Saiba como o ponto digital otimiza os processos no RH

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Controlar a frequência dos colaboradores de uma empresa nunca foi uma tarefa fácil, afinal, cada funcionário faz, por dia,  pelo menos 4 marcações de ponto, incluindo entrada, almoço ida e volta, e fim do expediente.

Todas essas informações consolidadas ao final do mês se transformam em uma soma de horários e cabe ao RH realizar o tratamento dos dados para tirar os apontamentos das jornadas de trabalho

O problema é que muitas empresas ainda dependem de sistemas ultrapassados para realizar essa tarefa, e quanto maior o quadro de funcionários, mais complicada e demorada se torna a gestão do ponto. Chegam até a exigir que os responsáveis fiquem mais de 2 semanas apenas na tarefa de fechar a folha. 

Por consequência, isso atrasa outros processos e traz prejuízos para a organização. Seria mais fácil se tivesse uma forma melhor de realizar o controle de jornada, não é mesmo? 

A boa notícia é que hoje em dia sua empresa não precisa mais perder muito tempo no controle de jornada, graças ao ponto digital. 

Nesse texto você irá descobrir como o ponto digital otimiza os processos do RH. 

Falaremos sobre: 

Vamos lá!

O que é o ponto digital?

O ponto digital é um tipo de controle de jornada alternativo aos velhos sistemas de ponto. 

Quando você pesquisa por ponto digital provavelmente encontrará diversos aparelhos de relógio de ponto, mas o que trataremos neste texto é totalmente diferente. 

Nesse texto, você irá descobrir como funciona a versão mais avançada de todas as tecnologias de gestão de jornada existentes no mercado. 

Como funciona o ponto digital?

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O ponto digital funciona por meio de um sistema de ponto eletrônico que fica armazenado em nuvem. Isso quer dizer que ele não necessita de fios ou qualquer conexão a cabo para seu funcionamento. 

Basta que o sistema seja configurado com as informações da sua empresa para começar a funcionar. 

Então, a partir do momento em que o colaborador registra o seu ponto, todas as informações são armazenadas em um servidor. Com isso, elas podem ser consultadas a qualquer momento, sem a necessidade de extrair as informações e passá-las para outro sistema. 

Toda a gestão de ponto é feita pelo sistema de ponto digital. 

Agora, você sabe qual a diferença do ponto digital para o relógio de ponto? É bem simples, vou te explicar. 

Qual a diferença do ponto digital para o relógio de ponto?

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A maior diferença entre o ponto digital e o relógio de ponto é a sua mobilidade e o seu funcionamento. 

Os relógios de ponto precisam estar conectados a cabos e fixos em alguma parte da empresa. Além disso, para seu funcionamento, eles precisam de um sistema auxiliar chamado de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP). 

Já o ponto digital é totalmente móvel e não precisa de cabos ou sistemas auxiliares. Ele por si só já é um sistema completo. 

O ponto digital é seguro?

Muitas empresas possuem receio quanto ao ponto digital, por ser uma tecnologia considerada nova. 

Entretanto, a verdade é que ele se prova muito mais seguro do que relógios de ponto convencionais, já que é incorporado a diversas medidas de segurança que garantem o seu funcionamento. 

E na realidade ele também não é tão novo assim. Para você ter uma ideia, a PontoTel já está na missão de tornar o controle de jornada das empresas algo mais eficiente e otimizado desde 2014.

Mas falando sobre segurança, a seguir você encontra os motivos que tornam esse sistema uma das opções mais seguras para sua empresa. 

Proteção contra fraude

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Os sistemas digitais contam com todos os testes de segurança da informação que ele precisa passar para começar a funcionar. Dessa forma, também apresentam suas próprias medidas de segurança e proteção contra fraudes. As principais são:

  • Reconhecimento facial e voz 
  • Geolocalização 
  • Senha 

Reconhecimento facial e voz

No momento em que o colaborador registra o seu ponto, ele se posiciona para uma foto, e a imagem dele é capturada e comparada com as demais armazenadas no banco de dados. No caso de alguma inconsistência, o sistema envia uma notificação ao gestor.

Além da captura de imagem do colaborador, o sistema também é capaz de fazer o seu reconhecimento por voz. Impossibilitando, assim, qualquer fraude em sua marcação. 

Geolocalização

Por ser totalmente móvel, as empresas possuem receio de que os colaboradores façam as marcações fora da empresa ou marquem o ponto depois de saírem, forçando uma hora extra

Para barrar essa prática existe a geolocalização. Ela atua fazendo o reconhecimento do local em que foi marcado o ponto.

Dessa forma, você tem a certeza de que o colaborador bateu o ponto no local previamente autorizado e combinado. E, assim como o reconhecimento facial, o sistema também notifica o gestor no caso de alguma inconsistência. 

Senha

A senha utilizada no sistema é pessoal e intransferível. Para o colaborador fazer o seu registro antes ele precisa digitar sua senha, confirmar o seu nome na tela, e então bater o seu ponto

Essas são apenas algumas das medidas de seguranças de um sistema de ponto digital, você pode conhecer as outras marcando uma conversa com um de nossos consultores. Ele te mostrará como elas funcionam na prática. Não perca tempo e agende já uma demonstração

Antes de entrarmos em outro assunto, preciso te falar sobre a proteção legal que o ponto digital possui. Afinal, não basta ter inúmeras medidas de segurança e não respeitar as exigências da lei.  

Ele é homologado pelo ministério do trabalho?

Assim como os aparelhos de registro de ponto, o ponto digital também precisa seguir todas as recomendações do Ministério do Trabalho. Por isso, ao buscar um  sistema desses para sua empresa,  pergunte se ele segue todas as recomendações da portaria 373

Essa portaria regula o uso desses sistemas pelas empresas e propõe algumas regras para seu funcionamento. 

O PontoTel é um dos sistemas que se adequa tanto a portaria 1510 quanto a portaria 373, trazendo dupla segurança para sua empresa. 

Agora que você sabe tudo sobre a segurança do ponto digital, precisamos falar melhor sobre suas vantagens e funcionalidades.

Possui integração?

Como eu disse acima, o ponto digital é por si só um sistema. E ele é tão avançado que possui integração com os mais variados sistemas de folha de pagamento. Isso faz com que você exporte as informações da jornada para o sistema de folha em poucos cliques. 

Além dessa integração, o sistema também é capaz de se comunicar com o seu relógio de ponto, caso você já tenha um na sua empresa e não queira abrir mão dele. 

O bom é que o seu tratamento de ponto será muito mais rápido e você poderá consultar as informações em tempo real, o que não é possível nos sistemas tradicionais. 

Quais as vantagens do ponto digital?

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Com tudo o que falamos até agora você já viu que o ponto digital é muito mais eficiente do que qualquer planilha ou sistema ultrapassado. Mas ele também tem outras vantagens que eu quero comentar com você. 

Separei 6 delas para você entender melhor qual a vantagem de utilizar o ponto digital em sua empresa. 

Inovador 

Quem busca o ponto digital, com certeza quer inovar e ter uma alternativa ao sistema já utilizado na empresa. 

Essa é uma das maiores vantagens desse tipo de controle de jornada, ele traz as maiores e mais inovadoras tecnologias ao seu RH, tornando o que era ineficiente em algo muito mais prático e funcional. 

Bom custo benefício 

Além das horas extras que a sua empresa paga ao setor de RH ou DP toda vez que eles precisam ficar até mais tarde para resolver os problemas de gestão de ponto, usar um sistema ultrapassado ainda gera gastos como insumos do relógio de ponto, manutenção e sistemas auxiliares. 

O bom é que com o ponto digital tudo isso fica no passado. Por ele funcionar em dispositivos móveis, você não precisa mais de um único aparelho específico, basta utilizar um tablet ou um celular para que todos realizem a marcação.

Sem contar que ele também não precisa passar por nenhuma manutenção ou compra de insumos. Tudo é feito de forma online e armazenado em nuvem. 

E, por fim, nada de sistemas auxiliares. Com um único sistema você tem as todas as etapas da gestão de ponto desde o registro ao tratamento.

Programas fáceis e intuitivos 

Você sabia que quanto melhor a interface de um sistema mais fácil se torna mexer nele? O novo sistema não pode ser um obstáculo para o seu RH, por isso o ponto online possui uma interface intuitiva e amigável. 

A pessoa que irá operá-lo poderá aprender rapidamente todos os comandos do sistema sem complicações.

Implantação e suporte online

Nada de ficar esperando um técnico de instalação na sua empresa, o ponto digital possui implantação totalmente online. 

Aqui na PontoTel, após contratar o sistema, você pode marcar um horário com a pessoa responsável e ela te guiará e te auxiliará em todo o processo de implantação, até que a sua equipe esteja 100% familiarizada com o sistema.

E, não se preocupe, caso surja alguma dúvida após o processo de implantação, você ainda poderá contar com um suporte de rápido atendimento e com o suporte online, que traz tutoriais de todas as funções do sistema.

Ponto no home office 

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Com toda a mudança de rotina causada pela pandemia do coronavírus, as empresas precisaram migrar às pressas para o trabalho remoto. 

Nessa mudança, algumas organizações abriram mão de controlar a frequência e não sabem exatamente quanto seus colaboradores estão trabalhando no home office

O problema é que isso pode ser um risco para sua empresa. É como trabalhar no escuro, você não sabe se o colaborador já iniciou seu expediente, se já terminou o dia ou se está trabalhando por mais tempo do que deveria.

A saída para isso é a marcação de ponto pelo celular. Com o ponto online, você terá controle da sua operação mesmo à distância. 

Com ele, você poderá saber o status das jornadas dos funcionários, monitorar o banco de horas ou horas extras, garantir que eles estão cumprindo a jornada conforme manda a legislação e, claro, ter mais informações sobre o dia a dia da sua empresa. 

Indicadores sobre a frequência

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Como falamos no tópico anterior, o controle de ponto traz mais segurança e permite que você esteja mais perto do dia a dia dos colaboradores. Mas além disso, ele pode te trazer ótimos indicadores de frequência. 

O sistema PontoTel, por exemplo, possui mais de 30 relatórios gerenciais que tratam sobre absenteísmo, horas extras, banco de horas, entre outros indicadores.  

Em poucos cliques você extrai aquele relatório que a diretoria pediu “para ontem”. Além disso,  pode observar gráficos em tempo real e visualizar informações separadas por setor, local de trabalho e, até mesmo, de funcionários. 

Essas são as maiores vantagens do ponto online, ele não é apenas um sistema de marcação de ponto. Ele é um sistema completo de gestão de jornada com muitas vantagens.

Como o ponto digital otimiza as rotinas do RH?

Depois de descobrir as maiores vantagens do ponto digital, você deve estar se perguntando como de fato esse sistema otimiza as rotinas do RH

Vamos falar sobre isso agora. 

Diversas formas de registro de ponto 

Começando pelo básico, o sistema deve ser capaz de registrar o ponto. Mas é importante que ele não tenha apenas uma forma de fazer esse registro. Por isso, diferente do relógio de ponto, o ponto digital é capaz de registrar o ponto por diversos meios. 

Isso facilita a rotina da sua empresa e evita aquela situação de “relógio de ponto quebrado”. Com mais de uma forma de marcar o ponto, seus colaboradores não terão desculpas para não registrar sua jornada.

Veja como é fácil fazer o registro de ponto no sistema PontoTel! Assista o nosso vídeo:

Sistema único 

Como já comentei nesse texto, o ponto digital é um sistema único. Isso facilita muito a rotina, já que você consegue consultar ou inserir informaçṍes a qualquer hora, basta abrir o sistema. 

Não precisa puxar informações do relógio nem esperar até o final do dia. As informações estão ao seu alcance em poucos cliques. 

Cálculo de horas automático 

Conforme os registros vão acontecendo, o sistema vai calculando as horas por você e separando-as de acordo com a jornada pré-cadastrada. 

Quantas horas o colaborador fez de adicional noturno? Ou de hora extra? O sistema te mostra todas essas horas consolidadas e separadas. Ou seja, acaba com aquela planilha de cálculo de horas ou com o cálculo a mão. 

Isso também evita que a sua empresa cometa erros no pagamento dos colaboradores e prejuízos. 

Gestão de banco de horas

Toda empresa tem as suas particularidades em relação ao banco de horas. Algumas possuem um cálculo de banco de horas simples. Já outras apresentam regras de cálculo mais complexas. 

O sistema precisa se adequar à sua necessidade, e oferecer uma gestão de banco completa. 

Isso vai desde o armazenamento das horas, até a transformação dessas horas em relação a sua regra de cálculo, à baixa do banco e à manutenção dele. 

E essa é uma das tarefas que o ponto digital pode auxiliar a sua empresa, o que torna o processo de gestão de banco mais rápido e menos complicado.   

Tratamento de ponto em duas etapas

A melhor maneira de otimizar os processos do RH é permitir que os colaboradores façam a autogestão de sua folha de ponto. Permitir que eles acessem o sistema, adicionem pendências a sua folha, corrijam pontos, lancem justificativas de falta e até mesmo façam a gestão de suas horas. 

Isso dá ao funcionário uma noção de como ele faz a sua jornada de trabalho, pois ele consegue ver seu limite de banco de horas, seus atrasos, suas horas extras.

Mas, e se o funcionário quiser burlar o sistema de ponto?

Bom, essa será uma tentativa fracassada. No sistema PontoTel, os colaboradores possuem acesso limitado a correções simples, e qualquer alteração que ele fizer ficará gravada no sistema. 

Além disso, o travamento é feito em duas etapas. Primeiro, o funcionário faz a gestão da folha. Depois, o gestor confere todas as alterações e trava a folha. Uma vez que ela é travada, o funcionário não consegue alterar mais nenhuma informação.

Pensa no tempo em que o seu RH pode economizar no tratamento de ponto se a folha chegar já toda organizada e completa. Mas se a sua empresa não quer fazer o tratamento dessa forma, também é possível que só o RH faça ou que o tratamento ocorra entre gestor e RH. 

O melhor é encontrar uma maneira que funcione para sua empresa e, para isso, o ponto digital possui todas essas facilidades.

Fechamento de ponto

Depois de todo o tratamento do ponto, chegou a hora de fechar a folha e enviar as informações para o sistema de folha de pagamento. Com todas as etapas que passamos antes, com certeza você terá uma economia enorme do tempo gasto nesse processo.

Se você quiser conferir um depoimento de uma empresa que realmente conseguiu diminuir o seu processo operacional. 

Baixe agora mesmo o case de sucesso PontoTel + Ifood! Nele contamos a história de como foi a implantação do sistema e como conseguimos ajudar o Ifood a cuidar da gestão de ponto.

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Conclusão

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Agora que você tem as principais informações sobre o ponto digital, com certeza já sabe que ele é a melhor alternativa para sua empresa. Não perca tempo e modernize o seu controle de jornada!

Você verá que todos aqueles processos e erros operacionais não serão mais um problema para a sua gestão.

Se quiser ver como o nosso sistema funciona na prática, agende agora mesmo uma demonstração!

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