Sistema de ponto eletrônico: conheça o melhor, principais vantagens e a importância de ter na empresa!
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Time Pontotel 18 de julho de 2023 Controle de ponto
Sistema de ponto eletrônico: conheça o melhor, principais vantagens e a importância de ter na empresa!
Saiba o que é o sistema de ponto eletrônico, quais os benefícios para a gestão de jornada da sua empresa e qual é a melhor opção do mercado.
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O registro da jornada é uma das obrigações mais importantes na rotina empresarial. Com a modernização dos processos, o sistema de ponto eletrônico se tornou a melhor opção para as companhias que buscam um controle de dados de jornada em tempo real.

Esse modelo de registro de ponto traz diversas facilidades, como o registro de ponto à distância, por meio de dispositivos móveis. 

Sem contar que a empresa pode utilizar o sistema de ponto eletrônico para profissionais que atuam na sede ou de forma remota, como vendedores e motoristas. Além disso, esse tipo de registro já é autorizado pela legislação trabalhista brasileira.

Neste artigo, será abordado todos os detalhes sobre o tema: como funciona o sistema de ponto eletrônico, como se adequar à lei, quais os benefícios para os empregadores e qual o melhor sistema disponível no mercado atualmente. Você aprenderá:

Quer saber mais sobre o sistema de registro eletrônico de ponto? Então, continue a leitura!

O que é um sistema de ponto eletrônico?

O sistema de registro ponto eletrônico é um modelo de registro de jornada de trabalho de colaboradores que faz a captação dos dados eletronicamente. 

Ele é o mais moderno se comparado às opções tradicionais de controle de ponto manual, como os livros, ou aos relógios mecânicos que carimbavam os dias e os horários trabalhados.

Esse modelo, reconhecido pela lei trabalhista brasileira, permite que os dados sejam coletados e tratados por softwares que otimizam o fechamento da folha de pagamento e os cálculos de direitos dos trabalhadores, como as horas extras.  

A possibilidade de tratamento dos dados pelo sistema é uma das principais diferenças em relação aos sistemas de ponto manual e mecânico.

Para que serve?

O sistema de ponto para empresas serve para registrar as movimentações dos colaboradores, como entrada, saída e pausa para descanso, em tempo real, substituindo o livro de ponto e o relógio mecânico. 

Desta forma, as empresas empregadoras conseguem acompanhar a jornada dos trabalhadores e entender se estes estão cumprindo com as horas acordadas no contrato de trabalho.

Além disso, esse tipo de registro de ponto permite que o departamento pessoal faça a gestão de demandas do dia a dia, como fechamento da folha de pagamento e cálculos de absenteísmo e horas extras, de forma prática e segura.

Como surgiu o sistema de controle de ponto?

O controle da jornada de trabalho dos colaboradores é uma obrigação para todas as empresas que possuem mais de 20 funcionários em regime celetista, ou seja, possuem carteira assinada. A determinação está no Artigo 74 da CLT.

Inicialmente, o trecho original da legislação exigia que o controle fosse realizado em livro de ponto e, posteriormente, em sistemas mecânicos, como os relógios de ponto cartográficos.

Entre tantos aspectos negativos para esses métodos, é possível citar principalmente a facilitação da fraude, já que era possível alterar as informações cadastradas manualmente pelos colaboradores.

A evolução tecnológica fez com que versões mais modernas surgissem no mercado de trabalho e, por consequência, as leis trabalhistas tiveram que acompanhar esse desenvolvimento, tornando o sistema de ponto eletrônico um modelo legal de controle de jornada.

Como funciona um sistema de ponto eletrônico?

Mulher utilizando notebook

O sistema de ponto eletrônico é uma plataforma digital que possibilita o registro de horários de trabalho dos funcionários a partir de um equipamento eletrônico. 

Desta maneira, o colaborador pode utilizar o dispositivo escolhido pela empresa para cadastrar as informações da sua jornada de trabalho.

Dependendo do sistema contratado pela companhia, os colaboradores passarão por passos de segurança, com verificação biométrica, cartão de ponto, senha e, nos softwares mais modernos, reconhecimento facial ou de voz.  

Os dados cadastrados então ficam registrados no sistema, que pode ser acessado pela equipe responsável pela gestão dessas informações.

O que diz a lei sobre o sistema de ponto eletrônico?

Como citado anteriormente, o sistema de ponto eletrônico já é permitido pela legislação brasileira. Inicialmente, o modelo se tornou legal pela Portaria 1510, de 2009, conhecida como Lei do Ponto Eletrônico. 

Ela foi considerada um avanço na lei, pois passou a oferecer mais segurança tanto para colaboradores quanto para as empresas que já utilizavam esse formato, mas que ainda não eram reconhecidas legalmente. 

A Portaria 1510 trazia exigências específicas para os pontos eletrônicos, como presença de relógio interno e visor de demonstração, impressora com bobina em papel (para emissão de comprovantes ao colaborador), impedimento para alterar ou excluir dados, entre outros.

Apesar da evolução, essas normas ainda não estavam completamente adequadas à realidade brasileira. 

Elas não contemplavam os colaboradores que atuavam em modelo de teletrabalho ou externamente, como algumas profissões exigem: motoristas e caminhoneiros, vendedores e representantes comerciais, profissionais de saúde de cuidados a domicílio, entre outros.

Diante deste cenário, em 2011, foi publicada a Portaria 373, que regulamentou a utilização de softwares que até então eram considerados modelos de controle de ponto alternativos.

Ela surgiu para tornar mais segura a utilização desses sistemas eletrônicos que estavam se popularizando no mercado. Entretanto, o sistema de ponto eletrônico alternativo só poderia ser implementado pela empresa se estivesse autorizado por convenção ou acordo coletivo com os sindicatos de categoria.

O problema maior é que, durante um tempo, as Portarias 1510 e 373 estiveram em vigência conjuntamente, tornando o registro de ponto do trabalhador um assunto gerador de muitas dúvidas para os profissionais de recursos humanos e departamento pessoal.

Essa questão foi solucionada apenas em dezembro de 2021, com a publicação da Portaria 671 e a revogação das normas anteriores.

Portaria 671

A Portaria 671, publicada em dezembro de 2021 pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), surgiu para sanar as dúvidas das empresas sobre o sistema de registro de ponto eletrônico, entre outros assuntos ligados às relações trabalhistas, como carteira de trabalho, jornada de trabalho nas atividades insalubres, entre outros.

No que diz respeito ao registro de ponto, um dos principais apontamentos é que, caso a empresa opte pelo sistema manual ou mecânico, a marcação deve refletir exatamente a jornada realizada pelo profissional, e não apenas fazer o preenchimento com o horário do contrato de trabalho e a assinatura do colaborador.

Essa prática era muito comum para facilitar o registro manual das informações, mas agora é oficialmente proibida pela legislação.  Além disso, os dados precisam ser registrados em um cartão de ponto individual e de maneira impressa.

A portaria também consolidou as modalidades de sistema de ponto eletrônico, que hoje são as mais utilizadas pelo mercado de trabalho. A legislação dividiu o modelo em três diferentes categorias de Registrador de Ponto Eletrônico (REP):

REP-C

O REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto — Convencional) abrange os modelos tradicionais de registro de ponto. Aqueles que, normalmente, encontram-se localizados na entrada das empresas. 

A principal desvantagem desse modelo é que ele não atende às equipes externas e aos trabalhadores que atuam em home office ou em formato híbrido.

REP-A

Já a categoria REP-A (Registro de Ponto Eletrônico do Ponto Alternativo) é aquela na qual a marcação de ponto pode ser feita por meio de dispositivos eletrônicos, como computador, celulares e tablets. 

Esse sistema pode ser apenas responsável pelo armazenamento dos dados da jornada de trabalho dos colaboradores. Desta forma, a consolidação das informações deve ser feita posteriormente pela equipe responsável.

REP-P

O REP-P (Registrador de Ponto Eletrônico por Programa) é um sistema de registro de ponto eletrônico via programa. 

Além da possibilidade da marcação do ponto por meio de dispositivos conectados à internet, ele também permite o armazenamento das informações na nuvem e o tratamento destes dados.

Isso significa que, além de gerar um documento com os dados do registro de ponto dos colaboradores, o sistema ainda pode criar relatórios e fazer algumas tarefas automaticamente, por exemplo, o fechamento da folha de pagamento. 

Outro diferencial é que os gestores têm acesso às informações em tempo real.

Trata-se do que há de mais moderno, pois os sistemas de registro eletrônico REP-P diminuem os riscos de erros na consolidação dos dados, são antifraude e otimizam a rotina das equipes de departamento pessoal.

Eles podem ainda gerar insights que ajudem a empresa na gestão de pessoas, como índice de absenteísmo e indicadores de desempenho.

Tanto no REP-A quanto no REP-P, é possível utilizar ferramentas de segurança para autenticação dos colaboradores, como senha, geolocalização, biometria facial e gravação de voz.

Qual a importância desse sistema para as empresas?

É possível observar que os sistemas de ponto eletrônico são mais práticos e mais seguros e oferecem uma série de benefícios de gestão que não são possíveis nos modelos manuais e mecânicos. 

Por serem ferramentas eletrônicas, torna-se mais difícil a realização de fraudes, o que passa maior segurança para os gestores das informações cadastradas.

Também é importante contar com essa categoria de sistema de controle de ponto, pois quando a ferramenta escolhida for dos modelos REP-A e REP-P, ele pode ser utilizado de qualquer lugar. Assim, a companhia pode ter um controle adequado dos trabalhadores externos. 

Por fim, vale destacar que a possibilidade de integrar o sistema eletrônico de ponto com softwares de tratamento de dados ainda facilita a rotina do departamento pessoal.

Logo, contar com um sistema de ponto eletrônico é importante para garantir que o controle de jornada de trabalho de todos os colaboradores está sendo feito da forma correta e que os dados estão sendo armazenados com segurança.

Assegura direitos dos empregados e dos empregadores

Martelo de justiça

O sistema de ponto eletrônico é uma segurança, tanto para a empresa quanto para os colaboradores, de que seus deveres estão sendo cumpridos e seus direitos assegurados.

Vale destacar que a marcação de ponto dos colaboradores é uma obrigação para as empresas que possuem mais de 20 funcionários registrados. 

Porém, é indicado que mesmo empresas menores façam esse controle, pois isso pode proteger a companhia de futuros processos trabalhistas de cobrança de horas extras ou algum outro tipo de queixa de colaboradores.

Por outro lado, para os colaboradores, a marcação do ponto é uma forma de demonstrar ao empregador de que ele está cumprindo com suas obrigações e de que receberá corretamente todos os seus direitos trabalhistas.

Qual o melhor sistema de ponto eletrônico atualmente?

Entre os tipos de registradores de pontos eletrônicos, os mais completos são os da categoria REP-P, pois trazem ferramentas extras de gestão de ponto centralizada e de otimização de processos burocráticos nas empresas.  

Além disso, são plataformas que auxiliam o RH na gestão de pessoas, pois possibilitam o tratamento dos dados, a principal diferenciação em relação aos sistemas alternativos REP-A.

Os sistemas REP-P permitem ainda que o colaborador faça a marcação de ponto de onde estiver, facilitando o controle das equipes externas. 

Mesmo que o funcionário esteja na sede da empresa, pode utilizar seu próprio dispositivo móvel para registrar sua jornada, sem a necessidade de aguardar em filas para fazer a biometria em um único aparelho central.

Dentro da categoria REP-P, está o sistema de registro de ponto eletrônico da Pontotel, o melhor do mercado atualmente. A plataforma traz todos os benefícios da modalidade, conta com uma plataforma intuitiva de utilização e pode gerar mais de 30 tipos de relatórios.

Principais vantagens de um bom sistema de registro de ponto eletrônico

O sistema de registro de ponto eletrônico traz uma série de benefícios para as empresas. A seguir, confira as principais vantagens de investir em um sistema de controle de ponto!

Transparência e humanização das relações de trabalho

O sistema de ponto eletrônico fornece mais transparência na relação entre empregado e empregador, pois não existem formas de fazer alterações na marcação de ponto dos funcionários, tanto do lado da empresa, quanto do lado do colaborador. 

Sendo assim, há uma segurança maior de ambos os lados de que existe uma relação de confiança, humanizando as relações de trabalho, pois o colaborador se sente mais valorizado pela empresa.

Agilidade no fechamento da folha de ponto

A possibilidade do tratamento das informações registradas na marcação de ponto traz economia de tempo para os processos de RH e departamento pessoal. 

O principal é o fechamento da folha de ponto, que faz automaticamente a gestão da jornada do trabalho, verificando se os colaboradores seguiram o contrato de trabalho, se se ausentaram demais ou se realizaram horas adicionais durante o período contabilizado.

Integração com sistemas de folha de pagamento

O sistema de controle de ponto eletrônico pode ser integrado com softwares que fazem o fechamento da folha de pagamento, auxiliando o RH no cálculo da remuneração dos colaboradores. 

Para uma empresa pequena, pode até parecer irrelevante, mas imagine ter que fazer manualmente o cálculo de milhares de funcionários. Além disso, mesmo com poucos colaboradores, essa vantagem diminui as chances de erros humanos nesse processo.

Medidas de segurança na marcação de ponto

Celular apresentando a tela de medidas de segurança do PontoTel

Como já citado, a falta de segurança nos modelos antigos (manuais e mecânicos) foi um dos motivos pelos quais houve a modernização do sistema de registro de ponto. 

A categoria eletrônica traz inúmeras possibilidades para garantir a autenticidade das informações registradas, com controle de acesso dos colaboradores por meio de biometria facial, foto, senha, geolocalização, entre outros.

Informações da jornada salvas em nuvem e em tempo real

Outro benefício é que todos os dados dos registros de ponto são armazenados em nuvem. Sendo assim, eles podem ser acessados de qualquer lugar pelos gestores e não correm riscos de se perder. 

Esse sistema de armazenamento possibilita ainda que os gestores vejam as informações em tempo real, fazendo com que ajude na tomada de decisão ágil.

Redução de papel, retrabalho e possíveis ações trabalhistas

O sistema eletrônico ainda reduz a utilização de papel, pois os trabalhadores recebem a confirmação de marcação digitalmente. Adicionalmente, evita-se o retrabalho, já que os softwares integrados fazem uma série de funções automaticamente, diminuindo os erros humanos.

Por fim, também dá mais segurança para as empresas, pois diminui a possibilidade de ações trabalhistas por erros de cálculos ou alegação de fraudes.

Conheça a Pontotel: a plataforma com o melhor sistema de ponto eletrônico

A plataforma Pontotel é a melhor do mercado atualmente! Líder no modelo REP-P, a plataforma de controle de ponto apresenta todas as vantagens citadas anteriormente e cuida da jornada dos colaboradores desde o registro até a gestão de frequência.

Ela pode ser acessado por celulares e outros dispositivos móveis, mesmo quando não houver acesso à internet, registrando as informações na nuvem assim que o aparelho for conectado. 

Além disso, tem mais de 6 medidas de segurança para garantir a autenticidade das informações.

Conclusão

O sistema de ponto eletrônico é um dos formatos permitidos pela legislação brasileira para o controle da jornada de trabalho dos profissionais registrados em modelo CLT.

Ele possui três categorias diferentes listadas na Portaria 671, sendo o REP-P o mais completo e moderno de todos, pois além do armazenamento das informações, ainda permite o tratamento de dados, otimizando a rotina de gestão de pessoas.

O PontoTel é o melhor sistema de registro de ponto eletrônico por programa disponível no mercado e traz diversos benefícios para as empresas de todos os portes, além de seguir todas as regulamentações vigentes no país.

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