.

Ao chegar ao final do mês você terá as informações atualizadas automaticamente sobre: Horas Extras, Horas Negativas, Sub-Total, Sábados e Domingos trabalhados.

Para que não haja nenhuma informação inconsistente é imprescindível que todas as informações sejam preenchidas corretamente.

Controle de Horas Trabalhadas no Celular

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A cada dia o nosso celular vem se tornando uma ferramenta útil. Inúmeros aplicativos prometem melhorar a nossa vida e até mesmo otimizar o nosso tempo. Com o controle de ponto não foi diferente, ele chegou até nossas mãos com o ponto online.

Como eu já te apresentei mais acima o sistema da PontoTel, agora vou te dar mais uma funcionalidade que ele possui e que pode te ajudar no controle de horas trabalhadas pelo celular.

Bom, toda vez que você utiliza o celular para registrar o ponto, todas as atividades ficam registradas em um botão chamado “Mostrar Pontos Batidos”.Lá é possível observar todos os pontos registrado se o melhor, eles são organizados por cores, cada ação possui uma cor diferente ficando mais fácil de organizar.

É uma boa forma dos colaboradores fazerem sua auto-gestão de ponto.

Além funcionalidade que dá mais autonomia para os colaboradores, o aplicativo do gestor da PontoTel permite que os líderes de cada equipe acompanhem tudo que está acontecendo com suas equipes.

Dessa forma o sistema permite acompanhar em tempo real os funcionários que estão atrasados, fazendo horas extras entre outras informações

Com o sistema PontoTel fica mais fácil acompanhar tudo de perto.

Conclusão

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Ufa! Chegamos ao fim. Viu como é importante calcular as horas trabalhadas dos seus colaboradores?

Você descobriu ao longo do texto como controlar as horas trabalhadas, o que diz a lei e de quebra ainda conferiu os sistemas de controle de ponto que fazem isso automaticamente para sua empresa.

Eu sei que controlar a jornada de trabalho não é uma tarefa fácil, mas quero ressaltar que é importante para toda empresa.

Agora se ficou alguma dúvida conte para gente, deixe seu comentário.

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