Controle de ponto automatizado: como fazer, principais vantagens e benefícios para o RH!

imagem de uma mão segurando um celular com o aplicativo da pontotel e um notebook com o sistema pontotel aberto

Em uma era onde tudo está ligado à tecnologia, não é estranho ver que todos os setores de uma empresa se automatizam, até mesmo o setor de recursos humanos. Essas tecnologias surgem para somar, agilizar processos e resolver problemas que, antes dela, não foram solucionados, dando sempre um “upgrade” no modelo de gestão. 

Como é o caso da adoção e surgimento do controle de ponto automatizado, o qual supre as necessidades deixadas pelo controle de ponto manual, e faz com que a gestão de ponto se torne mais confiável, principalmente utilizando sistemas com medidas de segurança e o armazenamento de dados em nuvem. 

Os benefícios do controle de ponto automatizado vão além da empresa e o RH, e se estendem para a vida do colaborador, algo que, nos dias de hoje, é importante ser preservado e cuidado. 

Para saber mais sobre as vantagens e importância do controle de ponto automatizado, mantenha sua leitura. Nesse artigo iremos abordaros seguintes tópicos:

banner chega de utilizar mais de um sistema para fechamento

Como surgiu o controle de ponto

No Brasil, o controle da entrada e saída do trabalhador em seu ofício começou a tornar-se necessário por volta de 1930 a 1945, quando a CLT, estipulada por decreto sancionado pelo Presidente Getúlio Vargas em 1943 impôs a obrigatoriedade do controle de jornada nas empresas.  

Contudo, em uma perspectiva geral, o relógio de ponto, como meio de controle de horários dos colaboradores, já era conhecido nos Estados Unidos, pois em 1888, Willard Bundy criou o primeiro equipamento de controle de ponto, o relógio de ponto cartográfico. Este só chega ao conhecimento dos funcionários brasileiros depois de 42 anos de sua criação, em 1930. 

Antes do relógio de ponto se popularizar no Brasil, o controle da jornada dos funcionários era feito por ponto manual, esse tipo de controle consistia em um caderno onde os funcionário anotavam seus horários de entrada e saída, de acordo com o relógio preso na parede da empresa. 

Em 1930, com a chegada do relógio cartográfico no Brasil, o medo de uma possível fraude no registro de ponto permanecia entre as empresas. 

Pois, por mais que funcionasse de forma mecânica com carimbamento do horário de entrada e saída do colaborador em um cartão, ainda havia a chance dos funcionários carimbarem os cartões de ponto de seus colegas que não estavam presentes ou, em uma tentativa de acobertar atrasos.

O que diz a legislação sobre o controle de ponto

O controle de ponto foi autorizado pela lei 7.855 em 1943, com a CLT. Ou seja, a partir dessa legislação que o controle de ponto ficou permitido. Contudo, por mais que se tenha tornado algo legal, ainda tinham algumas questões a serem resolvidas. Como por exemplo, a facilidade de fraudes.  

Os sistemas e ferramentas da época para a gestão e o registro de ponto eram passíveis de fraudes de ambos os lados. Pois, era muito mais fácil o colaborador fraudar o seu próprio ponto, e também havia muito mais abertura para que o empregador ou a empresa agisse de má fé, mudando os horários de trabalho, tirando férias, horas extras e outros direitos dos trabalhadores

Juntando uma lei, que tornava o controle de ponto legal, mas não impunha limites e regras, e um sistema problemático de registro, o ato de “bater o ponto” e fazer o controle do mesmo se tornou trabalhoso e duvidoso uma vez que erros e fraudes, propositais ou não, poderiam ocorrer de ambos os lados. 

Contudo, esse cenário mudou. Após 66 anos, em 21 de agosto de 2009, o antigo Ministério do Trabalho e Emprego criou uma portaria, intitulada como: Portaria 1510, mais conhecida como a Lei do Ponto Eletrônico. 

Através dela se estabeleceram regras e obrigações para adoção do registro de ponto para funcionários e para a utilização do sistema de relógio eletrônico. Além disso, ela estabelece a proibição de imposição à restrição de marcação de ponto automático e alteração de dados já registrados. 

Em 2011, uma nova portaria, a 373, veio para somar com a 1510. Isso porque, ela não invalida a de 2009, mas sim acrescenta novas regras para as tecnologias que surgiram. Essa portaria é a mais recente e se tornou uma alternativa para a regulamentação de novos modelos de sistema de registro de ponto, com a revogação da Portaria 1.120.

Nela, há instruções de controle de ponto em sistemas alternativos, por exemplo, a integração do relógio de ponto eletrônico, a entrada do sistema de ponto alternativo e a regulamentação da funcionalidade em nuvem. 

Outro ponto importante a ser abordado, é o artigo 74 da CLT, pois ele impõe que, em empresas com mais de 20 colaboradores, o controle de ponto é obrigatório. Veja na íntegra: 

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

Porém, é importante que empresas com menos de 20 colaboradores adotem também um modelo de controle de ponto, pois a adoção dele faz com que se diminuam as chances de processos trabalhistas, eventuais quebras de contrato e, além de assegurar os direitos, tanto do empregador, quanto do trabalhador. 

Como a transformação digital impactou o controle de ponto?

imagem de pessoas trabalhando em um escritório

Como abordado anteriormente, a Portaria 1510 e 373 foram criadas para regulamentar os meios de gestão e registro de ponto, além de criar regras para novas tecnologias. Não é segredo que a tecnologia está presente em tudo, e que sofremos constantemente, pequenas transformações digitais. 

Com novas ferramentas surgindo no mercado, os setores das empresas tiveram que se aprimorar, e o setor de recursos humanos não escapou disso. A transformação digital chegou no RH por meio do controle de ponto, que agora permite a marcação do ponto via celular, tablet e outros.

Além da possibilidade de marcar por dispositivos móveis, a segurança aumentou, uma vez que a transformação digital trouxe mais possibilidades de verificação, como: bina, geolocalização, senha e reconhecimento facial

Ou seja, o que antes era feito apenas com a assinatura de um nome e uma data, hoje, se pode conferir a veracidade do ponto por meio de fotos, geolocalização, reconhecimento de voz e bina. Reduzindo assim, a chance de ações por má-fé.

Ponto manual x Controle de ponto automatizado: qual o melhor?

O controle de ponto manual foi muito utilizado em 1930 e ainda é utilizado atualmente, principalmente por pequenas empresas. Seu modus operandi é composto por uma pessoa, podendo ser ela o próprio funcionário ou outra designada apenas para marcar o ponto, que o registra em um caderno manualmente o horário que cada colaborador entrou e o horário em que saiu.

Porém, ele é passível de ações fraudulentas e de má-fé, isso porque se tem uma facilidade maior, no sistema manual, de alterar os horários e dados para beneficiar tanto o trabalhador, para encobrir faltas ou atrasos,  quanto o empregador que pode alterar os horários da folha de ponto para benefício próprio.  

Além de alterações ou encobrimentos, o ato manual de calcular a folha de ponto pode gerar erros cruciais para a empresa, como: pagamento em duplicidade ou o não pagamento de horas extras e afins, gerando também um maior fluxo de trabalho, pois o profissional de RH terá que apurar todos os pontos e, no final, calcular tudo para o pagamento.

Em contrapartida, o controle de ponto automatizado preenche todas as lacunas deixadas pelo ponto manual. Isso porque, ele tem medidas anti-fraudes que comprovam a veracidade do ponto, e também concedem uma otimização de tempo, uma vez que esse sistema de ponto permite que os colaboradores registrem o ponto por aplicativo em um dispositivo móvel. 

 Assim, um controle de ponto moderno diminui as ações fraudulentas, aumenta a transparência entre colaborador e empregador e ainda aumenta a produtividade do RH, já que o tempo que eles gastariam ao final de cada mês apurando as informações, agora, pode ser usado para áreas que realmente necessitam da ação deste setor, como gestão de crise e riscos

Outro benefício, é a centralização das informações de registro, gestão e tratamento de ponto, o que inclui controle de faltas e horas extras de forma automatizada. Algo que no ponto manual não era possível, pois cada etapa da gestão de ponto eram separadas uma das outras, o funcionário registrava os horários, depois o RH precisava recolher as folhas de ponto, passar para uma planilha ou sistema, realizar o tratamento das informações para então tirar os apontamentos de ponto

O que no controle de ponto automatizado já não acontece, pois, tudo é centralizado no mesmo sistema.  

Qual a importância do controle de ponto automatizado?

A importância da adoção de um controle de ponto automatizado é focada na segurança do processo, como já citado neste artigo, a gestão de através de um controle de ponto automatizado é muito mais eficaz, rápida, segura e contra possíveis erros e golpes. 

Isso se dá porque o registro do ponto pode envolver algumas etapas, como biometria facial e geolocalização, que asseguram a veracidade das informações registradas, além da adoção de sistema com armazenamento em nuvem, o qual garante que não ocorra perda de dados caso o sistema ou internet falhe, ou que em ato prejudicial, as informações sejam apagadas. 

Todas essas formas de segurança dos registros e dados, é o que faz o controle de ponto automatizado ser importante e, consequentemente, não levantando desconfianças sobre  a empresa e os funcionários. 

Além disso, a adoção do controle de ponto automatizado reduz, e muito, eventuais processos trabalhistas em relação ao pagamento de horas extras, pois os dados da jornada do colaborador ficam armazenados em nuvem e, além disso, a veracidade das informações são garantidas pelas medidas de segurança que o controle de ponto online oferece. 

Outro fator de extrema importância a ser citado é como o controle de ponto automatizado se tornou ainda mais necessário em 2020. Com o aparecimento do COVID-19 e a ascensão do home office, as empresas tiveram que procurar por uma alternativa para manter o controle e gestão de ponto, os quais foram possíveis por conta da automatização do controle de ponto. 

Isso porque o controle de ponto automatizado permite o registro de ponto por dispositivos móveis do próprio funcionário, não importando a localidade ou distância dele.

Principais vantagens do controle de ponto automatizado para as empresas

imagem de um computador ligado com dashboards do pontotel na tela

As vantagens de um controle de ponto automatizado, como o da PontoTel, são inúmeras e abrangem diversas áreas de sua empresa, desde recursos humanos até os gestores. Abaixo separamos alguns dos principais benefícios para sua empresa. Confira: 

Economia de tempo 

Um dos benefícios da automação do sistema de ponto eletrônico digital, é a otimização e automatização do RH ou dos gestores, isso porque, com o controle de ponto automatizado você consegue verificar atestados, faltas e outras informações da jornada de trabalho em tempo real, enquanto pelo manual só é possível verificar esses aspectos ao final de cada mês. 

Não somente o empregador é beneficiado com isso, com o ponto automatizado é possível que o empregado acrescente as justificativas para suas faltas, como atestados médicos, e acompanhe seu banco de horas, consultando as suas horas extras e jornada de trabalho, tendo assim um maior controle de seu tempo. 

Além disso, outra vantagem de se adotar um controle de ponto automatizado é na hora de fazer os cálculos no final do mês. Sistemas automatizados como o da PontoTel contam com diversas regras de cálculos, e ainda há possibilidade de fechar a folha de ponto em apenas alguns cliques, resultando em um cálculo de horas trabalhadas, extras e faltantes mais descomplicados.

Consequentemente, o tempo em que o Recursos Humanos gastaria em todos os cálculos, agora ele pode usá-lo em outras situações que necessitem mais de sua atenção, como: gestão de crise, treinamentos, recrutamento e seleção e outros. 

Redução de erros em cálculos

Em uma lista dos mais graves problemas que se pode ocorrer em uma empresa, o erro de cálculos deve estar em primeiro lugar, isso porque suas consequências podem ser tamanhas. 

Em outros meios de controle de ponto, os erros de cálculos, eram muito normais de se ocorrer. Contudo, dependendo da etapa em que ele aconteceu, pagamento de salário, rescisão e etc, pode acarretar em consequências legais para a empresa. 

Por exemplo: o empregador, por um deslize nas contas, não paga as horas extras ou esquece de pagar o salário de um colaborador. Bom, esse erro é um grande atrativo de uma rescisão indireta, sem contar um possível processo. 

Esse tipo de rescisão custa caro para a empresa, não somente em questão de dinheiro, mas também por resultar em perda de talentos, os quais a empresa investiu com treinamentos e especificações, e, dependendo do que se for acusado, detrimento da marca. 

Com um controle de ponto, como o da PontoTel, a taxa de erros e ações por má fé caem, isso porque ele é um sistema de ponto digital, portanto, tudo é calculado automaticamente e, além disso, todas as alterações feitas – justificativas de atrasos, marcações erradas e etc –  ficam salvas no histórico, não sendo possível excluir nenhuma delas.

banner calculo de horas

Dados unificados em um sistema 

Sistemas de controle de ponto automatizados vão além de apenas marcar e verificar o ponto batido. Com a Pontotel, é possível fazer uma gestão completa do ponto, incluindo gestão de faltas, férias e banco de horas! 

Anteriormente citado, no sistema da PontoTel é possível que o trabalhador anexe justificativas, como atestados, para suas faltas e oferecemos uma lista de relatórios a sua disposição. Além disso, disponibilizamos, em apenas alguns cliques, o fechamento e travamento da folha de ponto com segurança criptografada, reduzindo até 80% do tempo de fechamento da folha. 

Segurança de dados e armazenamento em nuvem

Além da segurança do registro de ponto e veracidade do mesmo, outra vantagem que esse tipo de controle trás, é a segurança de dados pessoais. Isso porque, os dados pessoais dos colaboradores podem ficar expostos a possíveis hackers e fraudes. 

A segurança de dados, no controle de ponto automatizado, se dá por meio do armazenamento em nuvem. Esse meio de armazenamento impede que os dados se percam, sejam violados, fraudados ou apagados quando uma eventual queda no sistema ocorrer .

Esse tipo de armazenamento cumpre com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e com as Leis Trabalhistas, a qual exige uma verificação de dados mesmo após a rescisão do contrato de trabalho. 

Vantagens do controle de ponto automatizado para o colaborador

As vantagens desse tipo de sistema de ponto não é apenas para a empresa, ela se estende para os funcionários também, oferecendo uma autogestão de sua jornada de trabalho e um controle de ponto seguro, em questões de informações pessoais. Confira abaixo: 

Múltiplas formas de registro de ponto

Imagine você terminar seu trabalho a noite e, estando extremamente cansado, percebe que para sair e “bater” o ponto você terá que enfrentar uma fila com todos os seus colegas que saem no mesmo horário que você, uma fila grande para somente assinar seu nome e colocar o horário, ou até mesmo registrar o ponto no relógio. Atordoante, não?

Sem mencionar que, em tempos de pandemia, essa cena não é viável ou aceitável, uma vez que haverá uma aglomeração de pessoas em um pequeno espaço. Contudo, quando há a possibilidade de fazer controle de ponto online, o cenário muda, isso porque as filas não se tornam mais necessárias, o trabalhador pode bater seu ponto em alguns cliques, do seu celular, ou através do seu computador de trabalho. 

Não somente para evitar pegar filas o controle de ponto automatizado serve. Uma das vantagens para o empregado, é o fato de ajudar com o home office. Isso se dá porque os registros de ponto podem ser feitos por aplicativo do celular, não importando a sua localização do trabalhador, fornecendo assim mais liberdade para o mesmo. 

Autogestão da jornada de trabalho 

A possibilidade do funcionário fazer a autogestão da sua jornada de trabalho acontece quando o colaborador pode acompanhar a sua própria folha de ponto do registro até o tratamento dela,  fazendo com que o RH ou gestor não tenha que corrigir os pontos, uma vez que essa ação fica encargo do colaborador poupando tempo da gestão de ponto. 

Com um controle de ponto automatizado a autogestão da folha de ponto se torna viável, uma vez que cabe somente ao trabalhador colocar seus pontos e apontamentos, atestados e afins, para justificar atrasos e faltas, além de fechar a folha, fazendo com que o RH apenas se preocupe em gerar os relatórios e cálculos.

Esse modo de gestão é benéfico para o empregado, pois possibilita que ele tenha conhecimento de seu banco de horas e, assim, administrá-lo da melhor forma acompanhando cada etapa da gestão de seu ponto de perto. 

Maior transparência entre a empresa e o colaborador

Com um sistema que possibilita a autogestão do trabalhador, há uma transparência maior entre empregador e empregado, pois o trabalho de controle de ponto se torna “mútuo”, a empresa e o colaborador tem a permissão de verificar os dados antes de lançar a folha de pagamento, assim qualquer alteração ou desentendimento pode ser discutido previamente.

Controle de ponto automatizado com a PontoTel: conheça!

imagem de um celular, tablet e um notebook com o sistema pontotel nas telas

O PontoTel é um sistema de registro, gestão e tratamento de ponto completo. 

Com múltiplas formas de marcação de ponto, um banco de horas robusto, cálculo de horas automático e acompanhamento em tempo real. 

Sua empresa pode ter acesso a jornada dos colaboradores através de um computador ou dispositivo móvel, a hora que precisar.  Nosso aplicativo de ponto é compatível com os sistemas operacionais iOS e Android, além de funcionar de forma offline e possuir diversas medidas de segurança!

Conheça mais sobre o PontoTel e nossas soluções. Agende uma conversa gratuita com um de nossos especialistas em ponto!

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Conclusão

Com um controle de ponto automatizado, como o da PontoTel, é possível fazer uma gestão de ponto segura, confiável e transparente, diminuindo assim os erros de cálculos e impedindo golpes, resultando em um fortalecimento do relacionamento entre empregado e empregador e dando mais autonomia de controle de jornada para o colaborador. 

Os benefícios da transformação digital no controle de ponto foram além do registro de jornada, solucionando os erros do sistema de ponto manual, a digitalização do controle de ponto fez com que as empresas pudessem voltar a ter confiança na marcação do ponto e nos dados inseridos nele, já que o ponto manual era repleto de aberturas para fraudes. 

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