Programa de ponto eletrônico: Como funciona e quais as vantagens?

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Um bom programa de ponto eletrônico pode facilitar bastante o dia a dia de uma empresa. 

Ele é o responsável por armazenar todas as informações do registro de ponto. Ou seja, armazena os horários de entrada, pausas, saída, possibilitando o tratamento dessas informações

É  a partir dele que é feita a gestão completa da jornada de trabalho dos colaboradores.

Mas, você sabia que não é qualquer programa de ponto que pode ser utilizado por sua empresa? Eles precisam conter uma série de especificações para que seu uso seja permitido. 

Já se perguntou se o sistema utilizado na sua companhia segue todas essas recomendações?

Nesse texto falaremos sobre como funciona um programa de ponto eletrônico e quais benefícios ele agrega para sua gestão. 

Confira alguns dos tópicos que trataremos aqui:

Vamos começar!

O que diz a CLT sobre programa de ponto eletrônico

A CLT prevê no 2° parágrafo do artigo 74 que estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores devem fazer a anotação da jornada de trabalho diariamente. Essa anotação pode ser feita em registro manual, mecânico ou eletrônico.Mas nem sempre foi assim. 

Por conta do avanço da tecnologia, a possibilidade do acompanhamento por registro eletrônico teve que ser inserido na CLT.  

Entretanto, o artigo ainda traz a informação de que esse sistema deverá seguir as instruções dadas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia. 

Nesse caso, trata-se das portarias 1510 e 373 expedidas pelo extinto Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Ou seja, a CLT permite o uso de programas eletrônicos no controle de jornada, mas as instruções de como utilizá-lo são encontradas nessas portarias. 

Mas por que duas portarias para tratar do mesmo assunto? Veja abaixo.

Portaria 1510

A primeira portaria que surgiu para regulamentar o uso de ponto eletrônicos foi a portaria 1510, expedida em 2009 pelo MTE. Ela traz especificações sobre os Registradores Eletrônicos de Ponto  (REP) e seu sistema auxiliar Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP). 

Veja as ações que não são permitidas em relação ao SREP de acordo com o Art. 2º:

  • Definição de um horário fixo para registrar o ponto;
  • Marcação automática de ponto que dispõe de horários pré-definidos ou contratuais;
  • Exigência de autorização prévia do sistema para o registro de sobrejornada;
  • Dispositivo que valide a alteração de informações registradas pelo colaborador;

Agora, entenda os requisitos exigidos no Art. 4º em relação ao REP:

“I - relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;

II - mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;

III - dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;

IV - meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto - MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;

V - meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho - MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;

VI - porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor- Fiscal do Trabalho;

VII - para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo; e

VIII - a marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.”

Ou seja, para o seu relógio de ponto funcionar, ele deve seguir todas as exigências desta portaria. 

Portaria 373

Já a segunda, a portaria 373, sancionada em 2011, surgiu da necessidade de regulamentar o uso de sistemas alternativos de controle de jornada. Em seu Art 1º ela exige os seguintes tópicos:

  • A utilização dos  sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho assume que o empregado irá cumprir integralmente a sua jornada de trabalho contratual, convencionada ou acordada vigente no estabelecimento;
  • Deve estar disponível ao colaborador qualquer dado que resulte na alteração de  sua remuneração de acordo com o período de sua frequência caso o sistema alternativo seja adotado.

Ainda é preciso ressaltar que uma portaria não extingue a outra, as duas funcionam em conjunto e o sistema utilizado na sua empresa deve seguir ambas as recomendações. 

E qual a diferença entre o ponto alternativo e o relógio de ponto? Vamos descobrir.

Sistema alternativo de ponto eletrônico x relógio

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O sistema alternativo de ponto eletrônico é um software desenvolvido para fazer a marcação do ponto e a gestão em um único sistema. Já o relógio de ponto é apenas uma máquina que precisa do auxílio do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto para funcionar.

Mas claro, as diferenças não estão apenas em seus sistemas. Podemos dizer que as duas formas de controle também são diferentes em:

  • Formas de registro de ponto
  • Funcionalidades
  • Mobilidade

Vamos entender melhor.

Formas de registro de ponto

Um relógio de ponto pode apresentar as seguintes formas de marcação: senha, cartão magnético ou biometria. Todas elas necessitam que o colaborador se dirija até o relógio para bater o seu ponto. 

Já no sistema alternativo, o colaborador pode bater o ponto por meio de um dispositivo móvel como tablets e celulares, de um computador, por integração com o relógio de ponto e até mesmo por ligação telefônica. 

Então a principal diferença nas formas de registro é que o alternativo oferece muito mais possibilidades do que o relógio de ponto, que dependendo do modelo pode apresentar apenas uma forma de marcação. 

Funcionalidades

Como falamos, o relógio de ponto possui apenas a função de marcar os horários dos colaboradores. Isso quer dizer que ele possui poucas funcionalidades, então para lançar dispensas, atestados ou calcular horas extras é necessário o uso de um sistema auxiliar.

O que não acontece no ponto alternativo já que ele possui diversas funcionalidades que permitem a gestão do ponto. Alguns mais completos como o PontoTel possibilitam até mesmo essa gestão pelo celular. 

Além disso, tem como opção no momento do registro a validação de imagem e voz do colaborador, localização e a senha do mesmo. Isso evita fraudes e garante um processo seguro.

Mobilidade

Uma das maiores vantagens do ponto eletrônico alternativo em relação ao relógio de ponto é a sua mobilidade. Como se trata de um sistema em nuvem, ele não precisa de fios ou estar alocado em um lugar para funcionar. 

O que acaba trazendo mais mobilidade para a empresa, permitindo que os colaboradores possam marcar ponto até mesmo em home office.

Apenas em três quesitos já deu para notar que os relógios de ponto são bem diferentes do ponto alternativo. 

Entretanto, esse é apenas o meio de registro do ponto. Ambos possuem um programa de ponto eletrônico ou sistema de ponto para que sejam extraídas as informações das jornadas. 

Porém, como dissemos, o ponto alternativo já é um sistema completo e o seu registro e tratamento é feito em um único local. Mas, seja qual for o meio escolhido pela sua empresa, saiba que ter essas informações de forma eletrônica já é uma grande ajuda no dia a dia.

Quais as vantagens do programa de ponto eletrônico?

As maiores vantagens de ter um programa de ponto eletrônico em sua empresa, é otimizar a rotina e facilitar os cálculos referentes a jornada. Uma vez que a anotação manual do ponto, causa diversos problemas para as empresas e ainda apresenta um grande risco de fraudes na marcação. 

Então, usar um programa eletrônico possibilita mais segurança e qualidade das informações. 

Mas preste muita atenção, para se ter realmente uma melhoria nos processos é preciso escolher um bom programa. Você sabe como escolher um ou qual é o melhor? 

Não se preocupe, falaremos sobre isso agora. 

Qual o melhor programa de ponto eletrônico?

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O melhor programa de ponto eletrônico é aquele que consegue entregar mais facilidade e otimização de processos para sua empresa com um bom custo benefício.  Por isso, o ponto eletrônico alternativo acaba sendo a melhor saída para sua empresa. 

Esse é o caso do sistema da PontoTel, que faz a marcação, o tratamento e a gestão de ponto. Nele você encontra:

  • Gestão de jornada
  • Gestão de escalas
  • Cálculo automático de horas trabalhadas
  • Banco de horas robusto com regras de cálculo flexíveis
  • Integração com diversos sistemas de folha de pagamento

E muitos outros benefícios que você pode conferir na prática, agendando uma demonstração agora mesmo!

Qualquer empresa pode adotar um programa de ponto eletrônico?

Sim, desde que o programa atenda a todos os requisitos das portarias que falamos acima sua empresa pode fazer a adoção. 

No caso dos sistemas alternativos, sua empresa deve conferir se existe uma convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho que autorize o uso. Mas, a maioria dos sindicatos não possuem restrição quanto ao uso desses sistemas. 

Como escolher um ponto eletrônico para minha empresa?

Agora que você já sabe todas as vantagens do programa de ponto eletrônico, chegou a hora de escolher um sistema para sua empresa. 

A primeira pergunta a se fazer é: “qual é a minha necessidade com o controle de ponto?”. 

Se a sua necessidade for ter um bom controle das horas trabalhadas e uma administração de jornada. Os sistemas alternativos são as melhores escolhas. Mas ainda existem alguns requisitos básicos que você precisa se atentar na hora de escolher o seu novo sistema. São eles:

  • Boas funcionalidades
  • Facilidade operacional
  • Cálculo de horas 
  • Banco de horas
  • Depoimentos de clientes

Boas funcionalidades

Marcar o ponto corretamente é o mínimo que o seu novo sistema pode fazer pela sua empresa. Até porque depois dessa etapa ainda existem muitas outras até chegar às informações na folha de pagamento. 

Então, o seu novo sistema precisa ter funcionalidades que agreguem o seu dia a dia. 

Como por exemplo, alterar escalas de trabalho, adicionar dispensas e lançar atestados em uma única tela, verificar a jornada feita em determinado dia. Entre outras funcionalidades que sejam necessárias para sua rotina. 

Facilidade operacional

O seu novo sistema deve ser fácil de se utilizar, é necessário que ele não tenha obstáculos ou tenha um layout muito ultrapassado.

Além disso, é importante que ele funcione em múltiplas plataformas para que você não fique dependente apenas do computador. 

Cálculo de horas 

Um bom programa de ponto deve ser capaz de fazer o cálculo de horas de forma automática sem que você precise acionar nenhum comando para isso. 

Além disso, ele deve saber separar horas extras, horas de atraso, horas noturnas e tudo que possa facilitar a sua gestão do ponto. 

Depoimentos de clientes 

Agora a prova real de que um programa é bom mesmo, é o depoimento de quem já utilizou. 

Por isso, busque mais informações sobre esse sistema, veja quais são os clientes e leia depoimentos. Se boas empresas utilizam esse programa é sinal de que ele também poderá ajudar a sua empresa. 

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Conclusão

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Chegamos ao final desse texto, agora você já sabe quais as vantagens do programa de ponto eletrônico, o que diz a legislação e porquê sua empresa deve adotar um sistema desses em sua rotina.

Se quiser saber mais sobre como o ponto digital otimiza os processos da sua empresa, continue sua visita em nosso blog e leia “Saiba como o ponto digital otimiza os processos no RH”!

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