Controle de ponto alternativo: Como fazer gestão em tempo real

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Quando falamos em economia, a primeira coisa que vem em nossa mente é economizar dinheiro, não é mesmo? Então, que tal economizar com um controle de ponto alternativo?

Isso pode até não fazer sentido. Mas é simples, eu te explico!

Pense o seguinte: Quando você chega em seu trabalho, você registra o horário de entrada, certo? E quando sua jornada acaba, é a mesma coisa. 

Todos esses dados dizem algo a respeito da jornada dos colaboradores da sua empresa, e todos eles podem refletir diretamente na folha de pagamento dos colaboradores

Agora, se você utilizar um método de controle de jornada ultrapassado, no momento de fechar a folha de ponto, terá muitas informações a serem processadas. E basta um erro para que sua empresa tenha que arcar com custos indevidos. 

A princípio, uma das maneiras mais conhecidas de marcar ponto é pelo método de bater o cartão ou  preencher os horários à mão.  Apesar de antigos, esses sistemas ainda são adotados em alguns lugares. Mas, com o avanço da tecnologia, esses modos ficaram ultrapassados. 

Já pensou na dor de cabeça que é fechar a folha de ponto no final do mês utilizando essas ferramentas?

Muito trabalho, mas com um sistema alternativo tudo isso pode mudar. Confira neste texto, como ele pode ajudar a sua empresa. 

Para isso, vamos abordar alguns pontos neste artigo:

Vamos começar?

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O que é um sistema de controle de ponto alternativo?

Quem cuida desse processo de acompanhar os horários de trabalho dos colaboradores, normalmente, é o setor de RH da empresa. 

Entretanto, nem sempre isso é uma tarefa fácil de se organizar. Essa situação pode ser ainda mais complicada quando o ponto é registrado de forma mecânica ou manual.

 Contudo, existe um jeito de tanto os funcionários quanto os colaboradores, realizarem o registro e acompanhamento das jornadas.

Hoje, há sistemas muito mais modernos que ajudam a otimizar este tipo de tarefa. São os controles de ponto alternativos. 

Esse método permite que o colaborador registre os horários por meio de equipamentos acessíveis e tecnológicos, como por exemplo celular, tablet e computador.  

A lógica é a mesma, mas essas ferramentas dão mais autonomia e agilidade nos processos de controle de frequência. 

Uma das melhores estratégias para isso é justamente não se limitar aos modos tradicionais de registro de ponto.

O que diz a portaria 373 sobre sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho?

Em 2011, foi criada pelo Ministério do Trabalho e Emprego a portaria 373. Ela regulamentou a adoção dos novos sistemas de controle de jornada pelas empresas, inserindo regras importantes para o funcionamento deles.

Agora, você pode ficar mais tranquilo pois, se adotar o sistema de controle de ponto alternativo, não haverá problema algum.

Nós temos um artigo que explica detalhes desta portaria, aproveite sua visita em nosso blog e leia: “Portaria 373 do MTE: Guia Mais Completo e Atualizado Para Empresas”!

Por que adotar um sistema de controle de ponto alternativo?

5 formas de bater ponto

Controlar a jornada de trabalho dos seus colaboradores por sistemas ultrapassados ou planilhas faz com que o controle de frequência de funcionários na sua empresa seja  burocrático e cansativo.

Mas, com um sistema moderno, você consegue acompanhar em tempo real a jornada dos colaboradores. Pode até mesmo fazer isso direto do seu celular com o aplicativo de gestão. 

O melhor é que os sistemas alternativos, não fazem apenas a marcação de ponto, ele também soluciona problemas de cálculo de horas extras, banco de horas, atrasos e muitos outros. Já que os aplicativos funcionam através de um software que entrega toda a gestão do ponto

Então, se a sua empresa quer ser mais estratégica e otimizar processos, o melhor é aderir a um controle de ponto alternativo. 

Veja abaixo, apenas algumas das formas que o sistema da PontoTel pode registrar os pontos dos seus colaboradores. 

Aplicativo (Para celular ou Tablet)

Agora o controle de ponto cabe literalmente na palma da sua mão, ele é fácil, prático e intuitivo. E permite o registro dos horários da jornada por meio de um celular ou tablet. 

Mas qual é a vantagem disso?

A vantagem é que com o aplicativo, o registro de ponto se torna totalmente móvel. E, os  colaboradores podem registrar os horários de qualquer lugar da sua empresa, sendo muito benéfico para quem está atuando em home office ou para quem não possui um lugar fixo de trabalho

Já para sua empresa, você acaba com os problemas relacionados a custos com relógios de ponto ou anotações manuais que depois precisam ser passadas para um sistema.

E não se preocupe, o ponto por aplicativo é muito seguro, ele possui mais de  6 medidas de segurança, sendo elas: reconhecimento facial, senha, bina, áudio, foto e geolocalização.

Essas medidas são essenciais para assegurar a veracidade das informações, deixando sua empresa respaldada juridicamente.       

Não poderíamos deixar de comentar a praticidade com que sua empresa tem para acessar essas informações, já que os registros ficam armazenados em nuvem. O que permite o acompanhamento em tempo real. 

Fique atento, o aplicativo de registro de ponto da PontoTel pode ser utilizado em sistemas Android e IOS. Se quiser saber como ele funciona na prática, agende uma demonstração agora mesmo com um de nossos consultores. 

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Computador

Se a maioria dos colaboradores passa grande parte do dia em frente de um computador. Não faria sentido se eles pudessem registrar o ponto também pelo computador? 

Pois bem, foi pensando justamente no perfil desses colaboradores que foi criado o registro  via web (site). 

Nesse caso o registro do ponto é feito por um computador cadastrado no sistema, basta os colaboradores acessarem a plataforma, digitar a senha de acesso e registrar os seus respectivos horários de entrada, saída e almoço. 

E o registro via web é tão seguro quanto o registro por celular, pois, o colaborador precisa digitar uma senha pessoal, e além da geolocalização, o ponto só pode ser registrado em computadores previamente autorizados garantindo que o colaborador registre o ponto corretamente. 

Telefone

O ponto por telefone é ideal  para os locais de trabalho que possuem acesso limitado à internet.

O registro é feito através de uma ligação telefônica para uma central, nela o colaborador insere sua senha e registra os seus horários.

Importação/integração do REP

Muitas empresas já possuem um relógio de ponto instalado em suas dependências. Não sendo vantagem para elas trocar a forma em que se faz a marcação do ponto.

Entretanto, muitas estão procurando uma forma de fazer o acompanhamento das marcações de ponto. Mas nem por isso você precisa de um software ultrapassado. 

Hoje os sistemas de ponto alternativos, possuem também a integração com a maioria dos relógios de ponto do mercado. Essa integração pode ser feita por meio da exportação via arquivos AFD/AFDT ou por meio de uma integração sistêmica. 

No caso da exportação dos dados, no final do mês você pode inserir um pen-drive ou HD externo e coletar os dados e importar para o software de tratamento de ponto. Já na integração sistêmica, esse processo é feito automaticamente, e o melhor: feito em tempo real.

Ou seja, você não precisa esperar até o final do mês para fechar as folhas de ponto, pois assim que o colaborador registrar o ponto, é feita uma sincronização automática e os dados são enviados para o software.

 A vantagem desse sistema é que você consegue acompanhar tudo que está acontecendo na sua empresa por meio do sistema. 

Folha de leitura óptica - OCR 

Caso sua empresa opte por usar o sistema de registro de ponto manual, não tem problema. 

Mas que tal agilizar a leitura dessas informações?

A folha de leitura óptica auxilia as empresas no envio das informações registradas nas folhas de ponto manuais para o sistema de tratamento do ponto. 

O processo é muito simples: com um scanner você digitaliza a folha de ponto, e as informações coletadas na digitalização são enviadas para o sistema, onde você poderá fazer as correções. 

Após isso, o sistema (virtual) realiza automaticamente os cálculos trabalhistas que serão enviados para sua folha de pagamento. 

A vantagem em adotar a folha OCR é que as equipes de RH não precisam mais realizar os cálculos dos colaboradores de forma manual. Esse processo otimiza tempo e reduz possíveis erros operacionais. 

Whatsapp (beta)

Já imaginou usar o whatsapp para registrar o ponto? Seria muito mais prático e rápido, né? E se eu te falar que já existe uma empresa que oferece esse recurso para as organizações?

Sim, com o sistema da PontoTel essa já é uma realidade, e os colaboradores podem registrar os horários da jornada via whatsapp. 

O aplicativo ainda está na versão beta, mas a estimativa é que nos próximos meses as empresas já possam adotar essa nova forma de bater o ponto.

No começo do texto, falamos sobre como o controle de ponto pode trazer economia para sua empresa, certo? Então, chegou o momento de ver como isso acontece, acompanhe. 

Como economizar com controle de ponto alternativo - 6 passos simples

Otimização do tempo

Já imaginou reunir todas as informações de horas extras, atrasos e faltas num sistema só? Isso facilitaria, no momento de fechar as folhas, não é mesmo?  

Chega de fazer lançamentos de atestados, consertar atrasos e excesso de marcações manualmente. Com o sistema de ponto alternativo, o seu time de RH consegue gerenciar as jornadas de forma otimizada e muito mais eficaz.

Reduzindo assim o tempo gasto com processos lentos e complicados, logo, trazendo bastante economia de pessoal para sua empresa. 

Redução de custos com relógios de ponto

Se você tem um relógio de ponto em sua empresa, sabe que o aparelho e a manutenção do equipamento possui um alto custo. 

Já o sistema alternativo, não tem esse custo, para implantá-lo você não precisa comprar um aparelho, pagar alguém para instalar, comprar insumos da máquina entre outros gastos corriqueiros.

Basta escolher o plano que se enquadre na sua quantidade de funcionários e pronto, não tem manutenção ou problemas com o equipamento, o sistema é totalmente em nuvem.  

Fim dos erros operacionais

Um sistema que é movido por inteligência artificial significa que os processos de registro de informações são feitos virtualmente e sem a necessidade de um procedimento manual ou humano. 

Com isso, as chances de erros operacionais são mínimas, o que logo reduz o pagamento incorreto de benefícios. 

Imagine quantos pagamentos de horas extras foram feitos a mais ou a menos por conta de erros no momento de registrar os dados do colaborador? 

Com o ponto alternativo, as informações já são recolhidas e registradas, dando total validade e veracidade nos dados. 

Sem contar que manter todos os registros corretamente é uma ótima maneira de reduzir custos na sua empresa. 

Redução de ações jurídicas 

O sistema faz o agrupamento de todas as informações do funcionário da empresa da forma mais completa e segura. 

Em síntese, isso significa que os horários de entrada, saída, hora extra, atrasos e férias estarão todas reunidas em relatórios que podem ser acompanhados em tempo real.

O próprio sistema é que gera esse procedimento, sem a interferência de modificações feitas tanto pelo empregador como pelo empregado.

Em suma, tudo isso dificulta a possibilidade de fraudes nas folhas de ponto e também o surgimento de um processo trabalhista contra a empresa, por alguma irregularidade na jornada dos colaboradores. 

Isso não irá mais acontecer pois, você utilizará um sistema moderno e eficiente. 

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Sustentabilidade

Quantos funcionários tem em sua empresa? Muitos ou poucos? Imagine se o registro de ponto for feito manualmente em folha e no gasto de papel que isso vai gerar! Você sabia que aqueles papéis de bobina não são recicláveis? 

Além disso, um colaborador pode perder até metade do seu tempo de trabalho procurando por documentos que foram guardados em locais errados, extraviados e que possivelmente nem existem mais. 

Isso porque eu nem mencionei nos casos em que folhas são desperdiçadas quando há algum erro de impressão ou até mesmo digitação. 

Se você tem a opção de escolher por um sistema virtual e que é mais eficiente, por que não adotá-lo? Pense no meio ambiente. 

Gestão de pessoas eficiente

Você sabia que os colaboradores são o bem mais valioso de uma empresa? Entretanto, a folha de pagamento também é um dos maiores gastos de uma empresa. 

Então, a melhor forma de manter essa relação equilibrada é utilizando o melhor dos colaboradores em sua empresa. 

E, o controle de ponto alternativo registrando os horários pode te ajudar com isso, uma vez que do ponto são extraídos relatórios gerenciais e indicadores que podem dizer muito sobre a sua empresa, como taxas de absenteísmo, quantidade de horas extras e muitos outros indicadores que uma empresa pode extrair da jornada. 

Isso possibilita uma gestão de pessoas mais eficientes, pois, você consegue enxergar com dados os gargalos de sua empresa. 

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Conclusão

Definitivamente, ter um bom controle de ponto faz toda a diferença na gestão pessoal de seu negócio. E isso vai desde ter um sistema eficiente até economizar tempo e também dinheiro com os registros corretos da jornada dos colaboradores. 

Sob o mesmo ponto de vista, o controle de ponto alternativo não é somente registrar os horários dos funcionários. É também ter qualidade e agilidade no dia a dia de sua empresa.

Se você pensa em conhecer um pouco mais dessas vantagens e dessa nova modalidade, então deve saber desde já que um sistema alternativo é a melhor solução. 

Mas para isso, você deve pensar em como em como administrar seu objetivo e qual a forma de reunir todas as informações dos colaboradores.

E aí, está pronto para mudar? Não esqueça de agendar uma demonstração com o nosso time comercial!

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